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Projet Niger LIRE Learning Improvement for Results in Education MANUEL DE PROCE

Projet Niger LIRE Learning Improvement for Results in Education MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET DE CLOTURE TOME 5 : PROCEDURES COMPTABLES Septembre 2020 MINISTERE DES ENSEIGNEMENTS SECONDAIRES (MES) MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT PRIMAIRE, DE L’ALPHABETISATION, DE LA PROMOTION DES LANGUES NATIONALES, ET DE L’EDUCATION CIVIQUE (MEP) SIGLES ET ABBREVIATIONS ACPT Assistant Comptable AI Auditeur Interne AU/DCIF Acte Uniforme relatif au Droit Comptable et à l'Information Financière BU Banque Unité Régionale d'Appui Technique CAGE Comptabilité Analytique de Gestion et d'Engagements CAI CAISSE CBP Contrat Basé sur la Performance CD-A Compte Désigné – A CD-B Compte Désigné – B CI Contrôleur Interne CPP Comité de Pilotage du Projet CPT Comptable CUCP Coordonnateur de l'Unité de Coordination des Programmes éducation CURAT Coordonnateur de l'Unité Régionale d'Appui Technique DAO Dossier d'Appel d'Offre DEP Direction des Etudes et de la Programmation DFIC Direction de la Formation Initiale et Continue DPD Demande de Paiement Direct DPI Direction de la Promotion de l'Informatique DREP Direction Régionale de l'Enseignement Primaire DRES Direction Régionale des Enseignements Secondaires DDES Direction Départementale de l’Enseignement Secondaire DRF Demande de Reconstitution des Fonds DSI Direction des Statistiques et de l’Informatique ENI Ecole Normale d’Instituteurs ENS Ecole Normale Supérieure GF Gestion Financière IDA Association Internationale de Développement ILD Indicateurs Liés aux Décaissements IUTS Impôt Unique sur les Traitements et Salaire MEP Ministère de l’Enseignement Primaire, de l’Alphabétisation, de la Promotion des Langues Nationales, et de l’Education Civique MES Ministère des Enseignements Secondaires OHADA Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires P-LIRE Projet ‘’Learning Improvement for Results in Education’’ PMAQ Programme de Paquet Minimum Axé sur la Qualité PTBA Plan de Travail et Budget Annuel RAF Responsable Administratif et Financier SIGE Système d’Information pour la Gestion de l’Education SPM Spécialiste en Passation des Marchés SSE Spécialiste en Suivi Evaluation SYSCOHAD A Système Comptable de l`Organisation pour l`Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires TER Tableau Emplois/Ressources UAM Université d’Abdou Moumouni UCP Unité de Coordination des Programmes éducation URAT Unité Régionale d’Appui Technique USD United State Dollars Manuel de procédures du P-LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET CLOTURE REF : TOME 5 Page 3 sur 55 Folio : SOMMAIRE REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive SOMMAIRE SIGLES ET ABBREVIATIONS_______________________________________________2 I. CADRE REGLEMENTAIRE ET ORGANISATION COMPTABLE__________4 1.1. Cadre comptable général_______________________________________________4 1.2. Règles générales_______________________________________________________6 1.2.1. Structure et plan comptable du P-LIRE_______________________________________________6 1.2.2. Structure et plan analytique et budgétaire_____________________________________________7 1.2.3. Amortissement des immobilisations_________________________________________________9 1.2.4. Journaux comptables_____________________________________________________________9 1.2.5. Processus de comptabilisation des opérations et archivages______________________________10 1.3. Planning des travaux comptables (UCP et URAT)__________________________12 1.3.1. Travaux quotidiens______________________________________________________________12 1.3.2. Travaux mensuels_______________________________________________________________13 1.3.3. Travaux annuels________________________________________________________________14 1.4. Analyses et Contrôles comptables_______________________________________16 1.4.1. Objet et généralités______________________________________________________________16 1.4.2. Contrôle des comptes de Tiers fournisseurs___________________________________________16 1.4.3. Lettrage des tiers fournisseurs_____________________________________________________16 1.4.4. Contrôle des comptes d’attente avec les Partenaires de mises en œuvre_____________________17 1.4.5. Comptes devant avoir un solde nul_________________________________________________17 1.4.6. Contrôles de l'exhaustivité de l'enregistrement des factures et décomptes___________________17 1.4.7. Contrôle de cohérence du compte d'immobilisations corporelles et du fichier des immobilisations 17 1.4.8. Travaux de clôture comptable (Inventaire)___________________________________________17 II. GUIDE D’IMPUTATION COMPTABLE________________________________19 2.1. Principes généraux____________________________________________________19 2.2. Principaux schémas d’écriture__________________________________________19 2.2.1. Achats de biens et services________________________________________________________20 2.2.2. Acquisitions d’immobilisations pour l’UCP__________________________________________21 2.2.3. Acquisitions d’immobilisations pour les bénéficiaires__________________________________22 2.2.4. Dépôts et cautionnements versés___________________________________________________23 2.2.5. Opération avec le personnel du projet_______________________________________________24 2.2.6. Frais de missions et des dépenses d’activité__________________________________________26 2.2.7. Avance initiale et approvisionnement des comptes désignés_____________________________27 2.2.8. Demande de reconstitution des fonds (DRF)__________________________________________28 2.2.9. Demande de paiement direct (DRF)________________________________________________29 2.2.10. Paiements directs au profit des partenaires de mises en œuvre__________________________30 2.2.11. Opérations avec l’URAT_______________________________________________________32 2.2.12. Opérations de sortie des immobilisations__________________________________________33 2.2.13. Vente des dossiers d’appels d’offres______________________________________________34 III. ANNEXES__________________________________________________________35 Annexe 1: Fiche d'imputations comptables..............................................................................35 Annexe 2: Plan comptables.......................................................................................................37 Annexe 3: Plan analytique........................................................................................................42 Annexe 4: Etats financiers........................................................................................................46 Annexe 5: Synthèse de la séparation des fonctions comptables...............................................50 Manuel de procédures du P-LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET CLOTURE REF : TOME 5 Page 4 sur 55 Folio : CADRE REGLEMENTAIRE ET ORGANISATION COMPTABLE REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive I. CADRE REGLEMENTAIRE ET ORGANISATION COMPTABLE 1.1. CADRE COMPTABLE GÉNÉRAL 1. Les dispositions de l’Acte Uniforme de l’OHADA portant sur le Droit Comptable à l’Information Financière (AU/DCIF) et son Système comptable (SYSCOHADA) seront appliqués dans le cadre du P-LIRE en tenant compte des pratiques comptables admises au niveau des projets sous financement de la Banque Mondiale. 2. En effet, la comptabilité de Projet se distingue de la comptabilité de société par le fait qu’elle n’a pas un objectif de résultat d’exploitation. Le Projet est une structure d’exécution qui réalise des activités détaillées dans le PTBA (validé par le CPP et la Banque Mondiale), et financées au moyen de subventions rétrocédées par l’Etat dans le cadre d’un Accord de financement signé avec les Bailleurs de fonds internationaux. La comptabilité de Projet doit respecter l’équilibre entre les dépenses (emplois) et les subventions (ressources) qui servent à les financer. Organisation comptable 3. Au niveau du P-LIRE, la comptabilité sera tenue au niveau central par le CPT (UCP) et décentralisé par les ACPT (URAT). Une consolidation de la comptabilité sera réalisée mensuellement par l’UCP. La comptabilité tenue au niveau du P-LIRE est une comptabilité d’engagement distincte de la comptabilité de trésorerie. En effet, les opérations seront comptabilisées dès leur naissance et après leur approbation sans attendre leur règlement. Tous les engagements envers les tiers (fournisseurs, personnel, Banque Mondiale…) doivent être comptabilisés. Figure 1 : Organisation comptable au niveau du P-LIRE Principes comptables retenus Manuel de procédures du P-LIRE Comptabilité consolidé Comptabilité UCP Comptabilité URAT Diffa Comptabilité URAT Maradi Comptabilité URAT Tahoua Comptabilité URAT Tillaberi Comptabilité URAT Zinder 6xx. Charges d’exploitation 7xx. Subventions d’exploitation 2xx. Immobilisations 1xx. Subvention d’investissement LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET CLOTURE REF : TOME 5 Page 5 sur 55 Folio : CADRE REGLEMENTAIRE ET ORGANISATION COMPTABLE REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive 4. Les principes comptables ci-après doivent être scrupuleusement respectés. Leur respect aboutit à la sincérité, régularité et à l’image fidèle au niveau des états financiers: Manuel de procédures du P-LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET CLOTURE REF : TOME 5 Page 6 sur 55 Folio : CADRE REGLEMENTAIRE ET ORGANISATION COMPTABLE REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive PRINCIPES OBJECTIF Le principe de prudence Pour une appréciation raisonnable des événements et des opérations à enregistrer, le CPT doit éviter de transférer sur l’avenir des risques actuels. Les opérations ne seront comptabilisées que si elles sont réalisées et validées selon les procédures en vigueur. La transparence Ce principe a comme objectif de donner une présentation claire et loyale de l’information financière sans l’altérer ou la déformer. L’importance significative En vertu de ce principe, tout élément susceptible d’influencer le jugement que les destinataires des états financiers peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et le résultat du projet doit leur être communiqué. En particulier, les notes explicatives du Bilan et TER doivent être détaillées. L’intangibilité du bilan Le bilan d’ouverture doit correspondre au bilan de clôture. Ne peuvent être imputés sur les capitaux propres d’ouvertures les incidences des changements de méthodes ainsi que les produits et les charges sur exercices antérieurs. Le coût historique L’évaluation des éléments inscrits en comptabilité est fondée sur la convention du coût historique qui permet d’enregistrer les biens, à leur date d’entrée dans le patrimoine, à leur coût d’acquisition exprimé en unités monétaires courantes. Les biens obtenus gratuitement sont enregistrés à leur valeur vénale. La continuité de l’exploitation Le Projet poursuit ses activités sur un horizon temporel prévisible (5 ans). Les actifs acquis au niveau du P-LIRE seront comptabilisés à leur coût historique comme indiqué ci-dessous. La permanence des méthodes Les méthodes d’évaluation et de présentation utilisées pour l’établissement des états financiers ne doivent pas changer d’un exercice à un autre. Cette constance dans l’application des méthodes permet d’assurer la comparabilité de l’information dans le temps et dans l’espace. Les méthodes suivantes en particulier :  Les schémas comptables adoptés pour la comptabilisation des DRF et DPD; o Total des charges=subvention d’exploitation o Total des immobilisations=subvention d’investissement  La comptabilisation du coût de service (par exemple le compte frais de mission inclus les per diem et les frais d’hébergements. Le coût du transport est comptabilisé distinctement) et ;  La capitalisation des recettes issues de la vente des DAO et des intérêts créditeurs des comptes. Ce principe admet, toutefois, des changements motivés par la recherche d’une meilleure image du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise. Les circonstances de telles modifications sont limitativement prévues. La spécialisation des exercices Il est rattaché à chaque exercice les produits et les charges qui le concernent et uniquement ceux-là. Principe de la prééminence de la réalité sur l’apparence Il y a cinq (05) applications de ce principe, dans le SYSCOHADA :  Inscription à l’actif du bilan (comme si le Projet en était propriétaire) des biens détenues avec « réserve de propriété » ;  uploads/Finance/ mafc-lire-tome-5-procedures-comptable-def-2.pdf