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Modèle Cahier des Charges Projet ERP Modèle de cahier des charges - Projet ERP

Modèle Cahier des Charges Projet ERP Modèle de cahier des charges - Projet ERP SOMMAIRE SOMMAIRE Préambule 1- Présentation de l’entreprise Page 4 • Description de l’entreprise • Organisation de l’entreprise 2- Etude de l’existant Page 5 • Présentation du mode de fonctionnement et des processus • Présentation du système d’information 3- Projet Page 7 • Contexte du projet • Objectifs et enjeux du projet • Périmètre fonctionnel • Utilisateurs • Interfaces à réaliser • Données à reprendre • Mise en œuvre, formation, maintenance et garanties • Budget 4- Règlement de la consultation Page 12 • Confidentialité • Planning du projet • Critères d’évaluation • Contenu de l’offre • Diffusion de renseignements complémentaires – Questions / Réponses • Equipe projet et règles de contact 5- Annexes Page 15 • Fiche de renseignements éditeurs • Tableau financier • Exemples de données • Grille de réponse 3 Modèle de cahier des charges - Projet ERP Préambule Le présent document est un outil permettant aux entreprises menant un projet ERP de bâtir leur cahier des charges. Les divers éléments contenus dans un cahier des charges seront expliqués et détaillés. Un cahier des charges est un document permettant à une entreprise de présenter son projet, ses objectifs, les contraintes et spécificités liées à son activité, de détailler ses besoins, d’expliquer les résultats et services attendus aux différents fournisseurs qu’elle décidera de consulter. Le cahier des charges a pour objectifs de protéger les intérêts de la société et de permettre aux fournisseurs de proposer une offre de qualité adaptée à la demande de l’entreprise. 4 Modèle de cahier des charges - Projet ERP 1- Présentation de l’entreprise Description de l’entreprise Présentez un bref historique de l’entreprise, son évolution, ses principales activités, ses produits, ses marchés cibles, ses clients, son chiffre d’affaires, ses effectifs… Faîtes ressortir les éléments caractérisant la situation afin de présenter une vision globale de l’entreprise et de son environnement. • • Raison sociale • • RCS • • Code APE • • Adresse • • Téléphone • • Site Internet • • Email • • Historique - présentation - dates clefs • • Marchés cibles • • Produits • • Clients • • ... Organisation de l’entreprise Décrivez brièvement l’organisation de l’entreprise, les missions principales de chaque service, leurs intéractions. Transmettez un organigramme. • • Direction • • Service commercial • • Achats • • Fabrication • • Logistique • • Comptabilité et finance • • Ressources Humaines • • Bureau d’études • • Qualité • • Maintenance • • … 10 20 30 40 50 60 40% 10% 35% 60% 25% 10 20 30 40 50 60 40% 75% 5 Modèle de cahier des charges - Projet ERP 2- Etude de l’existant Présentation du mode de fonctionnement et des processus Décrivez le fonctionnement des services, formaliser les flux de gestion et de données : • • Processus bureau d’études • • Processus commercial • • Processus ADV • • Processus logistique • • Processus production • • Processus conditionnement • • Processus comptabilité • • ... Exemple d’un schéma de flux de production. Proposez un glossaire si nécessaire pour expliquer les termes spécifiques à votre métier et vos usages. Indiquez la volumétrie de données : • • Aux ventes (nombre de clients actifs, de prospects, de devis, de commandes, de factures, de livraisons par mois...) • • Aux achats (nombre de fournisseurs actifs, de commandes d’achats mensuelles …) • • A la production (nombre de lancements en production, d’articles fabriqués...) • • Aux articles (nombre d’articles, de références…) • • Aux stocks (nombre d’articles en stocks, de matières premières, de composants, de dépôts…) FACTURATION DEVIS TECHNIQUE Coût prévu / Devis COMMANDE Prix de Vente AO / FOURNISSEURS DEMANDE DE PRIX CLIENTS FABRICATION Coût prévisionnel EXPEDITIONS € TEMPS & CONSOMMES Coût Réel APPROVISIONNEMENT / STOCKS RECEPTION / FACTURATION Engagement / Dépenses 6 Modèle de cahier des charges - Projet ERP Présentation du système d’information Indiquez les logiciels en place, les flux de données, les interfaces, les spécifiques réalisés, tous les outils informatiques utilisés. Présentez également l’architecture de votre système informatique : • • Les systèmes d’exploitation • • Les serveurs et routeurs • • Les systèmes de sauvegarde • • Les postes utilisateurs (PC, MAC) • • Les appareils mobiles (Tablettes, PDA, douchettes...) Faîtes si possible un schéma du réseau comme ci-dessous. Nom du logiciel Descriptif Interface Version Base de données Serveur de virtualisation Baie de stockage Réseau accès machine Réseau stockage Datastore 1 Datastore n Stations de travail Serveur virtuel Serveur virtuel Datastore 1 Datastore 2 Datastore n Datastore 3 Datastore n 7 Modèle de cahier des charges - Projet ERP 3- Projet Contexte du projet Il est nécessaire d’expliquer le contexte dans lequel s’inscrit le projet, de faire ressortir le ou les problèmes à corriger, la situation à améliorer tout en expliquant les éléments et causes connus et leurs conséquences pour l’entreprise. Par exemple : les outils actuels ne répondent plus aux besoins de l’entreprise du fait de son évolution, l’entreprise a trop d’outils disparates et souhaiterait consolider ses données à travers un ERP… Objectifs et enjeux du projet Il est important de préciser les objectifs visés par l’intégration de l’ERP au sein de l’entreprise, ainsi que les résultats attendus. Exemple : optimisation, simplification des flux d’information, fiabilisation des données, meilleur suivi de la production, objectifs stratégiques, économiques, opérationnels… Périmètre fonctionnel Indiquez le périmètre fonctionnel que devra couvrir l’ERP. Il est indispensable de détailler les modules et fonctionnalités attendus tels que : (liste non exhaustive) Besoins métiers • • Configurateur • • Traçabilité • • Gestion par numéro de lots • • Gestion à l’affaire • • Gestion sur stocks Achats • • Fournisseurs, appels d’offres, demande d’achats, commandes • • Factures, contrôle des factures • • Demandes de prix • • Relance et suivi des retards • • Réception des achats • • Achats en sous-traitance • • Calcul d’approvisionnement • • Statistiques Ventes • • Base de données commerciale • • Diverses typologies de clients • • Appels d’offres clients, devis, commandes, factures • • Devis et chiffrages techniques • • Tarifs et remises • • Préparation et expédition des commandes • • Statistiques Stocks • • Entrées / Sorties / Mouvements de stocks/ Inventaires • • Stocks réservés • • Gestion des emplacements, multi dépôts, multi magasins • • Valorisation des stocks • • Stock mini, alertes, calcul des ruptures • • Statistiques 8 Modèle de cahier des charges - Projet ERP Production • • Gestion à la commande • • Gammes et Nomenclatures • • Sous-traitance • • Lancements en production • • Ordres de Fabrication (OF), listes de fabrication • • Gestion et suivi de l’atelier • • Gestion de la charge et des ressources • • Planification et ordonnancement • • MRP, plan de production, plan d’approvisionnement et calcul des besoins • • Suivi de production • • Gestion de la sous-traitance • • Qualité, gestion des non-conformités, respect des normes en vigueur Ressources Humaines • • Visites médicales, formations, entretiens individuels • • Gestion des compétences • • Déclarations aux organismes • • Paie • • Gestion temps et activités • • Congés / Absences Gestion du SAV • • Réclamations et retours clients (Tickets) • • Gestion des contrats de garantie • • Gestion du stock de pièces de rechange • • Helpdesk • • Planning et gestion des interventions • • Statistiques Maintenance / GMAO • • Gamme de maintenance • • Contrats de maintenance • • Outillages, équipements • • Planification des interventions • • Maintenance préventive, curative Comptabilité - Finance • • Comptabilité générale • • Comptabilité analytique • • Gestion des immobilisations • • Gestion de la TVA • • Règlements clients et fournisseurs • • Trésorerie • • Compte de résultat, bilan, grand livre • • Rapprochement bancaire • • Communication avec la banque • • Rapports / Tableaux de bords Communication • • Gestion des flux • • EDI • • GED • • Workflow Business Intelligence • • Tableaux de bord • • Indicateurs clefs de performance • • Outils d’analyse et de reporting • • Export de données sous Tableur CRM • • Intégration de la partie prospection • • Gestion des suspects, prospects, clients, partenaires… • • Origine des contacts • • Commercial attribué • • Gestion, planification et suivi des actions, rendez-vous, appels, relances… • • Gestion des opportunités • • Campagnes marketing : phoning, mailing, emailing • • Statistiques / Rapports 9 Modèle de cahier des charges - Projet ERP N’oubliez pas de joindre en annexe une grille de réponse, à faire compléter par les éditeurs, comportant la liste détaillée des fonctionnalités attendues et de préciser leur degré d’importance (par exemple selon une échelle allant de 1 à 3, 1 étant une fonctionnalité critique, Les prestataires devront indiquer si les fonctionnalités sont présentes en standard ou doivent faire l’objet d’un développement (voir exemple en annexe pages 18 et suivantes). Utilisateurs Précisez le nombre d’utilisateurs de l’ERP par profil : • • uploads/Finance/ modele-de-cahier-des-charges-projet-erp-silog.pdf