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EXPERT EXCEL 6 ASTUCES FACILES POUR CONSTRUIRE DES RAPPORTS EXCEL CLAIRS ET PRO

EXPERT EXCEL 6 ASTUCES FACILES POUR CONSTRUIRE DES RAPPORTS EXCEL CLAIRS ET PROFESSIONNELS LIONEL GUERI A LIRE - DISCLAIMER Ce guide gratuit vous est offert et vous avez le droit de l’offrir à qui vous le souhaitez. Vous avez la permission de le distribuer sur votre site Internet, votre blog, ou l’intégrer dans des packages, des bonus, MAIS vous n’avez pas le droit de le vendre. Ce livre est mis à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons Attribution - Pas de Modification 4.0 International, ce qui signifie que vous êtes libre de le distribuer à qui vous voulez, à condition de ne pas le modifier, et de toujours citer l’auteur Lionel Guéri comme l’auteur de ce livre, et d’inclure un lien vers : www.xlbusinesstools.com EXPERT EXCEL - 6 ASTUCES FACILES POUR CONSTRUIRE DES RAPPORTS EXCEL CLAIRS ET PROFESSIONNELS Copyright © 2016 XL Business Tools. Tous droits réservés. 3 A propos de Lionel Bonjour ! Je suis le fondateur du blog XL Business Tools dans lequel j’aide les personnes à résoudre leurs problématiques sous Microsoft Excel, avec un focus particulier sur la Business Analysis. Ingénieur de formation, et utilisateur passionné d’Excel depuis plus de dix ans, c’est en effectuant en 2016 une mission de Business Analysis au sein de mon entreprise que j’ai découvert et appris à maîtriser des fonctionnalités avancées d’Excel pour analyser des données financières, réaliser des tableaux de bord, exploiter les données pour en faire ressortir des indicateurs clés afin d’améliorer les processus de pilotage des affaires. J’ai ainsi pu aider des dizaines de managers financiers à réaliser des analyses financières complexes et à les synthétiser dans des reporting clairs et compréhensibles de tous, en apportant une expertise inédite et une certaine dose de créativité. Aujourd’hui, je continue de former les gens aux techniques de Business Analysis sous Excel, notamment à travers mon blog afin d’en faire profiter le plus grand nombre. EXPERT EXCEL - 6 ASTUCES FACILES POUR CONSTRUIRE DES RAPPORTS EXCEL CLAIRS ET PROFESSIONNELS Copyright © 2016 XL Business Tools. Tous droits réservés. 4 SOMMAIRE Introduction ......................................................................................................................................................... 5 1. Configurer l’affichage/mise en page ............................................................................................................... 6 2. Formater les valeurs ........................................................................................................................................ 7 3. Convertir les plages en Tableaux Excel ............................................................................................................ 8 4. Définir une charte graphique .......................................................................................................................... 9 5. Grouper les informations en blocs ................................................................................................................ 11 6. Structurer le document ................................................................................................................................. 12 Conclusion ......................................................................................................................................................... 13 EXPERT EXCEL - 6 ASTUCES FACILES POUR CONSTRUIRE DES RAPPORTS EXCEL CLAIRS ET PROFESSIONNELS Copyright © 2016 XL Business Tools. Tous droits réservés. 5 Introduction Une mise en forme claire et attrayante permet de structurer très rapidement une feuille de calcul Excel. Il est essentiel de soigner la présentation de votre document pour en assurer la bonne lisibilité, que ce soit pour vous lorsque vous devrez reprendre ce reporting des marges réalisé il y a plus 6 mois (le temps passe vite !), ou bien pour vos collègues qui auront besoin d’utiliser votre feuille de calcul Excel plus tard. Excel propose quelques trucs pratiques et rapides pour rendre la lecture facile et agréable. Dans ce guide, je vous dévoile quelques-unes de mes astuces pour rendre les feuilles de calcul plus lisibles et également plus professionnelles. Exemple : Présentation d’origine Présentation retravaillée ASSURANCES Date Valeur Gain annuel Report annuel 31/12/95 1 146 € 31/12/98 1 172 € 2% 31/12/00 1 331 € 14% 31/12/01 1 335 € 0% 31/12/02 1 384 € 4% 31/12/04 1 475 € 7% 31/12/05 1 517 € 3% 31/12/06 31/12/07 1 602 € 1 602 € Date Valeur Gain annuel Report annuel 31/12/95 9 603 € 30/12/96 10 208 € 6% 31/12/00 11 801 € 16% 31/12/01 36 567 € 210% 31/12/02 38 048 € 4% 31/12/04 40 551 € 7% 31/12/05 41 706 € 3% 31/12/06 31/12/07 44 039 € 44 039 € Total annuel 45 641 € Contrat 1 Contrat 2 EXPERT EXCEL - 6 ASTUCES FACILES POUR CONSTRUIRE DES RAPPORTS EXCEL CLAIRS ET PROFESSIONNELS Copyright © 2016 XL Business Tools. Tous droits réservés. 6 1. Configurer l’affichage/mise en page Tandis qu’il n’est pas forcément nécessaire de mettre en forme et de structurer une feuille Excel pour réaliser des calculs, il me semble au contraire important de soigner la présentation des résultats pour améliorer la lisibilité des données et faire passer un message plus facilement. • Définir une zone d’impression Mon document tient-il sur une page ? On oublie souvent que même pour un fichier Excel, tôt ou tard quelqu’un va vouloir l’imprimer… Pour éviter les mauvaises surprises (contenu illisible ou impression sur une centaine de pages…), définissez les cellules à imprimer. Pour cela, sélectionnez les cellules, puis allez dans l’onglet Mise en Page -> Zone Impression-> Définir du ruban Excel. • Masquer le quadrillage et les en-têtes Pour masquer le quadrillage de la feuille de calcul et les en-têtes (colonnes A, B, C…), allez dans l’onglet Affichage du ruban Excel et décochez les cases Quadrillage et En-têtes. Votre document paraîtra immédiatement beaucoup plus clair grâce à cette simple astuce ! • Utiliser un niveau de zoom adéquat Si vous n’arrivez pas à faire tenir toutes vos données à l’écran, pensez d’abord à réduire le niveau de zoom avant de réduire la taille des polices. La barre de Zoom se situe en bas à droite de la fenêtre. EXPERT EXCEL - 6 ASTUCES FACILES POUR CONSTRUIRE DES RAPPORTS EXCEL CLAIRS ET PROFESSIONNELS Copyright © 2016 XL Business Tools. Tous droits réservés. 7 2. Formater les valeurs Pour les valeurs numériques, limitez et homogénéisez le nombre de décimales après la virgule. De plus, cela va de soi, mais utilisez un format de données approprié suivant le type de données à présenter. S’il s’agit de dates, appliquez un format de dates. Si vous présentez des montants, utilisez un format monétaire / comptabilité, etc. Pour changer le format appliqué par défaut dans une cellule, allez dans l’onglet Accueil du ruban Excel -> Nombre et sélectionnez le format approprié dans la liste déroulante. Exemple : Après formatage Remarque : Par ailleurs, si vous présentez des montants en kilo euros, voici un article qui explique comment afficher les montants suivis de « k€ ». EXPERT EXCEL - 6 ASTUCES FACILES POUR CONSTRUIRE DES RAPPORTS EXCEL CLAIRS ET PROFESSIONNELS Copyright © 2016 XL Business Tools. Tous droits réservés. 8 3. Convertir les plages en Tableaux Excel Si vous vous demandez pourquoi vous devriez convertir votre plage de données en tableau (après tout c’est déjà un tableau puisqu’elle contient des lignes et colonnes), sachez qu’Excel propose une fonctionnalité pour mettre en forme automatiquement et de manière agréable visuellement une plage de cellules. Quels sont les avantages à convertir une plage de cellules en Tableau Excel : • Une mise en forme visuelle plus agréable • Chaque en-tête de colonne contient un bouton de tri/filtre • Les formules entrées dans une cellule de la Table sont automatiquement propagées à toutes les cellules de la colonne • Les Tables sont dynamiques. C’est-à-dire qu’en utilisant la référence d’une table dans une formule, l’ajout de lignes ou de colonnes dans la table est pris en compte automatiquement dans la formule Pour en savoir plus sur la conversion de plages de cellules en Tableaux, lisez cet article. Remarque : Utilisez des titres de colonnes explicites dans vos tableaux plutôt que des titres vagues. Cela vous évitera bien des questions (pensez à celui qui reprendra votre travail…ce pourrait être vous !). Conversion EXPERT EXCEL - 6 ASTUCES FACILES POUR CONSTRUIRE DES RAPPORTS EXCEL CLAIRS ET PROFESSIONNELS Copyright © 2016 XL Business Tools. Tous droits réservés. 9 4. Définir une charte graphique J’entends par charte graphique, homogénéiser l’utilisation des couleurs et des formats de texte dans la feuille de calcul, et limiter leur nombre. En effet, vous devez vous poser la question si les couleurs et formats utilisés dans votre feuille communiquent un message particulier ou bien s’ils ont plutôt tendance à distraire le lecteur. • Utilisez les Mises en forme conditionnelle Pour faire ressortir des résultats clés dans vos tableaux, vous pouvez utiliser une mise en forme conditionnelle (Onglet Accueil du ruban Excel -> Styles -> Mise en forme conditionnelle). Il est par exemple possible d’afficher des flèches colorées qui changent de sens et de couleur en fonction de la valeur de la cellule pour indiquer une hausse ou une baisse des valeurs. La Mise en forme conditionnelle offre tellement de possibilités qu’il n’était pas possible de tout décrire dans ce guide. J’écrirai certainement ultérieurement un article dédié à ce sujet sur mon blog. • Utilisez les styles automatiques des Tableaux Une fois vos plages de valeurs converties en Tableaux (voir chapitre précédent), choisissez un style automatique parmi ceux proposés. Pour cela, cliquez sur une cellule du tableau et accédez à l’onglet Création du ruban Excel. Par la suite, utilisez les mêmes couleurs pour votre document. EXPERT EXCEL - 6 ASTUCES FACILES POUR CONSTRUIRE DES RAPPORTS EXCEL CLAIRS ET PROFESSIONNELS Copyright © 2016 XL Business Tools. Tous droits réservés. 10 • Sachez ce qui a le plus d’impact sur notre Perception visuelle des écarts Afin de uploads/Industriel/ 6-astuces-faciles-pour-construire-des-rapports-excel-clairs-et-professionnels 1 .pdf