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1 Procédure de préparation des commandes et livraison La procédure de la prépar

1 Procédure de préparation des commandes et livraison La procédure de la préparation de commandes représente l'une des opérations les plus complexes et les plus coûteuses d’un entrepôt. De plus, peu à peu, l'évolution de nos habitudes de consommation nous pousse à traiter des commandes plus petites et plus nombreuses. Étape nº1 : la planification Tout comme pour la réception de marchandises, planifier les tâches de notre procédure de préparation de commandes au préalable nous aide à assigner vnos ressources efficacement. Plus nous standardisons nos unités de charge et treos processus, plus nous aurons de chances pour que cette opération soit une réussite. nous pourrons par exemple choisir des engins de manutention adaptés à la manipulation de chacune de vos commandes ou de nos lots Étape nº2 : les itinéraires de prélèvement Lors de la procédure de préparation de commandes, les magasiniers suivent un itinéraire précis pour prélever les marchandises dont ils ont besoin. Il s’agit de l’élément qui puise le plus de ressources et de temps. Un itinéraire comprend : Le point de départ de votre notreet le chemin qu’il doit parcourir jusqu’au produit La localisation des références à collecter Le retour à la zone de conditionnement pour terminer de préparer la commande Étape nº3 : le picking des références Bien que cela puisse nous paraître anodin, le temps que passent nos magasiniers à prélever une charge diffère énormément en fonction de sa hauteur d’entreposage (au sol, bas niveau ou à plusieurs mètres de haut). D'autre part, il est essentiel que les marchandises soient extraites avec précision et en toute sécurité. En effet, c’est à ce stade de la procédure de préparation de commandes que la majorité des erreurs sont commises. Étape nº 4 : la vérification et la préparation de la commande avant son expédition Il s'agit de la dernière étape de la procédure de la préparation de commandes, elle regroupe les opérations suivantes de conditionnement des produits : La vérification des unités collectées en termes de quantité et de référence. Manuel de proceddure REEDMAN PHARMA N°001 2 Le conditionnement : pesage, emballage, étiquetage Le transfert de la commande vers la zone d'expédition en fonction des itinéraires de transport et de livraison L’impression des bons de livraison pour les chauffeurs. Manuel de proceddure REEDMAN PHARMA N°001 3 Procédure de stockage des produits OBJET : Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de stockage des consommable et accessoires et de la gestion des équipements stockées. DOMAINE D’APPLICATION : Cette procédure s’applique : au stockage des accessoires médicaux au stockage des équipements sortie des pièces de rechange et consommable RESPONSABILITÉS : Elle concerne le magasinier principal. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE : Cette procédure s’inscrit dans le cadre des mesures réglementaires de l’arrêté du 29 Septembre 1997 pour assurer la sécurité des produits stocké dans un magasin centrale. Les documents associés à cette procédure sont: -imprimé de relevés de température journalier -feuille de bon de sortie journalière MATÉRIELS : Le conditionnement est assuré par un groupe frigorifique dont l’efficacité est contrôlée et mesurée par : Des thermomètres à lecture directe relevés et reportés quotidiennement, sur l’imprimé de relevés de température par : le magasinier à son arrivée au travail la personne occupant le poste lors de son départ du travail le chauffeur à son départ du travail un enregistreur continu de température relevé une fois par semaine STOCKAGE DES PRODUIT : Dès que la marchandise a été contrôlée et se révèle être conforme : - décartonner la marchandise et mettre dans des bacs, ou sur des échelles ou sur roll - se débarrasser immédiatement des palettes et cartons (broyeur ou poubelle cartons) Seuls les cartons en raison du caractère propre de ces cartons peuvent être gardé. - .ranger la marchandise dans les zones référencées suivant la méthode FIFO et les plans de rangement. Manuel de proceddure REEDMAN PHARMA N°001 4 COMMENT : (La méthode First In, First Out ou encore Premier entré, Premier Sorti, consiste à ranger les marchandises dont la date limite de péremption la plus proche devant, de façon à ce qu’elle soit utilisée en premier).Ranger les produits da façon à assurer une bonne rotation (étiquettes bien visibles) Le stockage des produits directement sur le sol est interdit. Utilisez des palettes, des échelles ou des Rolls. Manuel de proceddure REEDMAN PHARMA N°001 5 Procédures de gestion des réclamation/retour A quoi sert l’outil ? Il sert à consigner toutes les revendications, les anomalies qualitatives (consommable ou accessoires médical périmés ou avec des dates de péremption proches, détériorés ou de mauvaise qualité) et les anomalies quantitatives (produits manquants ou livrés en quantité supérieure/inférieure, et observations non conformes constatées lors des livraisons). Responsabilité Le responsable de la structure livrée /responsable technique /magasinier Quand remplir l’outil ? Au constat d'une anomalie à l'issue d'une livraison/réception et à l’issue des inventaires et au quotidien. Présentation de l’outil (description d’ensemble) La fiche de réclamation/retour est organisée en trois parties : • Une première partie qui permet de consigner les informations relatives :  à l’identification de la structure émettrice de la réclamation ;  à l'identification du fournisseur ;  à la réclamation : numéro du bordereau de livraison, numéro de facture, et date de la réclamation ; • Une grille de rapportage réservée à la consignation des informations relatives aux produits pharmaceutiques faisant l’objet de la réclamation ; • Une troisième partie dédiée aux signatures des responsables. Instructions de remplissage (= description fonctionnelle) • Inscrire dans les champs appropriés de la première partie :  Les informations relatives à l’identification de la structure émettrice : Région, District de Santé, Aire de santé, Nom de la structure ;  Le nom du fournisseur ;  Les informations relatives à la réclamation : Numéro du Bordereau de livraison (N° BL), numéro de la facture (N° Facture) et la date de la réclamation. • Dans de la grille de rapportage, une ligne par produit retourné :  Colonne « Désignation », inscrire les informations relatives au produit retourné : Nom (DCI), Dosage, Forme galénique, Conditionnement ; Manuel de proceddure REEDMAN PHARMA N°001 6  Colonne « Numéro de Lot », inscrire le numéro de lot du produit sujet de la réclamation ;  Colonne « Date de Péremption », inscrire la date de péremption du lot considéré ;  Colonne « Quantité rejetée » (QRej), inscrire les quantités à retourner ;  Colonne « Prix Unitaire » (PU), transcrire le prix unitaire pour chaque produit si applicable ; § Colonne « Prix Total » (PT), calculer et inscrire le prix total de chaque produit, selon la formule :  Colonne « Observations », porter la nature de la réclamation (péremption, avarie, qualité/quantité non conforme...) ; • Dans les champs appropriés de la partie dédiée aux signatures :  Après s’être assuré de l’exactitude des informations reportées le responsable de la structure inscrit son nom et appose sa signature ;  Après s’être assuré de l’exactitude des informations reportées, le fournisseur inscrit son nom et appose sa signature. NB : La fiche de réclamation produite en 2 exemplaires dont une sera envoyée au fournisseur afin que des mesures correctives (avoir ou compensation en produits) soient prises. Archivage Archiver le document avec le PV de réception dans le chrono d’archivage des documents du cycle de réapprovisionnement de la structure Pendant 10 ans. Manuel de proceddure REEDMAN PHARMA N°001 7 Procédure d’inventaire a. A quoi sert l’outil ? La fiche d’inventaire sert au report des données d’inventaire. L’inventaire étant l’activité périodique pendant laquelle les stocks physiques sont comptés et comparés aux données enregistrées. a. Responsabilité Responsable technique /comptable et magasinier des stocks suivant les procédures internes de la structure b. Quand remplir l’outil ? Selon périodicité définie. En l’occurrence chaque 6 mois et pendant ce temps les inventaires journalières seront effectué c. Présentation de l’outil (= description d’ensemble) La fiche d’inventaire est organisée en trois parties : Une première partie qui permet de consigner des informations relatives à l’identification de la structure utilisatrice et à la référence de l’inventaire : numéro du document et date de l’inventaire ; Une grille de rapportage réservée à la consignation des données relatives à l’inventaire Une troisième partie dédiée aux signatures des responsables de la structure. d. Instructions de remplissage (= description fonctionnelle) • Dans la première partie,  Inscrire les informations relatives à l’identification du site : Région, et Nom de la structure ;  Attribuer à la fiche d’inventaire un numéro en suivant l’ordre chronologique et le noter dans le champ approprié ;  Inscrire la date de l’inventaire. • Dans la grille de rapportage, une ligne par produit inventorié :  Remplir la fiche d’inventaire au fur et à mesure du décompte des produits en stock ;  La colonne « Numéro d’ordre » est pré-remplie ;  Colonne « Désignation », inscrire les informations relatives à la désignation du produit : Nom (DCI), Dosage, Forme galénique, Conditionnement ;  Colonne « Numéro de Lot », inscrire le numéro de lot sur base de la lecture faite sur les conditionnements uploads/Industriel/ manuel-de-procedure 1 .pdf