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I.3. Lettres selon les buts relatifs à la transaction commerciale 1.3.1. L’appe

I.3. Lettres selon les buts relatifs à la transaction commerciale 1.3.1. L’appel d’offre, commande, annulation de la commande Les appels d’offres sont devenus une pratique courante de tous les processus de prestations de service dans le monde. Ils traduisent le poids des directions des travaux et l’intensité de la concurrence. Le traitement d’un appel d’offre est une opération assez délicate qui nécessite l’art de convaincre son client pour qu’il porte son choix final sur la proposition faite. Les démonstrations de capacités administratives, opérationnelles et financières doivent convaincre à l’analyse de l’offre. Certains cas : ► Avant de passer une commande le client examine/considère la marchandise/le service et s’informe des conditions de vente. La demande d’offre qu’il adresse au vendeur est brève, s’il connaît la marchandise/le service et les usages. Quand le client prend contact pour la première fois, il précise alors les circonstances qui l’ont conduit à solliciter une offre : une annonce, une lettre publicitaire, le passage d’un représentant, la visite d’une foire, la recommandation d’un partenaire etc. Afin d’inspirer confiance, le client donne éventuellement des références. Il terminera sa lettre en exprimant des remerciements anticipés. En général l’acheteur prie le fournisseur de lui faire parvenir le prix courant, un catalogue, des échantillons ou des articles au choix. Souvent il sollicite des précisions sur les marchandises désirées : caractéristiques, quantité livrable dans un délai donné, prix, emballage, mode d’expédition, délai de paiement, date ou délai de livraison etc. ► Le client recourt à la lettre quand il doit accompagner sa commande de considérations spéciales, d’indications détaillées, etc. Quel qu’il soit le contenu de la commande, il doit se distinguer par sa précision et l’ordonnance rationnelle de ses différentes parties. Dans un style concis, le client indique la quantité et les caractéristiques de la marchandise, la date ou le délai de livraison, il ajoute les recommandations concernant l’emballage. Le client engage le vendeur, par des mots habillement choisis, à exécuter ses ordres avec soin. Le cas échéant, il précise qu’il s’agit d’une commande d’essai et laisse entrevoir des ordres plus importants, voir des relations suivies. La commande n’est pas toujours précédée d’une offre. Dans ce cas, le client fait connaître au vendeur les circonstances qui l’ont conduit à solliciter les services. En général il ajoutera des références sur sa solvabilité, s’il est un inconnu pour le fournisseur et s’il lui remet une forte commande, tout en demandant des facilités de paiement. Toute commande appelle un accusé de réception, qu’il convient d’envoyer dans le plus bref délai. Il arrive que ce message se confonde avec l’avis d’expédition ou que le vendeur ne puisse accepter toutes les conditions. Après les remerciements d’usage, si l’ordre est exécutable sans réserves, le vendeur en reproduit l’énoncé textuel avec l’indication des qualités et les prix. Puis il précise la date ou le délai de livraison et rappelle les conditions de vente. Il ne manque pas d’exprimer l’espoir que le client sera satisfait. Exemples de formules et expressions courantes : Passer une commande/ soumettre une offre/solliciter une offre………… Veuillez nous soumettre une offre échantillonnée de…/ Veuillez nous envoyer pour examen quelques échantillons………… Nous espérons que vous réserverez un bon accueil à notre demande. Nous accusons réception de………… Conformément au contrat/ à vos conditions ………… X jours après/ à partir de/ durant les X jours qui suivront/ dans les X jours suivants/ dans un délai de………… Au cas où/ En cas d’apparition/ sauf si………… Nous vous prions de prendre note de la commande………… Nous commandons les marchandises suivantes pour une prompte livraison et aux conditions de votre offre. Nous vous prions de nous livrer les articles suivants, aux conditions habituelles. Nous vous demandons de nous faire parvenir, conformément aux échantillons reçus, les articles suivants : ………… Nous attendons une exécution prompte et soignée de notre commande. Nous tenons à souligner que la marchandise doit être conforme à l’échantillon, dans le cas contraire, nous serons obligés de refuser la livraison. Notre ordre n’est valable que si vous pouvez nous garantir une livraison………… Nous vous prions de nous confirmer cette commande le plus tôt possible. A.) Modèle de lettre pour proposer ses services: Julien Legrand et Associés 3 rue de la Laiterie 64000 Obernai, France Messieurs, Nous avons appris de nos associés que vous cherchez une agence qui puisse se charger de la promotion de vos produits dans l’Europe de l’Ouest. Nous pensons que nous pouvons vous aider: nous avons créé cette agence il y a quelques années et nous posséderons des bureaux à Genève et à Lyon, et nous avons acquis une certaine expérience de la vente et de la promotion des appareils ménagers électriques. Nous avons plusieurs entreprises roumaines à relancer leurs ventes à la France et à la Suisse et nous sommes convaincus que vous aussi, vous pourriez bénéficier de notre expérience. Notre représentant à Bucarest, Christophe Leroux, se ferait un plaisir de vous rendre visite afin de discuter en détail de vos besoins. Vous pouvez le contacter au numéro de téléphone suivant 197454732. Il sera dans votre ville la semaine prochaine et il pourra passer vous voir. Nous vous prions de croire, Messieurs, à l’expression de nos sentiments les plus dévoués. Julien Legrand B.) Modèle de lettre pour réponse à l’offre: Duperrier S.A. Directeur des ventes 24 avenue des Peupliers 12 boulevard Brignoles Les Cordeliers 65 170 Var 54000 France France Monsieur Jean Dupont Nancy, le 15 avril 2012 Objet : Réponse à l’offre no. 3/1 avril 2012 Monsieur, Suite à votre offre que nous avons reçue il y a deux semaines sur les emballages en papier que vous fabriquez, nous avons décidé de collaborer avec vous pour le développement de notre entreprise. Nous aimerons connaître les conditions des délais de livraison des produits, aussi le montant de la ristourne que vous pourriez appliquer pour une commande à long terme dans une quantité de 400 boîtes en carton pressé par jour. Dans l’attente de votre réponse et en vous remerciant d’avance, nous vous prions d’agréer, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées. Luc Biset, Directeur acquisitions C.) Modèle pour la lettre de commande : Dupont Bonhomme S.A. 123 avenue des Acacias 14976 Cabourg France Cabourg, le 12 mai 2011 Messieurs, Nous vous remercions de votre catalogue et liste des prix que nous avons étudiés avec intérêt. Pour l’ensemble de la commande, vous avez à nous fournir un certificat selon lequel la marchandise sera strictement conforme aux normes en vigueur. Sur la base des prix mentionnés, nous aimerons vous passer la commande suivante: 50 perceuses, modèle 9234CB 50 tronçonneuses, modèle 8762 CH La livraison est requise le 09.06.2011 au plus tard, et les articles commandés devraient être livrés dans notre dépôt se situant à Marseille, 43 rue des Entrepreneurs. Comme convenu, le paiement se réglera par chèque de banque. Pénalités pour retard dans la livraison: La date de livraison étant impérative, nous serons dans l’obligation de vous appliquer les pénalités suivantes en cas de retard dans la livraison: - retard de 1 à 2 mois 5% - retard de 2 à 3 mois 10% - retard au-delà de 3 mois 15% Vous voudriez bien nous retourner un exemplaire de la présente lettre, muni de votre signature. Dans cette attente, veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos salutations distinguées. Gilbert Bernard, Service des achats D.) Modèle pour annuler une commande Supermarché Villeneuve 14 boulevard Tisserand 95168 Paris France Impex S.A. 12 rue Bocuir 547000 Obernai France Paris, le 22 mai 2011 Objet: changement de commande Messieurs, Il y a trois jours que nous avons passé notre commande no. SCC3321/19.05.2011 ayant la facture no. 453/19.05.2011 et il ne s’agit que des produits alimentaires. Tout ce que nous voulons, c’est annuler de notre commande les boissons non alcoolisées et recevoir en échange 25 boîtes de céréales. Si cet article est épuisé veuillez nous soumettre vos prix pour des articles de remplacement. Nous sommes d’accord avec les modifications de la facture et nous payerons la marchandise dès votre acceptation. Vous en remerciant par avance, nous vous prions d’agréer, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées. Georges Perle, Services acquisitions E.) Modèle pour la lettre d’excuse: Après avoir passé une commande, le client peut se raviser pour différentes raisons: des marchandises plus avantageuses lui sont proposés, il escompte une baisse prochaine, par suite des circonstances imprévues il se trouve dans une situation difficile. Dans cette situation il est nécessaire une excuse pour modifier ou annuler la commande. Observation : Il est à voir aussi les lettres de réponse pour les réclamations fondées de la section trouvable au-dessous du texte. Exemples pour refuser une invitation : Nous sommes désolés de ne pouvoir accepter votre aimable invitation en raison de……….. Nous vous remercions de votre aimable invitation et nous regrettons de ne pouvoir l’accepter, d’autres obligations nous tiennent à l’étranger………. Nous remercions pour l’invitation à la réunion d’affaires et nous regrettons de devoir décliner en raison d’un engagement préalable. Madame, Nous avons bien reçu votre lettre du 21 février et vous en remercions. Nous avons le regret de devoir vous informer qu’en raison du Salon International de uploads/Industriel/ lettres-selon-les-buts-relatifs-a-la-transaction-commerciale.pdf