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Fiches action groupes expert ARMEN - vague SOMMAIRE Assurances Entretien et rép

Fiches action groupes expert ARMEN - vague SOMMAIRE Assurances Entretien et réparations Blanchisserie Imagerie de coupe Mobilier de soins Véhicules Dépenses immobilières Fiche de cadrage Fiche action 1 Annexe 1 Annexe 2 Annexe 3 Fiche action 2 Fiche de cadrage Fiche action 1 Annexe 1 Annexe 2 Annexe 3 Fiche action 2 Annexe 1 Annexe 2 Fiche action 3 Annexe 1 Annexe 2 Annexe 3 Annexe 4 Fiche action 4 Annexe 1 Annexe 2 Annexe 3 Fiche action 5 Annexe 1 Annexe 2 Annexe 3 Annexe 4 Fiche de cadrage Fiche action 1 Annexe 1 Annexe 2 Fiche action 2 Annexe 1 Annexe 2 groupes expert ARMEN - vague 1 SOMMAIRE Entretien et réparations Imagerie de coupe Mobilier de soins Fiche de cadrage Fiche action 1 Annexe 1 Fiche action 2 Annexe 1 Fiche action 3 Annexe 1 Fiche action 4 Fiche action 5 Fiche de cadrage Fiche action 1 Fiche action 2 Annexe 1 Fiche action 3 Fiche action 4 Fiche action 5 Fiche de cadrage Fiche action 1 Annexe 1 Fiche action 2 Annexe 1 Annexe 2 Fiche action 3 Fiche action 4 Annexe 1 Fiche action 5 Fiche de cadrage Fiche action 1 Annexe 1 Fiche action 2 Annexe 1 Fiche de cadrage - Groupe Expert Assurances Leader du GE Membres du GE Segment Levier achat Intitulé opportunité Acteurs Assurances Professionalisation de l'achat 121M€ Tous types d’assurance Recommandations Exemples de mise en œuvre Gain constaté 18% en moyenne 89M€ 30% 32M€ Denis MULLER, Directeur des Services économiques, logistiques et Travaux (CH Ancenis) Jean-Pierre FOUBERT (CH Vésinet) Ingrid GREIFFENBERG (CH Annecy) Sylvie JUDIC-NICOLAS (CH Loire Vendée Océan) Fadéla KHALDI (UGAP) Alexandre MATHIEU (CHI Fréjus Saint Raphael) Enjeu au niveau national Sous-segments d’achat concernés Bonnes pratiques liées à l’achat d'assurance Directeurs Achat Responsables Achat - Achats de matériels de prévention et de protection - Achat de formation des personnels à l’utilisation des matériels sécurisés Président du CHSCT et CHSCT Gestionnaire des risques DRH Economat Finance Enjeu au niveau national Optimiser l'efficience de ses contrats d'assurance Le recours à l’assistance à maitrise d’ouvrage a permis sur le segment des assurances a permis au CH de Carcassonne de réduire de 36% ses dépenses d’assurances soit 408 512€ TTC Par ailleurs le CH de Carcassonne a intégré à ses contrats AMO une clause d’intéressement. Au CH de la Région d’Annecy le recours systématique à une AMO a permis de réduire les dépenses des contrats et éviter certaines pertes : -RC : le CH a pu re ajuster sa couverture à son besoin et éviter une augmentation tarifaire de 300 000€ (mise en place de franchise + maximum / sinistre à 6millions€) -RS : suppression de la garantie indemnité journalière (plus intéressant en auto assureur). Optimiser l'assurance des accidents du travail et maladies professionnelles L'instauration d'une démarche prévention sur les risques statutaires a permis au CH du Vésinet de diminuer les journées d’arrêt AT liées au TMS de 438 jours, soit une diminution de 82% en 3 ans. Cette baisse des AT a permis de réaliser des gains directs de 5128 € sur les cotisations d’assurance risques statutaires, soit une dimiminution du taux de cotisation applicable à la masse salariale de 0,18% à 0,12%. Ces gains sont le fruit de plusieurs mesures : - Analyse détaillée des types d’accidents du travail de leur répartition par cause, par services, par catégories professionnelles en année n-1 - Analyse des durées d’arrêt de travail liées aux accidents : sans arrêt, de 1 à 3 jours, de 3 à 5 jours, supérieurs à 5 jours - En lien avec la DRH, analyse rétrospective en année n-1 des remplacements ayant du être effectués suite aux absences et analyse du coût réel des remplacements en comparaison des coûts de la cotisation d’assurance annuelle de remboursement des IJ liées aux accidents du travail - Sur la base des constats réalisés et des conclusions du document unique, mise en place du plan d’action de réduction des risques au travail Fiche action: Optimiser l'efficience de ses contrats d'assurance Recommandation ARMEN Description des étapes clés Recourir à l’assistance à maitrise d’ouvrage dans les marchés d'assurance Décision Préparation Suivi des gains sur achats Suivre et évaluer l'action dans la durée Rédiger le DCE Analyser les offres Référent contact Lancer le projet avec l’AMO Valider la stratégie et le choix Détail des actions à mettre en œuvre Intitulé Action Responsable Objectifs Pré-requis Modalités opérationnelles Durée Points d’attention Décision Direction des Achats 1 sem Penser au service qualité Acheteur + groupe projet 2 sem 1 sem Préparation Rédiger le DCE et analyser les offres 1 sem Mise en oeuvre de la recommandation 2 à 3 sem Définir les clauses les plus adaptées voir annexe 3: mode opératoire 3 5 sem AMO 3 j Vérifier la cohérence de l’analyse Acheteur + groupe projet Suivi des gains sur achat Direction achats En continu Annexes Mode opératoire 1 – Définir le groupe projet Mode opératoire 3 – Bonnes pratiques cahier des charges assurances Mise en œuvre de la recommandation Identifier le groupe projet (les personnes ressources) Lancer une consultation pour le choix de l'AMO et sélectionner l’AMO Identifier les opportunités : audit - diagnostic Identifier la nécessité du recours à l’AMO et le périmètre d’intervention de l’AMO Denis Muller Directeur des achats, centre hospitalier d'Ancenis denis.muller@ch-ancenis.fr Evaluer le gain achat global et valider l'opportunité pour l'établissement Action 1 : Identifier et informer le groupe projet Nommer un chef de projet pour la mesure Bien identifier les personnes pouvant intervenir sur le projet Réunion d’information 1h voir annexe 1: mode opératoire 1 Action 2 : Identifier la nécessité du recours à l’AMO et le périmètre d’intervention de l’AMO Définir si les compétences en interne sont suffisantes, besoin d’optimiser les contrats par une revue interne (cellule juridique) Expertise en assurance - connaissance du marché fournisseur Analyser le périmètre à traiter par un recensement complet des contrats d'assurance de l'établissement et analyser les compétences à associer en interne Il n’est pas nécessaire de recourir une AMO à chaque relance ni sur la totalité des actions Action 3 : Evaluer le gain achat global et valider l'opportunité pour l'établissement Chef de projet Direction achat et logistique Direction générale Valider l’intérêt de la recommandation pour l’établissement Avoir recueilli l'ensemble des données, diverses et nombreuses, nécessaires à l'évaluation Elaborer un tableau de bord simple de la mesure qui permette un suivi dans le temps des gains achat associés Prendre le temps nécessaire à une évaluation précise de l'existant et des hypothèses futures pour l'ensemble des paramètres des contrats Action 4 : Lancer une consultation pour le choix de l'AMO et sélectionner l’AMO Chef de projet équipes techniques Travailler en étroite collaboration avec juristes et groupe projet Avoir un modèle type voir annexe 2: mode opératoire 2 6 à 10 semaines en fonction du montant Objectif de moyen ou résultat pour le prestataire (intéressement)verifier qu’il n’y ai pas de lien entre AMO et assureur Action 5 : Lancer le projet avec l’AMO Chef de projet équipes techniques Définir - l’organisation -les actions de chacun - la planification Organiser une réunion de lancement avec l'AMO et le groupe projet 1h Action 6 : Identifier les opportunités : Audit - diagnostic AMO Direction Achats Evaluer le risque Analyser la sinistralité Définir les opportunités : préconisation des niveaux de garanties et franchises - Statistiques - données techniques - cahier des charges + marchés précédents Suivre le calendrier et les modalités définis dans le cahier des charges L’établissement doit identifier sa stratégie et sa prise de risque Action 7 : Rédiger le DCE et lancer la consultation AMO Supervision - vérification : acheteur + groupe projet L’établissement doit valider le DCE et demander des modifications si les éléments ou pièces qui ne correspondent pas à ses attentes Action 8 : Analyser les offres Réunion de présentation du résultat par l'AMO Action 9 : Valider la stratégie et le choix Choisir les offres économiquement les plus avantageuses Le choix final peut être différent de la préconisation de l’AMO Action 10 Suivre et évaluer l'action dans la durée Mesurer l'impact de la mesure qualitativement et économiquement Disposer d'un tableau de bord de suivi des gains achat Annexe 1 : Annexe 2 : Mode opératoire 2 - Cahier des charges type « sélection AMO » Annexe 3 : Annexe 1: Mode opératoire 1 – Définir le groupe projet nsabilité civile es statutaires mages aux biens auto Le directeur général ou un représentant de la Direction Générale : enjeu stratégique Le directeur achat : enjeu stratégique Le directeur de la relation aux usagers : enjeu stratégique Le gestionnaire de contrat (qui suit les déclarations de sinistres) :besoin en terme de facilité de gestion + problématique de reporting + facturat Un représentant de la qualité : identification des procédures qualité existantes (permettant de valoriser le travail de prévention) ou nécessaires Un représentant achat : gestion du projet Le responsable RH : connaissance du périmètre Le représentant achat : identification des opportunités et suivi de la prestation AMO Un gestionnaire de contrat (qui suit les déclarations uploads/Finance/ book-fiches-action-v2-2.pdf