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CHAPITRE 3 : RECOMMANDATIONS GENERALES Les programmes de travail des domaines s

CHAPITRE 3 : RECOMMANDATIONS GENERALES Les programmes de travail des domaines spécifiques des IMFl non mutualistes tel que le portefeuille de crédit et épargnes et les subventions reçues ont été mis en exergue dans le chapitre précèdent. Ce troisième et dernier chapitre sera axé sur : . Les recomnrandations relatives à i'amélioration du corrtrôle interne de HARDI FINANCE, et CEFOR, les deux IMFs où notre étude a été menée ; . Les recommandations générales aux auditeurs. SECTION 1 : RECOMMANDATIONS RELATIVES A L'AMELIORATION DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE AIln dc pcrmettre à CEFOR ci" Ii,^,Rll FL\I,\|ICE dc rcnfo;ccr ci,i'an,éllcrcr lcu; système de contrôle interrre, nous avons jugé nécessaire d'émettre les recommandations sur les constats et faiblesses. 1.1. Recommandation sur le système de contrôle interne de cEFoR Comme nous avons évoqué lors de l'analyse et évaluation des risques, CEFOR a acquis une certaine expérience dans la gestion de ses activités. Malgré cela, son contrôle interne ne permet pas de limiter les risques inhérents à son fonctionnement. Ainsi, les recommandations sur les faiblesses constatées sont consignées dans les tableaux ci-après. 1.1.1. Organisation et structure générale Tableau 7 : CEFOR, constats et recommandations sur l'organisation et structure générale P r o c é dur e s admin is tr al iv e s, c o mp t ab I e s e t fi nanc i èr e s Plusieurs notes de serviôe modifiant tes ICEEOR devrait mettre à iour son manuel de dispositions du manuel de procédures lprocédures administratives et comptables applicables ont été émises. Par ailleurs. des lla mise en pratique des nouvelles pratiques ont été adoptées alors que celles-ci I dispositions devrait faire l'objet de séance ne font pas l'objet de procédures formalisées. ld'encadrement / d'accompagnement par les 71 Constats Recommandotions Ces notes/pratiques ont trait à : . Abandon de créances ou des crédits douteux et litigieux ; . Allocation de nouveaux types de crédit (crédit agricole, prêt consulat,. . . .) ; 'Utilisation des fiches de récapitulation des recettes au niveau de centre de formation ; . Fréquence des réunions techniques et administratives. responsables du Bureau de Liaison. Système comptable La revue du systèrne comptable au niveau de lDans un souci de traçabilité des opérations CEFCR permet Ce :cnstater qu'il t' a I ccmptables, il est recominandé Cs : insuffisance de rigueur dans la collecte et la | ' Créer des comptes auxiliaires pour les saisie des données et l'utilisation non optimale I opérations avec les tiers, enregistrer les du logiciel de comptabilité conduisant à une I opérations suivant sa date de survenance, manque de traçabilité des opérations, d.l d'apposer systématiquement la correcte I'analyse de la situation par agence et de I référence de saisie ; difficulté dans le rapprochement des données I ' D. revoir le paramétrage par agences (LPF) et les données comptables I de manière à faire sortir consolidées ainsi que dans 1'établissement des I les états financiers. états financiers. Par ailleurs, les états financiers ne sont pas paramétrés automatiquement sur CIEL suivant le PCEC. Sttivi budgétaire L'évaluation du système budgétaire permet de constater que : . Le manuel des procédures administratives et comptables ne prévoit pas le système de gestion budgétaire ; . La fiéquence de suivi budgétaire ne petmet pas d'utiliser le budget comme outil de pilotage et de gestion ; du logiciel utilisé automatiquement Le suivi budgétaire devrait être utilisé comme outil de gestion dès lors que 1'analyse des réalisations budgétaires sera conduite par nature des charges et par entités composantes : Agences et Bureau de liaison. 18 1.1.2. Gestion du portefeuille de crédit Les constats et recommandations suivant concernent la gestion de porlefeuille de crédit. Tableau I : CEFOR, constats et recomrnandations sur la gestion du portefeuillc de crédit Constuts Recommundations L. L- L- L La gestion des crédits et des épargnes appellent aux faiblesses suivantes : . Les dossiers individuels des bénéficiarres ne sont pas systématiquement exhaustifs ou ne sont pas correctement tenus : absence de photo du garant; fiche individuelle non systématiquement disponible et ne renseigne pas comectement l'historique des crédits du partenaire ; fiche de crédit non disponible dans le dossier pour le cas de Prêts successifs; la situation des épargnes et des crédits extraites du logiciel de crédit non jointe au dossier de demande de crédit. ' Le rapprochement de la situation sur les carnets de crédit avec la situation de chaque partenaire sur Loan Performer n'est pas matérialisé. . Les données informatisées au niveau de chaque agence sont transmises au Bureau de Liaison sans qu'une copie du sauvegarde n'est gardé au niveau de chaque Agence ; Pour une gestion efficace et efhciente, CEFOR devrait : , Renforcer les mesures qui permettent de s'assurer 1'application effective et systématique des procédures de gestion de crédits et des épargnes (intervention équipe d'audit interne ou autre responsable au niveau du bureau de liaison. ...). . D'inscrire dans le carnet de crédit tous les remboursements voire systématiser la mise à jour des remboursements lors des opérations effectuée par le bénéf,rciaire et de matérialiser les travaux de vérification ou de rapprochement de solde sur les carnets d'épargne ou de crédit des bénéflciaires. ' De sauvegarder les informations électronique en gardant les supports hors des agences et du bureau de liaison ; 79 Constats Recommundutions . Les procédures de recouvrement des crédits . De matérialiser les actions de relance des en retard ne sont pas systématiquement matérialisées (effectivité de l,intervention, effectivité de la remise de lettre de relance,"..) crédits en retard et mettre à jour le manuel de crédit afin de tenir compte des procédures de recouvrement. 1.2. Recommandation sur le système de contrôle interne de HARDI FINANCE HARDI FINANCE est encore en phase de développement, d'où une fragilité dans la conception et l'application du contrôle. Les constats ainsi étudiés et les recommandations majeures sont consignés dans le tableau ci-après concernant son organisation et structure en générale et la gestion des crédits. 1.2.1. Organisation et structure générale Tableau 9 : HARDI FINANCE, constats et recommandations structure générale sur l'organisation et Constats Recommandstions S lr uc tur e or ganis ati onn e ll e Les organes délibérants, exécutifs et de contrôle de HARDI FINANCE sont constituées principalement des ressources exerçant pour le compte de I,ONG HARDI. HARDI FINANCE n'est pas autonome dans la réalisation de ses activités. La mise en place de structure organisationnelle conforme aux dispositions des textes règlementaires régissant les IMFs devrait être effectuée pour ne pas encourir le risque de retrait de la licence. Hormis le PCA, les autres organes de contrôle et de délibération devraient être clairement définis. Devant être un document de réference dans la mise en æuvre activités, une mise à jour du manuel des procédures de HARDI FINANCE s'impose pour s,assurer de : . La préservation du patrimoine ; t La fiabilité des informations produites Dispositifs mis en place pour la grrtion lu ,irq*, Le manuel des procédures disponible au niveau de I{ARDI FI},IANCE est celui utilisé lorsqu'elle faisait encore partie intégrante de I'ONG HARDI en tant que « volet micro- crédit ». Par ailleurs, nous avons constatés que : 80 uploads/Finance/ reco-amelioration-controle-interne.pdf