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Le présent rapport fait l’état des constats, observations et recommandations sur le système et procédures de passation de marchés mis en œuvre par le Projet. L’objet de la mission qui nous a été confiée, concerne le contrôle de la régularité et la transparence du processus de passation des marchés publics au niveau de l’Institut 2iE/CEA- BM. Elle vise donc à apprécier globalement la validité du processus de passation des marchés passés et le cadre institutionnel mis en place. Au cours de nos vérifications, nous avons conformément aux normes pour la pratique professionnelle mis en œuvre les diligences et tests jugés nécessaires, en mettant un accent particulier sur les préoccupations contenues dans les termes de référence de la mission. Des procédures ont été suivies et des renseignements probants ont été réunis, de manière suffisante et convenable, pour appuyer l'exactitude de la conclusion de l'audit. Les processus de passation de tous les marchés prévus au Plan de Passation des Marchés pour l’exercice 2017 sont achevés avant la fin de l’exercice. Cependant, certains marchés signés en 2017 sont en cours d’exécution. Ainsi de l’examen des différents marchés (voir annexes) et sur la base des indicateurs décrits dans les tableaux ci-dessous, nous avons procédé à l’appréciation de la performance de l’unité de gestion sur les deux aspects suivants : - la capacité institutionnelle de 2iE à passer des marchés et ; - le respect des procédures de passation des marchés afin de pouvoir formuler les recommandations qui s’imposent. Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE Rapport d’audit de passation des marchés – Exercice 2017 3 1. CONCLUSION DE L’AUDIT A l’issue de nos travaux, nous avons constaté que la capacité institutionnelle est satisfaisante et que le respect des procédures de passation des marchés est également satisfaisant. Cotonou, le 29 juin 2018 Pour COFIMA, Jean-Claude AVANDE Expert-Comptable Diplômé Associé Gérant Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE Rapport d’audit de passation des marchés – Exercice 2017 4 SOMMAIRE LETTRE D’OPINION DE L’AUDITEUR SUR LE PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES DU PROJET CENTRE D’EXCELLENCE AFRICAIN (CEA) Période allant du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2017 ....................................................................................... 2 1. CONCLUSION DE L’AUDIT ........................................................................................... 3 2. SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS ANTERIEURES ...... 5 3. CONSTATS D’AUDIT ...................................................................................................... 7 3.1 Capacité Institutionnelle .................................................................................................. 7 3.2 Respect des procédures de Passation de Marchés ........................................................... 8 4. SYNTHESE DES TRAVAUX D’AUDIT ET RECOMMANDATIONS ........................ 9 5. ANNEXES ........................................................................................................................ 14 Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE Rapport d’audit de passation des marchés – Exercice 2017 5 2. SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS ANTERIEURES N° Recommandations Mise en œuvre Commentaires du Cabinet Commentaires du 2IE Oui Non Partiellement RECOMMANDATIONS DU CABINET D’AUDIT PRECEDENT POUR L’EXERCICE 2016 1 Ouvrir les offres quelques minutes après le dépôt (10 à 30 mn maximum) X Pour la plupart des marchés revus, les plis ont été ouverts quelques minutes après le dépôt des offres. 2 Accélérer le processus de passation des marchés. X Nous avons relevés de longs délais dans les procédures de passation de marchés qui vont jusqu’à 05 mois du lancement de la procédure à la signature du contrat pour les Consultations Restreintes. Ainsi, nous reconduisons la recommandation antérieure. La non disponibilité des évaluateurs qui sont des enseignants (activité de base) entrainent très souvent une lenteur dans l’évaluation des offres. Néanmoins des dispositions seront prises pour minimiser ces délais. 3 Prévoir les signatures sur des pages comportant au moins quelques paragraphes du document signé ou prévoir au bas de document le titre du document signé. X 4 Faire des copies des garanties et ranger comme documents de passation des marchés et conserver les originaux dans un coffre-fort au niveau de service financier. X Ce sont les copies des garanties bancaires qui sont jointes aux dossiers de passation des marchés. 5 Le Service des Acquisitions doit veiller au respect : - des modalités de paiement inscrites dans les contrats et ; - demander copies des factures et preuves de paiement X X Les modalités de paiement sont respectées. Nous relevons toujours l’absence des copies des factures et preuves de paiement dans les dossiers de passation des marchés. Ainsi, la Le circuit interne de traitement des factures ne nous permet pas d’accéder directement aux factures. Cependant, en accord avec le comptable du projet, nous comptons recevoir désormais les copies des factures et preuves de paiement pour Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE Rapport d’audit de passation des marchés – Exercice 2017 6 recommandation antérieure est reconduite. les différents dossiers. 6 Se conformer aux dispositions du DAO ou annuler les lots concernés et relancer en consultation de fournisseurs. Sans objet Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Rapport d’audit de passation des marchés – Exercice 2017 7 3. CONSTATS D’AUDIT 3.1 Capacité Institutionnelle Légende : S : Satisfaisant MS : Modérément satisfaisant I : Insatisfaisant N° Eléments vérifiés au niveau de l’unité de passation de marchés Résultats et Commentaires Appréciation 1 Existence d’une unité chargée de la passation de marchés avec rôles et responsabilités clairement définis Oui, l’Institut dispose d’une Unité chargée de la passation des marchés. Toutefois, le poste de Spécialiste en Passation des Marchés est vacant au passage de l’équipe d’audit et c’est le Directeur de la DCFB qui est responsable de la Passation de Marchés. Cependant, après échange avec le projet, le processus de recrutement du SPM est encours et est à la phase de réception des dossiers de candidature. S 2 Existence d’une description de poste et les profils requis pour ce poste Oui, le cadre affecté à ce poste a été recruté sur la base d’une description de poste S 3 Existence d’un Personnel doté des qualifications requises Le spécialiste en passation des marchés a les qualifications requises et est appuyé par un Responsable des Achats et un assistant qui ont les compétences requises. S 4 Existence de manuel de procédures Oui, 2iE dispose d’un manuel de procédures de passation des marchés dont les seuils ont été revus à la hausse. S 5 Existence d’une efficace organisation interne du travail L’organisation mise en place au niveau de 2iE est jugée efficace. S 6 Effective vulgarisation du personnel à propos de l’existence de cette documentation Le manuel de procédures propre est mis à la disposition de tous les intervenants. S 7 Existence d’un système d’archivage des documents, de qualité Le système d’archivage des documents est satisfaisant. Les documents sont classés dans des chemises et sous chemises suivants chaque étape du processus pour les cotations. Quant aux dossiers d’appels d’offres, ils sont classés dans des chronos distincts suivant chaque étape de la procédure. S 8 Existence des rapports sur l’exécution de la passation de marchés Un rapport annuel sur la passation des marchés a été élaboré par le projet. Par ailleurs, des réunions périodiques sont effectuées par le projet pour évaluer l’état d’avancement des marchés et ces réunions sont matérialisées par des comptes rendu. S Appréciation globale Satisfaisante Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Rapport d’audit de passation des marchés – Exercice 2017 8 Quant au respect de la procédure de passation des marchés, 2iE s’est conformé aux dispositions du manuel de procédures. 3.2 Respect des procédures de Passation de Marchés Indicateurs Résultats et Commentaires Appréciation 1 Conformité de l’entité de passation des marchés par rapport aux dispositions de l’Accord Oui S 2 Existence d’un plan de passation de marchés Oui et le PPM révisé a été approuvé par la Banque le 18 avril 2017. S 4 Processus de passation de marché 4.1 Documents d’appel d’offres/DP et demande de cotation Les documents types Conformes au modèle de la Banque. S 4.2 Publication Oui, dans les journaux locaux et à l’international S 4.3 Evaluation/Attribution Elles sont faites conformément aux dispositions du manuel de procédures. S 5 Publication des résultats des appels d’offres Oui, la mission a eu les preuves. S 6 Qualité et exhaustivité du Contenu des marchés Oui, des modèles de la Banque sont utilisés et les contenus exhaustifs. S 7 Gestion du Contrat 7.1 Existence des garanties requises Oui. Les copies des garanties sont archivées dans les documents de passation des marchés. S 7.2 Conformité des modalités de paiement par rapport aux marchés uploads/Finance/ rapport-definitif-audit-passation-des-marches-projet-cea-2ie-exercice-2017.pdf