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Copyright FRAO 2014 AIDE MEMOIRE SUR LA COMPTABILITE DES PROJETS Comptabilité G

Copyright FRAO 2014 AIDE MEMOIRE SUR LA COMPTABILITE DES PROJETS Comptabilité Générale, Comptabilité Analytique, Gestion Budgétaire & Reporting Programme de Renforcement des Capacités en Gestion des équipes des projets (PRCG II) Financement FIDA 2 Publié par la Fondation Rurale de l’Afrique de l’Ouest (FRAO) avec l’appui du FIDA Ont collaboré à l’élaboration de ce guide : Oumou Wane Touré Yvette Ahéba Agossou Experts Comptables, membres de l’ONECCA Sénégal Cette publication a été faite grâce a un DON (PRCG II) du Fonds International pour le Développement Agricole (FIDA). Son contenu ne reflète pas nécessairement l’opinion du FIDA. © FRAO/WARF - 2014 3 Sommaire I. COMPTABILITE GENERALE ...................................................................................................8 1.1. Application de l’article 2 du SYSCOA / OHADA ...................................................... 8 1.2. Utilisation du compte Charges Immobilisées................................................................... 8 1.3. Production de tous les états prévus par le droit comptable, y compris le compte de résultat................................................................................................................................................ 9 1.4. Comptabilisation des DRF : Ecritures recommandées .................................................. 10 II. COMPTABILITE ANALYTIQUE .......................................................................................... 13 2.1. Cadre analytique des projets ............................................................................................ 13 2.2. Quelques astuces pour la comptabilité analytique d’un projet ................................... 14 III. GESTION BUDGETAIRE ........................................................................................................ 15 3.1. Elaboration des budgets annuels ..................................................................................... 15 3.2. Suivi budgétaire .................................................................................................................. 15 3.3. Les niveaux d’appréciation de l’exécution budgétaire ................................................. 16 IV. Quelques astuces pour l’utilisation des logiciels de gestion .............................................. 17 V. Faux amis comptables français / anglais .............................................................................. 18 5.1. Exemples commentés ......................................................................................................... 18 5.2. Autres exemples ................................................................................................................. 18 VI. Gestion des taux de change .................................................................................................... 19 6.1. Règle générale ..................................................................................................................... 19 6.2. Exemple de calcul de taux de cession moyen pondéré ................................................. 20 4 LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS FIDA : Fond International de Développement Agricole PRCG : Programme de Renforcement des Capacités en Gestion FRAO : Fondation Rurale de l’Afrique de l’Ouest CM/UEMOA: Conseil des Ministre de l’Union Economique et Monétaire Ouest Africain DRF : Demande de Retrait de Fond GAR : Gestion Axée sur les Résultats DPD : Demande de Paiement Directe PTBA : Programme de Travail et Budget Annuel RAF : Responsable Administratif et Financier RSE : Responsable Suivi Evaluation TRMP : Taux de Cession Moyen Pondéré FIFO : First In, First Out SYSCOA : Système Comptable Ouest Africain OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires ONECCA : Ordre National des Experts Comptables et Comptables agréés du Sénégal SAF : Service Administratif et Financier 5 PREAMBULE En 2006, le FIDA et ses partenaires de développement en Afrique de l’Ouest et du Centre ont lancé le programme de renforcement des capacités en gestion (PRCG) en vue d’améliorer les capacités de gestion du personnel des projets du FIDA dans la région. Dans une optique de pérennisation des acquis, le programme a pour finalité de renforcer les capacités du personnel en matière de gestion et d’exécution des projets en Afrique de l’Ouest et du Centre et d’améliorer l’échange d’expériences et de bonnes pratiques pour optimiser la contribution de ces projets à la réduction de la pauvreté. Avec plus d’une vingtaine d’années d’expériences dans l’expérimentation, la pratique de différents modèles organisationnels, de stratégies et de démarches novatrices en partenariat avec tous les types d’acteurs du développement, et à toutes les échelles (locales, nationales et internationales), la FRAO, en acceptant de gérer ce programme qui est le PRCG sous forme de Don, valorise son expérience et ses compétences dans la gestion de subvention et dans le domaine du renforcement des capacités Le Programme de Renforcement des Capacités en Gestion (PRCG) est dans sa seconde phase, après une première de 2008 à 2010 qui a été marquée par des réalisations spécifiques. La seconde phase qui est de 2011-2014 s’appuie sur les principaux résultats et réalisation de la une première phase que sont les enseignements tirés et les exigences des projets situés dans la région Afrique de l’Ouest et du Centre. 6 INTRODUCTION Cet aide-mémoire est destiné au personnel comptable et financier des projets de développement qui sont soumis aux règles de la comptabilité privée par un acte juridique. Il s’applique à l’espace SYSCOA – OHADA. Nota : une traduction en anglais n’est pas effectuée du fait que l’espace visé est francophone. Un aide-mémoire destiné au personnel anglophone devra tenir compte des normes comptables correspondantes. Les questions suivantes sont souvent soulevées par le personnel comptable et financier des projets : - Les projets doivent-ils respecter tous les principes comptables du SYSCOA-OHADA ? - Est-ce pertinent pour un projet de produire un compte de résultat ou doit-il se limiter à la production d’un bilan et de l’état Ressources-Emplois ? - Le bilan (la situation patrimoniale) du projet comprend-il les réalisations faites au profit des populations ou celles-ci doivent-elles figurer dans le bilan des entités récipiendaires ? - Qu’est ce que la subvention d’exploitation pour un projet ? Beaucoup de cas de figures sont adoptés dans les manuels de procédures, dans la tenue de la comptabilité, voire dans l’appréciation des comptes par les auditeurs, avec comme argument la spécificité des projets. Cependant, si l’on applique le droit comptable SYSCOA-OHADA, il n y a pas d’écritures ou de règles comptables spécifiques pour les Projets : toutes les écritures comptables doivent être conformes au SYSCOA- OHADA. Ce sont les opérations des projets qui ont leur spécificité et il s’agit de voir comment les enregistrer dans le respect des normes. Il appartient aux autorités compétentes en la matière, de définir des normes spécifiques pour ce secteur. En l’état actuel de la législation, que ce soit le SYSCOA avant le nouveau règlement de l’UEMOA N° 05/CM/UEMOA en date du 28 juin 2013 ou après ce nouveau règlement, les écritures préconisées dans cet aide-mémoire s’appliquent. En effet, le nouveau règlement permet aux projets d’opter pour le régime général et de produire les états financiers usuels : bilan, compte de résultat et tableau des flux de trésorerie. Par ailleurs, pratiquement tous les acteurs (bailleurs de fonds, Etat, personnel des projets...) sont d’accord sur la nécessité de produire des rapports financiers sous- tendus par des données issues de la comptabilité. En d’autres termes, la confection de rapports financiers sous tableur en retraitant les données comptables est de plus en plus proscrite. 7 Il faut mettre en place un système de gestion intégré pour assurer avec toute la fiabilité requise, le lien entre la comptabilité générale SYSCOA-OHADA et la comptabilité analytique qui épouse les paramètres définis dans les accords signés avec les bailleurs. Les tableaux spécifiques correspondant à l’utilisation des fonds des bailleurs peuvent être ainsi élaborés à partir de données issues de ce système intégré : comptabilité générale, comptabilité analytique et budgétaire, reporting financier. La comptabilité analytique recommandée ici est un système simple de ventilation ou d’affectation analytique de chaque dépense sur un code analytique : - Par bailleur - Par catégorie de dépenses - Par composante, sous-composante et par activité - Par zone géographique ou selon tout autre critère souhaité, selon les possibilités techniques existantes au sein du projet. Nous avons également noté dans certains projets des difficultés à gérer les taux de change, dans les cas où le compte spécial / compte désigné est en devises, avec un ou plusieurs comptes d’opérations tenus en monnaie locale. Un exemple simple d’utilisation des taux moyens pondérés de cession interne entre le compte devises et le/les comptes d’opérations est fourni dans cet aide mémoire. 8 I. COMPTABILITE GENERALE 1.1. Application de l’article 2 du SYSCOA / OHADA Il faut rappeler que les entités à but non lucratif sont soumises au SYSCOA-OHADA en vigueur depuis 1998 et 2002 respectivement, dont l’article 2 stipule : « Sont astreintes à la mise en place d’une comptabilité dite générale les entreprises soumises aux dispositions du Droit commercial, les entreprises publiques, parapubliques, d’économie mixtes, les coopératives et, plus généralement les entités produisant des biens et des services marchands ou non marchands, dans la mesure où elles exercent, dans un but lucratif ou non, des activités économiques à titre principal ou accessoire qui se fondent sur des actes répétitifs, à l’exception de celles soumises aux règles de la comptabilité publique ». Il est à noter que l’article 2 reste inchangé dans le nouveau règlement N°05/CM/UEMOA. 1.2. Utilisation du compte Charges Immobilisées Beaucoup de projets de développement utilisent le Compte « Charges Immobilisées » pour constater les réalisations du projet. La raison souvent invoquée par les pratiquants des charges immobilisées pour toutes les dépenses relatives aux activités du projet est que cette méthode leur permet de constater au niveau du bilan toutes les dépenses cumulées au fil des années. Nous pensons que cette raison n’est pas valable et que le besoin de suivre les dépenses cumulées d’un projet peut être satisfait d’une autre manière. En effet, les systèmes d’information de gestion qui étaient généralement disponibles jusqu’à la fin des années 90 au niveau de nos zones francophones ne permettaient pas d’avoir le cumul des dépenses d’un projet au fil des ans. C’est à travers le bilan comptable, qui dans ce cas se confondrait avec le bilan financier, que l’information était recherchée. Les comptes de charges devant être soldés chaque année, seul le fait de porter ces charges au bilan par le biais du compte charges uploads/Finance/ aide-memoire-sur-la-comptabilite-des-projets-for-online-2-pdf.pdf