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Manuel Utilisateur WIN-PAIE Auteur : Service Technique CEGAPE Tél.: 01.53.29.93

Manuel Utilisateur WIN-PAIE Auteur : Service Technique CEGAPE Tél.: 01.53.29.93.00 Fax : 01.53.29.93.01 E-Mail : win-paie@cegape.fr WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 2 / 142 Table des matières : 1. Présentation du produit...........................................................................4 1.1. Présentation......................................................................................................................4 1.2. Aide en ligne .....................................................................................................................5 1.2.1. Accès depuis la fenêtre principale.................................................................................................................................... 5 1.2.2. Accès direct ..................................................................................................................................................................... 6 2. Paramétrages .........................................................................................7 2.1. Tables et référentiels.........................................................................................................7 2.2. Paramétrage de l’application...........................................................................................18 3. Consultation des dossiers.....................................................................22 3.1. Consultation de la fiche d’un agent .................................................................................22 3.1.1. L’onglet « Poste »........................................................................................................................................................... 23 3.1.3. L’onglet « Indem/Retenues »......................................................................................................................................... 33 3.1.4. L’onglet « Allocataire ».................................................................................................................................................. 34 3.1.5. L’onglet « Enfants »....................................................................................................................................................... 34 3.1.6. L’onglet « Prest. Familiales » ........................................................................................................................................ 35 3.1.7. L’onglet « Historique »................................................................................................................................................... 36 3.1.8. L’onglet « Rém. Précalculée »........................................................................................................................................ 37 3.2. Documents à éditer.........................................................................................................38 3.2.1. La fiche individuelle....................................................................................................................................................... 38 3.2.2. Le bulletin de paie ......................................................................................................................................................... 40 3.2.3. La fiche de liaison.......................................................................................................................................................... 42 4. Création de mouvements de paie .........................................................43 4.1. Mouvements individuels ..................................................................................................43 4.1.1. La prise en charge......................................................................................................................................................... 43 4.1.2. La carte « 00 » .............................................................................................................................................................. 45 4.1.3. La carte « 01 » .............................................................................................................................................................. 46 4.1.4. La carte « 02 » .............................................................................................................................................................. 48 4.1.5. La carte « 03 » .............................................................................................................................................................. 49 4.1.6. La carte « 04 » .............................................................................................................................................................. 51 4.1.7. La carte « 05 » .............................................................................................................................................................. 52 4.1.8. La carte « 07 » .............................................................................................................................................................. 54 4.1.9. La carte « 09 » .............................................................................................................................................................. 55 4.1.10. La carte « 19 » ............................................................................................................................................................ 56 4.1.11. La carte « 20 » ............................................................................................................................................................ 56 4.1.12. La carte « 21 » ............................................................................................................................................................ 57 4.1.13. La carte « 22 » ............................................................................................................................................................ 58 4.1.14. La carte « 25 » ............................................................................................................................................................ 60 4.1.14. La carte « 40 » ............................................................................................................................................................ 60 4.1.15. La carte « 80 » ............................................................................................................................................................ 61 4.1.16. La carte « 90 » ............................................................................................................................................................ 62 4.1.17. La carte « 91-92 » ....................................................................................................................................................... 63 4.1.18. La carte « 9C »............................................................................................................................................................ 64 4.1.19. La carte « 9E »............................................................................................................................................................ 65 4.1.20. La carte « 9F » ............................................................................................................................................................ 66 4.1.21. La carte « 9G »............................................................................................................................................................ 67 4.1.22. La carte « 9H »............................................................................................................................................................ 68 4.1.23. La carte « 9J » ............................................................................................................................................................ 69 4.1.24. La carte « 9N »............................................................................................................................................................ 69 4.1.25. La carte « R8 »............................................................................................................................................................ 70 4.1.26. La carte « AA » ........................................................................................................................................................... 71 4.1.27. La carte « 60 » ............................................................................................................................................................. 74 WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 3 / 142 4.2. Mouvements collectifs.....................................................................................................77 4.2.1. Saisie groupée d’indemnités ......................................................................................................................................... 77 4.2.2. Indemnités prédéfinies permanentes............................................................................................................................. 84 4.2.3. Importation de mouvements (fichier Excel).................................................................................................................... 90 5. Modification, tri et édition des mouvements de paie..............................95 5.1. Modification des mouvements de paie ............................................................................95 5.2. Edition des mouvements de paie ....................................................................................96 5.3. Utilisation des tris et des exports sous Excel.................................................................100 6. Travaux de fin de paie.........................................................................103 6.1. Ecriture de la disquette T.G. .........................................................................................103 6.2. Clôture du mois.............................................................................................................105 6.3. Intégration du retour T.G...............................................................................................107 7. Fonctionnalités complémentaires........................................................113 7.1. Bulletin de paie..............................................................................................................113 7.1.1. Codification ................................................................................................................................................................. 114 7.1.2. Paramètres.................................................................................................................................................................. 115 7.1.3. Synthèses LOLF.......................................................................................................................................................... 115 7.1.4. Retraite additionnelle................................................................................................................................................... 115 7.1.5. Taxe sur salaires......................................................................................................................................................... 115 7.1.6. Journal de paie............................................................................................................................................................ 116 7.1.7. Présentation de quelques requêtes .............................................................................................................................. 118 7.2. Outils.............................................................................................................................124 7.3. Transfert .......................................................................................................................127 7.4. Agenda .........................................................................................................................128 7.5. Requêtes.......................................................................................................................129 7.6. Annexes........................................................................................................................130 8. Tableau récapitulatif des principaux mouvements...............................138 WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 4 / 142 1. Présentation du produit 1.1. Présentation La paie est réalisée à partir des informations nominatives appuyées des pièces justificatives qui sont fournies au Trésorier Payeur Général par les services gestionnaires de personnel. Deux modes de transmission de l'information coexistent : - Un mode traditionnel fondé sur l'échange de documents sur papier (fiches de prise en charge de rémunération, fiches de liaison individuelles ou collectives, etc.) sur lesquels les mentions portées en clair par les services gestionnaires sont préalablement codées puis saisies dans les départements informatiques du Trésor avant traitement ; - Un mode plus moderne adapté aux partenaires disposant de matériels informatiques. Les données sont alors notifiées par l'intermédiaire de supports magnétiques et se substituent en tout ou partie aux documents sur papier. Développé suivant le cahier des charges « GEST » de la Comptabilité Publique, WIN-PAIE répond à un double objectif : - Remplacer les supports papiers (fiches de liaisons, cartes « 20 »…) pour la transmission des mouvements de paie à la Trésorerie Générale par un support informatique (disquette, email, CD- ROM…), tout en simplifiant certains traitements fastidieux ; - Permettre au Service Gestionnaire de disposer d’un fichier du Personnel fiable et complet automatiquement mis à jour par l’application, lui permettant, par des requêtes ou des extractions, d’aller au-delà des seuls besoins de la paie (prévisions de dépenses ou d’avancements, gestion RH, listes en tous genres...). Menu général de l’application WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 5 / 142 Chaque mois, le gestionnaire de paie peut être amené à modifier la rémunération de ses agents, à partir de documents officiels qui attestent de leur situation (fiche d’état civil, arrêté de promotion…). Chaque modification doit alors faire l’objet dans WIN-PAIE d’une création de « carte » (ou de mouvement) afin de pouvoir être comprise par l’application du Trésor lors de sa transmission en fin de paie. Chaque mouvement regroupe des données préalablement codées, aux significations fonctionnelles proches (le mouvement de type « 04 », par exemple, rassemble les données relatives au compte bancaire : n° d'établissement, n° de compte…). La série de cartes « 00 » à « 92 » est ainsi destinée à la prise en charge et aux différentes rémunérations de l’agent, alors que les cartes « 9C » à « 9N » concernent le versement du SFT et des prestations familiales (voir page 45 et suivantes la description des différents mouvements). Une fois créés, ces mouvements de paie sont stockés dans l’application en attendant d’être transmis à la Trésorerie Générale. L’opération de transfert a lieu tous les mois et doit être réalisée selon un planning défini par cette dernière (voir page 103 et suivantes la description des travaux de fin de paie). Après intégration dans l’application du Trésor, les données transmises sont contrôlées et permettent finalement l’actualisation des dossiers de chaque agent. Le calcul des traitements et la mise en paiement peuvent alors avoir lieu. Quand la paie est terminée, la Trésorerie Générale édite des états récapitulatifs de chaque dossier modifié (les fiches de liaison) qu’elle transmet en retour à l’administration. De même, afin d’assurer la cohérence des données entre WIN-PAIE et l’application du Trésor, celle-ci peut retourner chaque mois des fichiers « retours » qui assurent la mise à jour de la base de données (KA, J5, HD…). Les données disponibles dans WIN-PAIE étant de type administratives et financières, celles-ci peuvent dès lors faire l’objet de requêtes afin de permettre un suivi précis des mouvements saisis, des effectifs, des dépenses… 1.2. Aide en ligne Un système d’aide en ligne décrit les différentes cartes disponibles, les cas les plus fréquents d’utilisation de chaque carte et le contenu des différentes zones qui les composent. 1.2.1. Accès depuis la fenêtre principale L’aide en ligne est directement accessible depuis la fenêtre principale de l’application. Pour y accéder, il vous suffit de cliquer sur le « point d’interrogation » situé en haut de la fenêtre. Des bulles d’aide synthétiques décrivent le contenu de chaque carte. WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 6 / 142 La bulle d’aide reprend le début du contenu de l’aide en ligne. Aperçu du sommaire de l’aide en ligne 1.2.2. Accès direct Il est également possible d’accéder directement à la page d’aide souhaitée par l’intermédiaire de la touche <F1> ou du bouton d’aide sur la zone concernée (pour les zones faisant référence à une table, la touche <F1> affichera par contre la liste des codes disponibles). Affichage de l’aide pour la zone de son choix L’appel de l’aide en ligne permet d’avoir une information plus précise sur la zone de votre choix. WIN-PAIE, Manuel utilisateur – Page N° 7 / 142 Attention : Le fichier contenant l’aide en ligne est de type « CHM ». Or, la mise à jour de sécurité de Windows incluant le correctif 895368 a pour conséquence l’interdiction d’afficher un fichier au format CHM dans le cas où il ne serait pas situé sur un disque local. Pour contourner le problème, une copie du fichier d'aide est effectuée automatiquement au lancement de l'application vers le répertoire « temporaire » (c:\temporai par défaut, à moins que le fichier « user.txt » ne définisse un autre chemin), qui en général est en local. Si le répertoire temporaire n'est pas en local, vous avez la possibilité de définir un autre chemin (qui concerne uniquement l'aide en ligne) par le biais du menu « Paramètres » > « Coordonnées Administration » > « Educ.nat ». Dans tous les cas, ce chemin doit obligatoirement être local ; la recopie vers ce répertoire se fera alors automatiquement. Modification du répertoire de stockage de l’aide en ligne 2. Paramétrages 2.1. Tables et référentiels La liste des codes utilisés pour la préparation de la paie n'est pas figée. A tout moment, les tables de référence peuvent être consultées ou modifiées par l’intermédiaire du programme de codification. Pour accéder à celui-ci, il vous suffit ainsi de cliquer sur le bouton « Codifications uploads/Geographie/ win-paie-manuel.pdf