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PROJET D’APPUI A LA GESTION ECONOMIQUE ( PAGE) MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATI

PROJET D’APPUI A LA GESTION ECONOMIQUE ( PAGE) MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DES FINANCES MISE A JOUR PROJET D’APPUI A LA GESTION ECONOMIQUE JUILLET 2006 PAGE MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Page 1 sur 156 TABLE DES MATIERES ABREVIATIONS.................................................................................................................................3 INTRODUCTION................................................................................................................................4 CHAPITRE I ........................................................................................................................................6 NATURE DE MARCHES ET METHODES DE PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES AINSI QUE LES SERVICES DE CONSULTANTS ...........................6 SECTION 1 : NATURE DES MARCHES ..................................................................................................6 1.1 Marchés de travaux..................................................................................................................6 1.2 Marchés de fournitures ............................................................................................................6 1.3 Marchés des services de consultants........................................................................................7 SECTION 2 : METHODES DE PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES...............7 2.1 Objectif et contraintes..............................................................................................................7 2.2 L’appel d’offres international (AOI) .......................................................................................8 2.3 L’appel d’offres national (AON).............................................................................................8 2.4. Consultation restreinte nationale ou internationale.................................................................9 SECTION 3 : LA SELECTION ET L’EMPLOI DES SERVICES DE CONSULTANTS.....................................10 3.4 : Sélection fondée sur la qualité technique et le coût (SFQTC).............................................11 4.5 Autres méthodes de sélection ...............................................................................................13 CHAPITRE II : REGLEMENTATION APPLICABLE AUX PHASES DE PASSATION D’UN MARCHE............................................................................................................................................15 SECTION 1 : TRAVAUX PRELIMINAIRES............................................................................................15 1.1 Plan de passation de marchés.................................................................................................15 1.2 Avis de passation des marchés...............................................................................................15 SECTION 2 : LE REGLEMENT APPLICABLE A LA PREPARATION ET A LA PUBLICITE DES DOSSIERS D’APPELS D’OFFRES ET DES DEMANDES DE PROPOSITIONS .............................................................16 2.1 La préparation........................................................................................................................16 2.2 Examen préalable...................................................................................................................24 2.3 Examen à posteriori...............................................................................................................26 2.4 La publicité des DAO et l’envoi des DP................................................................................26 SECTION 3 : REGLEMENTATION APPLICABLE A L’OUVERTURE ET L’ANALYSE DES OFFRES............27 3.1 L’ouverture des offres...................................................................Erreur ! Signet non défini. 3.2 L’analyse des offres......................................................................Erreur ! Signet non défini. SECTION 4 : REGLEMENT APPLICABLE A LA VALIDATION DES RAPPORTS D’ANALYSE ...................31 SECTION 4 : REGLEMENT APPLICABLE A L'ATTRIBUTION DU MARCHE............................................31 SECTION 5 : REGLEMENT APPLICABLE A LA NEGOCIATION ET A LA SIGNATURE DES CONTRATS....32 SECTION 6 : ECHANGE D'INFORMATIONS APRES L'ATTRIBUTION DU MARCHE (RECOURS) .............32 SECTION 7 : REGLEMENT APPLICABLE A LA RESTITUTION DES GARANTIES ....................................32 SECTION 8 : REGLEMENT APPLICABLE AU SUIVI ET A L'ADMINISTRATION DES CONTRATS.............33 8.1 Suivi de l'exécution du marché..............................................................................................33 8. 2 Administration des marchés..................................................................................................34 CHAPITRE III : COORDINATION ET ADMINISTRATION DES MARCHES......................35 REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DES FINANCES MISE A JOUR PROJET D’APPUI A LA GESTION ECONOMIQUE JUILLET 2006 PAGE MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Page 2 sur 156 SECTION 1 : COMPOSITION, DESIGNATION ET ATTRIBUTIONS DES COMMISSIONS ...........................35 1.1 Commission d’Ouverture des Offres (COO).........................................................................35 1.2 Commission d'Analyse des offres (CA).................................................................................36 1.3 Commission de Validation des rapports (CV).......................................................................36 1.4 Commission d’Attribution des Marchés (CAM) ...................................................................37 1.5 Commission de Réception (CR) ............................................................................................38 1.6 Responsable de la Passation des Marchés (RPM) .................................................................38 SECTION 2 : SEUILS, METHODES ET AUTORISATIONS.........................................................................1 LISTE DES ANNEXES .......................................................................................................................1 ANNEXE 1. FORMULAIRES DE PRESELECTION POUR LES MARCHES DE TRAVAUX .............................1 ANNEXE 2. FORMULAIRES DE PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ............................................1 ANNEXE 3. FORMULAIRES DE PASSATION DES MARCHES DE FOURNITURES......................................1 ANNEXE 4. FORMULAIRES D’EVALUATION DES OFFRES (TRAVAUX ET FOURNITURES)....................1 ANNEXE 5. FORMULAIRES D’EVALUATION TECHNIQUE DES CONSULTANTS.....................................1 ANNEXE 6. Contrat à rémunération forfaitaire…………………………………………….….122 REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DES FINANCES MISE A JOUR PROJET D’APPUI A LA GESTION ECONOMIQUE JUILLET 2006 PAGE MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Page 3 sur 156 ABREVIATIONS AOI Appel d’Offres International AON Appel d’Offres National BIRD Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement COO Commission d’Ouverture des Offres CAO Commission d’Analyse des Offres CAM Commission d’Attribution des Marchés CV Commission de Validation DAO Dossier d’Appel d’Offres DP Demande de Propositions IDA Association Internationale pour le Développement PAGE Projet d’Appui à la Gestion Economique UCP Unité de Coordination du Projet SFQTC Sélection Fondée sur la Qualité Technique et le Coût SFQC Sélection Fondée sur les Qualifications du Consultant SMC Sélection au Moindre Coût REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DES FINANCES MISE A JOUR PROJET D’APPUI A LA GESTION ECONOMIQUE JUILLET 2006 PAGE MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Page 4 sur 156 INTRODUCTION Le présent Manuel des procédures de passation des marchés s’inspire des Directives de Passation des marchés de travaux et des fournitures financés par les prêts de la BIRD et les Crédits de l'IDA Edition 1999 ainsi que les Directives de Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale Edition 2002. 1. Au niveau de la charpente : Le Manuel compte 4 chapitres définis comme suit : Chap. 1 : La nature des marchés, les méthodes de passation des marchés de travaux et de fournitures ainsi que les services de consultants ; Chap. 2 : La réglementation applicable aux différentes phases du marché ; Chap. 3 : La coordination et l'administration des marchés ; Chap. 4 : Le type de rapports de passation des marchés. Annexes 2. Au niveau du contenu Dans son chapitre 1, le Manuel énumère sans que la liste soit limitative, tous les marchés de travaux, de fournitures, et de services de consultants susceptibles d’être passés par le PAGE dans la réalisation de son programme qui couvre la période s’étendant de 2004 à 2009. Il se subdivise en 4 sections à savoir : ( i) la nature des marchés ; ( ii) les méthodes de passation des marchés de travaux et de fournitures ; (iii) la méthode d’acquisition de fournitures et équipements de petite valeur et ( iv) la sélection et l’emploi des services de consultants. Au chapitre 2 se trouve la réglementation applicable aux phases de passation du marché ayant trait essentiellement à la préparation, la passation et le suivi de l’exécution des contrats. Les procédures de confection des dossiers d’appel d’offres, des TDR et des Demandes de propositions ; les procédures d’ouverture et d’analyse des offres/propositions; l’attribution des marchés ; la rédaction et la négociation des contrats ; le suivi et l’administration des contrats, telles sont les sections qui composent ce chapitre. Le chapitre 3 traite des organes de passation des marchés et autres intervenants dans les 3 phases essentielles de la vie d’un marché. La composition, la désignation et les attributions des différentes commissions sont formulées d’une manière exhaustive en tenant compte de la structure du PAGE. REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DES FINANCES MISE A JOUR PROJET D’APPUI A LA GESTION ECONOMIQUE JUILLET 2006 PAGE MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Page 5 sur 156 Enfin le chapitre 4 mentionne les types de rapports de passation des marchés. Il met en exergue des éléments indispensables et ce dans un ordre chronologique pour la confection des rapports et des tableaux. Le présent Manuel est pour les utilisateurs un meilleur outil d’exploitation pour l’application des Directives de préparation et de passation des marchés de travaux et de fournitures ainsi que la Sélection et Emploi des services de consultants. Il constitue également une référence pour les organes de contrôle tant internes qu'externes. REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DES FINANCES MISE A JOUR PROJET D’APPUI A LA GESTION ECONOMIQUE JUILLET 2006 PAGE MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Page 6 sur 156 CHAPITRE I NATURE DE MARCHES ET METHODES DE PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES AINSI QUE LES SERVICES DE CONSULTANTS Section 1 : Nature des marchés 1.1 Marchés de travaux Il est prévu la construction d’un immeuble pour loger les services du Ministère des Finances. Le projet prévoit également la réhabilitation des postes frontaliers des bureaux de douanes ainsi que la réhabilitation du Ministère de la Fonction Publique. 1.2 Marchés de fournitures Les fournitures aux bénéficiaires prévues au titre de la réalisation du programme consistent en : - des équipements mobiliers tant pour les travaux neufs que pour les travaux de réhabilitation ; - des équipements informatiques y compris les consommables correspondants; - de la bureautique; - des fournitures diverses de bureau ; - des équipements de reportage pour les médias; - du matériel divers pour les enquêtes statistiques ; - des livres pour les bibliothèques ; - des toges pour les magistrats ; - des fournitures diverses d’entretien des équipements. - du matériel de transport; - du carburant ; - etc. REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DES FINANCES MISE A JOUR PROJET D’APPUI A LA GESTION ECONOMIQUE JUILLET 2006 PAGE MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Page 7 sur 156 1.3 Marchés des services de consultants Le Projet prévoit l’acquisition des services de consultants pour : - les prestations d’assistance technique aux administrations qui ont été ciblées ; - les prestations d’études dans le domaine de l’ingénierie, le domaine juridique, économique et financier ; - les prestations d’enquête statistique ; - les prestations d’études architecturales, d’études techniques et de surveillance des travaux ; - les prestations de formation à obtenir localement ou à l’extérieur par l’organisation des stages, des séminaires et ateliers, etc. ; - les prestations d’audit financier et technique ; - etc. Section 2 : Méthodes de passation des marchés de travaux et de fournitures 2.1 Objectif et contraintes La règle générale pour la passation des marchés est l’appel d’offres ouvert. L’objectif recherché par le PAGE à travers le respect des Directives de Passation des Marchés de travaux et de fournitures financés par les prêts de la BIRD et les crédits de l’IDA, ainsi que l’application de l’Accord de Crédit 3852 BU est, d’une part uploads/Finance/ marche-public-burundi.pdf