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Guide des contrôles et des vérifications à effectuer avant le compte financier

Guide des contrôles et des vérifications à effectuer avant le compte financier Les Dossiers de la DIFIN Réalisation Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d’Aix – Marseille décembre - 2008 Vérification Compte Financier DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Sommaire Vérification des bilans d'entrée Vérification de l'affectation du résultat de l'exercice N-1 Vérification des comptes de trésorerie Vérification du compte trésor Vérification du compte CCP Vérification de la caisse Situation de la caisse au Vérification des valeurs à l'encaissement Chèques vacances Titres restaurant Cartes de paiement Prélévement automatique Chèques impayés Vérification des virements internes de fonds Vérification des régies Vérification des valeurs mobilières de placement Concordance aves les services à comptabilité distincte des comptes de trésorerie Vérification et rapprochement de la balance avec d'autres documents Rapprochement balance - comptabilité générale Valeurs générales Valeurs inactives Rapprochement balance - comptabilité de l'ordonnateur Dépenses Recettes Vérification des ressources spécifiques ou affectées Etat Collectivités territoriales Autres Ressources Affectées Contrôle des prises en charges Vérifications dépenses recettes des ressources affectées Rapprochement classe 4 – classe 7 Rapprochement classe 6 – classe 4 Vérification Compte Financier DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 dépenses engagées et des recettes Rapprochement classe 2 – classe 4 Vérification de la comptabilité patrimoniale Rapprochement entre les mandats émis aux comptes 20 - 21 et OR 102 - 131 Détermination comptable du montant des réserves immobilisées Rapprochement avec comptabilité auxiliaire Vérification des écritures de dépréciations de l'exercice Vérification des soldes des dépréciations Vérification correspondance entre comptes d’immobilisation et comptes dépréciation Variation détaillée des stocks et en-cours Variation détaillée des valeurs inactives Vérification des comptes extra budgétaires Détermination du résultat de l'exercice Résultat de l’exercice à partir de la comptabilité de l’ordonnateur Résultat de l'exercice à partir de la balance Détermination du fonds de roulement Calcul du fonds de roulement comptable Calcul du fonds de roulement par le bilan Vérification de la variation du fonds de roulement Calcul de la variation du fonds de roulement budgétaire Calcul de la variation du fonds de roulement comptable Calcul de la variation du fonds de roulement par le bilan Calcul de la variation du fonds de roulement à partir de la situation des Détermination des réserves disponibles Service général Services spéciaux avec réserves Enseignement technique Stages en entreprise EMOP Service annexe d’hébergement Situation des réserves - Pièce 14 Service général Enseignement technique Stage en entreprise EMOP Vérification Compte Financier DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Service annexe d'hébergemegement L2 ou R2 Vérification Compte Financier DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Vérification Compte Financier DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Vérification des bilans d'entrée Compte financier Bilan de sortie Bilan d'entrée N-1 N Classe 1 - € - € Classe 2 - € - € Classe 3 - € - € Classe 4 - € - € Classe 5 - € - € Total - € - € Vérification de l'affectation du résultat de l'exercice N-1 Utisation des comptes 12 en bilan d'entrée soldés par les comptes 1068 appropriés Déficit Crédit Solde débiteu Solde créditeur Compte 120 Compte Service général 10681 Enseignement technique 106821 Stages et formaton en entrepri 106822 EMOP 106841 SAH Groupement de service 106842 SAH hors groupt de service 106872 Autres compte à préciser Retour sommaire 602225000.xls DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Vérification des comptes de trésorerie Vérification du compte trésor au 31-12 Sens du solde Compte Document Montant Différence à expliquer Débiteur 5151 Relevé trésor - € Débiteur 5112 Total des - € bordereaux de chéques à l'encaissement Créditeur 5159 Total des DK et - € chèques trèsor public à payer L’état développement et d’accord du solde du compte Trésor sera transmis au teneur du compte pour La liste des bordereaux de chèques à l'encaissement et celle des disquettes et chèques trésor public à payer constitueront les états de développement de solde du compte financier (pièce 19) Le paiement de chèque d'un montant supérieur à 750 € est interdit; il faut obligatoirement payer par virement. Vérification du compte CCP Depuis le 31 août 2007, les fonds de l’établissement sont déposés chez un comptable du Trésor (article R421-75 du code de l’éducation) approbation de la concordance avec leur donnée ; il sera visé par le Trésor public. (pièce 17) Retour sommaire 602225000.xls DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Vérification de la caisse Sens du solde Compte Document Montant Différence à expliquer Débiteur 531 Registre de caisse - € Situation de la caisse au 31 - 12 Billets Nombre Billets 500.00 € - € 200.00 € - € 100.00 € 0 - € 50.00 € - € 20.00 € - € 10.00 € - € 5.00 € - € Pièces Nombre Pièces 2.00 € - € 1.00 € 0 - € 0.50 € 0 - € 0.20 € 0 - € 0.10 € 0 - € 0.05 € - € 0.02 € - € 0.01 € - € Total - € Cet état, signé par l'ordonnateur, sert de justificatif et permet de constater la situation de la caisse au 31 décembre. estimer le risque de vol). Une fiche de procédure de contrôle interne comptable doit le déterminer. Le comptable est en effet responsable personnellement de la garde et de la bonne conservation des deniers des établissements Voir aussi vérification de la caisse avec les comptes des établissements rattachés Il faut faire attention à ne pas avoir au coffre un montant d’encaisse trop important (ne pas sous Voir état de concordance 602225000.xls DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Retour sommaire 602225000.xls DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Vérification des valeurs à l'encaissement Chèques vacances Sens du solde Compte Document Montant Différence à expliquer Débiteur 51131 Total des Chéques - € vacances Les chèques vacances peuvent être remis par des familles pour leurs participations aux voyages scolaires facultatifs. Pour utiliser les chèques vacances, une demande d'agèment doit être déposée auprès de l'Agence nationale des chèques vacances (ANCV); cet agrèment fait l'objet d'une convention soumise au conseil d'administration. L'encaissement de ces chèques entraîne le paiement d'une commission à la charge de l'EPLE hors budgt voyage. Titres restaurant Sens du solde Compte Document Montant Différence à expliquer Débiteur 51132 Total des titres - € restaurant Les titres restaurant peuvent être utilisés dans les lycées hôteliers; il faut obtenir un agrèment auprès de la commission nationale des tiitres restaurant. L'encaissement des titres restaurant est soumis au paiement d'une commission. Cartes de paiement Sens du solde Compte Document Montant Différence à expliquer Créditeur 51156 Cartes de paiement - € Dépenses Débiteur 51157 Cartes de paiement - € Recettes L'utilisation de ces cartes sont soumises à certaines conditions; elles engendrent généralement le paiement d'une commission. La facturette ne constitue en aucun cas une facture et ne peut donc pas servir de pièce justificative. 602225000.xls DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Retour sommaire 602225000.xls DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Prélévement automatique Sens du solde Compte Document Montant Différence à expliquer Créditeur 51166 Prélévements - € automatiques Dépenses Débiteur 51167 Prélévements - € automatiques Recettes* *Appels de fonds pour les frais scolaires Chèques impayés Sens du solde Compte Document Montant Différence à expliquer Débiteur 5117 Total des chèques - € ou nul impayés Du fait de l’instauration d’un compte de dépôt de fonds au Trésor public pour chaque établissement public local d’enseignement, il avait été conseillé de solder ce compte par ré imputation au compte de tiers intéressé (4112,4632) ou au compte de créances contentieuses (416). Le compte 5117 chèques impayés est destiné à suivre la régularisation des chèques impayés qui Le non-paiement d’un chèque pour absence de provision laisse subsister la créance originaire avec toutes ses garanties (sauf si le chèque a été présenté en dehors des délais légaux et que de ce fait la provision a disparu). Vérification des virements internes de fonds Sens du solde Compte Document Montant Différence à expliquer Débiteur 585 Liste des virements - € Le compte 585 est réservé aux transferts d'un compte à l'autre, par exemple alimentation de la caisse par le compte trésor ou l'inverse. doivent intervenir dans les meilleurs délais. 602225000.xls DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Vérification des régies Solde nul Compte 543 Solde nul Compte 545 Solde nul Compte 548 Vérification des valeurs mobilières de placement Compte 500 Retour sommaire Total des Régies d’avances Total des Régies de recettes Total des avances menues dépenses Solde débiteur ou nul Relevé des valeurs mobilières 602225000.xls DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Retour sommaire 602225000.xls DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 compte de 602225000.xls DIFIN - Bureau Aide et conseil aux EPLE Académie d'Aix-Marseille Décembre 2008 Concordance aves uploads/Finance/ cofiaix-1208-b.pdf