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G E S T I O N F I N A N C I E R E P R A T I Q U E P O U R L E S O N G Manuel de

G E S T I O N F I N A N C I E R E P R A T I Q U E P O U R L E S O N G Manuel de Cours Réalisé par Terry Lewis pour © Mango (Management Accounting for Non-governmental Organisations / Comptabilité de Gestion pour les Organisations non gouvernementales) 97a St. Aldates, OXFORD, OX1 1BT, Angleterre • Tél. +44 (0)1865 423818 • Fax +44 (0)1865 423560 • E-mail : training@mango.org.uk • Site Internet : www.mango.org.uk Organisme de charité enregistré N° 1081406 Société inscrite au registre du commerce N° 3986178 Traduit en français par Odile Lima Le présent ouvrage peut être utilisé et copié gratuitement par les ONG qui travaillent dans les domaines du développement et de l’aide humanitaire à des fins de renforcement de leurs capacités, sous réserve de la mention du nom de l’auteur et de Mango. Reproduction interdite à des fins commerciales. Révision et mise à jour: juin 2003 Mango est une ONG dont le siège se trouve au Royaume-Uni. Elle offre, dans le monde entier, des cours de formation et un appui technique en matière de gestion financière aux ONG internationales et aux ONG du Sud. Sommaire Glossaire i Le Livre de petite Caisse 41 1. GESTION FINANCIERE POUR LES ONG 1 Les Systèmes comptables complets 42 Introduction 1 Qu’est-ce qu’une Balance de Vérification?45 Pourquoi la Gestion financière est-elle importante pour les ONG? 1 Les Etats financiers 45 Le Compte de Résultat (Compte de Charges et Produits) 46 Qu’est-ce que la Gestion financière? 2 Qu’est-ce que le Contrôle financier? 3 Qui est responsable de la Gestion financière? 4 Le Bilan 46 Qu’entend-on par Amortissement ? 48 Quelques mots sur la Comptabilisation des Coûts partagés 49 Les Principes de la Gestion financière 8 Les Composantes de la Gestion financière9 5. LES RAPPORTS FINANCIERS 51 Les Instruments de la Gestion financière 10 Introduction 51 2. S’ORGANISER 13 Qui a besoin de Rapports financiers? 51 Introduction 13 Les Comptes annuels 52 La Conception des Systèmes 13 L’Interprétation des Comptes 53 Comptabilité générale et Comptabilité de Gestion 14 Les Rapports de Gestion 56 La Présentation des Rapports 58 Le bon Système? 15 L’Utilisation des Rapports 59 Le Plan comptable 15 Rendre Compte aux Agences donatrices 62 Les Centres de Coût 17 6. LA PROTECTION DE VOS BIENS 65 Les Structures de Coût 18 La Classification des Coûts 19 Introduction 65 Qu’est-ce qu’un Manuel de Finances? 20 La Gestion des Risques internes 65 Les Formulaires types 21 La Délégation des Pouvoirs 66 La planification du travail 21 La Séparation des Responsabilités 67 Le Rapprochement 68 3. PLANIFICATION ET BUDGETS 23 Le Contrôle des Espèces 70 Introduction 23 Les contrôles physiques 71 Le Processus de Planification financière 23 Faire face à la Fraude et aux autres Irrégularités 75 Qu’est-ce qu’un Budget? 25 Qui a besoin de Budgets ? 26 7. LA GESTION DE L’AUDIT 79 Les Types de Budget 26 Les Structures budgétaires 28 Introduction 79 Les Méthodes d’Elaboration du Budget 29 Qu’est-ce qu’un Audit? 79 Le Processus de Budgétisation 30 L’Audit interne 79 Les Règles de l’Art de la Budgétisation 32 L’Audit externe 80 L’Enjeu des Coûts communs 33 De quoi le Commissaire aux Comptes a-t-il besoin? 82 4. COMPRENDRE LES COMPTES 35 BIBLIOGRAPHIE 85 Introduction 35 Pourquoi tenir des Comptes? 35 Les Méthodes comptables 36 ANNEXES Quels Documents comptables établir? 38 Les Pièces justificatives 39 Le Journal de Banque: Notions essentielles40 © Mango April 2005 Manuel de Cours Mango Glossaire Actif circulant Caisse et autres éléments d’actif réalisables à court terme, en voie de conversion en liquidités, tels que les comptes clients. Les éléments de l’actif circulant peuvent, en théorie, être transformés en liquide dans un délai d’un an. Actif circulant net Fonds disponibles pour l’exploitation quotidienne de l’organisation. Généralement défini par la formule: actif circulant moins passif exigible à court terme. Egalement connu sous le nom de fonds de roulement. Actif immobilisé Biens (tels que le matériel, les véhicules et les bâtiments) que possède l’organisation et dont la valeur vénale reste significative pendant plus d’un an. Connu également sous le nom d’actif corporel. Amortissement Proportion du coût d’achat d’une immobilisation qui est affectée aux charges du compte de résultat de l’organisation. Apurement Mécanisme de vérification de l’intégrité des différentes parties du système comptable. Il s’agit, en particulier, de faire concorder le journal de banque et le relevé bancaire. Audit Le contrôle annuel des comptes effectué par une personne indépendante, le commissaire aux comptes. Autorisation Processus d’approbation des transactions. Il s’agit habituellement des décisions d’achat ou d’engagement de dépenses. L’autorisation donnée par un responsable de budget est une façon de confirmer que les dépenses correspondent au budget et sont appropriées. Balance de vérification Liste des soldes débiteurs et des soldes créditeurs des comptes de gestion individuels, à partir desquels un état des produits et des charges sera préparé. Bilan Synthèse de la situation financière d’une organisation à une date donnée, présentant l’actif que possède l’organisation et le passif, ou la dette, qu’elle doit à des tiers. Budget Somme d’argent qu’une organisation entend réunir et dépenser à des fins déterminées, sur une période de temps donnée. Budgétisation base zéro Méthode d’élaboration des budgets qui préconise le calcul des prévisions budgétaires à partir de zéro, en considérant chaque domaine de coût de nouveau. Centres de coût Système, utilisé dans le cadre d’un système comptable, qui permet de faire la distinction entre différentes activités ou projets afin de déterminer à quel niveau les coûts sont encourus et les recettes sont obtenues. Les centres de coût sont étroitement associés à la notion de responsable de budget. Charges à payer Dépenses d’un exercice comptable qui n’ont pas encore été réglées ou qui n’ont pas encore été facturées. Le contraire des charges constatées d’avance. Charges constatées d’avance Sommes payées d’avance (par exemple, les primes annuelles d’assurance). Le contraire des charges à payer. Code comptable Système de numérotation utilisé pour décrire et classifier les différents types de transactions financières, regroupées selon leur appartenance à l’actif, au passif, aux produits ou aux charges. Comptabilité de gestion Fourniture de données financières à la direction à des fins de planification, de prise de décision, et de suivi et de contrôle de la performance. Comptabilité en partie double Méthode d’enregistrement des transactions financières selon laquelle chaque opération est enregistrée une fois au débit d’un compte et une fois au crédit d’un autre compte. Comptabilité générale Enregistrement, catégorisation et classement des données financières historiques permettant la production d’états financiers pour les personnes extérieures à l’organisation. Comptabilité par Utilisée pour identifier les dépenses qui correspondent aux différents projets ou © Mango April 2005 i Manuel de Cours Mango fonds objectifs pour lesquels les fonds ont été accordés. Compte Enregistrement des transactions monétaires, soit sous forme manuscrite dans un livre prévu à cet effet, soit sous forme électronique dans un fichier informatique. Compte de gestion Une « page » du grand livre général pour chaque type de recettes ou de dépenses, de comptes en banque, d’éléments d’actif ou de passif susceptibles de se trouver dans une organisation. Le plan comptable en donne la liste complète. Compte de résultat (compte de charges et produits) Synthèse des produits et des charges sur un exercice donné, compte tenu des opérations en cours d’exécution ou qui ont été effectuées lors d’un exercice comptable distinct. Contributions conditionnelles Ressources financières dont l’utilisation est soumise à certaines conditions, généralement avec obligation de rendre compte au donateur ou au bailleur de fonds. Coût direct Coût qui peut être imputé spécifiquement à une activité, à un service ou à un projet. Coût indirect Coût qui ne peut être imputé spécifiquement ni à une activité, ni à un service, ni à un projet mais qui est de caractère plus général. Les coûts indirects sont également connus sous le nom de frais généraux. Créancier Toute personne à laquelle l’organisation doit de l’argent. Débiteur Toute personne ou tierce partie qui doit de l’argent à l’organisation. Dépenses d’investissement Dépenses en équipement, immeubles et autres immobilisations qui seront utilisés pour soutenir les activités pendant plus d’un exercice comptable. Don en nature Subvention ou contribution accordée à un projet sous forme de biens ou de services plutôt qu’en espèces. Ecart budgétaire Différence entre le budget et le montant réel des ressources et des dépenses. Ecriture de journal Ecriture portée aux livres de compte qui couvre une transaction non monétaire, par exemple, l’enregistrement d’un don en nature ou la rectification d’une erreur d’écriture. Elément d’actif Tout avoir (bien matériel ou effet à recevoir) qui a une valeur pour l’organisation. Voir également actif immobilisé et actif circulant. Etat des anomalies Bref rapport narratif mettant en exergue les uploads/Finance/ manuel-fm1-fr-april-05.pdf