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ACHAT Nature : Processus Code : PS1 Version : 03  Diffusion Via QALITAS  Dire

ACHAT Nature : Processus Code : PS1 Version : 03  Diffusion Via QALITAS  Directeur Général  Directeur d’usine  Directeur financier et administratif  Directeur Commercial  Responsable QHSE  Responsables qualité produit  Responsables production  Responsables gestion Equipement et Infrastructure  Responsable financier  Responsable SI  Responsable Supply chain  Responsable ADV /Crédit client  Responsable RH  Responsables Achat  Magasinier Rédacteur Vérificateur Approbateur Nom Prénom Mme Ahlam HDIBICH/ M. Said NAJEH M. Abdellah AYAD M. Lhoussaine OUBOUYAHIA Fonction Responsable Achats BMA/ Responsable Achats ELDIN Responsable QHSE Directeur Général Date : 05/04/2021 06/04/2021 09/04/2021 Visa Version Date Objet des modifications 01 03/10/2018 Création du processus 02 26/03/2020 Nouvelle nomination de la direction générale 03 09/04/2021 Revue annuelle du SMI Type de processus : Processus Support Pilotes : Mme Ahlam HDIBICH / M. Said NAJEH ACHAT Nature : Processus Code : PS1 Version : 03 FINALITE -Assurer la satisfaction des besoins de l’entité en termes de matière, produits, équipements et prestations conformément aux spécifications et toutes autres exigences au meilleur coût. Parties intéressées Exigences Top management Réalisation des objectifs Application de la stratégie Respect des procédures internes Maintenir la notoriété et l’image Retour d’information fiable Groupe Zalar Réalisation des objectifs Rentabilité de l’entreprise Reporting Notoriété Image de marque Mutualisation et synergie avec les filiales du groupe Prestataires Fournisseurs Expression claire des besoins Respect des engagements et modalités de paiement Visibilité sur les achats L’assurance sur la continuité d’activité : Plan de maîtrise des situations d’urgences / Plan de continuité d’activité Solvabilité Autorités compétentes Visite d’évaluation sanitaire Respect de la règlementation en vigueur Respect de la loi 28-07 relative à la sécurité sanitaire des denrées alimentaires Produit sain et sûr Respect des consignes et des mesures ACHAT Nature : Processus Code : PS1 Version : 03 DONNEES D’ENTREE PROCESSUS ÉMETTEUR/ PI DONNEES DE SORTIE PROCESSUS RÉCEPTEUR/ PI -Axes stratégiques -Exigences des parties intéressées -Demande d’achat -Etat de stocks -Fiche spécification -Cahier de charge/contrat -Liste des fournisseurs L’ensemble des processus/ Prestataires Fournisseurs Top management Groupe Zalar Prestataires Fournisseurs Autorités compétentes -Bon de commande approuvé -Cahier de charge/Contrat approuvé -Produit/Prestation acheté réceptionné conforme -Base de données fournisseurs -Liasses de commande : (DA + BC approuvé + BL+ BR+ facture) L’ensemble des processus Top management Groupe Zalar Prestataires Fournisseurs Autorités compétentes OBJECTIFS DU PROCESSUS INDICATEURS DE MESURE Formule de calcul Cible Seuil d’alerte Fréquence ELDIN BMA ELDIN BMA ELDIN BMA Assurer le traitement des DA dans les délais Délai de traitement d’une demande d’achat (Nombre de demande achat traitée à temps /Nombre total des demandes achats réceptionnée) x 100 90% 90% 85% 85% Mensuelle Trimestrielle Assurer la conformité des achats Conformité produit (Nombre de NC / Nombre total réception) x 100 90% 95% 85% 90% Annuelle Trimestrielle Délai de livraison (Nombre de retard/ Nombre total réception) x 100 90% 75% 85% 70% Annuelle Trimestrielle Evaluation fournisseur (Nombre des fournisseurs classés A et B/ Nombre Total des fournisseurs évalués) x 100 90% 90% 80% 85% Annuelle Annuelle Améliorer le taux de service achat Taux de Productivité achat (Gain achat/total achats) x 100% > 3 % > 3 % - - Mensuelle Trimestrielle ACHAT Nature : Processus Code : PS1 Version : 03 OBJECTIFS DU PROCESSUS RISQUES ET OPPORTUNITES ASSOCIES AU PROCESSUS MESURES DE MAITRISE Assurer le traitement des DA dans les délais Risque : -Retard de paiement : commande non honorée -Réception des produits achetés hors délai -Rupture et non disponibilité de la matière commandée chez le fournisseur -Fournisseur en situation de monopole Opportunité : -Relance du service recouvrement au préalable -Détermination et respect des délais de traitement des DA -Détermination du nombre minimum des fournisseurs par famille de produits -Détermination des délais minimums pour la réalisation des achats par famille des produits -Avoir et surveiller le stock minimum de sécurité pour l’ensemble des achats -Détermination des produits de substitution -Anticipation du stock de sécurité selon la capacité de stockage -Catégorisation des produits à risque de rupture ou de non disponibilité sur le marché local Assurer la conformité des achats Risque : -Achat non-conforme -Fournisseurs non fiables -Réceptions des produits non conformes aux exigences -Retard de livraison Opportunité : -Détermination et revue préalable des spécifications des achats -Détermination des critères spécifiques de sélection et évaluation fournisseurs -Mentionner la date livraison sur le bon de commande à respecter. Améliorer le taux de service achat Risque : -Achat des produits plus cher par rapport au prix du marché -Non disponibilité et augmentation du prix de certains consommables d’hygiène : masque, gant, … Opportunité : -Consultation périodique par famille de produit minimum une fois par semestre -sourcing auprès des fournisseurs du groupe (synergie groupe) -Re-négociation et adaptation par rapport au prix de marché ACHAT Nature : Processus Code : PS1 Version : 03 REFERENCES ISO 9001 V 2015 / ISO 22000 V 2018 DOCUMENTS ASSOCIES ELDIN : Procédure sélection évaluation fournisseur PS1-P1 Instruction achat import PS1-I1 BMA : Procédure de sélection et d’évaluation fournisseurs Pr.Ach.01 Procédure gestion de réclamations fournisseurs Pr.Ach.02 Instruction achat import Ins.ACH.01 ENREGISTREMENTS ASSOCIES ELDIN : Demande d’achat Fo.Ach.01 Fiche évaluation fournisseur PS1-P1-F2 Fiche sélection fournisseur PS1-P1-F1 Liste des fournisseurs agrées PS1-P1-F3 BMA : Demande d’achat Fo.Ach.01 Fiche évaluation fournisseur Fo.ACH.03 Fiche sélection fournisseur Fo.ACH.02 Fiche réclamation fournisseurs Fo.ACH. 04 Liste des fournisseurs agrées Fo.ACH.05 Fiche de spécification Matière Première Fo.SA.27 MODE DE SURVEILLANCE Audit Indicateurs FREQUENCE Selon planning des audits Tableau de bord qualité ACHAT Nature : Processus Code : PS1 Version : 03 Etape Responsable Commentaire/ Informations documentées Achat local Etablissement une demande d’achat : local Demandeur/ Magasinier et /ou gestionnaire du stock  Le besoin d’achat est exprimé par le demandeur sur le formulaire « demande d’Achat » (PS1-F1)  La demande d’achat doit comporter la date de livraison souhaitée avec la quantité et état de stock pour les articles demandés  En ce qui concerne la matière première, c’est le magasinier et /ou gestionnaire du stock (le cas à BMA) qui établit la demande d’achat en fonction du besoin et /ou stock min. Validation de la demande d’achat Responsable hiérarchique /DG  La demande d’achat est visée par le demandeur, vérifiée par sa hiérarchie et approuvée par la direction générale. Consultation des fournisseurs Acheteur  Sur la base de la demande d’achat validée, l’acheteur recherche les fournisseurs ou les prestataires aptes à satisfaire le besoin défini et qui figurent sur la base des données des fournisseurs agréées Cf. à la procédure Sélection et évaluation des fournisseurs « PS1-P1 ».  Cette étape consiste à obtenir les propositions des fournisseurs et à les comparer selon des critères techniques et financiers. Etablissement du bon de commande Acheteur  Une fois le fournisseur choisi, l’acheteur établit le bon de commande (BC) sur SAP qui attribue un numéro à la commande automatiquement.  La Direction générale vérifie le BC et donne son accord via un mail (bon pour accord).  Pour achat import, des documents sont préparés à l’avance conformément à l’instruction achat import PS1-I1. Réception de la commande Magasinier et /ou gestionnaire du stock / Contrôleur qualité /Demandeur  A la réception, le magasinier (ou/et le demandeur) vérifie la quantité reçue avec le Bon de livraison (BL). Il s’assure aussi que le contrôle qualitatif a été réalisé par le demandeur et/ou le Service qualité Cf. à la fiche Contrôle à la réception des matières premières « PS2- Pl1-F1 ». Si présence de non-conformité, le contrôleur établit une Fiche réclamation MP et Emballage PM2- P3-F1 qui est communiquée au service qualité qui va la transmettre par la suite au service achat : ELDIN : ou/et la réclamation est renseignée sur QALITAS (réclamations aux fournisseurs par le responsable qualité produit Cf au Guide Paramétrage QALITAS (page 79-80). BMA : ou/et la réclamation est renseignée sur une fiche réclamation fournisseurs Fo.ACH. 08 Cf Procédure gestion de réclamations fournisseurs.  Si la réception est conforme, le magasinier et /ou gestionnaire du stock saisie la réception sur SAP, renseigne et valide le bon de réception (BR) (MP et articles stockés dans le magasin), ce bon de réception est aussi validé par les personnes désignées. ACHAT Nature : Processus Code : PS1 Version : 03 Etape Responsable Commentaire/ Informations documentées Réception de la commande Magasinier et /ou gestionnaire du stock / Contrôleur qualité /Demandeur  Le magasinier accuse réception au fournisseur en apposant sur le BL les cachets « Réception magasin » et « Sous réserve de contrôle qualité le cas échéant.  Ensuite, le magasinier communique à l’acheteur le BL et le BR pour rapprochement avec SAP, contrôle et vérification puis appose son cachet (achat conforme). N.B : à BMA le responsable maintenance communique à l’acheteur le BL et le BR pour rapprochement avec SAP pour les pièces de rechanges. Transmission des documents à la comptabilité Acheteur/ Gestionnaire du stock  L’acheteur (ELDIN) ou gestionnaire du stock (BMA) prépare la liasse et la communique au service comptabilité comprenant : - La demande d’achat (le cas échant/présence du contrat prestataire) - Devis fournisseurs (le cas échéant/demande achat urgente) - Le bon de commande approuvée : uploads/Industriel/ processus-achat-ps1.pdf