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Téléchargez Bonita Open Solution fr.bonitasoft.com ©BonitaSoft, 2012 LIVRE BLANC La gestion des processus métier (BPM) - Présentation La vaste majorité des pratiques métier peuvent se définir comme un ensemble de processus relativement simples qui interagissent les uns avec les autres dans le but produire un résultat global. Bien que ces processus de faible ampleur soient essentiels dans l’activité quotidienne des entreprises, ces dernières ont tendance à les écarter de leurs démarches - de management par les processus -, en ne considérant que les grands aspects complexes de leurs opérations. Or, perfectionner et rationaliser les pratiques métier courantes, même simples, est un levier méconnu d’amélioration de la productivité, de la qualité des opérations, et bien évidemment d’optimisation des coûts. La gestion des processus métier ou BPM (Business Process Management) est un moyen qui permet de modéliser les processus qui composent l’activité de votre organisation et d’en automatiser tout ou partie l’exécution dans la perspective de les améliorer. Le BPM apporte également des fonctionnalités de simulation et d’analyse en profondeur de processus ; il vous est donc possible de procéder à des tests et des améliorations avant le déploiement réel et de résoudre les éventuelles failles ou manque de performance. Ainsi mettre en œuvre un BPM consiste à modéliser, simuler et automatiser un ensemble d’activités afin de simplifier les interactions humaines qui les composent tout en orchestrant les échanges de données qui y sont liées avec les autres applicatifs du système d’information (ERP, CRM, base de données etc.). Dans les stratégies de mise en œuvre classiques, le BPM est déployé selon une logique descendante ou « top down », avec un nombre relativement restreint de personnes chargées de définir le processus, de refondre les systèmes informatiques existants, puis d’informer les utilisateurs finals de son mode de fonctionnement. De plus, la plupart des organisations limitent le BPM à leurs processus critiques alors qu’en théorie vous pouvez appliquer cette démarche à n’importe quel processus, de toute taille, qu’il soit simple ou complexe. Les restrictions de mise en œuvre du BPM tiennent davantage au coût et à la complexité des solutions BPM classiques qu’à la nature des processus auxquels il peut être appliqué. Les solutions open source permettent de déployer des stratégies de « BPM pour tous » à moindre coût et avec une meilleure polyvalence que les solutions traditionnelles. Ainsi, le BPM devient accessible, et permet à chacun, quel que soit le budget, de passer à une approche d’amélioration ascendante des processus. Par ailleurs, l’architecture ouverte des logiciels BPM tels que Bonita Open Solution permet de personnaliser et d’adapter les processus pour des projets et contextes d’utilisation variés, au lieu de refondre les systèmes informatiques existants ou de les adapter. Bonita Open Solution va même encore plus loin en permettant de créer des applications capables d’interagir avec de nombreuses applications et bases de données, et ainsi de gérer efficacement les flux d’informations clés de votre organisation. 10 questions clés sur… La gestion des processus métier (BPM) Qu’est-ce que le BPM (ou Business Process Management), une méthodologie ou un outil informatique ? Quels en sont véritablement les coûts et les avantages ? Qui devrait être chargé d’en piloter la mise en œuvre : les directions fonctionnelles ou la direction des systèmes d’information ? Quelle est la meilleure manière de débuter un projet BPM ? Ce livre blanc vous propose les pistes de réflexion et les éléments de réponse qui vous permettront de comprendre et vous lancer dans une démarche BPM. 10 questions clés sur la gestion des processus métier (BPM) Téléchargez Bonita Open Solution fr.bonitasoft.com ©BonitaSoft, 2012 Comment le BPM peut-il améliorer l’efficacité de mon organisation ? En misant sur le BPM, vous gagnez la certitude que des procédures standard sont définies et mises en œuvre qualitativement pour les activités quotidiennes courantes, et vous simplifiez la gestion de toutes les ressources clés, qu’elles soient logicielles (informations, données, affectation des tâches) ou matérielles (équipement, matériel). Le BPM intervient aussi dans l’automatisation des tâches de routine, ou dans l’assistance aux personnes dont l’expertise est nécessaire pour les tâches plus complexes. Par exemple, les activités internes génèrent souvent un travail administratif important puisque les données doivent être générées, partagées ou enregistrées à intervalles réguliers. Ces processus peuvent être très complexes et accentuent les difficultés de formation des nouveaux salariés. Le BPM permet d’atténuer ce problème en fournissant d’emblée des processus clairs et structurés aux salariés et aux managers. Ainsi, vos équipes consacrent leur temps au développement de votre entreprise au lieu de le perdre à chercher la personne ou l’information dont elles ont besoin. Quels avantages peut apporter le BPM au sein de mon organisation ? Des processus améliorés se traduiront rapidement par des coûts allégés, une efficacité accrue et des délais de mise de réalisation raccourcis. Le BPM garantit la notification en temps réel des acteurs clés d’un processus, l’accès aux ressources dont ils ont besoin pour mener à bien leur travail et de visualiser les retombées positives de leurs actions sur l’activité globale de l’entreprise/organisation. Le BPM contribue aussi à clarifier la chaîne de responsabilité au sein de votre organisation. Par exemple, les départements peuvent créer des processus qui délèguent automatiquement les tâches aux personnes appropriées (ou le partagent avec elles), qui gèrent l’absence d’un salarié et qui définissent des procédures d’escalade pour des situations précises. Ainsi, les pertes de temps dues à la confusion des salariés et les interventions managériales sont minimisées. Le BPM peut aussi simplifier l’intégration d’un nouveau salarié en définissant clairement les tâches à accomplir avant, pendant et après l’embauche et affecte les tâches aux acteurs concernés (Ressources Humaines, IT, Services Généraux…). Par ailleurs grâce à la mise en place d’une procédure automatisée de délégation et d’escalade, l’activité n’est pas paralysée si une personne tombe malade, est en vacances ou se retrouve surchargée de travail. Si l’un de vos processus s’appuie sur une application externe, et s’il est géré au moyen du BPM, tout autre utilisateur externe à votre organisation (tel qu’un fournisseur ou un client) en bénéficiera également. Le BPM : « méthodologie » ou « technologie » ? Les deux. Le BPM est une méthodologie de management qui vise à modéliser, tester, déployer et améliorer les processus métier au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Parallèlement, le BPM devient une technologie lorsqu’un outil tel que Bonita Open Solution est utilisé pour appliquer systématiquement cette méthodologie. La méthodologie du BPM permet également de mieux comprendre le fonctionnement d’un processus, de comprendre comment il devrait fonctionner et d’optimiser à la fois les processus individuels et les « superprocessus » qui s’appuient sur une multitude de processus plus petits afin d’obtenir les résultats visés par le management. Sur le plan technologique, le BPM se traduit par un logiciel permettant d’exécuter la réalisation et la gestion d’un processus. Par exemple, une application peut notifier tous les acteurs d’un processus des tâches à accomplir et de leur donner accès aux ressources nécessaires à la réalisation du travail concerné. Un tel programme peut, si nécessaire, déléguer automatiquement les tâches, dans les deux sens de la chaîne de management, afin d’exécuter des opérations automatisées telles que la collecte d’indicateurs de performances (KPI) et de leur archivage, ou de fournir ces informations aux personnes qui en ont besoin. Les spécialistes informatiques utilisent le BPM pour intégrer ces actions dans le modèle du processus afin d’en faire une application exécutable à déployer sur le terrain. 10 questions clés sur la gestion des processus métier (BPM) Téléchargez Bonita Open Solution fr.bonitasoft.com ©BonitaSoft, 2012 Le BPM est-il réservé aux processus critiques ? Un outil de BPM est aussi bien adapté à des processus critiques qu’à des tâches quotidiennes. Les bénéfices qu’il apporte sont visibles plus rapidement lorsqu’il est appliqué à des processus de routine simples, puisque ces derniers, de par leur simplicité, se prêtent plus facilement aux modifications. D’ailleurs, un processus critique est souvent composé de sous-processus plus simples. Maximiser l’efficacité de ces processus mineurs revient donc à accroître l’efficacité globale d’un processus plus complexe. Un des meilleurs moyens de tirer parti de la puissance d’un outil de BPM est de « commencer petit », puis de monter progressivement en complexité. Quels bénéfices concrets peut-on obtenir d’une solution BPM ? Une solution de BPM sera exploitée de manière différente d’une entreprise à l’autre, selon les besoins. Par exemple, un industriel aura certainement défini une procédure claire pour la production de sa ligne d’assemblage. Dans ce cas, il est primordial que les différents éléments constitutifs d’un véhicule (ou de toute autre machine) soient montés dans un ordre précis (et dépendent parfois même, de l’installation préalable d’autres pièces), pour que le produit fini fonctionne correctement. Un garage automobile peut quant à lui s’appuyer sur un outil de BPM pour assurer le suivi de ses commandes, gérer ses stocks, suivre le processus de réparation, etc. Les compagnies d’assurances peuvent utiliser cet outil pour gérer, suivre et résoudre les sinistres en ligne, tandis que les banques peuvent l’utiliser pour gérer les processus de crédit. De la même manière, dans le cadre d’un centre d’appel, les uploads/Industriel/livre-blanc-bonitasoft-10-questions-cles-bpm.pdf