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0 1 2 1 DEMARRAGE DE MERLIN ...................................................

0 1 2 1 DEMARRAGE DE MERLIN ....................................................................................................... 4 2 LES SERVICES ......................................................................................................................... 6 2.1 Les prestations ................................................................................................................................ 6 2.2 Les forfaits ..................................................................................................................................... 10 2.3 Les tarifs spécifiques ..................................................................................................................... 12 2.4 Les abonnements .......................................................................................................................... 15 3 LES CLIENTS .......................................................................................................................... 16 3.1 Informations générales .................................................................................................................. 17 3.2 Fiches techniques .......................................................................................................................... 18 3.3 Marketing ....................................................................................................................................... 19 3.4 Historique ...................................................................................................................................... 19 3.5 Autres ............................................................................................................................................ 20 4 LES PRODUITS ...................................................................................................................... 21 4.1 Importer un fournisseur .................................................................................................................. 21 4.2 Créer un fournisseur ou un distributeur .......................................................................................... 22 4.3 Créer un produit ............................................................................................................................. 23 4.4 Changement des prix de vente ...................................................................................................... 24 5 LES COLLABORATEURS ...................................................................................................... 26 5.1 Créer un collaborateur ................................................................................................................... 26 5.2 L'horloge pointeuse........................................................................................................................ 29 5.3 Les équipes ................................................................................................................................... 30 5.4 Les Absences ................................................................................................................................ 31 6 LA FACTURATION ................................................................................................................. 32 6.1 Paramétrer votre ticket de caisse ................................................................................................... 32 6.2 Sélectionner le client ...................................................................................................................... 32 6.3 Comment facturer ? ....................................................................................................................... 34 6.4 Autres fonctions de l’écran facturation ........................................................................................... 37 6.5 L’encaissement .............................................................................................................................. 40 7 LES AUTRES RECETTES ...................................................................................................... 43 7.1 La monétique ................................................................................................................................. 43 7.2 Les bons d’achat............................................................................................................................ 44 7.3 Les autres recettes ........................................................................................................................ 45 7.4 Les chèques cadeaux .................................................................................................................... 46 7.5 La Beauty Card .............................................................................................................................. 48 8 LA CAISSE .............................................................................................................................. 50 8.1 Comment faire une fin de journée ? ............................................................................................... 50 8.2 Les mouvements de caisse ........................................................................................................... 54 9 LES DEPENSES ..................................................................................................................... 57 9.1 Créer une dépense ........................................................................................................................ 57 9.2 Saisir une dépense ........................................................................................................................ 57 3 10 LES ETATS ............................................................................................................................. 58 10.1 États clients ................................................................................................................................ 58 10.2 États de stock ............................................................................................................................. 58 10.3 États prestations ......................................................................................................................... 59 10.4 États de caisse ........................................................................................................................... 59 10.5 Etats collaborateurs .................................................................................................................... 62 11 LES ETIQUETTES .................................................................................................................. 63 11.1 Format des étiquettes ................................................................................................................. 63 11.2 Contenu des étiquettes ............................................................................................................... 64 11.3 Impression des étiquettes ........................................................................................................... 65 11.4 Les fiches suiveuses .................................................................................................................. 66 12 LE CARNET DE RENDEZ VOUS ............................................................................................ 69 12.1 Les icônes du carnet de rendez-vous ......................................................................................... 70 12.2 Saisir un rendez-vous ................................................................................................................. 71 12.3 Prise en charge du client ............................................................................................................ 73 12.4 Facturer un client à partir du carnet de rendez-vous ................................................................... 74 12.5 Déplacer un rendez-vous ............................................................................................................ 74 12.6 Mettre un rendez-vous en liste d’attente ..................................................................................... 75 12.7 Rechercher un rendez-vous ....................................................................................................... 75 12.8 Confirmations et rappels de rendez-vous par mail ...................................................................... 76 13 LES SAUVEGARDES ............................................................................................................. 80 13.1 Les différents supports de sauvegarde ....................................................................................... 80 13.2 Faire une sauvegarde ................................................................................................................. 81 13.3 Faire une restauration ................................................................................................................ 81 14 LA MUSIQUE .......................................................................................................................... 82 15 IKONET ................................................................................................................................... 83 15.1 Enregistrer votre compte IKONET .............................................................................................. 83 15.2 Consulter votre boîte aux lettres ................................................................................................. 84 4 1 DEMARRAGE DE MERLIN Vous venez d'installer Merlin X2 sur votre ordinateur. Ce logiciel est destiné à la gestion d'un salon de coiffure et son interface a été spécialement adaptée pour une utilisation facile et rapide. Que ce soit une version de démonstration ou une version définitive de Merlin X2, les premières étapes de mise en route sont identiques. Nous avons conçu ce document pour vous accompagner dans la prise en main du logiciel. Après l'installation de Merlin X2, une nouvelle icône apparaît sur votre bureau de Windows. Cliquez sur l'icône Merlin puis appuyez sur la touche "Entrée" de votre clavier ou faites un double clic rapidement dessus pour démarrer le logiciel. L'écran principal est composé d’une série d’icônes propres à la facturation et au travail quotidien du salon, Enfin deux listes, nommées respectivement, " Clients en attente " et "Clients en cours " à droite de l'écran. Ces deux zones permettent d’accéder rapidement à la facturation des clients du jour. et d’une série d’icônes propres à Internet :  Serveur Ikonet.  Internet (favoris).  Messages. En haut de l'écran : La date : en cliquant dans la zone où s'affiche la date, vous avez la possibilité de sélectionner une date différente de la date du jour. Attention : Les tickets seront enregistrés à la date affichée dans cette zone ! Se rappeler d'un événement pour la journée (Pense-bête). Neige abondante, grève des transports....Cette information sera précieuse pour vos statistiques. Accéder à l'aide. Quitter le logiciel. 5 Les icônes : Fichier client : Accéder à la liste et aux fiches de vos clients. Fiches techniques : Imprimer les fiches techniques des clients. Rendez-vous : Enregistrer vos rendez-vous et tâches quotidiennes. Management: Accéder aux modules et fonctions avancées de Merlin. Caisse du jour : Accéder aux informations de caisse de la journée en cours. Dépenses : Saisir une dépense de caisse. Hot line : Accéder aux informations d'assistances (Service technique d'Ikosoft). Ouverture du tiroir-caisse : Déclencher l'ouverture du tiroir-caisse (seulement si la caisse enregistreuse est reliée et paramétrée avec Merlin). Facturation : Accéder à la partie facturation. Suivi Personnel : Accéder au suivi du personnel. (Uniquement avec la version Pro). A.B.S : Accéder à "L'Alert Business System" . Audit rapide de l'activité. (Uniquement avec la version Pro). Gestion du temps : Accéder à la Gestion du temps. (contrôle des présences et des absences). Ikonet : Accéder au serveur IKONET. Internet : Accéder à Internet. Si vous avez une connexion Internet, ce bouton vous permet d'y accéder. Messages : Consulter les messages Intranet. Clients en attente : Affiche la liste des clients présents dans votre salon, mais qui n’ont pas encore été pris en charge. Le simple fait de cliquer sur un nom présent dans cette liste, le fait automatiquement passer en client en cours. Clients en cours : Affiche la liste des clients actuellement pris en charge dans le salon. Le simple fait de cliquer sur un nom présent dans cette liste, ouvre automatiquement la facturation pour ce client. Le temps d’attente des clients est par ce fait automatiquement mesuré dès leur arrivée dans le salon. 6 2 LES SERVICES Les services se divisent en deux catégories :  Les prestations proprement dites qui sont facturées au détail.  Les forfaits qui sont un ensemble de prestations ou de produits facturés ensemble. 2.1 Les prestations 2.1.1 Créer une prestation Les prestations sont triées par :  Groupe : c'est un ensemble de familles de prestations qui seront statistiquement traitées ensemble. Par exemple le groupe "Application" va inclure aussi bien les shampooings que les lotions. Le groupe "Réservé" comprend les trois principales familles de services techniques : Coloration, Mèches et Permanente. Il ne doit en aucun cas être changé, car c'est un groupe utilisé pour la plupart des tableaux de bord.  Famille : c'est un ensemble de prestations ayant la même nature. Par exemple la famille "Soins" va regrouper tous les soins : soins antichute, soins profond, etc…  Sous-famille : elle permet de diviser les prestations d'une même famille en des groupes différents. Ceci afin de retrouver les prestations plus facilement en facturation, mais aussi à des fins statistiques. Par exemple la famille "Mèches" peut être divisée en 2 sous-familles "Mèches papier" et "Balayage". Cliquez sur Management , Prestations , Fiches . Vous accédez ainsi à la liste des prestations. Pour créer une nouvelle prestation cliquez sur . Bien qu’elle contienne beaucoup de zones, seules les informations suivantes sont indispensables :  Le nom de la prestation.  La famille (Ligne) de prestations à laquelle elle se rapporte.  Le prix de vente TTC.  La catégorie de client sur laquelle elle s’applique.  Le temps d'exécution en minutes.  Le temps de pause. 1) Commencez par saisir directement le "Nom de la prestation". 2) Sélectionnez la "Famille" à laquelle se rapporte cette prestation. Attention : le nom donné à la prestation sera imprimé sur le ticket de caisse. Donc évitez les abréviations. Une liste fixe de familles de prestations existe déjà. Choisir la famille qui se rapporte le mieux à la prestation que vous créez, par exemple "Balayage carré" ira plutôt dans la famille "Mèches". 7 Vous pouvez également si vous le souhaitez ajouter une famille et une sous-famille. (Reportez-vous au chap. 2.1.2 Créer une famille et chap.2.1.3 Créer une sous-famille). 3) Sélectionnez la catégorie de clients sur laquelle cette prestation s’applique à l’aide de la case à cocher. Cette sélection est importante car elle vous permet lors de la facturation de ne faire apparaître que le tarif correspondant à la catégorie du client (Ceci permet un gain de temps, mais aussi, évite les erreurs). 4) Le filtre vous permet de définir si la prestation est ou non exclusive à une tranche d’âge. 5) Saisissez ensuite dans la zone de saisie "Prix Vte", le montant TTC que vous allez facturer à vos clients. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la petite calculatrice et d'utiliser les touches de celle-ci pour inscrire le montant. 6) Renseignez ensuite de la même façon "temps d'exéc. en min" qui correspond au temps moyen de réalisation de cette prestation. Attention : Le carnet de rendez-vous prenant en charge les temps d'exécution et de pause de la prestation, pensez à bien saisir ces renseignements lors de la création. Ces informations permettront de connaître le temps de prise en charge d'une cliente en fonction des prestations qu'elle souhaite. 7) Indiquez le taux de T.V.A appliqué sur cette prestation. Code article : lorsque vous êtes sur l'écran de uploads/Geographie/ manuel-complet-d-x27-un-logiciel-de-gestion-de-salon-de-coiffure-pdf 1 .pdf