Processus et outils d’accueil et d’intégration Processus et outils d’accueil et

Processus et outils d’accueil et d’intégration Processus et outils d’accueil et d’intégration Boîte à outils (7) Accueillir et intégrer  Il existe un consensus sur l’importance du sujet :  Le recrutement ne s’arrête pas à l’issue de l’entretien et de la décision  Le meilleur candidat retenu peut s’avérer être une « mauvaise » recrue • La "greffe" n’est pas automatique • Le nouveau recruté dispose d’un pourvoir de « nuisance » important  Il est indispensable d’assurer dans les meilleures conditions son intégration  Tous les efforts sur les phases amont peuvent être annulés par une intégration bâclée  Trop souvent, l’accueil intégration se heurte aux limites suivantes : Atelier Accueil et Intégration 2  Trop souvent, l’accueil intégration se heurte aux limites suivantes : • Une bonne intention de départ qui se délite avec le temps • Un copier / coller d’outils standard • Une difficulté à se rendre réellement disponible  Mettre en place une intégration efficace nécessite donc de :  Sortir du « discours » et du lieu commun sur le sujet pour AGIR : • Mettre réellement en place et de façon durable des procédures d’accueil et de suivi pour réussir l’intégration du salarié.  Avoir conscience que l’intégration n’est pas une action ponctuelle : • Elle se décline et se gère dans le temps : un investissement Choisir et adapter la procédure et les outils d’intégrations à sa situation  Les avantages d’une intégration définie :  Réagir et ajuster immédiatement en cas de problème ou de difficulté  Éviter une « dérive » du recruté qui ne comprend pas ce que l’on attend de lui et qui se démotive (salarié livré à lui-même) ; qui a des difficultés à remplir sa mission car il n’a pas eu les informations ou la formation nécessaire pour travailler  Donner des informations au recruté et communiquer régulièrement avec lui pour éviter un mauvais accueil de la part des équipes (ex : pas d’effort pour faciliter son intégration) Atelier Accueil et Intégration 3  En conclusion, processus d' intégration suppose d'agir sur 3 dimensions complémentaires :  La structure : valeurs, culture histoire, règles et usages  Le poste de travail : missions, compétences, environnement  L'équipe et le collectif de travail : présentation, communication, acceptation Un processus multi aspects qui s’étend dans le temps Avant l’arrivée A l’arrivée du nouvel embauché         Accueil du jour J, Présentation de la structure et des Préparation de l’arrivée Atelier Accueil et Intégration 4 Annonce de l’arrivée La lettre de mission / objectifs structure et des ressources clés Remise du livret d’accueil Désignation et présentation d’un tuteur Point en fin de 1ere semaine Accompagnement chez les premiers clients, explication en situation des procédures Un processus multi aspects qui s’étend dans le temps (2) Premier semestre Au cours du mois         (suite) Journée d’accueil - Rapport d’étonnement Atelier Accueil et Intégration 5 d’accueil - formation d’étonnement Premier point d’étape individuel fin de période d’essai Evaluation après intégration définitive Formations complémentaires Remise et explications de la première paie + des consignes administratives     Avant l’arrivée du nouvel embauché Préparation de l’arrivée du nouvel embauché  Rendre la personne plus facilement et rapidement opérationnelle  Un recruté pris en charge  Préparer le poste de travail et les Annonce de l’arrivée  Informer les collaborateurs de l’arrivée d’un « nouveau »  Donner les informations principales Préparer l’intégration Atelier Accueil et Intégration 6  Préparer le poste de travail et les aspects matériels (matériel, accessoires,…)  Organiser les premières journées  Assurer une véritable « prise en charge individuelle » Lettre de mission  Suivant les fonctions, définir : le contenu des missions, objectifs, moyens, résultats attendus  Forme contractuelle et évolutive     A l’arrivée du nouvel embauché Accueil du jour J  Rendre disponible une personne pour l’accueillir :  Préparer la personne  Accompagner et contrôler les informations transmises Remise du livret d’accueil  Accompagner sa remise d’un commentaire / présentation (personnalisation)  Choisir les informations : pertinence et mise à jour  Adapter la forme (papier, Présentation de la structure  Présentation aux collègues  Histoire et valeurs de la structure  Présentation des Atelier Accueil et Intégration 7  Adapter la forme (papier, Internet) format modulable  Présentation des usages / habitude de communication  Présenter les règles de fonctionnement (règlement intérieur, règles de sécurité, consignes de travail)  Risque de saturation (beaucoup de monde en peu de temps) Prise de poste  Présentation de la mission, du travail…  Les premières tâches à effectuer, ce dont il faut prendre connaissance  Le travail en binôme / rôle du tuteur  Besoin de formation  Comportement attendu et mode de communication clients     au cours du premier trimestre (1) Désignation et présentation d’un tuteur  Former un tuteur hors hiérarchie et lui donner un véritable rôle : pouvoir alerter en cas de problème (direction, RH) Contact fin 1ere semaine ou 1ere quinzaine  Prendre impérativement le temps de faire un point informel  Aborder ouvertement la façon dont l’intégration se Atelier Accueil et Intégration 8  Formaliser les rôles et temps impartis à la formation  Programmer des étapes avec des points de suivi et de compte rendu sur sa mission et sa perception du recruté  Moyen de valoriser les plus anciens façon dont l’intégration se passe  Ajuster en conséquences les étapes et les moments     Au cours du premier trimestre (2) « Journée » d’accueil des nouveaux  Adapté en cas de nombreux recrutement sur une période  Préparer les interventions et l’organisation  Présenter l’entreprise à un groupe de nouveaux embauchés  Faire participer les collaborateurs pour une Premier point d’étape individuel  Utiliser le référentiel activités / compétences pour une évaluation objective  Donner des signes d’encouragement ou des alertes / réajuster  Valider la période ou mettre fin au contrat Atelier Accueil et Intégration 9  Faire participer les collaborateurs pour une cohésion ancien / nouveaux Accompagnement premier client  Présenter le contexte d'intervention (tâches, environnement client, jusqu’où aller, attitude)  Informer le client de l'arrivée d'un nouveau  Valider la période ou mettre fin au contrat Remise de la première paie et explication  Refaire un point formel en fin de premier mois  Ré-expliquer le fonctionnement des heures et de la paie     Premier semestre Rédaction d’un rapport d’étonnement  Bénéficier de la vision « neuve » du nouvel embauché (avant d’être trop influencé )  Suivre et exploiter éventuellement les résultats en interne  Conclure sur des propositions  Prendre en compte la forme et le fond (retour oral…) Atelier Accueil et Intégration 10 Deuxième point individuel – après intégration définitive  Prolonger la 1ere évaluation  Utiliser le support activités compétences ainsi que les éléments consignés à l’issue du 1er point  Faire un point après l'intégration définitive … L’intégration : un processus permanent Gérer l’accueil des nouveaux arrivant • Identifier et spécialiser une personne dans cette fonction essentielle d’accueil / intégration pour gérer l’ensemble des phases d’accueil : - Avant : préparer •Attention à l’effet « patate chaude » •Définir un fil conducteur, donner du sens : élaborer des supports et les utiliser •Impliquer les opérationnels dans le Comment ? Points de vigilance Atelier Accueil et Intégration 11 nouveaux arrivant en continu - Avant : préparer - Pendant : accueillir - Après : assurer le suivi • Assurer la cohérence et l’efficacité du dispositif d’ensemble. Anticiper et le faire évoluer • Au final véritable rôle de « chef de projet » opérationnels dans le processus / associer les autres fonctions de la structure. L’intégration : un processus permanent Mise en place d’une Check-list • Visualiser l’ensemble du processus et des interlocuteurs concernés (pour ne pas oublier d’étape) •Gérer l’accueil comme un processus avec des validations a chaque étape par la personne •Éviter le coté impersonnel de la procédure : impliquer chaque acteur sur ce qu’il a à faire (place et action dans une vision d’ensemble) •Éventuellement ajouter un Points de vigilance Comment ? Atelier Accueil et Intégration 12 d’une Check-list a chaque étape par la personne de l’entreprise concernée (RH, opérationnels, nouvel embauché) •Éventuellement ajouter un coté ludique (exemple : trouver les valeurs de l’entreprise, répondre à des questions sur le processus qualité, les clients) Check list Accueil intégration Étapes Fait Date Qui Commentaires  Premier accueil  15/5/2012  Visite des locaux   Remise du livret  Nom / prénom : Date d’embauche : Poste : Atelier Accueil et Intégration 13 d’accueil  Accompagnement avec un autre intervenant Bilan d’étape 1 fin de période d’essai … Evaluer son processus d'accueil intégration  Utilisation et suivi des indicateurs définis précédemment :  Turn Over  Nombre de départ en période d'essai  Nombre de départ à 6 mois,à 12 mois  Utilisation de la check-list et uploads/Industriel/ outil-7-processus-accueil-integration-lecture-seule.pdf

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