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Gestion comptable et financière d’une association Guide pratique d’information

Gestion comptable et financière d’une association Guide pratique d’information des associations 29 28 es associations ont plusieurs finalités propres ; D’abord développer la démocratie, la capacité d’au- togestion de la population, la conscientisation, la citoyenneté, etc. Aussi parce que les associations présentent en principe un caractère altruiste et désintéressé, il a souvent été admis comme allant de soi qu’elles n’avaient que faire des techniques comptables et financières dont le but essentiel est d’obtenir la meilleure rentabilité possible pour les capitaux des sociétés. Certes, les associations doivent agir autrement que les sociétés et les administrations, mais elles n’ont pas droit d’échapper aux discipli- nes qui ont fait leurs preuves dans les entreprises. Le fait de proposer des techniques comptables et financiers ne doit pas être interprété comme une tentative pour détourner les associations de leurs objectifs premiers en les orientant vers un but lucratif. Ce qu’il faut cependant, c’est adapter ces techniques à la réalité des associations. Le présent chapitre va essayer de répondre à ce souhait en présentant aux associations une comptabilité sim- plifiée, des techniques d’analyse et prévisions financières adaptées à leur spécificité. La bonne gestion d’une association dépend la plu- part du temps de la bonne organisation de sa comptabilité. Les fonctions de la comptabilité L’association comme tout organisme ayant une vie propre a une activité qui implique une circulation d’argent. Elle encaisse des cotisations, facture des services aux tiers, paie des salaires….etc. Toutes ces opérations doivent être enregistrées et contrô- lées. Ses fonctions sont multiples : Comptabilité associative Gestion comptable et financière d’une association Guide pratique d’information des associations Les statuts prévoient, en général, entendre les rapports sur la gestion du conseil d’administration et sur la situation comptable, financière et morale de l’asso- ciation lors de l’assemblée générale. L’AG approuve les comptes de l’exercice clos, vote le budget de l’exercice suivant. Ceci implique la tenue régulière des comptes, car il est difficile de concevoir un compte rendu du mandant sans comptabilité. Fonction transparence et bonne gouvernance Les associations sont aujourd’hui des acteurs de déve- loppement qui s’imposent sur le terrain en raison de leur travail efficace de proximité qu’elles offrent à leurs populations cibles. L’intervention des associations dans la lutte contre la pauvreté, dans l’électrification rurale, l’alphabétisa- tion, l’appui à la création des activités génératrices de revenus et autres les amènent à gérer des fonds mis à leur disposition dans le cadre de partenariats rigoureux avec des bailleurs de fonds marocains ou étrangers de plus en plus conséquents. Ceci exige de l’association : n une bonne gouvernance ; n une gestion globale transparente ; n une tenue de comptabilité régulière ; n de contrôles des comptes ; n des audits ; n la certification des comptes. D’ailleurs, les pouvoirs publics ont élaboré un plan comptable spécifique aux associations et qui a été adopté par le Conseil National de l’Ordre des Experts Comptables dans le but de normaliser le système comptable des associations. Fonction d’audit comptable Il ne faut pas perdre de vue que l’association mène des activités dans un environnement en pleine mutation et qu’elle a intérêt de réviser en permanence ses plans stratégiques, son organisation, son mode de gestion et son système d’information. C’est pourquoi, elle a besoin d’être auditée en permanence, non seulement Fonction juridique Les associations qui reçoivent périodiquement des subventions publiques sont obligées de fournir leur budget et leurs comptes aux ministères qui leur accordent les dites subventions (art.32 du dahir du 15 novembre 1958 réglementant le droit d’association au Maroc). Il en est de même pour les associations d’utilité publique (loi 75-00 modifiant le dahir du 15 novembre 1958 précité). Elles doivent justifier les fonds qu’elles reçoivent de l’Etat, des collectivités locales ou de leurs partenaires. Elles ne seront en mesure de la faire que si la comptabilité est bien tenue pour être crédible. Les états de synthèses et pièces justificatives des écritures comptables et livres comptables des associa- tions d’utilité publique doivent être conservés pendant une période de cinq ans. Fonctions économiques et financières Un dirigeant d’association doit veiller : n à offrir les services de son association au moindre coût possible, en vue de l’intérêt général avec une marge de risques minimum d’une part ; n à assurer la vie de son association qui en dispa- raissant irait à l’encontre de l’intérêt général d’autre part. Celui ci exige la continuité du service assuré à la collectivité. Seule une comptabilité complète bien tenue à jour permettra à un dirigeant d’association de réaliser cet objectif et de préparer un budget, d’en suivre l’exécution et de s’assurer que les crédits prévus ne sont pas dépassés. En plus, il est inconcevable pour une association de réaliser des analyses et des prévisions financières sans comptabilité. Fonction de gestion Ajoutons que l’association est un groupement de personnes dont certaines sont déléguées à l’admi- nistration et doivent périodiquement rendre compte de leur gestion. 31 30 Gestion comptable et financière d’une association Guide pratique d’information des associations petite association. Pour cela, on préfère organiser le système comptable pour une petite association par l’élaboration des documents simples d’enregis- trement des données comme par exemple : les cahiers de caisses, de banques, le registre des partenaires, etc. qui seront dotés d’un système d’imputation et d’inventaire. L’élaboration de ces documents ne devra pas nécessi- ter une connaissance préalable mais devront plus être accessibles même à un gérant non professionnel disposant d’une formation moyenne. Pour établir les documents d’enregistrement, il faut d’abord connaître et recenser les données qu’on juge indispensables et par lesquelles on veut enre- gistrer les informations. Ces données sont connues dans la terminologie de la comptabilité, sous le nom de “comptes” et peuvent être représentées en comptabilité simplifiée par des fiches, de cahiers ou des livres. Le livre des disponibilités et le livre des crédits C’est un document qui comporte trois parties rassem- blant les informations sur la caisse, la banque et les crédits. On peut aussi constituer des cahiers pour chaque compte : n Cahier de caisse Il sert à noter tous les mouvements d’argents liquides disponibles au niveau de l’association. Ces mouve- ments concernent par exemple les opérations d’achat au comptant, des versements de la banque à la caisse, etc. pour assurer la transparence de ses comptes mais, également, pour constater et apprécier les résultats réels, connaître les anomalies, déceler les points forts et les points faibles. Un audit externe aide les associa- tions à mettre en évidence les anomalies, d’en rechercher les causes et tenter d’y remédier. Fonction d’information La tenue de la comptabilité est un support d’informa- tion aussi bien pour les membres et les gérants d’une association que pour les tiers (Etat, partenaires…). Les pièces justificatives Toute opération comptable doit être consignée par une pièce justificative, sinon le contrôleur financier va rejeter votre comptabilité. Si c’est une opération dépense, il peut vous accuser d’avoir omis la somme afférente dans vos poches. Imaginez les conséquences même si vous êtes de bonne foi et que vous l’avez dépensée réellement pour la réalisation des activités de l’association. Il faut distinguer entre pièces justificatives internes et celles qui sont externes. Les pièces justificatives externes : facture, bon de commande, bon de réception, reçu, décharge, etc. Les pièces justificatives internes : note de frais, décharge, bulletin de paie, bon de recettes, etc. Les pièces justificatives doivent faire un lien entre un engagement et son règlement. Il faut pouvoir retrouver, à tout moment, une pièce et le chèque correspondant. Pour cela, il convient de ranger les pièces dans un classeur en deux parties : “les Recettes” et “les Dépenses”. Les documents simplifiés d’enregistrement des données comptables La complexité des opérations comptables rend souvent nécessaire l’intervention d’un comptable professionnel. Celui-ci coûte très cher pour une 33 32 Date Réf. Nature d’opération Entrée Sortie Solde restant Report de la caisse au 01/01/05 500,00 04/01/05 Fact. Achat de papiers N° 01 pour bureau 100,00 400,00 05/01/05 Bon Cotisation annuelle N° 20 04 de M. Zaki 200,00 600,0 Gestion comptable et financière d’une association Guide pratique d’information des associations n Cahier d’inventaire Il sert à enregistrer les informations sur les équipe- ments de l’association. Ces informations sont données sous forme d’un tableau : n Cahier de banque Il enregistre toutes les opérations et les transactions de l’association avec la banque. Il s’agit des opéra- tions de versement à la banque par les tiers, des retraits et dépôts qui peuvent être enregistrés dans un tableau sous forme d’entrée et sorties de banque. 35 34 n Cahier des opérations diverses Où sont enregistrées toutes les opérations de prêt et de crédit. n Cahier de crédit Il sert à connaître la situation des crédits que l’asso- ciation a reçus. Il donne des renseignements sur le montant du crédit, le taux d’intérêt, l’annuité ou le montant de versement annuel et le montant restant à payer. Exemple de modèle de cahier de crédit : Soit la Banque X vous a accordé au 01/01/04 un crédit de 150.000,00 sur trois ans avec un taux d’intérêt (0%) et un remboursement en annuités constantes à la fin de chaque période : Date uploads/Finance/ gestion-comptable-financiere-d-x27-une-association.pdf