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REPUBLIQUE DU CAMEROUN ---------- REPUBLIC OF CAMEROON ---------- Paix-Travail-

REPUBLIQUE DU CAMEROUN ---------- REPUBLIC OF CAMEROON ---------- Paix-Travail-Patrie ---------- Peace-Work-Fatherland ---------- MINISTERE DE L’ELEVAGE, DES PECHES ET DES INDUSTRIES ANIMALES ---------- MINISTRY OF LIVESTOCK, FISHERIES AND ANIMAL INDUSTRIES ---------- MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE, BUDGETAIRE, FINANCIERE, COMPTABLE ET EN PASSATION DE MARCHES Version du 18 mai 2017 PROJET DE DEVELOPPEMENT DE L’ELEVAGE (PRODEL) République du Cameroun PRODEL Manuel de Procédures mai 2017 i SOMMAIRE SOMMAIRE ........................................................................................................................................... I ABREVIATIONS ET ACRONYMES .............................................................................................. IV CONTEXTE ET PRÉSENTATION DU MANUEL ........................................................................... 1 1. DESCRIPTION DÉTAILLÉE DU PROJET .................................................................................... 1 1.1. Objectif de Développement du PRODEL ............................................................................................................... 1 1.2. Composantes du Projet ........................................................................................................................................... 1 1.3. Indicateurs de résultats .......................................................................................................................................... 3 1.4. Durée et coût du projet ........................................................................................................................................... 3 1.5. Bénéficiaires du Projet ........................................................................................................................................... 3 2. DISPOSITIFS INSTITUTIONNELS .............................................................................................. 4 2.1. Tutelle du Projet ..................................................................................................................................................... 4 2.2. Les partenaires du Projet ....................................................................................................................................... 4 2.3. Organes d’exécution du Projet ............................................................................................................................... 5 2.4. Principes de conduite et de gestion du Projet ...................................................................................................... 11 3. OBJECTIFS DU MANUEL ........................................................................................................... 14 4. PROCESSUS D’ÉLABORATION ................................................................................................ 14 5. RESPONSABILITÉS DE LA TENUE À JOUR DU MANUEL ................................................... 15 5.1. Mise à jour du Manuel ......................................................................................................................................... 15 5.2. Méthodologie de mise à jour ................................................................................................................................ 15 6. SYSTÈME D’INFORMATION .................................................................................................... 16 REGISTRE DE MISE A JOUR DU MANUEL DE PROCEDURES ............................................. 17 CHAPITRE I : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE ................................................... 18 1. INTERET DE LA GESTION BUDGETAIRE ............................................................................................. 19 2. PROGRAMMATION DES ACTIVITES ET ELABORATION DU PLAN DE TRAVAIL ET BUDGET ANNUEL ..... 19 2.1. Généralités sur l'élaboration du budget ............................................................................................................... 19 2.2. Planning de l'élaboration du budget .................................................................................................................... 20 2.2. Processus d’élaboration du PTBA........................................................................................................................ 21 2.3. Exécution du budget annuel ................................................................................................................................. 33 2.4. Révision du budget ............................................................................................................................................... 36 2.5. Contrôle budgétaire.............................................................................................................................................. 36 CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE ......................................... 40 PARTIE A : PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER ......................................................... 41 1. Présentation de la fonction ...................................................................................................................................... 41 2. Traitement du courrier au départ ............................................................................................................................ 41 3 Traitement du courrier à l’arrivée ........................................................................................................................... 46 4 Traitement du courrier confidentiel ......................................................................................................................... 49 5. Traitement du courrier électronique ....................................................................................................................... 52 6. Gestion de la télécopie et du téléphone ................................................................................................................... 56 PARTIE B : CLASSEMENT DES DOCUMENTS ........................................................................... 60 1. Plan de classement .................................................................................................................................................. 60 2. Accès aux documents ............................................................................................................................................... 62 3. Destruction des documents périmés ........................................................................................................................ 62 PARTIE C : PROCEDURES DE SECURITE ................................................................................... 63 1. Sécurité du bureau ................................................................................................................................................... 63 2. Entrées et sorties du matériel .................................................................................................................................. 63 3. Sécurité incendie ..................................................................................................................................................... 64 4. Hygiène et santé ...................................................................................................................................................... 64 PARTIE D : PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL ET DES REMUNERATIONS ..... 67 1. Gestion du personnel ............................................................................................................................................... 67 PARTIE E : GESTION DES REUNIONS ET DES MISSIONS ....................................................... 76 1. Généralités .............................................................................................................................................................. 76 République du Cameroun PRODEL Manuel de Procédures mai 2017 ii 2. Réunions .................................................................................................................................................................. 76 3 Missions .................................................................................................................................................................... 76 4. Gestion de la rémunération ..................................................................................................................................... 83 5. Sanctions et évaluation ............................................................................................................................................ 85 PARTIE F : PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE...................................................... 98 1. Immobilisations ....................................................................................................................................................... 99 2. Stocks ..................................................................................................................................................................... 111 3. Gestion des véhicules ............................................................................................................................................ 123 4. Entretien et réparation .......................................................................................................................................... 130 CHAPITRE III : PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES ......................................... 133 3.1. DIRECTIVES EN PASSATION DES MARCHES .................................................................. 134 3.2. TEXTES APPLICABLES ......................................................................................................... 134 3.2.1. Procédures de l’IDA ........................................................................................................................................ 134 3.2.2. Procédures nationales ..................................................................................................................................... 134 3.3. COMMISSION SPECIALE DE PASSATION DES MARCHES ............................................ 135 3.3.1. Comité d’Achat ................................................................................................................................................ 137 3.3.2. Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué ........................................................................................... 137 3.3.3. Spécialiste en Passation des Marchés ............................................................................................................. 138 3.4. RÔLE DE L’IDA ....................................................................................................................... 138 3.5. PRINCIPAUX ORGANES DE CONTROLE ET DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS DE L’ETAT .... 138 3.5.1. Observateur indépendant ................................................................................................................................ 138 3.5.2. Auditeurs Indépendants des Marchés publics ................................................................................................. 138 3.5.3. Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ...................................................................................... 139 3.6. PLAN DE PASSATION DES MARCHES ............................................................................... 139 3.7. EXECUTION DES MARCHES DE TRAVAUX ET FOURNITURES DE BIENS ................ 139 3.8. RECOURS AUX SERVICES DES CONSULTANTS ............................................................. 139 3.9. EMPLOI DE CONSULTANTS ET CONTRACTUELS .......................................................... 140 3.10. ORGANISATION DES FORMATIONS, ATELIERS ET SEMINAIRES ............................ 140 3.11. GESTION ET PLAN DE PASSATION DES MARCHES ..................................................... 141 3.11.1. Règles de Signature des documents relatifs à la passation de marchés dans le cadre du PRODEL ............. 141 3.11.2. Règles des signatures autorisées ................................................................................................................... 141 3.11.3. Responsabilité fiduciaire ............................................................................................................................... 142 3.11.4. Délais de passation des marchés ................................................................................................................... 142 CHAPITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ................................................ 154 1. GENERALITES ................................................................................................................................ 155 2. MOBILISATION DES RESSOURCES.................................................................................................. 155 2.1. Mobilisation des Fonds IDA accordés par la Banque Mondiale ...................................................................... 155 2.2. Mobilisation des fonds de contrepartie .............................................................................................................. 157 2.3. Décaissements et justifications de l’utilisation des fonds ................................................................................... 158 2.4. Gestion de la trésorerie ...................................................................................................................................... 163 2.5. Procédures de suivi des comptes de transactions au niveau régional ................................................................ 171 2.6. La gestion des relations entre le projet et la CAA .............................................................................................. 171 CHAPITRE V : PROCEDURES DE GESTION DES ACTIVITES/SOUS-PROJETS ............. 176 1. GENERALITES ................................................................................................................................ 177 2. MECANISMES DE DECAISSEMENT ET SUIVI FINANCIER DES SOUS-PROJETS .................................... 181 2.1. Mécanisme de Gestion des flux de fonds des sous-projets ................................................................................. 181 2.2. Suivi Technique et Financier des sous-projets ................................................................................................... 181 CHAPITRE VI : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE ............................................... 183 1. ORGANISATION COMPTABLE ......................................................................................................... 184 1.1. Configuration comptable .................................................................................................................................... 184 1.2. Système comptable.............................................................................................................................................. 184 2. REGLES COMPTABLES ................................................................................................................... 185 2.1. Concept d’image fidèle ....................................................................................................................................... 185 2.2. Principes comptables.......................................................................................................................................... 185 3. PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES ............................................................................................ 186 République du Cameroun PRODEL Manuel de Procédures mai 2017 iii 3.1. Pièces comptables .............................................................................................................................................. 186 3.2. Journaux comptables .......................................................................................................................................... 187 3.3. Les livres comptables ......................................................................................................................................... 188 4. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES ........................................................................................ 189 4.1. Travaux quotidiens ............................................................................................................................................. 189 4.2. Production des éléments du tableau de bord mensuel ........................................................................................ 189 4.3. Planning d’arrêté des comptes annuels .............................................................................................................. 194 5. SCHEMAS D’ECRITURES COMPTABLES ........................................................................................... 195 5.1. Méthodes de comptabilisation ............................................................................................................................ 195 5.2. Les opérations courantes .................................................................................................................................... 196 5.3. Comptabilisation de la Demande de Remboursement des Fonds (DRF) ........................................................... 198 5.4. Comptabilisation de la demande de paiement directe (DPD) ............................................................................ 199 5.5. Comptabilisation des honoraires des consultants .............................................................................................. 200 5.6. Opérations particulières ..................................................................................................................................... 200 5.7. Comptabilisation des opérations d’inventaire .................................................................................................... 204 6. ETATS FINANCIERS ................................................................................................................. 206 7. ETATS FINANCIERS ET SYSTEME DE REPORTING ........................................................... 206 7.1. Généralités ......................................................................................................................................................... 206 7.2. Système et obligations de reporting .................................................................................................................... 206 7.3. Etablissement des comptes annuels des UCR ..................................................................................................... 210 7.4. MODELE D’ETATS FINANCIERS ET DE REPORTING ....................................................................... 214 8. CONSOLIDATION ..................................................................................................................... 214 8.1. PRINCIPE ET SCHEMA DE CONSOLIDATION .................................................................................. 214 8.1.1. Principe ........................................................................................................................................................... 214 8.1.2. Le schéma de consolidation est le suivant : ..................................................................................................... 215 8.1.3. Règles de consolidation ................................................................................................................................... 215 8.2. TRAITEMENT REALISE PAR TOMPRO OU AUTRE LOGICIEL EN LIGNE ........................................ 215 8.3. TRAVAUX A REALISER PAR LE COORDONNATEUR NATIONAL ET LE RAF DE L’UNITÉ DE COORDINATION NATIONALE DU PROJET (UCNP) ............................................................... 215 8.4. MODE ET FORMAT DE TRANSMISSION DES ETATS CONSOLIDES ................................................... 216 CHAPITRE VII : AUDIT ET REVISION DES COMPTES ........................................................ 217 1. PLANIFICATION ET COORDINATION DES MISSIONS DE CONTROLE, D'AUDIT ET DE SUPERVISION ..... 218 2. EXECUTION DES MISSIONS D'AUDIT ET DE SUPERVISION ................................................................ 219 3. AUDIT INTERNE ............................................................................................................................. 219 4. SUIVI DE RECOMMANDATIONS DES CONTROLES ............................................................................ 221 5. OPERATIONS DE CLOTURE DU PROJET ........................................................................................... 221 ANNEXES .......................................................................................................................................... 225 PLAN DES COMPTES ................................................................................................................... 226 PLAN ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE .................................................................................... 237 A-Généralités............................................................................................................................................................. 238 B-Classement des dépenses par catégorie d’après l’accord de prêt ......................................................................... 238 C- Plan budgétaire par catégorie de dépenses .......................................................................................................... 238 D- Plan analytique par composante .......................................................................................................................... 239 MODELE ETATS FINANCIERS ET ANNEXES .......................................................................... 241 République du Cameroun PRODEL Manuel de Procédures mai 2017 iv ABREVIATIONS ET ACRONYMES ACEFA : Programme d’Amélioration de la Compétitivité des Exploitations Familiales Agropastorales APD : Avant-Projet Détaillé BM : Banque Mondiale CF : Cadre Fonctionnel CGES : Cadre de Gestion Environnemental et Social COPIL : Comité de Pilotage du Projet CPPA : Cadre de Planification en Faveur des Populations Autochtones CPR : Cadre de Politique de Réinstallation CRP : Comité Régional de Présélection des Sous Projets CTD : Collectivité Territoriale Décentralisée CZV : Centre Zootechnique et Vétérinaire EF : Evaluation Finale EMP : Evaluation à Mi-Parcours FIDA : Fonds International de Développement de l’Agriculture GPS : Global Positionning System GST : Groupe de Suivi Technique GT : Groupe Technique IF : Institutions financières ILRI : International Livestock Research Institute LANAVET : Laboratoire National Vétérinaire M&E : Monitoring and Evaluation MG : Matching Grant MINAS : Ministère des Affaires Sociales MINEPAT : Ministry of Economy, Planning and Regional Development MINEPIA : Ministère de l’Elevage, des Pêches et des Industries Animales MINFOF : Ministère des Forets et Faune MOFF : Menaces Opportunités Forces et Faiblesses OAL : Organisation d’Appuis Local OIE : Organisation Mondiale de la Santé Animale OP : Organisations de Producteurs PACA : Projet d’Amélioration de la Compétitivité Agricole PAD : Project Appraisal Document PAR : Plan d’Actions de Recasement PARAR : Plans d’Actions de Restriction d’Accès aux Ressources Naturelles PCD : Plan Communal de Développement PFD : Points Focaux Départementaux PG2A PLS : Plan de Gestion des Antiparasitaires et Antimicrobiens Prestataires Locaux de Service PNDP : Programme National de Développement Participatif PNIA : Plan National d’Investissement Agricole PP : Partenariat Productif PPA : Peste Porcine Africaine uploads/Finance/ manuel-des-procedures-prodel-18-mai-2017.pdf