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Access - Les Bases Date de publication : 18/08/04 , Date de mise à jour : 10/01

Access - Les Bases Date de publication : 18/08/04 , Date de mise à jour : 10/01/07 Par Maxence HUBICHE (Site) Voici la réplique 'améliorée' du cours que j'ai l'habitude de donner pour l'initiation à Access.J'espère qu'il vous sera utile...Ce cours va évoluer avec le temps, alors revenez voir où j'en suis régulièrement. I. Introduction I-1. Remerciements I-2. Objet et objectifs I-3. La méthode Merise I-4. Pourquoi utiliser Access ? I-4-a. C'est un SGBDR I-4-b. C'est un RAD II. Conception II-1. C'est quoi ? A quoi ça sert ? II-2. Les principes fondamentaux II-3. Le Modèle Entité-Association II-3-a. Définition des Entités II-3-b. Définition des Associations et de leurs cardinalités II-3-c. En résumé II-4. A vous de Jouer ! III. L'interface Logicielle (à venir) IV. Les tables et relations (à venir) IV-1. C'est quoi ? A quoi ça sert ? IV-2. A partir d'un logiciel de modélisation (CaseStudio) IV-3. Création d'une table simple IV-3-a. Différents modes de création IV-3-b. Basculer entre les modes d'affichage IV-4. Approfondissons IV-4-a. Les commentaires IV-4-b. Les types de données IV-4-b-i. Les types pour les caractères IV-4-b-ii. Les types pour les numériques IV-4-b-iii. Les autres types IV-4-c. Les propriétés des champs IV-4-d. Les propriétés des tables IV-5. Les relations IV-6. A vous de jouer ... V. Les Requêtes (à venir) V-1. C'est quoi ? A quoi ça sert ? V-2. Les fondamentaux V-2-a. Gestion des Colonnes V-2-a-i. Ajouter une colonne V-2-a-ii. Sélectionner une colonne V-2-a-iii. Déplacer une colonne V-2-a-iv. Insérer une colonne V-2-a-v. Supprimer une colonne V-2-a-vi. Renommer une colonne V-2-b. Gestion des Lignes V-2-b-i. Définition de l'ordre de tri V-2-b-ii. Définition des critères V-2-c. Champs calculés V-2-c-i. Les opérations V-2-c-ii. Les fonctions V-2-d. Regroupements et Synthèses V-3. Les requêtes multi-tables V-3-a. Cas d'une requête monotable V-3-b. Cas d'une requête multitables V-3-c. Cas d'une requête sans relations V-3-d. Cas d'une requête avec regroupement V-3-e. Les types de jointures V-3-f. Cas d'une requête avec jointure externe V-3-g. Cas d'une requête de non-correspondance V-4. A vous de jouer ! VI. Les Formulaires (à venir) VII. Les Etats (à venir) Annexe A. Corrections des exercices (en évolution) Annexe A-1. Solutions du MEA1 Annexe A-1-a. Messager Annexe A-1-b. Employe Annexe A-1-c. Fournisseur Annexe A-1-d. Résultat final Annexe A-2. Solution du MEA2 Annexe A-3. Les Tables et Relations Annexe A-4. La requête Multi-Tables Annexe B. Import, Attache et Export (à venir) Annexe C. Les fonctions (à venir) I. Introduction Bonjour, Nous allons essayer, à travers ces écrits, de comprendre les mécanismes et les fonctionnalités fondamentales d'Access. L'objectif de cette partie n'est pas de maîtriser ce produit, mais d'en avoir une bonne vue d'ensemble. Dans le cursus que nous vous proposons, vous vous situez ici: Access: Les Bases Après un rapide tour d'horizon d'une méthodologie d'analyse simplifiée, nous abordons la questions des tables, des requêtes sélection, des formulaires et enfin, des états. Les cours suivants permettent un perfectionnement sur les requêtes et les états (Exploitation des données), sur les formulaires, accompagnés de l'apprentissage des macros (Interface et automatisation) ou encore, de la mise en place de la sécurité (Sécurité) Il sera possible de finir par un cours sur le VBA, découpé en trois parties: 1- les bases du langage (Visual Basic pour Application), 2- perfectionnement de ces bases (Perf VBA) 3- développement Client-Serveur avec Access comme frontal (VBA C/S) Pourquoi cette progression ? Prenons un exemple de la vie courante : Vous avez acquis un terrain, et vous souhaitez construire. Par quoi allez-vous commencer ? La plupart répondront : "Les fondations". Cela n'est pas judicieux. En effet, il est préférable de commencer par faire un plan. Ensuite, nous basant sur ce plan, il sera facile de faire le gros-œuvre, puis de mettre en place les éléments fonctionnels, tels la plomberie et l'électricité, pour finir par la décoration (peinture, parquet et autres papiers peints). Le plan, c'est le résultat de l'analyse. Le gros-œuvre, correspond aux tables et relations de la base de données ; la partie stockage des données à gérer. La plomberie, l'électricité, etc., tous ces éléments fonctionnels représentent les requêtes, qui vous permettront d'exploiter les données brutes présentes dans les tables. Enfin, les formulaires et les états sont les outils vous permettant de créer l'aspect cosmétique, la décoration, de votre application, aussi bien à l'écran (formulaires) qu'à l'impression (états). I-1. Remerciements J'aimerais remercier tout particulièrement mon père et mon épouse, qui furent mes premiers relecteurs, censeurs et supporters, ainsi que Developpez.com LLC site d'entraide des développeurs pour le soutien qu'il m'a apporté dans le cadre de la correction de ces écrits, et tout particulièrement à Thomas Lebrun et Stéphane Eyskens pour l'énorme travail que cela leur a demandé. I-2. Objet et objectifs Je vous propose de retrouver maintenant l'ensemble de la formation que je fournis habituellement chez , Organisme de formation. Cette étape ne correspond qu'à l'explication des points concernés par le plan de cours de DEMOS intitulé Access : Les Bases, que vous pourrez retrouver dans la section informatique. J'aimerais que vous considériez ce manuel comme un véritable cours. Je vais vous expliquer, calmement, mais sûrement chaque étape de la réalisation d'une base de données sous Access. I-3. La méthode Merise L'idéal, pour construire une base de données est de connaître la méthode Merise. Si vous décidez de faire de la conception/réalisation de bases de données votre métier, commencez par cela. Sinon, les méthodes que je vais vous donner par la suite devraient être suffisantes pour faire face à la majorité des cas. Quelques liens utiles : Rappels faits par SQLPro sur Developpez.com LLC Un magazine Internet assez sympa I-4. Pourquoi utiliser Access ? Pour comprendre l'importance des bases de données, prenons un exemple. Ne serait-il pas plus simple de saisir les commandes dans Excel, pour permettre leur suivi et d'utiliser Word pour faire un mailing pour les imprimer et de les envoyer à mes clients, que de se mettre à un logiciel tel qu'Access ? Examinons les faits. Si nous voulons faire un tableau dans Excel à cette fin, nous nous dirigerons vraisemblablement vers quelque chose de semblable à ceci (j'ai pris soin de masquer quelques colonnes pour pouvoir tout afficher à l'écran) : Nous avons bien l'ensemble des informations relatives à notre client, toutes celles propres à la commande de ce client, ainsi que tout ce qui concerne les produits commandés. Nous saisissons la première ligne de notre première commande, et tout va pour le mieux. MAIS, notre client n'a pas commandé qu'un seul produit. Et là, intervient le premier souci : qu'allons-nous faire du deuxième produit ? Nous allons l'écrire sur la ligne du dessous, en prenant bien soin de recopier chaque information relative au client et à la commande car, sans cela, le moindre tri risque d'être fatal. Nous risquons de perdre la relation existant entre mon produit et ma commande, donc mon client… Cela nous oblige à dupliquer la plupart des informations que nous avons déjà saisies, mais, quoi qu'il en soit, nous pouvons donc arriver à ce résultat, qui nous donnent une certaine satisfaction : A partir de là, d'autres soucis peuvent intervenir : Comment savoir combien de commande sont enregistrées ? Nous ne pouvons plus compter les lignes. Certaines commandes feront une seule ligne, d'autres cinquante (nous l'espérons). Nous serons donc amené à faire un traitement d'extraction pour récupérer chaque N° de facture sans ses doublons, pour ensuite compter le nombre de lignes ainsi récupérées. Mais cela reste faisable avec Excel. Puis les commandes s'enchaînent et nous en arrivons à nous poser des questions d'analyse. Par exemple, nous aimerions, partant du tableau suivant : Connaître le CA pour le produit TOMATES. Combien cela atteint-il ? Il est vrai qu'il est très simple d'utiliser Excel pour faire des calculs. Il est fait pour cela. Mais en l'occurrence, le résultat renvoyé par Excel sera de 239€ et non de 355€ car, lors de ma saisie, j'ai fait une erreur : une ligne indique TOMATES et l'autre TOMATE. Or pour Excel, il y a une grosse différence entre TOMATE et TOMATES. Cela pour indiquer que, même si la recopie est un outil aisé, il n'en reste pas moins source d'erreurs. Nous ne parlons même pas de la limite physique de ce tableau qui ne pourra jamais excéder les 65535 lignes. Et, dans ce cas, les temps de latence seront extrêmes, notamment dans le cas de calculs analytiques complexes. En résumé, même si on peut s'en sortir par la technique Excel, de nombreux problèmes peuvent venir s'interposer : • Redondance des données. Cette réécriture étant source d'erreurs • Limitation du nombre de lignes • Le mélange des divers ‘ensembles de données' (Client / Commande / Produit / …) dans un seul et même tableau ne facilite pas les analyses statistiques. Il faut donc trouver un autre système. C'est là qu'interviennent les Bases de Données Relationnelles. I-4-a. C'est un SGBDR Un SGBDR est un ‘Système de Gestion de Bases de Données Relationnel'. Examinons ce nom dans le détail : Access est un ‘Système de Gestion'. C'est un logiciel, et en aucun cas, il ne s'agit d'une base de données uploads/Geographie/ access-ybet.pdf