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Optimisation ISO Contrôle Interne Processus et procédures Gestion documentaire

Optimisation ISO Contrôle Interne Processus et procédures Gestion documentaire Risques Qualité Sécurité SOX À propos d’Optimiso Group SA La société Optimiso Group SA est leader dans la description de l’organisation (processus, procédures, risques & contrôles, prestations, instructions, job descriptions…). Elle vous offre des solutions utilisées depuis plus de 10 ans sur le plan national et international via deux produits: le logiciel Optimiso® et le service D-skribe®. www.optimiso.com - www.d-skribe.com GENÈVE - Voie des Traz 20 - CP 1174 - 1211 Genève 5 - T. +41 (0)22 717 89 80 BÂLE - Marktgasse 26 - 4013 Rheinfelden - T. +41 (0)61 303 96 20 FRANCE - Du Singulier au Pluriel - T. +33 (0)6 20 20 58 97 NEWSLETTER ISO 9001, plus que jamais d’actualité N°0210 © Optimiso Group SA, newsletter N° 0210 Source: The ISO Survey - 2008 ISO 9001, une norme incontournable ISO 9001 est devenue la norme incontour- nable pour près d’un million d’entreprises dans le monde. C’est très clairement ce qui ressort de l’enquête annuelle relative aux certifications ISO 9001 : de plus en plus d’entreprises l’ont adoptée, et sur presque toute la planète. Souvent assimilée à un effet de mode par le passé, la certification ISO 9001 ne l’est définitivement pas. Car si l’on en croit Jean Cocteau "La mode, c’est ce qui se démode", or depuis sa création en 1987, la norme n’a pas pris une ride ! Enfin une norme internationale Si ISO 9001 connaît un tel succès, c’est qu’elle répond à un indispensable besoin d’harmonisation : avant ISO 9001, chacun y allait de sa norme nationale, ou de sa norme de secteur. On comprend aisément qu’à notre époque de globalisation, ce maquis normatif n’a plus sa place. ISO s’est donc donné pour tâche d’œuvrer à l’harmonisation des normes nationales et à la mise sur le marché de normes internationales. Le cœur d’ISO 9001 La norme ISO 9001 présente les exi- gences relatives au Système de Manage- ment de la Qualité (SMQ). Elle fournit un cadre bien éprouvé pour adopter une ap- proche par la gestion des processus qui permettra à l’entreprise d’offrir des pro- duits et des services de qualité constante, conformes aux attentes de ses clients. De l’industrie à l’ensemble des secteurs économiques D’abord créée pour l’industrie, ISO 9001 a été de plus en plus adoptée par des entreprises très diverses tels que des établissements sociaux ou médicaux, des ONG, des banques, des écoles, des régies immobilières, des administrations publiques, et bien d’autres encore. © Optimiso Group SA, newsletter N° 0210 La raison d’un tel succès ? Toutes ces entreprises se devaient d’offrir des presta- tions de qualité. Elles avaient déjà en leur sein, parfois même sans le savoir, un Système de Management de la Qualité ou un système approchant qui a alors été "calibré" pour le rendre conforme aux exigences d’ISO 9001. Une référence pour de nombreuses normes et lois De nombreuses normes et lois "sœurs" sont en effet proches de la philosophie d’ISO 9001. Citons-en quelques-unes. ISO 13485 qualité des dispositifs médicaux ISO 14001 management environnemental ISO 19011 audit de systèmes ISO 20000 qualité des services informatiques (ITIL) ISO 27001 sécurité de l’information ISO 22000 sécurité des denrées alimentaires ISO 26000 responsabilité sociétale ISO 31000 management des risques La NAS 890 système de contrôle interne La circulaire 06/6 de la FINMA surveil- lance de l’activité commerciale et contrôle interne Les avantages d’une certification ISO 9001 Les avantages sont nombreux si la mise en place de la norme a été correctement réalisée. Citons les plus importants. Le plus évident d’abord : la certification ISO 9001 est le gage d’une reconnais- sance locale et internationale indéniable. La certification est reconnue par 176 pays et par une multitude d’organismes et d’entreprises. Chacun a ainsi une même référence en matière de management, d’organisation et de qualité; tous parlent maintenant un langage commun. ISO 9001 est un excellent guide organi- sationnel pour qui veut assurer la satis- faction des clients ou des bénéficiaires. Ceci est aussi valable pour les PME qui peuvent ainsi montrer le sérieux et la rigueur de leur organisation. La conformité à ISO 9001 permet enfin d’assurer une meilleure qualité des produits ou des services offerts. Elle aide à rendre les opérations et les processus internes plus efficients et permet de diminuer les coûts liés aux erreurs. La productivité est améliorée ainsi que la motivation des collaborateurs et leur désir de réaliser un travail bien fait. Une adaptation à la norme parfois lourde et inutile Pour répondre aux exigences d’ISO 9001, certaines entreprises ont engagé des dépenses sans commune mesure avec le résultat obtenu. Pourquoi un tel gaspillage ? D’abord parce que la norme et ses exigences sont souvent mal comprises : on complique parfois inutilement ce qui au départ est une donnée simple, qui ne nécessite pas un déploiement énorme de moyens. Ensuite parce que, comme on l’a dit, le management de la qualité était déjà présent dans l’entreprise et qu’il n’était pas nécessaire de tout "reprendre à zéro". En fait, les activités vraiment nou- velles sont souvent l’audit qualité interne, la mesure d’indicateurs et la revue de direction (business plan annuel). Enfin parce que la formalisation exigée par ISO 9001 donne souvent lieu à une production de documentation nouvelle. On oublie en effet trop souvent qu’il © Optimiso Group SA, newsletter N° 0210 existe déjà en interne une documentation importante, de qualité et adaptée à la réa- lité de l’entreprise. Résultat : une double documentation et donc une débauche d’énergie inutile. Les 7 pièges à éviter Oublier qu’on faisait de la qualité avant ISO 9001. Créer une documentation qualité en parallèle de la documentation existante. Ne pas mettre rapidement la documen- tation à jour (ce qui n’est pas à jour n’est plus consulté). Ne pas intégrer le SMQ aux autres exigences: ITIL, HACCP, COSO, FINMA, etc. Croire qu’ISO 9001 va remplacer la problématique des relations humaines. Lancer la réalisation du projet sans avoir décrit précisément la méthode. Créer un système ISO 9001 pour l’auditeur alors que sa finalité est interne. Les 10 étapes d’une certification ISO 9001 réussie 1 Annonce du projet aux collaborateurs 2 Identification des activités 3 Description des activités 4 Description des processus ISO 9001 et carte des processus 5 Manuel qualité et politique qualité 6 Identification des indicateurs 7 Formation des collaborateurs 8 Audit qualité interne 9 Revue de direction 10 Audit de certification ISO 9001 Thomas Kortmoller, Optimiso Group SA uploads/Industriel/0210-iso9001-plus-que-jamais-dactualite.pdf