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1 III- MANUEL DES PROCEDURES Le manuel des procédures doit permettre une meille

1 III- MANUEL DES PROCEDURES Le manuel des procédures doit permettre une meilleure fiabilité du contrôle interne et une transparence dans les opérations de l’organisme. Ce contrôle englobe l’ensemble des techniques mises en oeuvre par un organisme pour s’assurer que les opérations qu’il effectue : - correspondent à des opérations engagées dans l’intérêt exclusif de l’entreprise en conformité avec son objet social ou sa mission ; - permettent la meilleure allocation des fonds disponibles ; - sont exhaustivement recensées dans les systèmes comptables et de contrôle de gestion ; - sont correctement valorisées dans les états comptables et financiers de l’entreprise ; - sont constamment maîtrisées par les acteurs de l’entreprise ; - assurent dans la durée la sauvegarde du patrimoine et des actifs incorporels de l’entreprise. La mise en place d’un système de contrôle interne permet d’assurer une maîtrise préventive des opérations de l’organisme. Sa mise en application implique un ensemble de procédures détaillées et précisées pour chaque opération de l’organisme. A chacune des opérations visées par les procédures, s’attache un ou plusieurs principes généraux de contrôle pour faire respecter les objectifs du contrôle interne. Les techniques de contrôle sont elles-mêmes susceptibles d’être adaptées au cas spécifique de chaque organisme pour tenir compte de ses particularités. Le contrôle interne s’appuie sur des procédures couvrant l’ensemble des opérations à caractère répétitif. Ces opérations peuvent être traitées, à la condition d’y être adaptées, selon les moyens dont dispose l’organisme. Pour assurer le caractère effectif de la prévention des risques, le principe de la séparation des tâches empêche une seule personne de remplir les différentes étapes de la procédure. Par exemple, admettre qu’une même personne sélectionne la marchandise, passe la commande, la réceptionne et la paye, ne donne aucune assurance d’éviter les risques d’erreurs dans le choix, de transcription comptable erronée, de paiement indu, voire de malversation, ni d’en détecter les effets. Il est donc important que ces différentes opérations soient réalisées par des acteurs différents, selon des modalités précises et prédéfinies, et dont l’exécution peut être vérifiée par des tiers. De surcroît, ces acteurs doivent pouvoir être jugés sur des critères différents d’efficacité assurant leur indépendance dans la réalisation des tâches confiées. Les opérations doivent être traitées dans le cadre de procédures organisées et systématiques. A ce titre, le manuel d’organisation comptable et financière et le manuel des politiques d’achat et d’approvisionnement constituent les instruments fondamentaux du contrôle interne. 1. Manuel d’organisation comptable et financière Le manuel d’organisation comptable et financière est un des instruments de contrôle devant être instaurés par chaque organisme. Ce document comprendra : − le descriptif des règles et principes généraux de l’organisation des fonctions comptable et financière sur la base des règles d’un bon contrôle interne ; − la détermination des règles de tenue et de suivi de l’information comptable et financière pour une bonne maîtrise de la situation de l’organisme ; − la définition d’un cadre régissant les relations de la fonction comptable et financière avec l’audit interne et externe. De ces éléments, découlent trois volets de normes d’élaboration du manuel des procédures et de l’organisation comptable et financière : − organisation et procédures comptables ; − organisation et procédures financières ; 2 − relations de la fonction comptable et financière avec l’audit interne et externe ; − présentation, publication et communication de l’information financière. A- Organisation et procédures comptables Ce document vise à décrire les règles générales et les lignes directrices permettant à chaque organisme : − de se conformer aux dispositions légales et réglementaires en matière comptable et financière ; − d’adopter une organisation et un système de procédures optimal et sécurisé du point de vue du contrôle interne ; − de permettre l’obtention d’une information fiable ; − d’optimiser la gestion financière de l’organisme ; − de prévenir les risques éventuels ; − de définir les règles de contrôle en relation avec les fonctions d’audit interne et externe. La fonction comptable de chaque organisme doit être structurée autour : − d’une organisation claire avec une définition des fonctions et une séparation des tâches ; − d’un ensemble de règles de tenue de la comptabilité générale budgétaire et analytique ; − d’un système de procédures comptables établies sur la base des règles d’un contrôle interne fiable. Principes généraux d’organisation de la fonction comptable L’organisation comptable de chaque EEP doit être adaptée en fonction : − du secteur et du nombre des activités ; − de la taille de l’organisme ; − de la complexité de ses opérations. Par conséquent, chaque établissement définira l’organisation type qui lui permettra d’obtenir une information comptable fiable et pertinente et qui doit être bâtie sur les règles et principes suivants : Elaboration d’un organigramme de la fonction comptable L’organigramme de la fonction comptable doit être le reflet d’une organisation par groupes homogènes d’opérations comptables. Cette structuration permettra : − une spécialisation des intervenants par module ; − une maîtrise de la continuité des flux d’opérations ; − une interface avec les autres fonctions de l’organisme. Chaque cellule de l’organigramme doit être supervisée par un niveau d’encadrement suffisant. Les groupes d’opérations sur la base desquels sera bâti l’organigramme de la fonction comptable sont à titre indicatif les suivants : − une fonction de responsable comptable ayant une vision d’ensemble de la fonction, des différents flux d’informations et d’opérations, et ayant en charge l’analyse et le contrôle de l’information comptable émise ; − une fonction de responsable informatique du module comptable ; − un groupe d’opérations produits-clients ou recettes qui a pour mission de suivre comptablement les opérations de ventes, facturation, etc ; − un groupe d’opérations coût qui a pour mission de suivre les opérations d’approvisionnement, du personnel, des tiers, de la comptabilité analytique, etc ; 3 − un groupe d’opérations d’investissement qui a pour mission de suivre comptablement les opérations de financement ; − un groupe d’opérations qui a pour mission de suivre les mouvements d’encaissement - décaissement et du système budgétaire. Définition des fonctions La séparation des tâches doit être l’objectif visé par une meilleure définition des attributions de chaque poste et leur connaissance par chaque intervenant. Cette définition doit être détaillée par opérations élémentaires la plus précise possible. Il est souhaitable, également, que chaque tâche fasse l’objet d’une quantification et d’une évaluation du temps requis permettant de définir les moyens humains nécessaires en cas d’augmentation des volumes des opérations de l’organisme. L’attribution des fonctions doit être basée sur les critères de compétence et d’expérience des intervenants. En outre, la sécurité des opérations de l’organisme requiert une définition des pouvoirs et des responsabilités devant faire l’objet de délégations de pouvoirs écrites et mises à jour. Séparation des tâches La séparation des tâches est une mesure de contrôle interne à laquelle l’organisme doit veiller scrupuleusement. Elle permet d’éviter les erreurs volontaires et involontaires et d’instaurer des règles de contrôle et de recoupement réciproques. A ce titre, l’organigramme comptable de chaque organisme doit être fondé sur la séparation des fonctions : − d’autorisation ; − de comptabilisation ; − d’encaissement- décaissement ; − de relance, recouvrement et établissement des avoirs ; − de supervision et contrôle des travaux. A titre indicatif, les tâches suivantes ne doivent pas faire l’objet d’un cumul entre les mains d’un nombre réduit de personnes : − courrier-ouverture ; − courrier-signature ; − achats-Bon de commande ; − achats-vérification factures ; − achats-bons à payer ; − achats-comptabilité ; − ventes-bon d’expédition ; − ventes-facturation ; − ventes-contrôle-tarif-calcul ; − ventes-relances ; − ventes-avoirs ; − ventes-comptabilité ; − caisse-visa des pièces ; − caisse-tenue du brouillard ; − caisse-détention des espèces ; − caisse-comptabilité ; − banques-établissement des chèques ; − banques-bordereaux de remise ; − banques-signatures ; − banques-comptabilité ; − paie-établissement bulletins ; − paie-livre de paie ; − paie-règlements ; 4 − paie-déclarations sociales ; Principes et règles de tenue de la comptabilité générale, budgétaire et analytique Ces règles sont élaborées sur la base des : − prescriptions légales et réglementaires ; − sécurités d’un bon système de contrôle interne ; − règles d’une gestion efficace et efficiente. Ces règles et principes couvrent les domaines suivants : − la comptabilité générale ; − le système budgétaire ; − la comptabilité analytique. Principes et règles de tenue de la comptabilité générale Les principes et règles de tenue de la comptabilité générale doivent être fondés sur la base : − des lois, règlements et usages de commerce ; − des règles générales de contrôle interne. Ces principes et règles doivent être articulés autour des prescriptions suivantes : − application des principes comptables fondamentaux prescrits par la loi et le CGNC permettant d’atteindre l’objectif d’image fidèle ; − saisie exhaustive de tout fait, événement ou situation nés au cours de l’exercice, enregistrés chronologiquement, opération par opération et jour par jour ; − tenue des enregistrements comptables de façon claire et sans compensation. Chaque enregistrement doit préciser l’origine, le contenu et l’imputation du mouvement ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie ; − recherche de la réalité des opérations par la réalisation uploads/Finance/ le-manuel-des-procedures-comptables.pdf