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PROCESSUS Date : PC.11 Gestion administrative et financière Référence : PC.11 P

PROCESSUS Date : PC.11 Gestion administrative et financière Référence : PC.11 Page 1 sur 6 Version : 01 Rédaction Approbation Date d’approbation Directeur Général 1. Présentation du processus Finalité du processus : Concevoir, mettre en œuvre et développer un système gestion financière et administrative performant en vue de renforcer l’organisation interne de (SOCIÉTÉ) et d’améliorer sa gestion financière. Champ d'application :  Tout le volet administratif et financier de (SOCIÉTÉ) Pilote : Responsable financier et administratif Indicateurs : - Respect des délais de paiement des différentes charges et clients Objectif(s) processus : Exigences du client Interne & Externe PROCESSUS Date : PC.11 Gestion administrative et financière Référence : PC.11 Page 2 sur 6 Version : 01  Préparer et mettre à jour les budgets de (SOCIÉTÉ) : - Budget de trésorerie - Budget d’investissement - Budget prévisionnel initial  Optimiser la gestion de la trésorerie  Appréhender l'avenir en gérant les fonds nécessaires à la croissance de l'entreprise  Vérifier, valider et traiter les informations comptables  Contrôle de gestion des coûts  Contrôler (suivre en permanence les résultats de l'activité de l'entreprise)  Aider à la prise de décision en permettant d’évaluer les conséquences des décisions sur l’avenir de l’entreprise Client interne : - Direction générale - Processus achat et approvisionnement Client externe : - Banque - Actionnaires - Comptable - Etat Données d'entrée Origine Processus ou fonction ou entité externe Données de sortie Destination Processus ou fonction ou entité externe Des éléments d’entrée : - Relevée bancaire de la banque – état de rapprochement avec le compte trésorerie - Les factures et les bons à payer non validés – validés - Documentation juridique et social (procès verbaux, assemblée générale, CNSS et IGR…) Banque Budget de trésorerie, Budget d’investissement, Budget prévisionnel initial, mises à jour Bon de commande validé Paiement validé Direction générale Processus achat et approvisionnement Risques liés au processus Action Préventives PROCESSUS Date : PC.11 Gestion administrative et financière Référence : PC.11 Page 3 sur 6 Version : 01 Mauvais respect des délais de paiement Mauvaise allocution des ressources pour le processus Utilisation des plans d’action et suivi de tableau de bord pour les indicateurs maintenance Assurer les ressources nécessaires au bon déroulement du processu 2. Activité du processus : Volet financier : Suivre les dépenses liées aux charges de fonctionnement, les charges fixes - Mettre à jour le fichier de suivi de Comptabilité : les dépenses avec les factures, avec le contre partie en banque ou en caisse Mettre à jour la situation comptable (bilan, ccp compte de produit et charges …) - Volet administratif : - Suivre les dossiers administrative ( cnss , amo, IGr, les fiches de paie…..), Conseil de traitement de charge - Des entretiens téléphoniques périodiques avec les actionnaires pour le reporting des dossiers administratifs et financiers, et une fois par mois des séances de mise à jours Actionnaires - Gestion des déblocage des fonds de compte courant et le reporting hebdomadaire du compte de trésorerie ( lundi matin) - Prise en charge du dossier du commissaire au compte (pour certifier les comptes une fois par année, vérifier la situation comptable) Relation avec les clients : - Établissement des factures, validation des bons de commandes, et faire le suivi du paiement - Relation avec les fournisseurs : établissement des échéances de paiement, et suivre les paiements Relation avec l’état : PROCESSUS Date : PC.11 Gestion administrative et financière Référence : PC.11 Page 4 sur 6 Version : 01 - Suivre les paiements des taxes et des droits d’enregistrements, et les impôts - Suivre les déclarations de TVA Les dossiers de subvention : Suivre et mettre à jour les dossiers de subventions (USAID,…..) PROCESSUS Date : PC.11 Gestion administrative et financière Référence : PC.11 Page 5 sur 6 Version : 01 3. Les indicateurs du processus Nom de l’indicateur Respect des délais de paiement des différentes charges Respect des délais de paiement des clients Formule de calcul : délais réels / délais imposés * 100 Origine de l’information Responsable administratif et financier Responsable Fréquence Diffusion Usage Responsable financier et administratif Mensuelle Direction générale Disponible pour toutes les ressources PROCESSUS Date : PC.11 Gestion administrative et financière Référence : PC.11 Page 6 sur 6 Version : 01 4. Les Ressources nécessaires Techniques : Tout le matériel nécessaire au bon fonctionnement du processus Humaines et savoir faire : Responsable administratif et financier , assistante de direction, coursier Financières : Selon Budget 5. Les documents Documents opératoires du processus : Tout document comptable nécessaire au fonctionnement du processus Date Version Nature de changement uploads/Finance/ pc-11-processus-gestion-administrative-et-financiere.pdf