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www.sharesap.com®. Copyright©. Tous droits réservés. Par Mickael QUESNOT FCD-CO108-Ordre interne - Clôture de période.docx G:\CCSAP\SAP\FONC\PACK\Fiche de conception détaillée CO\FCD-CO108-Ordre interne - Clôture de période.docx Page 1 sur 12 FCD – Ordre interne - Clôture de période Version : 1.0 Etat : Validé Date : 23/03/01 Documents associés: FCD-CO103, FCD-CO107, FCD-CNC, FCD-ORD, FPM-OR01, FPM- CO02, FPM-OR07, FCD-CO109, FCD-CO110, FPM-OR08 Diffusion: Date : Accessibilité: Tout intervenant sur le projet Visa des rédacteurs Nom Date Signature Suivi des modifications Version Date Commentaires www.sharesap.com®. Copyright©. Tous droits réservés. Par Mickael QUESNOT FCD-CO108-Ordre interne - Clôture de période.docx G:\CCSAP\SAP\FONC\PACK\Fiche de conception détaillée CO\FCD-CO108-Ordre interne - Clôture de période.docx Page 2 sur 12 1. Analyse détaillée de la solution SAP ................................................................................ 3 1.1. Les opérations de clôtures de période SAP/SHARESAP ......................................................... 4 1.2. Les opérations correctives ........................................................................................................ 4 1.3. Le retraitement des charges de personnel (non retenu au démarrage) .................................. 4 1.3.1. Le transfert de coûts « simplifié » ........................................................................................................... 4 1.3.2. Le transfert périodique des coûts ............................................................................................................ 5 1.3.3. L’imputation d’activités internes .............................................................................................................. 6 1.3.4. Remarque ............................................................................................................................................... 6 1.4. Les travaux de clôture pour les investissements ..................................................................... 7 1.5. Pièce comptable – Contrôle de gestion .................................................................................... 8 1.6. Opération de clôture du contrôle de gestion ............................................................................ 8 1.7. Opération de clôture d’exercice ................................................................................................. 9 1.8. Le reporting ................................................................................................................................. 9 2. Structures organisationnelles ......................................................................................... 10 3. Liste des formulaires et états .......................................................................................... 11 4. Liste des transactions utilisateurs .................................................................................. 11 5. Spécifications des développements specifiques........................................................... 12 6. Liste des scénarios unitaires ........................................................................................... 12 7. Profils d’autorisations ...................................................................................................... 12 www.sharesap.com®. Copyright©. Tous droits réservés. Par Mickael QUESNOT FCD-CO108-Ordre interne - Clôture de période.docx G:\CCSAP\SAP\FONC\PACK\Fiche de conception détaillée CO\FCD-CO108-Ordre interne - Clôture de période.docx Page 3 sur 12 1. Analyse détaillée de la solution SAP Les opérations de clôture de fin de mois du controlling consiste à effectuer au niveau de chaque société et site du Groupe SHARESAP un retraitement des charges constatées au niveau de chacune des structures afin d’obtenir une vue réelle des coûts opérationnels. De plus, elles préparent la phase d’analyse des coûts (coûts des ventes, coûts de structure, …), de contrôle budgétaire. Elle coïncide à l’opération de clôture de la comptabilité générale qui doit être terminée afin que l’ensemble des charges de la période soit constaté dans le contrôle de gestion. Les objectifs sont les suivants • Définir et harmoniser les règles de gestion du process de clôture de période • Définir et harmoniser les principes de retraitements de coûts • Réaliser un contrôle des coûts homogène au sein du Groupe SHARESAP afin de réaliser des consolidations Règles de gestion R1 – Les travaux de clôture de période en comptabilité analytique s’effectue après la clôture définitive de la comptabilité générale ( toutes les charges de la période ont été constatées) exception faite des travaux de clôture des ordres internes liés aux investissements. R2 – Toutes les opérations de correction et les opérations de retraitement des charges n’ont aucune répercution sur la comptabilité générale à l’exception des investissements pour lesquels qu’il est nécessaire de réaliser afin d’impacter. R 3 – Les travaux de clôture finalisés, la période comptable est clôturée afin qu’il n’y ait plus de mouvements analytiques sur la période www.sharesap.com®. Copyright©. Tous droits réservés. Par Mickael QUESNOT FCD-CO108-Ordre interne - Clôture de période.docx G:\CCSAP\SAP\FONC\PACK\Fiche de conception détaillée CO\FCD-CO108-Ordre interne - Clôture de période.docx Page 4 sur 12 1.1. Les opérations de clôtures de période SAP/SHARESAP Dans la clôture de période de la Comptabilité analytique des ordres internes un ensemble d’opérations sont à effectuer afin d’aboutir aux travaux de reporting et à la clôture de période. Ces différents travaux se limitent aux ordres internes d’investissements et doivent être réalisés parallèles des travaux de clôture sur les centres de coûts de frais généraux(Cf. FCD-CO103). Pour les travaux liés ordres internes E.R.D. et C.S.R. , les opérations de clôture sont faites au travers de la clôture des centres de coûts (Cf. FCD-CO103). Les projets d’immobilisations ne sont pas concernés par les travaux de clôture. • Les opérations correctives Ces opérations consistent à effectuer des corrections d’imputation via des opérations diverses analytiques. • L’imputation des investissements en comptabilité générale Cette opération consiste à retraiter les charges réelles constatées sur les ordres d’investissements afin de les imputer comme immobilisation en-cours en comptabilité générale. • La vérification du retraitement des charges Cette opération permet de valider les différents travaux effectuer en amont (retraitement des coûts). Elle utilise les moyens de reporting et d’analyses du système afin déceler les dysfonctionnements du process. Elle déclenche de nouvelles opérations correctives. • La clôtures de période Bloque l’ensemble des opérations pour la période. Cette opération est l’élément déclencheur des travaux de Reporting finaux et des analyses qui en découleront. • Le Reporting Traitement des informations au travers du système d’information permettant d’obtenir les indicateurs d’analyse. 1.2. Les opérations correctives Chemin d’accès : Gestion comptable\ Contrôle de gestion\ Ordres \ Ecritures réelles L’essentiel des corrections d’imputations consiste à effectuer des opérations diverses analytiques ayant aucune répercution sur la comptabilité générale. Ces opérations sont décrites dans le livrable FCD-CO107. Remarque : la non répercution des OD analytiques en comptabilité générale peut amener à des différences de réconciliation entre FI et CO si celle-ci est réalisée au niveau de chacun des centres de coûts. En global, le rapprochement reste cohérent. 1.3. Le retraitement des charges de personnel (non retenu au démarrage) Les corrections d’imputations analytiques réalisées à partir de CO ne se répercutent pas en comptabilité générale, elles sont propres au contrôle de gestion qui en détermine le contenu. Cependant, il est possible d’effectuer cette opération au travers d’une contre-passation ou d’une correction d’écriture à partir de la comptabilité générale. Il est impératif de prendre toutes les précautions nécessaires afin que les objets analytiques d’imputation soient les mêmes que ceux de la pièce originelle pour ne pas créer d’écarts en comptabilité des centres de coûts. Le retraitement des charges de personnel concerne l’ensemble des types de projets à l’exception des projets d’immobilisation. Les méthodes pouvant être utilisées afin d’effectuer cette tâche sont : • Le transfert de coûts « simplifié » • Le transfert de coûts périodique • L’imputation d’activité 1.3.1. Le transfert de coûts « simplifié » www.sharesap.com®. Copyright©. Tous droits réservés. Par Mickael QUESNOT FCD-CO108-Ordre interne - Clôture de période.docx G:\CCSAP\SAP\FONC\PACK\Fiche de conception détaillée CO\FCD-CO108-Ordre interne - Clôture de période.docx Page 5 sur 12 On accède au transfert de coûts via la transaction KB11 (chemin : Gestion comptable\ Contrôle de gestion \Centres de coûts\ Ecritures réelles \Transfert de coûts\) qui permet de saisir des ODA. Le système présente plusieurs variantes afin de répondre au mieux à tous les types de besoins de correction analytique. Variante de saisie Désignation Objet SAP01 SAP : Centre à centre Transfert de coûts d’un Centre de coûts vers un autre SAP02 SAP : Ordre à ordre Transfert de coûts d’un Ordre interne de frais généraux vers un autre SAP03 SAP : Centre/Ordre Transfert de coûts d’un Centre de coûts vers un couple Centre de coûts/ordre SAP04 SAP : Centre/Ordre + texte Transfert de coûts d’un Centre de coûts vers un couple Centre de coûts/ordre SAP05 SAP : Elt OTP à élt OTP Transfert de coûts d’un élément OTP (graphe PS) vers un autre éléments SAP06 SAP: Sup.cts à sup.cts Transfert de coûts d’un support de coûts vers un autre SAP07 SAP : graphe à graphe Transfert de coûts d’un graphe vers un autre SAP08 SAP : cmd.client à cmd.client Transfert de coûts d’une cmd client vers une autre SAP09 SAP : CtrC/ordre/Cde client Transfert de coûts multi-objets SAP10 IS-RE : UE à objet immobilier Transfert de coûts lié à un objet immobilier Les transferts vous permettent de corriger des écritures erronées des coûts primaires. Il est possible de transférer les coûts primaires qui ont été imputés auparavant à un ordre interne donné dans la Comptabilité financière, à d'autres ordres internes ou centres de coûts afin d'affiner l'affectation d’origine à la nature comptable. Exemple Un ordre erroné est saisi pour une commande. Comme l’écriture pour l'entrée de marchandises se réfère à la commande, le système charge les coûts automatiquement sur le mauvais ordre. 1.3.2. Le transfert périodique des coûts On accède au transfert de coûts via la transaction KSW1 (chemin d’accès : Gestion comptable\ Contrôle de gestion \Centres de coûts\ Clôture de période \Transfert périodique au réel) qui permet de faire des ODA périodiques en masse. Le transfert périodique des coûts peut s’assimiler au imputation détaillée des coûts primaires. Ce principe privilégie l’information sur l’origine des coûts, c’est à dire sur la nature comptable de chargement et de déchargement. Quand un centre de coûts est crédité, le détail sur l’origine du coûts est conservé (nature primaire en adéquation avec le compte général défini dans le plan comptable analytique et dans le plan de comptes opérationnel de la comptabilité générale). Le principe de transfert des coûts se base sur des règles qui peuvent être simulées à des fins de contrôle et être exécutées ensuite de façon réelle. Un transfert n’est pas définitif, il peut être contre- passé. www.sharesap.com®. Copyright©. Tous droits uploads/Finance/ fcd-co108-ordre-interne-cloture-de-periodex.pdf