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SEPTEMBRE 2016 AFRIKARH CONSULTING GROUP : CABINET D’EXPERTISE COMPTABLE ET D’A

SEPTEMBRE 2016 AFRIKARH CONSULTING GROUP : CABINET D’EXPERTISE COMPTABLE ET D’AUDIT  : (229) 21- 03- 12- 49  03 B.P. 1663 COTONOU - REP. DU BENIN Email : afrikarh08@yahoo.fr RAPPORT FINAL AUDIT FINANCIER ET DE PASSATION DE MARCHES DU PROJET « Centre d'Excellence Africain en Sciences Mathématiques et Applications (CEA-SMA) » RAPPORT D’AUDIT DES MARCHES PUBLICS Exercice clos au 31 Décembre 2015 2 SOMMAIRE 1. OPINION DE SUR LES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES ...........................5 1.1. Observations .........................................................................................................................5 1.2. Opinion ..................................................................................................................................6 2. AUDIT DES EXECUTIONS PHYSIQUES DES MARCHES ......................................................8 2.1. Conclusions ...........................................................................................................................8 2.2. Annexes ............................................................................................................................... 10 3. PERFORMANCE DE GESTION DU PROJET ET RECOMMANDATIONS ......................... 13 3.1 - Performance de gestion du projet ................................................................................... 13 3.2 – Recommandations formulées au Projet ......................................................................... 15 4. ANNEXES ................................................................................................................................... 20 4.1 Termes de références .......................................................................................................... 21 4.2 Détails de la méthodologie utilisée/ Fiches individuelles d’examen de chaque ......... 32 4.3 Liste des marchés passés pendant la période couverte par l’audit (intitulé, références, montant, méthode de passation de marché, attributaire, synthèse des faiblesses relevees) ...................................................................................................................................... 85 3 MONSIEUR LE COORDONNATEUR DU PROJET CENTRE D’EXCELLENCE AFRICAIN EN SCIENCES MATHEMATI- QUES ET APPLICATION DE DANGBO (CEA-SMA) 01 BP 613 PORTO-NOVO; TÉL. : 20 22 24 55 PORTO-NOVO (BENIN) Monsieur le Coordonnateur, En exécution de la mission d’audit qui nous a été confiée par le Centre d’Excellence Africain en Sciences Mathématiques et Applications (CEA-SMA), nous avons procédé à la revue de conformité des procédures de passation et d’exécution des marchés passés au cours de l’exercice allant du 1er janvier 2015 au 31 décembre 2015. Nous avons exécuté notre mission conformément aux normes d’audit de l’Organisation Internationale des Institutions Supérieures de contrôle des finances publiques (INTERNATIONAL ORGANISATION OF SUPREME AUDIT INSTITUTIONS –INTOSAI) et des procédures convenues avec l’Institut de Mathématiques et de Sciences Physiques contenus dans les termes de référence de la mission. Le montant des marchés publics budgétisés au cours de la période allant du 1er janvier 2015 au 31 décembre 2015 qui nous a été communiqué s’est élevé à FCFA 394 347 875. L’audit a consisté à vérifier par sondage les pièces justificatives et à contrôler l’exécution financière de certains contrats, le tout sur la base d’un échantillon de quatre (04) marchés s’élevant à FCFA 133 398 037, échantillon déterminé en application des dispositions des termes de référence. Le rapport d’audit est présenté en trois volets :  volet 1 : Opinion d’audit des passations de marchés ;  volet 2 : Audit de matérialité des exécutions physiques ;  volet 3 : Performance de gestion et Recommandations. Cotonou, le 1er Septembre 2016 HOUESSOU Expédit Romain Expert-comptable diplômé Commissaire aux comptes 4 OPINION SUR LES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES 5 1. OPINION DE SUR LES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Notre examen a été effectué conformément aux normes d’audit généralement admises et a comporté les tests, sondages et autres procédures de vérification que nous avons jugés nécessaires eu égard aux diligences normales. Ces normes imposent de programmer et d’effectuer l’audit de manière à avoir raisonnablement l’assurance que les marchés ont été passés de façon transparente et régulière conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics et de ses textes d’application. Un audit de marchés implique la vérification, par sondage de pièces justificatives, la conformité des procédures aux textes et règlements relatifs aux marchés publics. Les montants des marchés soumis à l’audit s’élève à la somme de FCFA 133 398 037, soit un échantillon représentant 100% des marchés passés ou en cours de passation au cours de la période sous revue. Nous avons examiné par sondage les éléments probants justifiant les données contenues dans les dossiers et avons apprécié les procédures appliquées par le Comité Technique d’Exécution du Projet pour procéder à la passation et à l’exécution des marchés publics relevant de sa responsabilité. Nous estimons que nos contrôles fournissent une base raisonnable à l’opinion ci-après exprimée. 1.1. Observations  Le Plan de Passation des Marchés (PPM) du Projet n’a pas été élaboré et validé par l’autorité compétente en 2015 conformément aux articles 20 et 1, respectivement du Code de Passation des Marchés et du Décret n°2011-480 du 08 Juillet 2011.  Les marchés passés par le Projet n’ont pas pris en compte les dispositions de l’article 10 du Décret n°2011-478 du 08 Juillet 2011 visant l’engagement de l’Etat et ses fonctionnaires à l’égard des pratiques de corruption. En effet, les Fiches d’engagement des membres de la commission d’ouverture, des experts et autres renonçant aux pratiques liées à la corruption ne sont pas mises en place et classées au dossier. 6  Les pénalités de retard dans l’exécution des marchés n’ont pas été appliquées conformément aux dispositions des DAO. (Art. 141 du Code des Marchés Publics). 1.2. Opinion Sur la base des travaux d’audit réalisés, nous sommes d’avis que, à l’exception des observations formulées ci-dessus, les marchés passés et exécutés ou en cours d’exécution par le Projet CEA-SMA sont, dans tous leurs aspects significatifs, conformes aux critères d’économie, de transparence, d’égalité entre les candidats et de libre accès aux marchés publics. Cotonou, le 1er Septembre 2016 Romain Expédit HOUESSOU Associé-Gérant Expert-comptable Commissaire aux comptes Victor VIOSSI Spécialiste audit MP Expert-comptable Commissaire aux comptes 7 AUDIT DES EXECUTIONS PHYSIQUES DES MARCHES 8 2. AUDIT DES EXECUTIONS PHYSIQUES DES MARCHES Nous avons procédé au contrôle physique de l’exécution des marchés passés au cours de l’exercice allant du 1er janvier 2015 au 31 décembre 2015. Nos contrôles sur le terrain effectués le 30 juillet 2016, ont notamment porté sur :  la conformité physique des biens acquis avec les procès-verbaux de réception provisoire et/ou définitive ;  la qualité, la véracité et la sincérité des documents de contrôle par rapport aux constatations physiques ;  l’état de fonctionnement des biens acquis ;  les dangers éventuels pouvant découler de certains biens ou ouvrages et l’adéquation des solutions techniques proposées. Les visites de terrain ont concerné l’ensemble des marchés publics passés et exécutés au cours de la période sous revue. L’objectif des visites est de donner notre opinion sur la qualité des biens, travaux et services acquis. 2.1. Conclusions Nous présentons ci-après, les principales conclusions découlant de nos travaux : 2.1.1 Constats  Sur le groupe électrogène Le groupe électrogène a été livré le 01/04/2016 sur le site de DANGBO et répond parfaitement aux caractéristiques définis dans le contrat. Il a été mis en état d’utilisation et fonctionnement parfaitement. Cependant, les dirigeants du Projet n’ont pas mis en place, un planning d’entretien et de suivi à partir d’un cahier ou registre, afin de matérialiser les dates d’entretien, le niveau de consommation et la durée d’utilisation à partir de laquelle l’arrêt pour les vidanges doit être opéré. 9  Sur le Véhicule 4x4 Le véhicule « FORTUNER 4X4 BVM » acquis auprès de CFAO MOTORS a été livré le 18/12/2015 sur le site de DANGBO et répond parfaitement aux caractéristiques définis dans le contrat. Il a été mis en service au cours de l’année 2016. Cependant, le Projet n’a pas encore doté le véhicule d’un carnet de bord pour le suivi de son utilisation.  Sur le matériel informatique Les matériels informatiques acquis par le projet ont été livrés le 12/05/2016 sur le site de DANGBO et répondent parfaitement aux caractéristiques définis dans le contrat. Ils ne sont pas encore mis en service mais stockés dans le magasin sur le site. Nous n’avons relevé aucune insuffisance sur ces matériels. 2.1.2 Recommandations Le Projet doit prendre les dispositions nécessaires pour :  mettre en place un registre de planning d’entretien et de suivi du groupe. Entre autres rubriques, le registre doit prévoir, la date d’entretien antérieure, les informations sur le changement des accessoires, la date d’entretien prochaine, le niveau de consommation du carburant et des lubrifiants.  doter le véhicule du projet d’un carnet de bord comportant les informations suivantes : Date, Nom du passager, Départ (Heure, Km), Trajet (De A à B), Arrivée (Heure, Km), Signature du passager, Consommation au kilomètre, Nom du chauffeur, visa de contrôle du comptable. Cotonou, le 1er Septembre 2016 Romain Expédit HOUESSOU Associé-Gérant Expert-comptable Commissaire aux comptes Victor VIOSSI Spécialiste audit MP Expert-comptable Commissaire aux comptes 10 2.2. Annexes  Photographie du groupe électrogène acquis par le Projet en 2015 11  Photographie du véhicule FORTUNER 4X4 BVM acquis par le Projet en 2015 12 PERFORMANCE DE GESTION DU PROJET ET RECOMMANDATIONS 13 3. PERFORMANCE DE GESTION DU PROJET ET RECOMMANDATIONS 3.1 - Performance de gestion du projet L’examen des résultats réalisés par le projet en termes de prévisions, de réalisations et d’efficacité des marchés passés et réalisés au 31 décembre 2015 a abouti aux conclusions ci-après :  Fiabilité des prévisions financières Les montants prévisionnels des marchés budgétisés et passés au cours de l’exercice sous revu ont connu un dépassement moyen de plus de 10% (16% en réalité). Les données de cette analyse se présentent comme suit : N° ELEMENTS PREVU 2015 REALISE 2015 VARIATION % 1 Acquisition d’un générateur électrique de 165 KVA et installation. 26 000 000 41 700 000 15 700 uploads/Finance/ rap-audit-marches-cea-sma 1 .pdf