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La présentation de la lettre 1 D:\ANNEE2~1\THORIE~1\La présentation de la lettre documentation.doc 1 LA PRÉSENTATION DE LA LETTRE D'AFFAIRES 1.1 Le cadre de référence 1.1.1 Les formats Marges Format standard accepté Format commercial conseillé • gauche • droite • supérieure • inférieure 2 cm 1 cm 1,3 cm 0,5 cm 3,3 cm 2 cm 2 cm 0 cm 1.1.2 Les constituants de la lettre commerciale, administrative ou d'affaires On peut distinguer: • les éléments obligatoires qui sont définis par la loi commerciale, • les éléments utiles qui permettent une bonne gestion du courrier, • les mentions spécifiques qui concernent La Poste, • les mentions particulières qui concernent les correspondants. Les éléments obligatoires • l'en-tête • la date • la suscription • la vedette • le corps de la lettre • la souscription Les éléments utiles • à l'identification: o l'objet o les références • à l'expédition: o les annexes Les mentions spécifiques (additions) • Recommandé • Par avion • Imprimé • Express • Personnel Les mentions particulières • la mention "Copie à" • le Post-scriptum (P.-S.) 1.1.3 Les zones de la lettre Chacune des mentions est placée dans une zone spécifique. Les zones sont imposées par: l'emplacement de la fenêtre vitrifiée de l'enveloppe, des exigences d'équilibre de la présentation, des normes pour une lecture aisée et rapide. Ces zones sont applicables à tous les types de disposition. Les repères des hauteurs peuvent s'évaluer en centimètres ou par rapport aux lignes. Les lignes d'écriture peuvent varier à l'intérieur des zones selon les éléments repris dans la lettre. Les repères sont parfois évalués en "interligne 1". La présentation de la lettre 2 D:\ANNEE2~1\THORIE~1\La présentation de la lettre documentation.doc 1.1.4 Remarque La référence à cette unité de mesure n'exclut pas d'utiliser la méthode de travail "format paragraphe". 1 Les hauteurs fixes de référence 2 3 En-tête 1,70 cm Zone de l'en-tête et de la date 4 5 6 7 8 9 Date 3, 81 cm 10 11 12 5,08 cm Zone réservée à l'expédition 13 +++++++++ (7 lignes disponibles) 14 +++++++ ++ 5,93 cm 15++++ +++++ 16 17 18 19 valeur minimum 2 blancs 20 Vos références 21 Vos références Nos références Zone d'identification 22 Nos références (5 à 6 lignes disponibles) 23 2 blancs 24 25 Objet 26 27 11,43 cm 28 Vedette 29 1 blanc 30 Corps de la lettre +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ 31 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Remarque pour obtenir un bon équilibre Les hauteurs des éléments d'identification et de la vedette sont mobiles selon les éléments à placer. Si la dernière ligne réservée à la suscription est utilisée, les références ne pourront se situer à la 20e ligne. Il sera possible de placer les références sur une seule ligne (ligne 21), l'objet se trouve alors à la 24e ligne, la vedette se place alors à la 27e ligne. La valeur minimum de 2 interlignes suit l'objet. En effet, si le corps de la lettre est petit, on peut laisser 3 interlignes entre l'objet et la vedette. Le principe est respecter les zones. ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++++++++++++++++++++++++++++. Zone d'identification du signataire (la souscription) (6 à 8 lignes disponibles) (valeur minimum de 2 interlignes blancs) Annexe(s) Zone utile à l'expédition * Copie à et au destinataire 3 cm minimum du bord inférieur de la feuille (support papier) La présentation de la lettre 3 D:\ANNEE2~1\THORIE~1\La présentation de la lettre documentation.doc 1.2 Les dispositions Selon le style de présentation, la suscription se place soit contre la marge gauche, soit dans la partie droite face à la fenêtre de l'enveloppe. La date et la souscription s'alignent sur la suscription. En fonction des alignements gauche/droite, on distingue les dispositions: bloc à la marge et la disposition normalisée (alignement gauche), bloc à la date (alignement droit: date, suscription et souscription). La disposition normalisée est une disposition enrichie de la mention "Votre lettre du". Les éléments d'identification se situent sur une ligne. Le choix d'une disposition est souvent déterminé par celui de l'enveloppe à fenêtre utilisée et par l'organisation de l'entreprise. 1.2.1 Remarques Les types de dispositions présentés ici sont des formats types. Le but des schémas de lettre proposés est de donner des principes généraux pour obtenir un ensemble équilibré et rationnel. L'aspect visuel doit être sobre et équilibré. L'aspect fonctionnel oblige à suivre une logique de présentation pour faciliter la lecture et la gestion du courrier dans l'entreprise. Le chef d'entreprise peut apporter certains changements à son courrier. Toutefois, les zones, les principes de base et la logique des alignements sont des principes qui ne peuvent s'ignorer. A retenir La présentation d'une lettre est le cachet de l'homme cultivé; c'est le stimulus visuel qui sollicite en premier lieu le correspondant. L'ensemble doit être esthétique. 1.2.2 La mention Copie(s) à Si une copie de la lettre est envoyée pour information à une tierce personne, le destinataire principal du message doit toujours en être informé. La rubrique "copie" figure sur la lettre dans un double but: 1° elle est un aide-mémoire pour l'expéditeur, 2° elle informe le destinataire de l'envoi de la copie de la lettre, 3° elle est un moyen de vérification pour le responsable de l'expédition. Cette rubrique est suivie du ou des noms des personnes concernées. Elle se place à l'endroit ou sous la mention "Annexe". Un interligne au moins sépare les deux mentions. 1.2.3 La mention "Post-scriptum" Depuis l'utilisation du traitement de texte cette mention ne pourrait avoir que le but d'attirer l'attention du lecteur. Ceci se pratique parfois dans un contexte publicitaire. La présentation de la lettre 4 D:\ANNEE2~1\THORIE~1\La présentation de la lettre documentation.doc 2 LES ÉLÉMENTS CONSTITUTIFS DE LA LETTRE ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE 2.1 Les mentions indispensables 2.1.1 L'en-tête ou les coordonnées de l'expéditeur Si le papier n'est pas pré imprimé, l'adresse de l'expéditeur peut se placer à la marge de gauche à la quatrième ligne. Elle peut aussi être décalée d'un centimètre vers la gauche. Le nom d'une personne peut se présenter indifféremment en lettres minuscules ou en lettres capitales. Il s'agit dans ce cas de la personnalité de l'expéditeur ou d'un critère esthétique. La date est indiquée sous la dernière ligne en appui droite. On peut introduire le code postal et la localité, et ne pas mettre ces éléments dans l'en-tête. Exemples 5000 Namur, le 5 mars 200# Le 5 mars 200# (possibilité si le code postal et la localité figure dans l'en-tête) 2.1.2 La date La date est d'une importance capitale: elle permet un classement par ordre chronologique; le correspondant se réfère à la date de la communication reçue pour introduire sa réponse; la lettre peut entraîner des effets juridiques déterminés. 2.1.3 Les formats classiques sont applicables aux formats non normalisés La date respecte le format alphanumérique sauf dans les formulaires comme la lettre normalisée. Exemples: Namur, le 1er janvier 200# Le 6 décembre 200# Il n'y a pas de zéro avant le chiffre unique qui représente le jour. Le nom du mois ne prend pas d'initiale majuscule. Le millésime est obligatoirement représenté par 4 chiffres (norme ISO). Il n'y a pas de point après la date. Le format normalisé (applicable aux formulaires normalisés) Pour indiquer une date de naissance, le seul format admis est celui qui présente l'année, le mois et ensuite le jour. Ce format est aussi utilisé dans les banques de données et dans les formulaires normalisés. Exemple: 2005-12-20 La présentation de la lettre 5 D:\ANNEE2~1\THORIE~1\La présentation de la lettre documentation.doc Remarque La date indiquée sur la lettre doit toujours être celle du jour de son expédition, qui n'est pas toujours celui de sa présentation. 2.1.4 La suscription La suscription doit figurer sur la lettre même. Elle permet un classement onomastique et évite à la lettre de se perdre. La zone de la suscription est toujours fixe. Sept lignes sont disponibles pour l'adresse du destinataire sous l'adresse pré imprimée de l'expéditeur. Les éléments sont le cas échéant placés de la manière suivante: les mentions spécifiques le destinataire la fonction ou le département concerné la firme ou l'organisation la rue, le numéro, la boîte ou le numéro de la boîte postale le code postal et la commune le pays. La première ligne de la suscription occupe de la 12e à la 14e ligne selon les éléments repris. 1 2 3 4 Atelier GRAPHISCREEN Tél. 081 55 99 33 5 Quai de la Meuse 54 6 5000 NAMUR 7 8 Le 21 mars 2005 9 10 11 12 Recommandé mention spécifique 13 Madame Florence Dubois destinataire 14 Administratrice fonction ou département 15 Technicolor sa firme ou organisation 16 Rue de l'Informatique 156 boîte 5 rue, numéro, boîte ou numéro de boîte postale 17 1040 Bruxelles code postal et commune 18 Belgique pays 19 20 21 Nos références 22 ../.. 23 24 Les normes de rédaction de la suscription recommandée par La Poste 25 26 27 Madame, Les lignes de la suscription sont toujours alignées. Le cadre adresse contient 36 caractères en 1/10 pouce ou 45 caractères en 1/12 pouce. Aucune indication autre que l'adresse ne peut apparaître dans la fenêtre. La présentation de la lettre 6 D:\ANNEE2~1\THORIE~1\La présentation de la lettre documentation.doc L'adresse doit uploads/Finance/ la-presentation-de-la-lettre-documentation.pdf