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Suisse Directives sur les audits annuels des subventions du Fonds mondial Terme

Suisse Directives sur les audits annuels des subventions du Fonds mondial Termes de référence pour l’audit des états financiers des subventions à des fins spéciales NOVEMBRE 2019 GENÈVE, SUISSE MISE À JOUR : AVRIL 2022 Table des matières 1. CONTEXTE DES PROGRAMMES, STRUCTURE D’AUDIT ET DESCRIPTION DES ENTITÉS...........4 1.1 CONTEXTE DU PROGRAMME : [À REMPLIR PAR LE RÉCIPIENDAIRE PRINCIPAL]..................4 1.2 ENTITÉS CONCERNÉES ET DÉMARCHE D’AUDIT : [À REMPLIR PAR LE RÉCIPIENDAIRE PRINCIPAL]..................................................................................................................................................... 4 2. CONTACTS [À COMMUNIQUER À L’AUDITEUR DE FAÇON CONFIDENTIELLE] :...........................4 3. OBJECTIFS DE L’AUDIT........................................................................................................................4 4. RESPONSABILITÉ DE LA PRÉPARATION DES ÉTATS FINANCIERS DES SUBVENTIONS À DES FINS SPÉCIALES............................................................................................................................................ 5 5. ÉTATS FINANCIERS DES SUBVENTIONS À DES FINS SPÉCIALES..................................................5 6. MISE À DISPOSITION DES DOCUMENTS ET DES INSTALLATIONS.................................................6 7. PORTÉE DE L’AUDIT..............................................................................................................................6 8. PROCÉDURES D’AUDIT.........................................................................................................................9 8.1 PLANIFICATION..................................................................................................................................9 8.1.1 Réunion de lancement avec le récipiendaire principal...........................................................9 8.1.2 Activités de planification, plan d’audit et programmes de travail d’audit.............................9 8.2 SEUIL DE SIGNIFICATION................................................................................................................10 8.3 TRAVAUX TERRAIN.........................................................................................................................10 8.3.1 Obtention d’éléments probants concernant la conception des contrôles et la réalisation de tests des contrôles.........................................................................................................................10 8.3.2 Procédures substantives.........................................................................................................10 8.3.3 Échantillonnage et autres moyens de sélection des éléments à tester...............................11 8.3.4 Procédures analytiques...........................................................................................................11 8.3.5 Prise en compte des travaux de l’audit interne.....................................................................11 8.3.6 Prise en compte des travaux d’experts..................................................................................11 8.3.7 Déclarations écrites.................................................................................................................12 8.3.8 Lettre complémentaire.............................................................................................................12 8.3.9 Compte rendu (aide-mémoire).................................................................................................12 8.3.10 Réunion de clôture d’audit dans le pays............................................................................12 10 LETTRE DE RECOMMANDATION..........................................................................................................12 10.1 Cadre de contrôle interne........................................................................................................13 10.2 Gestion des risques.................................................................................................................14 10.3 Autres déclarations importantes.............................................................................................14 11 PROCESSUS D’EXAMEN DU RAPPORT PROVISOIRE.....................................................................15 12 RAPPORT FINAL ET LANGUE.............................................................................................................15 13 ÉVALUATION DES RÉSULTATS DE L’AUDITEUR, ROTATION ET NON-RECONDUCTION...........15 14 INFORMATIONS GÉNÉRALES.............................................................................................................15 Cadre de référence pour l’audit des états financiers des subventions à des fins spéciales 1. Contexte des programmes, structure d’audit et description des entités 1.1 Contexte du programme : [à remplir par le récipiendaire principal] 1. Le récipiendaire principal doit inclure un bref historique de la subvention, y compris ses principaux objectifs et activités. Il peut être fait référence à la description du programme dans la confirmation de subvention. 2. Le récipiendaire principal doit fournir toute information sur le montant de la subvention et le cycle de mise en œuvre essentielle à la compréhension de la portée de l’audit. Il est, par exemple, utile de préciser la phase dans laquelle se trouve la subvention, le montant total engagé, toute modification apportée à la structure de la subvention, comme le regroupement avec une autre subvention, le montant prévu au budget pour l’année de l’audit et le montant versé par le Fonds mondial au récipiendaire principal, ainsi que les décaissements que ce dernier a effectués aux sous-récipiendaires. 1.2 Entités concernées et démarche d’audit : [à remplir par le récipiendaire principal] 3. Le récipiendaire principal doit préciser la nature de l’audit et la catégorie dans laquelle il s’inscrit, en veillant à expliquer toute exception convenue. Il présente sous forme de tableau toutes les entités concernées par l’audit, en spécifiant leur nom, leur statut juridique, la portée de l’audit, les principales activités financées, le montant des dépenses engagées pour la période considérée, ainsi que toute autre information utile devant être portée à l’attention de l’auditeur. 2. Contacts [à communiquer à l’auditeur de façon confidentielle] : 4. Le récipiendaire principal doit fournir une liste des contacts importants pour la conduite de l’audit, y compris leurs coordonnées complètes. Cette liste comprend au minimum le directeur général et le directeur financier du récipiendaire principal, le chef de programme, le responsable financier de la subvention, ainsi que les directeurs, les chefs de programme et les responsables financiers des sous-récipiendaires. 3. Objectifs de l’audit 5. L’objectif de l’audit financier est de permettre à l’auditeur d’exprimer une opinion professionnelle indépendante sur chacun des éléments suivants : i. les états financiers des subventions à des fins spéciales préparés par les récipiendaires principaux ; ii. l’utilisation par le récipiendaire principal des fonds de subvention aux fins définies dans les dispositions de l’accord de subvention et conformément aux lois1 et aux règlements2 locaux applicables. 6. L’objectif de l’audit est aussi de formuler des observations sur le caractère adéquat du cadre de contrôle interne des maîtres d’œuvre et de rendre compte des insuffisances détectées. L’audit portera aussi sur ce qui suit, si nécessaire : iii. les contrôles internes dans l’ensemble, y compris les contrôles informatiques généraux ; 1 Lois : référence au Règlement relatif aux subventions du Fonds mondial (2014), articles 8.4 et 9.4 (lien : https://www.theglobalfund.org/media/5682/core_grant_regulations_en.pdf) 2 Par exemple : règlements sur la sécurité sociale, les taxes, les achats ou l’élimination des médicaments. 4 iv. les contrôles des agents tiers3 au service du récipiendaire principal ou du Fonds mondial, notamment l’examen du contenu et de l’observance des conditions générales qui régissent leurs activités. L’auditeur doit examiner le cadre de contrôle interne du récipiendaire principal et des sous- récipiendaires clés identifiés par l’équipe de pays du Fonds mondial en consultation avec le récipiendaire principal. Cet exercice doit couvrir les contrôles liés à tout agent tiers responsable d’un processus de mise en œuvre de la subvention4, notamment l’examen du contenu et de l’observance des conditions générales qui régissent ses activités. 4. Responsabilité de la préparation des états financiers des subventions à des fins spéciales. 7. La responsabilité de la préparation des états financiers des subventions à des fins spéciales échoit au récipiendaire principal. Celui-ci doit s’assurer que l’information des sous- récipiendaires est présentée suivant la méthode que le récipiendaire principal a employée pour préparer les états financiers des subventions à des fins spéciales. 5. États financiers des subventions à des fins spéciales. 8. Les états financiers des subventions à des fins spéciales, dans la devise de l’accord de subvention, doivent comprendre les éléments suivants. i. Dans la devise de l’accord de subvention, un état des revenus et des dépenses indiquant les fonds reçus du Fonds mondial, tout autre revenu reçu et toutes les dépenses engagées au titre des subventions5. Les dépenses engagées au titre des subventions doivent être rapportées au budget6 dans le format annexé aux directives. ii. Toute autre note7 applicable, comprenant au minimum la ventilation des éléments suivants : [à définir par l’équipe de pays/le récipiendaire principal si nécessaire]8. iii. Les compléments d’information sur les avances et les immobilisations, y compris : a. un relevé indiquant les avances du sous-récipiendaire et le rapprochement du montant total des fonds de subvention avancés par le récipiendaire principal aux sous-récipiendaires et le solde de trésorerie de la subvention avec les dépenses enregistrées par le sous-récipiendaire et les soldes de trésorerie du récipiendaire principal/sous-récipiendaires à la fin de la période de communication de l’information ; b. l’état récapitulatif des actifs montrant les immobilisations acquises avec les fonds de la subvention. Cet état récapitulatif doit indiquer les actifs reportés des périodes précédentes (soldes d’ouverture), ainsi que les ajouts, les cessions et les radiations de la période faisant l’objet de l’audit et le solde de clôture9 ; c. les notes afférentes aux déclarations supplémentaires. Ces notes permettent à l’utilisateur de mieux comprendre les informations contenues dans l’état des revenus et des dépenses et les états supplémentaires (hypothèses importantes, 3 Comme les agents fiscaux, les agents fiduciaires ou tout autre tiers auquel le récipiendaire principal fait appel pour atténuer les risques. 4 Agents fiduciaires, agents financiers, magasins de fournitures médicales, etc. Sont exclus toutefois les processus gérés par le Fonds mondial comme le mécanisme d’achat groupé/Wambo. 5 Lorsque la période auditée chevauche deux périodes d’utilisation d’allocation, les états financiers préparés par le récipiendaire principal doivent distinguer les produits et les dépenses pour chaque période. Ce sera le cas pour les prorogations financées avec les prochaines sommes allouées. 6 Le budget officiel approuvé à employer pour le rapportage de l’information financière est le budget disponible pour le cycle de rapportage de l’information, à moins qu’il n’ait été modifié par une lettre de mise en œuvre au cours du cycle. 7 Des notes aux états financiers doivent être fournies pour les éléments de la période en cours, pour les ajustements des états financiers de la période précédente et pour les dépassements de coûts de la période cumulée. 8 Avances de personnel (avec analyse de l’âge si possible) ; dépôts remboursables ; tout solde non rapproché ; liste d’engagements, etc. Voir les annexes 1 et 2. 9 Le récipiendaire principal doit tenir un registre des immobilisations, qui pourrait être nécessaire lorsque l’équipe de pays et les différents fournisseurs de services d’assurance en ont besoin. 5 estimations comptables, informations associées, etc.), ainsi que les déclarations éventuelles relatives aux taxes à recouvrer10. 6. Mise à disposition des documents et des installations 9. En ce qui concerne chaque subvention, le récipiendaire principal donnera à l’auditeur accès à tous les livres et registres relatifs à la subvention, à la demande de l’auditeur, y compris une liste de tous les locaux clés du récipiendaire principal et du sous-récipiendaire, en notant les documents clés conservés à chaque endroit. Voici une liste indicative des documents pouvant être demandés par l’auditeur. i. États financiers de la subvention. ii. Accords de subvention et de sous-subvention11, y compris les budgets détaillés. iii. Annexes principales aux états financiers, notamment : recettes et uploads/Finance/ core-annualauditsspecialpurpose-tor-fr.pdf