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COURS D’OTA 2Eme année ESCOM GENERALITES Le classement est une technique qui co

COURS D’OTA 2Eme année ESCOM GENERALITES Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée. Avant d’entamer l’étude des différents ordres ou modes de classement, il est nécessaire de définir quelques mots. I. DEFINITION Indexage ou jalonnement : c’est la manière d’écrire une rubrique pour faciliter son classement Indexage d’une rubrique : c’est choisir le lot directeur et l’écrire en 1er lieu en majuscule et en minuscule les mots qui le suive et entre parenthèse les mots qui le précède. Indexage d’un dossier : c’est écrire à l’endroit le plus visible de ce dossier son nom et son numéro. Indexage d’un classement : c’est le divisé entre les tranches alphabétique ou numérique. Mot directeur : c’est le mot principal de la rubrique servant de base au classement placer en 1er lieu. Rubrique : c’est l’ensemble de mot indissociable concernant une personne, un groupement, une entreprise. Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées. II. PRINCIPES DE CLASSEMENT a) Elément de choix d’un classement - La nature du classement - Le volume des documents - La fréquence de consultation (utilisation) b) Les qualités d’un bon classement Un bon classement doit être : Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA 1 LECON 1 : LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS DANS L’ENTREPRISE : LES ORDRES DE Simple, global, évolutif prend en compte tous les sujets traités), Applicable à tous les documents, Valable pour tout le personnel, Supervisé par 1 seule personne (check-in/check-out). Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de même données. On distingue alors : - les ordres fondamentaux : • Classement alphabétique • Classement numérique • Classement thématique (ou idéologique) - les ordres dérivés : • Classement décimal • Classement chronologique • Classement géographique • Classement alphanumérique III. LES DIFFERENTS ORDRES DE CLASSEMENT A) LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE 1) Principe Il consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet. Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en évidence en indexant la dénomination. Ainsi, pour déterminer les mots directeurs dans une rubrique complexe, nous allons appliquer les règles définies par la norme l’AFNOR (Association Française de Normalisation). Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA 2 DETERMINATION DU MOT DIRECTEUR DANS LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE CONTENU REGLES EXEMPLES DE RUBRIQUES RUBRIQUES INDEXEES 1er cas : La rubrique contient : un nom propre de personne, nom patronymique ou de la famille - Nom propre simple de famille Le mot directeur est le premier nom propre de personne de la rubrique - Compagnie MBIDA - Ets ZOBO et Compagnie MBIDA (Compagnie) ZOBO et compagnie (Etablissements) - Nom propre avec prénom Le prénom et le titre liés au nom par un trait d’union fait partie du mot directeur - Galerie le Martin-joseph - Etablissements Paul Ngounou MARTIN-JOSEPH (galerie) NGOUNOU (Ets Paul - Nom propre de personne avec Saint Le mot Saint, Sainte qui précède le nom propre fait partie du mot directeur - Crèche Sainte Anne - Collège Saint Jean SAINTE ANNE (crèche) SAINT JEAN (collège) - Nom propres avec particules des, du, la, le Mac, Ngo Ces particules font partie du mot directeur - Restaurant Mac Donald - Parfumerie Ngo Ntamack MAC DONALD (restaurant) NGO NTAMACK (parfumerie) 2ème cas : A défaut du nom propre, de personne, la rubrique contient : - Un nom propre géographique Le mot directeur est le premier nom propre géographique. NB : les points cardinaux et les assimilés (littoral, centre, levant, midi, orient, occident, septentrion) sont considérés comme noms propres géographique s’ils ne sont pas suivis d’un complément. - Brasseries du Cameroun - Université de Yaoundé - Centre climatique de l’Ouest du Cameroun - Pharmacie du Littoral CAMEROUN (brasseries du) CAMEROUN (centre climatique de l’ouest du) LITTORAL (pharmacie du) OUEST (centre climatique de l’) YAOUNDE (université de) 3ème cas : La rubrique contient : Le mot directeur est le mot ou le groupe de mots publicitaires - Prêt-à-porter « belle époque » BELLE EPOQUE (prêt-à- porter) Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA 3 - Un nom publicitaire - Maison « tout pour l’enfant » - Savonnerie Citroneige - Société Palmolive CITRONEIGE (savonnerie) PALMOLIVE (société) TOUT POUR L’ENFANT (maison) - Un mot étranger à la langue française Considérez ce mot étranger comme mot directeur - Club des amis de la nature - La maison des tee-shirts CLUB, des amis de la nature TEE-SHIRT (la maison des) 4ème cas : A défaut de nom propre, la rubrique contient : - Un ou plusieurs noms communs Le mot directeur est le premier nom commun excepté les mots « société » et « compagnie » - Fédération camerounaise de boxe - Librairie papeterie moderne - Société camerounaise d’équipement EQUIPEMENT (société camerounaise d’) FEDERATION, camerounaise de boxe LIBRAIRIE, papeterie moderne - Un seul nom commun société ou compagnie Les mots société et compagnie peuvent être mot directeur s’ils sont les seuls noms de la rubrique - Société industrielle et commerciale - Compagnie générale métallurgique COMPAGNIE, générale métallurgique SOCIETE, industrielle et commerciale - Un nom commun unique précédé d’un adjectif qualificatif Le mot directeur est l’adjectif qualificatif si le nom commun qui le suit est unique - Aux bonnes courses - Au grand hôtel - Aux bonnes courses de la ville BONNES courses (aux) COURSES, de la ville (aux bonnes) GRAND, hôtel (au) - Nom commun précédé d’un adjectif numéral Le mot directeur est l’adjectif numéral précédant le nom commun qui en son absence aurait été le mot directeur - Société aux 2000 mètres de toiles - Compagnie commerciale du 20è siècle DEUX MILLES, mètres de toiles (société aux) VINGTIEME, siècle (compagnie commerciale du) - La rubrique contient un adjectif pris substantivement c’est-à- dire pris comme un nom Le mot directeur est cet adjectif ou ce verbe - Aux boire des chômeurs - La centrale d’approvisionnement - Au manger des couches tard BOIRE des chômeurs (aux) CENTRALE, d’approvisionnement MANGER, des couches tard (au) Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA 4 5ème cas : la rubrique est un sigle : - Sigle avec une signification inconnue La première lettre du sigle est le mot directeur - OMS - BEAC - FOGAPE Beac Fogape Oms - Sigle avec signification connue Le mot directeur est choisi suivant le principe du classement. NB : ici le classement s’effectue 2 fois ; 1 fois sur le sigle avec renvoi au mot directeur 1 fois avec le mot directeur - SOCAPE (Société camerounaise Nounga elie) - oms (organisation mondiale de la santé) NOUNGA, Elie (société camerounaise ORGANISATION, mondiale de la santé Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA 5 2) AVANTAGES, INCONVENIENTS ET UTILISATIONS a) Avantages b) Inconvénients Simple dans son principe, le classement alphabétique de noms et de mots n’offre pas de difficultés. Compliqué : lorsqu’il s’agit de classer des dénominations Rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de documents Lent : lorsqu’il porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent être homonymes ou composés de lettres identiques. Extensible : il est toujours possible d’insérer de nouvelles dénominations ou un nouveau dossier entre deux dénominations ou deux dossier déjà existants. Peu sûr : sauf précautions particulières, il est difficile de déceler le déclassement ou l’absence d’un dossier Limite : dans son développement pas de problème matériels (liste à modifier ou à refaire, dossier à déplacer etc… c) Utilisation Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs, personne d’une entreprise, abonnés à un service ou à un journal à une assurance, élèves des écoles etc… EXERCICE D’APPLICATION CLASSEZ alphabétiquement les dénominations suivantes : (les mots en Gras sont les mot-directeurs) 1- SECAE (société d’exploitation de cinéma d’art et d’essai) Etablissement Mbock et Fils Société nouvelle d’exploitation du Kaolin de Bertoua Location d’habits « au cor de chasse » Compagnie africaine cinématographique Jouets fair play Almanachs jean Cartier-bresson Pompes funèbres henrri de Borniol Association des artistes musiciens de variétés Bureau d’études batifer Bar « au gai matelot » Galerie « les deux îles » Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA 6 Assureurs-conseils de belabo, Milla et Oman Le grand hôtel du sud L’air liquide La charcuterie camerounaise 2- Hôtel du centre Agence flying fox Aux chasses de siberie Laboratoire homéopalliques du centre de paris Société d’assuance l’alsacienne Société pipière du nigéria Dératisation père-cafard Vivre en harmonie Société clarentaise de papiers Compagnie internationale des wagons-lits Aux cent milles chemises Le grand hôtel société chimique routière le grand hôtel des voyageurs clinique brovel et sévérac pédicure paul-renard laboratoire mani-essomba docteur philippe des razats société saint-marc et compagnie B) LE CLASSEMENT NUMERIQUE 1) Principe L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle uploads/Geographie/ cours-d-x27-ota-2eme-annee-escom-2.pdf