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ACADEMIE AIX - MARSEILLE 2014 Guide de la Balance Vérifier, contrôler et analys

ACADEMIE AIX - MARSEILLE 2014 Guide de la Balance Vérifier, contrôler et analyser une balance RCBC R E C T O R A T A I X - M A R S E I L L E , D M E , B U R E A U A I D E E T C O N S E I L R e c t o r a t A i x - M a r s e i l l e , D M E , B u r e a u A i d e e t c o n s e i l Page 2 Guide de la Balance 2014 Avertissement aux lecteurs Ce guide de la balance intègre les changements introduits le 1er janvier 2013 par l’Instruction codificatrice M9.6 relative au cadre budgétaire et comptable des établissements publics locaux d’enseignement (EPLE), Instruction n° 2012-208 du 14 décembre 2012 et annexes publiée au Bulletin officiel spécial n°1 du 15 janvier 2013 NOR : MENF1242833J. Saisi par courrier de la Direction générale des finances publiques (DGFiP) daté du 26 décembre 2012, le Conseil de normalisation des comptes publics (CNoCP) a, le 5 juillet 2013, rendu son avis sur l’instruction codificatrice M9-6 relative au cadre budgétaire et comptable des établissements publics locaux d’enseignement. L’instruction codificatrice fait, suite à cet avis du 5 juillet 2013, l’objet de modifications qui entreront en vigueur au 1er janvier 2014. Dans un cadre architectural modifié, nouvelle articulation en 4 tomes au lieu de trois, l’instruction intègre un certain nombre d’amendements de forme ainsi que plusieurs avis du CNoCP, avis non pris en compte lors de la rédaction initiale ou publiés depuis la date d’achèvement des travaux de l’instruction codificatrice M9-6. Les principaux amendements portent, notamment, sur les actifs (comptabilisation des immobilisations par composants, transferts d’actifs et biens mis à disposition), les passifs (notion de provisions), le traitement des subventions reçues (suppression des comptes de charges à payer et produits à recevoir sur ressources affectées), l'obligation de la méthode de l'extourne pour traiter les charges à payer, les produits à recevoir (dès que l’application informatique le permettra) et la présentation des états financiers. Le guide de la balance RCBC 2014 intègre donc toutes ces modifications. Simple instrument de travail permettant de vérifier, contrôler et analyser une balance, ce guide RCBC de la balance n’est en aucun cas opposable en l’état. L'Instruction n° 2012-208 du 14 décembre 2012 et annexes portant sur le cadre budgétaire et comptable des EPLE a été publiée au Bulletin officiel spécial n°1 du 15 janvier 2013 (NOR : MENF1242833J). R e c t o r a t A i x - M a r s e i l l e , D M E , B u r e a u A i d e e t c o n s e i l Page 3 Guide de la Balance 2014 La balance, instrument d’informations, instrument de contrôle et instrument de gestion, est un document de synthèse qui regroupe périodiquement la situation de chacun des comptes du bilan et de gestion et qui permet de retracer la situation financière et comptable de l’établissement à un moment donné : Ø à chaque fin de mois, après avoir arrêté les écritures : cette balance mensuelle est obligatoire. Elle sera transmise au Chef d’Etablissement qui y apposera sa signature attestant ainsi la régularité de la balance. Ø au 31 décembre, la balance définitive constituera le cadre 1 du compte financier. Ø à une remise de service, la balance des comptes du grand-livre établie le jour de la mutation. En remettant un exemplaire de la balance des comptes du grand livre, l'agent comptable rend compte à l'ordonnateur de la situation financière et comptable de l'établissement. La balance est en effet un document qui indique à un moment donné les bilans d'entrée, les débits et les crédits comptabilisés au titre de l'exercice et les soldes débiteurs et créditeurs de tous les comptes de l'établissement. Pour être cette image fidèle, toutes les écritures comptables doivent avoir été passées. La balance peut se présenter soit sous forme simple soit sous forme détaillée. La balance de fin d'année permet d'établir le compte de résultat et le bilan. Elle regroupe l'ensemble des comptes et sous comptes utilisés, au niveau le plus fin de la nomenclature. Dans le cadre de sa mission de conseil auprès de l’ordonnateur, l'agent comptable développe et explique le solde des comptes. Par ailleurs, il doit référer à toutes les demandes de renseignements comptables que l'ordonnateur pourrait formuler. La balance reprend l’ensemble des comptes utilisés prévus par le plan comptable Comptes de bilan Classe 1 Comptes de capitaux Classe 2 Comptes d’immobilisations Classe 3 Comptes de stocks et d’en cours Classe 4 Comptes de tiers Classe 5 Comptes financiers Comptes de gestion Classe 6 Comptes de charges par nature Classe 7 Comptes de produits par nature Comptabilités annexes Classe 8 Comptes spéciaux Classe 9 Comptes analytiques d’exploitation R e c t o r a t A i x - M a r s e i l l e , D M E , B u r e a u A i d e e t c o n s e i l Page 4 Guide de la Balance 2014 Vérification, contrôle et analyse de la balance Les contrôles à effectuer avec le compte financier de l’exercice précédent Fiche 1 : La vérification des bilans d’entrée Fiche 2 : La vérification de l’affectation du résultat de N-1 Les contrôles réguliers Fiche 3 : La vérification du sens des soldes Fiche 4 : La justification des comptes présentant des soldes La vérification des comptes de trésorerie et de liaison Fiche 5 : La vérification du compte Trésor public Fiche 6 : La vérification de la caisse Fiche 7: La vérification des valeurs à l’encaissement Fiche 8 : La vérification des effets impayés Fiche 9 : La vérification des valeurs mobilières de placement Fiche 10 : La vérification des régies Fiche 11 : La vérification des virements internes de fonds Fiche 12 : La vérification de la concordance avec les budgets annexes Le rapprochement de la balance avec d’autres documents Fiche 13 : Le rapprochement balance – documents de la comptabilité générale Fiche 14 : Le rapprochement balance – documents de la comptabilité de l’ordonnateur La vérification des subventions reçues ou affectées Fiche 15 : La vérification des subventions reçues et la comptabilité de l’ordonnateur Fiche 16 : La vérification des subventions reçues – Les avances sur subventions (ressources affectées jusqu’au 31 décembre 2013) La vérification de la régularité des liaisons entre les différentes classes Fiche 17 : La vérification de la régularité des liaisons de la classe 1 R e c t o r a t A i x - M a r s e i l l e , D M E , B u r e a u A i d e e t c o n s e i l Page 5 Guide de la Balance 2014 Fiche 18 : La vérification de la régularité des liaisons de la classe 2 Fiche 19 : La vérification de la régularité des liaisons de la classe 3 Fiche 20 : La vérification de la régularité des liaisons de la classe 4 Fiche 21 : La vérification de la régularité des liaisons de la classe 5 Fiche 22 : La vérification de la régularité des liaisons de la classe 6 Fiche 23 : La vérification de la régularité des liaisons de la classe 7 La vérification de la régularité des autres comptes Fiche 24 : La vérification des comptes extra budgétaires Le rapprochement de la balance avec les comptabilités auxiliaires Fiche 25 : La vérification de la comptabilité patrimoniale Fiche 26 : La vérification des valeurs inactives La vérification des indicateurs financiers (fin d’exercice) Fiche 27 : La détermination du résultat de l’exercice Fiche 28 : La détermination de la capacité d’autofinancement Fiche 29 : La détermination du fonds de roulement Fiche 30 : La vérification de la variation du fonds de roulement Fiche 31 : Le besoin en fonds de roulement Fiche 32 : La variation du besoin en fonds de roulement Fiche 33 : La trésorerie Fiche 34 : Les autres indicateurs financiers du COFI Annexe Fiche 35 : Le sens des soldes de la nomenclature comptable Fiche 36 : La justification des comptes Références Les carnets « Repères cadre budgétaire et comptable » des EPLE R e c t o r a t A i x - M a r s e i l l e , D M E , B u r e a u A i d e e t c o n s e i l Page 6 Guide de la Balance 2014 R e c t o r a t A i x - M a r s e i l l e , D M E , B u r e a u A i d e e t c o n s e i l Page 7 Guide de uploads/Finance/ balance-rcbc2014.pdf