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CDM-CONSULTANTS (Cotonou BENIN) PROCEDURES SUR L’ASSISTANCE COMPTABLE Août 2013

CDM-CONSULTANTS (Cotonou BENIN) PROCEDURES SUR L’ASSISTANCE COMPTABLE Août 2013 1 SOMMAIRE Page ACTIVITE 1 : Tenue de la comptabilité 3 SEGMENT 1 Réception des pièces comptables 3 SEGMENT 2 Tri et classement de ces pièces 4 SEGMENT 3 Référenciassions 4 SEGMENT 4 Imputation 6 SEGMENT 5 La saisie 6 SEGMENT 6 Revue de la saisie 6 SEGMENT 7 Révision 8 SEGMENT 8 Autres options offertes par Perfecto 10 Procedure de creation des comptes collectifsdans Perfecto 10 Budgetisation dans Perfecto 15 SEGMENT 9 Classement dans les classeurs et archivages des pièces 20 SEGMENT 10 Tenue des livres obligatoires 24 ACTIVITE 2 : Suivi fiscal 26 ACTIVITE 3 : Suivi social 27 SUIVI GLOBAL DES TRAVAUX DE L’ASSISTANCE COMPTABLE 29 2 L’assistance comptable regroupe trois (3) grandes activités qui sont : - la tenue de la comptabilité, - le suiviet contrôle fiscal, - le suiviet contrôle social. Activité 1 : Tenue de la comptabilité La tenue d’une comptabilité exige le respect de différentes étapes à savoir :  Récupération des pièces comptables chez le client,  Réception des pièces comptables,  Tri et classement,  Référenciassions et Imputation / codification,  Saisie,  Revue de la saisie,  Révision des comptes,  Déclarations fiscales (TVA, autres impôts, mensuelles, trimestrielle, ou autres périodicité),  Déclaration sociale (CNSS),  Clôture de la période révisée.  Classement dans les classeurs et archivages des pièces comptables,  Etablissement des situations financières périodiques (+ analyse financière et bilan imagé)  Etablissement des états financiers annuels (+ analyse financière du passé sur 3 ans et bilan imagé)  Les livres obligatoires (mise à jour) ___________________________ SEGMENT 1 Réception des pièces comptables Les pièces comptables des clients du cabinet sont récupérées deux (2) ou trois (3) fois par mois : le 10, le 20 et le 30 ou le 31 du mois en cours. En principe, le client amène lui-même les pièces comptables ; mais il peut arriver qu’un collaborateur aille chercher les pièces. 3 Dès réception des pièces comptables; SEGMENT 2 Tri et classement de ces pièces. Le tri consiste à exclure du lot de pièces du client, les pièces et documents qui n’ont rien à voir avec la comptabilité. Le classement consiste à ordonner et à classer les pièces de façon chronologique suivant les différents journaux et en fonction de l’activité du client.  Pour tout client, les principaux journaux sont : - Journal « caisse » pour enregistrer les pièces réglées par caisse - Journal « banque » pour enregistrer les pièces de banque et ceci par type de banques - Journal « achats services ou autres achats » pour enregistrer les factures des prestataires de services telles que les factures de CDM, de la SBEE, de l’OPT… - Journal « immobilisations » pour enregistrer les acquisitions faites au cours de l’exercice - Journal « salaires » pour enregistrer les salaires - Journal « TVA » pour enregistrer la déclaration - Journal « OD » pour enregistrer les opérations diverses - Journal « inventaire » pour enregistrer les écritures d’inventaire - Journal « vente » pour enregistrer les écritures de vente  Pour les pharmacies, on a en plus des journaux ci-dessus cités, les journaux ci-après : - Journal « achatubphar » pour enregistrer les achats auprès d’Ubphar - Journal « achatpromo » pour enregistrer les achats auprès de Promo-Pharma - Journal « achatgapob » pour enregistrer les achats auprès de Gapob - Journal « achat autres produits pharmaceutiques » pour enregistrer les achats auprès d’autres fournisseurs de produits pharmaceutiques, ayant facturé la TVA. 4 Il faut souligner qu’après le tri et le classement, il faut la photocopie de toutes les factures comportant la TVA en deux exemplaires en vue de l’établissement de la déclaration de TVA du mois. SEGMENT 3 Référenciassions La référence des pièces doit comporter 11 caractères se présentant comme suit : 5 BBDDAA-XZZZ Exemple : AU : Journal Achat UBPHAR 07 : Mois de Juillet 10 : Année 2010 2 : 2èmedécade du mois. 016 : numéro d’ordre de la pièce Codification des journaux JOURNAUX CODES RUBRIQUES JOURNAUX Achats Divers AD Achats Achats UBPHAR AU Achats PROMOPHARMA AP Achats GAPOB AG Achats AUTRES PRODUITS PHARMACEUTIQUES AA Achats SERVICES AS Achats d’Immobilisation AI Caisse CA Caisse Ecobank EB Banques SGB SG Orabank(ex Financial Bank) OB BOA BO UBA(ex CBB) UB Diamond Bank DB Atlantique Bank AB BRS BR 6 Numéro d’ordre de la pièce Rang de la décade 2 derniers chiffres de l’année Rang du Mois Code du Journal Banque de l'Habitat BH BGFI Bank Bénin BG Banque Sahélo Saharienne BS Ventes VE Ventes OD Correction OC Opérations diverses OD Inventaires OI OD Salaires OS OD TVA OT NB : - Les références doivent être inscrites avec une mine de couleur (rouge de préférence) sur les pièces comptables, - En cas d’écriture de règlement par chèque (4 à 52), (i) le compte 4 porte la même référence que celle mise lors de la passation de l’écriture de charge (6 à 4) et (ii) le compte 52 porte en référence, les trois (3) derniers chiffres du numéro de chèque. Cette démarche facilitera (i) le lettrage et (ii) le pointage. SEGMENT 4 Imputation Cette tâche consiste à codifier chaque pièce comptable (comptes à débiter, comptes à créditer) sur la base du plan comptable. La fiche agrafée aux pièces comptables sera tamponnée d’un cachet prévu à cet effet. Ce cachet comporte quatre (4) colonnes qui doivent être systématiquement remplies lors de l’imputation. Sans oublier la dernière colonne qui indique le journal dans lequel sera enregistré les écritures comptables. NB : les pièces imputées sont d’abord soumises à la vérification et au visa d’un supérieur avant la saisie. SEGMENT 5 La saisie Cette tâche consiste à enregistrer dans le logiciel de comptabilité PERFECTO, les écritures comptables et à apposer le cachet « S »(saisi) sur les pièces comptabilisées. Lespremierscaractères de la référence renseignent sur le journal dans lequel sera enregistrée l’écriture comptable. Pour saisir dans PERFECTO-WINDOWS, il faut : 7 - Double-cliquer sur l’Icône de Perfecto pour ouvrir l’intégrateur, - Renseigner le casier « Utilisateur » et « Mot de passe » et valider, - Se positionner sur le dossier dans lequel on veut travailler et double cliquer ou cliquer sur le bouton « ouverture » situé en bas à droite du menu pour entrer dans le dossier, - Aller dans le menu « saisies » en haut de l’écran et sélectionner dans la liste « Saisie dans les journaux » pour procéder à la saisie des pièces, - Se positionner sur le journal concerné et faire « entrer » pour débuter la saisie. Lors de la saisie, toutes les rubriques doivent être renseignées ; le libellé doit être explicite afin de faciliter les recherches et révisions. NB Pour saisir une immobilisation, il faut : 1. Insérer le compte d’immobilisation concerné 2. Renseigner nécessairement lecasier« immobilisation » situé à droite, dans lejournal Immobilisation, sur le même alignement que le casier « Date » : a. Cliquer sur le bouton « Eléments immobilisés… » (situé à droite du casier « Libellé » dans le journal Immobilisation) ou Appuyer sur la touche « F2 » du clavier : la fenêtre élément compte (N) s’ouvre, b. Cliquer sur le bouton « Insérer », situé à droite dans la fenêtre, c. Cliquer sur la zone élément pour faire apparaître le numéro d’ordre de l’immobilisation d. Renseigner la zone intitulée e. Renseigner la zone localisation en cliquant sur le bouton « Localisation » (situé à droite du casier « Compte » dans la fenêtre) ou Appuyer sur la touche « F2 » du clavier et faire « Copier », f. Idem pour les casiers « Centre » et « Activité », g. Cliquer sur « valeur patrimoniale », puis renseigner la date d’entrée, la valeur brute et le nombre d’années d’utilisation prévues. h. Valider puis copier 8 Avant le calcul du résultat, il faut tout d’abord s’assurer de la cohérence dans l’enregistrement des immobilisations. Pour ce faire, il faut : 1. Accéder à Edition/Immobilisation, 2. Cliquer sur l’option Ecart à l’ouverture avec la comptabilité générale pour s’assurer de l’enregistrement correct des immobilisations existantes ou sur l’option écart de la période avec la comptabilité générale et compléter les informations qui manquent. Perfecto permet de rendre collectif les comptes et faire la budgétisation de N par rapport à N-1 (Voir en annexe 1 et 2, les procédures de création SEGMENT 6 Revue de la saisie Après chaque saisie, il est obligatoire d’éditer les différents journaux pour vérifier et corriger éventuellement les erreurs sur les imputations, les libellés, les montants. Pour ce faire, aller dans la barre des menus et faire « Edition / Journaux / Détails des lignes saisies », spécifier la période et lancer l’impression. Ces journaux corrigés sont à classer de façon chronologique dans leur classeur respectif. SEGMENT 7 Révision La révision se réalise en quatre étapes à savoir : - Pointage, - Lettrage, - Analyse des mouvements, - Justification des soldes. 1. Pointage des comptes de banques : Le pointage se uploads/Finance/ procedure-assistance-comptable.pdf