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5 Réseau National des Chambres d'Agriculture du Niger Note d’information / Orga

5 Réseau National des Chambres d'Agriculture du Niger Note d’information / Organisations paysannes n°7 Rôle et fonctions des cadres et élus Module n°3 : Rôles et tâches du trésorier et du commissaire aux comptes 9 Août 2011 Ce texte est tiré du document technique réalisé pour la Formation professionnelle continue des petits producteurs et artisans dans le cadre du Projet NIGETECH FED n° 8-ACP-NIR 011 / Exécution BIT. Le Trésorier 1.Qu’est ce qu’un trésorier de groupement ? C'est la personne qui tient les comptes et les écritures comptables afin que l’on se sache ce que l’on a reçu, ce qui a été dépensé et ce qui reste. C’est le responsable des biens financiers et matériels du groupement qui sont : de l'argent ; des équipements ; des dons et legs, etc. 2.Rôle et tâches du trésorier On retiendra quatre (4) tâches principales pour le trésorier : veiller sur le matériel et les biens du groupement ; tenir les livres comptables du groupement : livres de caisse et de banque, livres de recettes et de dépenses, grand livre ; effectuer et/ou enregistrer les dépenses (en accord avec le président) ; encaisser et/ou enregistrer les entrées d'argent : cotisations, droits d’adhésion, subventions, etc. Pour toute dépense, de même que pour toute rentrée d'argent, il faut un justificatif : facture ou reçu. 21. Les biens du groupement Le trésorier doit être au courant de l'existence de tous les biens, matériels, stocks divers, produits finis, … appartenant au groupement. Il doit disposer de tous les documents pouvant exister sur chacun d'eux, d'une liste de A N R é s e a u N a t i o n a l d e s C h a m b r e s d ’ A g r i c u l t u r e d u N i g e r 5 l'ensemble, de leur valeur d'origine, de leur état et de leur valeur actualisée. Il doit pouvoir en rendre compte dans ses bilans annuels ou à la demande du président ou d’un membre du bureau concerné par leur utilisation. 22. Les livres comptables a) les livres de caisse et de banque Il s'agit de deux livres simples, sur lesquels sont portées et comptabilisées les opérations financières. Ces deux livres donnent à tout moment la situation des espèces contenues dans la caisse et sur le comte du groupement. On y écrit dessus tous les mouvements d’argent, espèces et chèques, effectuées pour le compte du groupement, y compris des petites opérations, de prêts, remboursements. Ces dernières ne seront pas comptabilisées plus, mais il est important de les inscrire dans ces cahiers pour en garder la trace, pour s’en souvenir, ou pour s'assurer qu'elles ont été bien équilibrées. Il s'agit donc : des recettes (c'est-à-dire les rentrées d'argent) ; des dépenses c'est-à-dire les sorties d'argent) ; des soldes (ce qui reste après chaque opération). b) les livres des recettes et des dépenses Les recettes et les dépenses, notées dans le livre de caisse ou de banque, peuvent être reprises séparément dans deux livres : le livre des recettes et le livre des dépenses. Ces deux livres permettent de mieux suivre les diverses opérations et de les détailler de façon utile pour le groupement : quantités, prix unitaires, etc. c) le grand livre L’utilité du « grand livre » se fait ressentir quand on tient bien ses livres de caisse, de banque, de recettes et de dépenses, car il permet il permet de ventiler les recettes et les dépenses, c’est à dire les répartir par rubrique, en les répartissant dans une douzaine de colonnes différentes. Exemple : une colonne pour les achats de papier, bic, etc., une pour les frais de convocation aux réunions, une pour les frais de transport, etc. Autre exemple, concernant les recettes : une colonne pour les cotisations, une pour les pourcentages perçues sur des marchés gérés par le groupement, une pour les subventions/appuis, une pour des services rendus par le groupe et facturés, etc. Dans ces deux cas, il peul être utile un jour, pour apprécier le bon fonctionnement du groupement, ou pour monter un dossier de demande de subvention ou de crédit, de pouvoir détailler les recettes et les dépenses. 23. Les dépenses C'est le trésorier qui effectue toutes les dépenses du groupement. Il doit à tout moment observer cette règle : 5 Pour chaque dépense ou sortie d’argent il faut un justificatif Outre la tenue des différents livres comptables ; cités ci-dessus, il s'assure de l'existence des justificatifs relatifs à chacun d’eux et les classe. Il est aussi au courant des disponibilités du groupement et des possibilités. Il peut et doit donc conseiller ses collègues du bureau quand ceux-ci programmes des dépenses. Dans la majorité des cas, il est responsable de la caisse. Il doit donc veiller à conserver les espèces dans un lieu sûr, une caisse ou un coffre-fort, ou, le cas échéant, les verser à la banque, ou à la banque dès qu'il en a trop. 24. Les encaissements d’argent Le trésorier, dans la majorité des cas, va être chargé des encaissements d’argent et de leur enregistrement. Comme pour les dépenses, il doit se baser sur les deux principes suivants : Tout Franc qui rentre est enregistré, tout encaissement fait l’objet d’un reçu a) les cotisations Le secrétaire dispose de la liste des membres et des critères de cotisations. Le trésorier est chargé d'encaisser les cotisations, de les enregistrer et, éventuellement, de les noter dans les cartes de membre. La collecte proprement dite des cotisations peut éventuellement être l'affaire du président, du secrétaire ou d'un membre du bureau chargé spécialement de cette opération, mais de toute façon, le trésorier aura à encaisser et enregistrer. Les cotisations constituent les premières ressources du groupement et lui donne ses premières chances d’exister et de fonctionner, en lui garantissant un revenu fixe avec lequel le bureau peut fixer un programme minimum. b) les autres encaissements Il s'agit dans la plupart des cas, des droits d'entrée payés par les nouveaux membres, d'éventuelles subventions extérieurs et, dans le cas de relations avec les structures d’appui, des contributions à des actions menées par le groupement, des aménagements ou des équipements, financés ou apportés par ces dernières . NB : Il est important en effet pour le groupement d'enregistrer ces sommes, même si elles n’ont pas été versées en espèces au groupement et si les dépenses ont été payées directement par fa structure d'appui. Elles sont le reflet et la preuve des activités du groupement. Il convient alors de passer ces sommes en recettes et en dépenses pour que les comptes restent équilibrés. 5 c) les bilans Outre les tâches définies ci-dessus, le trésorier doit être en mesure à tout moment d'informer les membres du groupement sur la situation financière et de présenter des bilans partiels ou généraux, ceci à l’occasion des réunions ou de l’assemblée générale. 3.Qui ne peut pas être trésorier ? Celui qui ne sait ni lire ni écrire ; Celui dont la moralité est réputée douteuse ; Celui qui n’est pas membre du bureau ; Celui qui n’est pas à jour de ses cotisations ou qui traine des dettes vis-à-vis du groupement. 4.Qui peut être trésorier ? Celui dont la moralité est reconnue ; Celui qui est disponible ; Celui qui est organisé ; Celui qui est compétent et doit donc savoir lire, écrire et compter ; Celui qui a une occupation régulière et normale. Le commissaire aux comptes 1. Définition Le commissaire est le contrôleur de tous les comptes de l'association. A ce titre sa fonction doit être dispensée en même temps que le trésorier. Il peut aussi être chargé de contrôler toutes les activités de l'association, auquel cas il est bon de rapprocher sa fonction de celle du président. Il examine et vérifie de façon inopinée le travail du trésorier. 2. Les attributions Les attributions du commissaire aux comptes se résument en trois points, à savoir : maîtriser tous les éléments de la trésorerie ; contrôler les comptes du trésorier de l'association ; rendre compte à l'association de la bonne ou mauvaise gestion du trésorier (rédiger un rapport). a) maîtriser tous les éléments de la trésorerie Le commissaire aux comptes doit connaître la liste des biens de l'association et savoir également comment s'effectue l'enregistrement des opérations dans les différents livres comptables tenus par le trésorier de l'association (livre de caisse, livre de banque, grand livre, 5 etc.). b) contrôler les comptes du trésorier de l’association Il vérifie les comptes de l’association en suivant avec attention l’enregistrement des opérations, de manière à constater si tout se déroule comme il faut. Il doit disposer de tous les documents de contrôle (fiche de billetage de caisse, état de rapprochement des comptes bancaires, etc.). Le contrôle se déroule en présence effective du trésorier, et ce, jusqu’à la fin de l’inspection (le trésorier ne doit se déplacer sous aucun prétexte jusqu’à la fin de l’opération). c) rendre compte au groupement / association Le commissaire aux comptes doit notifier les conclusions de son rapport au bureau uploads/Finance/ reca-op-note7-role-et-fonction-tresorier 1 .pdf