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1 DOSSIER CORRESPONDANCE I – QUELQUES RÈGLES GÉNÉRALES DE PRÉSENTATION ET DE LA

1 DOSSIER CORRESPONDANCE I – QUELQUES RÈGLES GÉNÉRALES DE PRÉSENTATION ET DE LANGUE Rédiger et mettre en forme une lettre professionn Il existe différentes catégories de lettres professionnelles, adaptées à différentes situations «standard» de communication externe. Nous retiendrons principalement trois grandes catégories de lettres : 1. La lettre commerciale B to C (Business to Consumer). Elle s’adresse à des particuliers : prospects, clients actuels ou passés de l’entreprise, soit avec une intention « marketing » (promotion, relance…) soit avec un objectif d’information ou de gestion (information sur un délai de livraison, relance pour paiement, etc…). Ce genre de lettre dont la finalité est commerciale (marketing), fait généralement partie d’un mailing ou publipostage, établi à partir du fichier client, qui permet de personnaliser la lettre. Elle comporte souvent une phrase d’accroche séduisante (parfois même écrite à la main), en gros caractères, en haut de la lettre. Elle vise à interpeller le lecteur et à l’inciter à lire la suite. L’accroche est formulée en termes précis. La lettre commerciale à un prospect est argumentée, et débute par une description de la problématique du prospect. Une solution est ensuite annoncée, mettant en scène le produit. Le style est direct, les tournures sont positives, le langage simple et précis. Ce type de lettre vise à créer une relation avec le destinataire. Elle se termine par des précisions sur les modalités pratiques d’achat, d’adhésion, etc… La lettre commerciale de fidélisation d’un client actuel de l’entreprise mentionne généralement les relations précédentes, rappelle au destinataire les produits qu’il a achetés par le passé, et lui montre que l’on suit son dossier. La lettre commerciale de relance s’adresse à des anciens clients, et vise à renouer le contact avec eux. Comme la lettre de fidélisation, elle est personnalisée. Le terme de lettre commerciale s’étend aussi à bien d’autres types de courriers : des relances client après facturation, pour paiement, des informations sur la disponibilité ou l’indisponibilité de produits, des informations complémentaires sur les services, sur les délais… 2. L’usage du courrier postal est beaucoup moins fréquent en B to B (Business to Business, qui concerne les échanges entre entreprises). Les entreprises entretiennent des relations régulières avec leurs entreprises clientes, leurs fournisseurs, leurs sous-traitants. Ces échanges se font plus souvent par messagerie électronique, téléphone ou fax. Les documents échangés sont accompagnés de bordereaux de transmission plutôt que de lettres. La lettre commerciale est utilisée quand il est nécessaire de disposer de traces, lors de différends ou de litiges, de relances pour paiements, d’accords à valider sur des conditions de vente, des délais… 3. La lettre administrative est utilisée lors d’échanges entre administrations, ou lors d’échanges entre un individu ou une entreprise et l’administration. Elle est régie par des normes différentes de la lettre professionnelle « du privé » et présente un caractère nettement plus formalisé. Dans tous les cas, la présentation sera soumise aux mêmes obligations : 2 - papier blanc sans ligne et sans quadrillage ; - écriture lisible et présentation soignée puisque la lettre est généralement MANUSCRITE ; - marge à droite et à gauche d’environ 2 cm ; - pas de fautes d’ortographe, de français ni de ratures ; - encre noire ou bleue. a) Style et rédaction d’une lettre professionnelle Le registre généralement utilisé est celui du langage courant : des phrases simples, des mots précis. De nombreuses formulations standard sont utilisées, en fonction du type de situation. Les formules de politesse, notamment, sont extrêmement ritualisées : elles doivent tenir compte du positionnement entre les interlocuteurs. Voici trois liens qui peuvent vous aider à trouver la formule que vous jugez la plus pertinente. http://www.abc-lettres.com/formule-politesse.html http://www.la-lettre.com/index.php/2008/02/14/420-formules-de-politesse http://www.lettres-gratuites.com/formules-politesse.html NB : Dans le cas d’une lettre de communication « marketing », l’intention est de se différencier d’une formulation trop standardisée, pour initier ou maintenir une relation personnalisée avec le client ou le prospect. Ci-dessous, une présentation type : 3 b) les articulateurs logiques du discours Les différentes parties doivent être articulées entre elles de façon logique en employant des mots à cet effet qui s’appellent justement « articulateurs ». En voici quelques uns parmi les plus utilisés : 4 • pour ajouter une idée qui peut renforcer la précédente : par ailleurs, en outre, de plus, d’autre part, placés en tête de phrase : « en outre, il faudrait… », « par ailleurs, je ne vois pas pourquoi… ». • pour attirer l’attention sur un fait précis : notamment, en particulier, quant à, à propos de, en ce qui concerne: « quant à votre facture du… », « à propos de votre remarque, … ». • pour détromper / émettre des réserves (adversatifs) : en fait, en réalité, mais, toutefois, cependant, néanmoins, or : « en fait, il n’a jamais été question de vendre… » / « nous apprécions votre geste, cependant nous aimerions que … ». • pour opposer : en revanche, au contraire, contrairement à, or : « je ne peux pas … En revanche je suis disposé à… ». • expliquer les conséquences / conclure : c’est pourquoi, par conséquent, en conséquence, donc (placé après le verbe), ainsi (+ inversion), aussi (+ inversion) / « c’est pourquoi nous regrettons de… », « par conséquent, je ne crois pas que… » / « je vous serais donc reconnaissant de nous livrer au plus vite… « , « ainsi avons-nous décidé de… » . • présenter chronologiquement : avant tout, (tout) d’abord, ensuite, de plus, enfin. • présenter dans la même phrase 2 idées / une alternative : d’une part … d’autre part, soit … soit (= ou … ou) : « soit vous acceptez … soit vous renoncez ». • récapituler : de toute façon, quoiqu’il en soit, bref : « de toute façon, il est trop tard », « bref, il faut agir vite » . • se référer à un événement ou à une chose : conformément, selon, suivant, ainsi que : « selon les clauses du contrat … », « ainsi que nous en avons décidé … ». • renforcer l’idée précédente en ajoutant un élément : en effet, d’ailleurs, du reste : « en effet, je vous avais spécifié que … », « du reste les résultats montrent que … ». • résumer des faits, des idées, une décision : en bref, finalement, en définitive : « en bref, je dirai que cette affaire … », « finalement nous avons renoncé à … », « en définitive, il s’avère que … ». • illustrer : ainsi, par exemple : « ainsi j’ai constaté que … », « par exemple vous pourriez … » . c. Les formules de politesse Quelques exemples de formules parmi les plus courantes: d. Recevez, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées e. Je vous remercie de l'attention que vous avez apportée à ma candidature et vous prie de recevoir, Monsieur, mes sincères salutations. f. Je vous remercie par avance de votre attention et vous prie de recevoir l'assurance de toute ma considération. g. Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. h. Nous vous prions de croire, Messieurs, à l'expression de nos sentiments les plus dévoués. i. Je vous prie d'agréer, Madame, l'assurance de ma sincère considération. j. Vous remerciant pour l'attention que vous voudrez me porter, je vous prie de recevoir l'assurance de toute ma considération. k. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes respectueuses salutations. 5 d. Le top 10 des erreurs! l. Votre lettre de motivation est rédigée sur du papier rayé ou quadrillé. m. Vous écrivez votre lettre avec de l'encre mauve, verte ou rouge. n. Vous utilisez un stylo qui bave. o. Votre lettre n'est pas personnalisée. p. Votre lettre suit point par point les informations contenues de votre CV. q. Les marges de votre lettre de motivation sont irrégulières. r. Votre lettre de motivation contient sur 2 pages. s. Les fautes d'orthographe. t. Vous avez photocopié votre lettre de motivation. u. Absence de contact ou erreur dans le mail ou téléphone. A savoir enfin que : v. le nom des rues et des villes ne doit jamais être traduit dans les adresses (par exemple : « via della Pace, 4 – Firenze » reste tel quel et ne sera JAMAIS traduit par « 4, rue de la Paix – Florence »). Par contre, dans le corps de la lettre, le nom d’une ville figurera en français si sa traduction existe (« J’ai fait mes études à Venise et j’ai travaillé à Pavie pendant 2 ans »). w. Contrairement à l’usage italien, dans le corps de la lettre les pronoms personnels et les adjectifs possessifs ne prennent jamais la majuscule (Voi = vous / il Vostro = votre / i Vostri = vos, etc.). II – QUELQUES EXEMPLES DE LETTRES PROFESSIONNELLES → Voir PDF: Catherine de Lavergne, Rédiger et mettre en forme une lettre professionnelle, 2010. _________________________________________________________________________ 6 PARTIE I: CORRESPONDANCE ET EMPLOI La lettre est un élément fondamental dans la recherche d’un emploi. Elle a toujours comme objectif un rendez-vous avec un employeur. On distingue trois types de lettres de candidature uploads/Geographie/ dossier-correspondance.pdf