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Guide de rédaction d’un rapport technique à l’intention des étudiants de la Fac

Guide de rédaction d’un rapport technique à l’intention des étudiants de la Faculté des sciences et de génie Isabelle Clerc Éric Kavanagh René Lesage Département de langues, linguistique et traduction Faculté des lettres Christian Bouchard Département de génie civil Faculté des sciences et de génie Université Laval décembre 2004 © Tous droits réservés, 2004. ii AVANT-PROPOS Cette deuxième version du Guide de rédaction d’un rapport technique a été revue de manière à mieux répondre aux exigences des responsables du cours COM-21573 Ingénierie, design et communication. Les règles d’organisation générale d’un document technique sont adaptées à la situation des étudiants inscrits dans le cours. Elles s’articulent autour de leur démarche de recherche. À ce titre, le guide sert de modèle pour la présentation des travaux d’étape et du travail final. Les capsules linguistiques de la première version, auxquelles s’ajoute un développement sur l’art de construire des phrases, ont été intégrées dans une partie intitulée Mise en texte. Les auteurs espèrent que les étudiants tireront profit du guide dans leur démarche de recherche. On pourra aussi consulter les ouvrages suivants pour approfondir la matière sur certains aspects de la rédaction des rapports techniques : Cajolet-Laganière et coll. (1997), Desjeux et coll.(1997), Griselin et coll. (1999), Larose (1992), Clerc (2000). iii RÉSUMÉ Ce Guide de rédaction d’un rapport technique s’adresse aux étudiants inscrits dans le cours COM-21573 Ingénierie, design et communication. Il a été conçu à la demande des professeurs responsables de cet enseignement. Il propose une démarche de rédaction de rapport adaptée à la méthodologie d’ingénierie et de design proposée dans le cours. Cette méthodologie comporte différentes étapes que les étudiants doivent franchir pendant la session. Le guide montre d’abord comment la démarche de rédaction d’un rapport scientifique et technique s’articule avec les différentes étapes de construction d’un projet d’ingénierie et de design. Dans une deuxième partie, sont examinés les enjeux de la rédaction du rapport scientifique et technique. Les règles du genre y sont définies. Les différents modes de pensée, décrire, analyser, convaincre sont situés dans leur relation au texte écrit. La structure du rapport fait l’objet de la troisième partie. Le guide présente, dans la quatrième partie, des conseils pour la rédaction. Ces conseils portent sur des règles de base dans la rédaction des rapports scientifiques et techniques : la construction des paragraphes et des phrases, le choix des mots, l’emploi des pronoms, le choix des temps des verbes. La cinquième partie porte sur les consignes de présentation matérielle du rapport. La qualité du texte dépend en bonne part de l’application de ces conseils et recommandations. Les étudiants pourront tirer profit de ce guide tout au long de leur cheminement et plus particulièrement au moment de la rédaction des rapports d’étape et du rapport final. Mots-clés : ingénierie et design - rapport technique – principes de rédaction – mise en texte iv Table des matières 1. Introduction ...............................................................................................................................1 2. La démarche de rédaction ........................................................................................................3 2.1. L’analyse du mandat.............................................................................................................3 2.2. La collecte des données........................................................................................................7 2.3. La structuration des données ................................................................................................7 3. Présentation du rapport............................................................................................................9 3.1. Les enjeux.............................................................................................................................9 3.1.1. Informer (ou décrire)...........................................................................................10 3.1.2. Analyser (ou expliquer) ......................................................................................12 3.1.3. Convaincre ..........................................................................................................14 3.2. Les caractéristiques générales du rapport technique ..........................................................16 4. Structure du rapport...............................................................................................................19 4.1. Les pages préliminaires......................................................................................................19 4.1.1. La page de titre....................................................................................................19 4.1.2. Les remerciements ..............................................................................................19 4.1.3. Le résumé ou sommaire ......................................................................................20 4.1.4. Le sommaire de gestion ......................................................................................21 4.1.5. La table des matières...........................................................................................22 4.2. L’introduction.....................................................................................................................22 4.3. Le développement ..............................................................................................................24 4.4. La conclusion......................................................................................................................26 5. La mise en texte .......................................................................................................................29 5.1. De la structure globale du texte à la division en paragraphes ............................................29 5.2. La construction des phrases................................................................................................32 5.2.1. Rédiger des phrases.............................................................................................32 5.2.2. Choisir les mots...................................................................................................39 5.2.3. Employer les pronoms ........................................................................................40 5.2.4. Choisir les temps des verbes ...............................................................................46 v 5.2.5. Distinguer récit et rapport ...................................................................................46 5.3. Choisir les temps dans un rapport technique......................................................................48 5.4. La relecture.........................................................................................................................53 6. Présentation matérielle ...........................................................................................................56 6.1. Format du texte...................................................................................................................56 6.2. Numérotation......................................................................................................................57 6.3. Tableaux .............................................................................................................................57 6.4. Figures................................................................................................................................58 6.5. Insertion des tableaux et des figures dans le texte..............................................................59 6.6. Croquis et calculs ...............................................................................................................60 6.7. Abréviations .......................................................................................................................61 6.8. Références ..........................................................................................................................61 7. Conclusion................................................................................................................................65 8. Bibliographie............................................................................................................................66 Annexe 1- Modèle de page titre ……………………………………………………………….67 vi Liste des tableaux Tableau 1 Distinction entre faits et analyse 13 Tableau 2 Structure et composition de l’introduction 23 Tableau 3 Types de recommandation. 27 Tableau 4 Taille des caractères 56 Tableau 5 Contenu d’une feuille de calcul 61 Liste des figures Figure 1 – Échéancier 6 Figure 2 – L’art de convaincre 15 Figure 3 – Types de rapports et composantes obligatoires 17 Figure 4 – Exemple de figure à caractère technique 59 Figure 5 ─ Illustration montrant comment citer et placer un tableau 60 1 1. Introduction Rédiger n’est pas une tâche simplement mécanique et superficielle. Certains écrits, comme le rapport technique, exigent une longue planification de travail : on ne s’y met pas la veille de la remise du rapport ! Le travail d’équipe nécessite aussi une collaboration soutenue et efficace, même pour la rédaction. Ce guide porte sur les différentes étapes de la construction du rapport. Le guide propose une démarche de rédaction et quelques conseils d’écriture. Il présente une démarche qui vous aidera à planifier, à concevoir, à rédiger et à évaluer votre rapport technique. Bien que ce guide ne soit pas un manuel complet de rédaction technique, la démarche qu’il propose est celle qu’utilisent les professionnels de la communication écrite. Le guide s’adresse à tous ceux qui ont à rédiger un rapport technique, qu’ils soient étudiants, professeurs ou professionnels. La démarche s’appuie sur des principes généraux de rédaction. Elle est aussi adaptée aux exigences de présentation de votre travail dans le cours Ingénierie, design et communication. Vous pourrez l’appliquer à d’autres projets d’écriture. Voici comment nous allons procéder. D’abord, avant d’entreprendre le travail de rédaction, nous ferons un survol de la démarche du rédacteur professionnel (Première partie : La démarche de rédaction). Nous verrons dans quelle mesure elle s’applique à votre situation. Vous constaterez qu’écrire un rapport, c’est bien plus que simplement « écrire ». C’est analyser les besoins de votre futur lecteur (votre destinataire), les moyens linguistiques et visuels à privilégier pour présenter vos données, les contraintes de temps et la responsabilité de chacun dans le travail. C’est inventorier toute l’information à présenter. C’est structurer toute cette information de manière à l’adapter à la fois aux besoins de votre destinataire et aux contraintes inhérentes aux rapports techniques Après avoir survolé la démarche de rédaction, nous présenterons le rapport technique (Deuxième partie : Caractéristiques du rapport). Quels sont ses enjeux et ses caractéristiques générales ? Ainsi informés, vous serez en mesure de mieux comprendre la tâche qui vous est demandée et les défis qu’elle suppose. Connaître le genre d’écrit à produire est essentiel pour la réussite d’un acte de communication 2 Construire un rapport, c’est aussi savoir rédiger les textes qui prendront place dans cette structure : introduction, développement, conclusion, pages annexes, pages liminaires… Cela fait l’objet de la troisième partie qui porte sur la structure du rapport. Réussir un rapport technique, c’est écrire, dans des paragraphes et dans des phrases. C’est aussi relire attentivement le tout avant de remettre le travail à son destinataire. Il faut donc revoir l’information, la structure, la langue, le style et le ton choisis. Trucs, conseils, principes et… méthode ! Grâce à cette quatrième partie, qui explique la mise en texte du rapport, vous passerez alors de la théorie à l’action La cinquième partie (présentation matérielle) comporte un ensemble de directives sur les caractères, les tableaux et les figures. Elle porte aussi sur la manière de présenter les références dans le texte et à la fin du rapport. Bon travail ! 3 2. La démarche de rédaction Rédiger un rapport technique, c’est mettre en œuvre une démarche qui va bien au-delà du simple exercice de rédaction. D’abord et avant tout, il faut déterminer les paramètres du document à produire et bien définir les étapes de sa production. Pour ce faire, le rédacteur doit revenir au mandat de départ s’il veut éviter de se perdre en chemin (2.1 L’analyse du mandat). Dans la plupart des situations de communication écrite, il est nécessaire d’amasser de l’information sur un sujet donné avant de rédiger. Dans le cas du rapport, ce sont les travaux de recherche et d’analyse préalablement exécutés qui fourniront l’information de base pour la rédaction du document (2.2 La collecte des données). Une fois que les informations sont colligées, le travail du rédacteur consiste à mettre de l’ordre dans le chaos ! Bien sûr, c’est plus facile à dire qu’à faire ! Structurer l’information, c’est l’art de regrouper et de hiérarchiser (2.3 La structuration des données). 2.1. L’analyse du mandat Tous les documents écrits résultent d’une intention de communiquer. Dans cette mise en scène, deux acteurs principaux interviennent : l’émetteur et le destinataire. L’émetteur est celui qui a le mandat de composer le document. Le destinataire est celui à qui s’adresse le document, à savoir le client du rédacteur. Le sujet traité dans le document et la forme du document lui-même peuvent varier en fonction du contexte. Enfin, il faut uploads/Finance/ guide-redaction-v2004.pdf