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FORMATION SUR LES METHODES DE MANAGEMENT DE LA QUALITE PREMIERE PARTIE CE COURS

FORMATION SUR LES METHODES DE MANAGEMENT DE LA QUALITE PREMIERE PARTIE CE COURS A ÉTÉ ÉLABORÉ PAR Docteur Alexandre N. KISSIEDOU Médecin en Chef, Manager-Qualiticien Spécialiste en Management des Organisations et Gestion des Projets Consultant-Formateur Directeur du CHR de San Pedro E. mail : manoukalex1@gmail.com (+ 225) 01 30 30 55// 07 67 80 34 SEQUENCE 10 : OUTILS N° 7 Le Plan d’Action Qualité «PAQ» Objectifs Pédagogique Au terme de cette formation l’étudiant doit pouvoir: Connaitre l’utilité d’un PAQ dans le SMQ; Connaitre les outils associés au pilotage du PAQ; Connaitre Les avantages liés à l’utilisation d’un plan d’action qualité dans le pilotage du SMQ 4 PLAN D’INTERVENTION Généralités 1-Contexte historique. 2-Objectif 3-Comment l’utiliser ?: Mode opératoire 4-Comment être plus efficace ? 5-Avantages 6-Précautions à prendre 7-Exercices pratiques 5 Généralités Dans la méthode PDCA revisitée, nous avons noté qu’avant de démarrer toute démarche qualité ou tout projet d’amélioration qualité dans le SMQ, il est important de la globaliser dans un vrai projet d’entreprise. Ainsi, lorsque l’engagement de la direction est obtenu, la politique qualité définie et un diagnostic réalisé, il va falloir exprimer des objectifs de progrès. A ce stade du projet, nous savons où nous voulons aller, quels résultats obtenir mais pas forcement comment y arriver. C’est tout l’intérêt du plan d’action qualité appelé aussi familièrement par les responsables qualité le «PAQ». Généralités La construction de ce projet doit être méthodique car c’est l’une des conditions de réussite de la démarche qualité. Beaucoup de volonté ne suffit pas toujours, il faut aussi structurer son action. Volonté de la direction Politique qualité Atteinte des objectifs Diagnostic qualité Plan d’actions / fiches d’action Formulation d’objectifs OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité 1-Contexte Le Plan d’Action Qualité (PAQ) est entrepris après l’état des lieux ou diagnostic qualité. Il est élaboré en début d’année et s’appui sur le tableau de déclinaison des objectifs de la politique qualité par processus. Ceci permet d’assurer la cohérence de toutes les actions d’amélioration développées dans l’entité. Une fois validé par la direction, la réalisation du plan d’action qualité est suivie régulièrement avec un Tableau De Bord (TDB). 8 OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité Exemple: de tableau de déclinaison des objectifs qualité par processus 9 Processus Conception (Concevoir) Achat (Acheter) Production (Produire) Vente (Vendre) Politique Qualité Ecouter ses clients Objectif: Recenser 6 axes de conception énoncés par le client Réaliser 12 écoutes clients dans l’année Rendre opérationnel dans l’année un système de remontée d’information et de suggestions en provenance des clients. Améliorer les délais. Objectif: Livraison en 4 jours. Améliorer le taux de service des fournisseurs de 20% Passer de 15 jours à jours sur le cycle de production Améliorer la rentabilité. Objectif: gain de 2 milliard/an. Réduire le temps de conception de 30% Diminuer de 50% nos coûts de non qualité sur 2 ans OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité 2-Objectif Le plan d’action a pour principal intérêt d’être un outil de planification des actions clés qui devront être lancées dans l’entité pour atteindre les objectifs. C’est un outil qui formalise la réponse aux questions: qui fait quoi, dans quel délai?. Cet outil permet aussi d’associer à ces actions les moyens et les ressources nécessaires pour l’atteinte des objectifs (la réussite). 10 OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité 3-Comment l’utiliser : Mode opératoire a-Etapes: Le plan d’action qualité est rédigé chaque année, après avoir passer en revue toutes les activités qualité mises en œuvre (Revue de Direction) par l’entité à travers les différents processus pour atteindre les objectifs qualité de la politique. En somme, il s’agit de combiner toutes les actions qualité qui seront menées au sein des processus ou service en matière de qualité pour atteindre les objectifs fixés. Décliner chaque axe de la politique en objectifs mesurables. C’est l’ensemble de toutes les actions qui constitue le plan d’action. 11 OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité 3-Comment l’utiliser : Mode opératoire b-Méthodologie et conseils: La rédaction du plan d’action doit se faire de concert avec le Responsable Qualité (RQ) de l’entité et l’ensemble des acteurs futurs du plan. Il est déconseillé d’imposer à postériori un plan d’action rédigé de façon isolé par le RQ. Dans ce processus, le RQ joue le rôle de chef de projet en aidant les responsables de service ou processus à répondre à la question: Comment pouvez-vous contribuer à l’atteinte des objectifs qualité sur la période? 12 OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité 3-Comment l’utiliser : Mode opératoire b-Méthodologie et conseils (fin) Le plan d’action qualité formalise qui fait quoi, dans quel délai, avec quelles ressources et comment les résultats seront évalués. Le comité de pilotage valide le PAQ. Cette validation est double: il officialise les objectifs à atteindre, Et affecte aux responsables, les moyens nécessaires à la réalisation du PAQ. En somme, le plan d’action clarifie les objectifs et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs. 13 OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité 4-Comment l’utiliser? Exemple N°1 : Plan d’action d’une société de service. La première action «améliorer le processus livrer». 14 Orientation de la politique Objectifs annuels Actions Qui Délai Améliorer les délais Passer d’un taux de respect des délais de 76 % à 87 % Améliorer le processus livrer TKF Octobre 2021 OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité 4-Comment être plus efficace? a-Définition d’une fiche d’action C’est un outil qui permet de détailler de façon spécifique le plan de travail et clarifie les indicateurs de mesure. Cet outil est fréquemment complété par le diagramme de Gantt. 15 OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité 4-Comment être plus efficace? b-Elaboration d’une fiche d’action Pour être plus efficace, le plan d’action est complété par une fiche d’action. La fiche d’action est construite avec la personne désignée pour la mise en œuvre de l’action. Elle clarifie les objectifs attendus et la façon de les atteindre. La rédaction de la fiche d’action constitue le moment privilégié pour réfléchir aux conséquences positives de l’action entreprise ainsi qu’au risques associés pour les anticiper. La fiche d’action détaillée précise: Ce qui doit être fait, Les moyens nécessaires pour réaliser une des actions du plan d’action. 16 OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité 4-Comment être plus efficace? c-Identification des ressources à partir de la fiche d’action Pour atteindre les objectifs, le pilote de l’action liste les moyens dont il a besoin. Il peut s’agir de : Budget (achat matériel- prestation, .......) Disponibilité de personnes : la mesure couramment utilisée est le «jour-homme». ( le pilote évalue le nombre de personnes dont il a besoin et pendant combien de temps ) 17 OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité 4-Comment être plus efficace? d-Exemple N°2 : fiche d’action d’une PME. 18 Axe politique: Amélioration des délais Objectif: Passer d’un taux de respect des délais de 76 % à 87 % Action globale: Travailler sur le processus «livrer» Pilote : TKF Délai: Fin octobre 2021 Avantages directs et indirects: Meilleure image de l’entreprise, diminution des montants des indemnités de retard, meilleure ambiance de travail. Indicateur: Nbre de livraison dans les délais / Nbre total de livraison Fréquence: Mensuel Source : Service logistique Risques: Disponibilité des agents de maitrise (planifier les réunion sur le trimestre ) Action Qui Quand Moyens Mettre en place un système d’alerte M. Doua Nov. Achat de développement: 3500 £ Décrire le processus et réaliser une analyse des risques TK Nov-Déc 10 jours homme Proposer un nouveau processus incluant des activités de surveillances K. AK Jan 4 jours-hommes OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité 4-Comment être plus efficace? d-Exemple N°2 : fiche d’action d’une PME (fin). 19 Axe politique: Amélioration des délais Objectif: Passer d’un taux de respect des délais de 76 % à 87 % Action globale: Travailler sur le processus «livrer» Pilote : TKF Délai: Fin octobre 2021 Avantages directs et indirects: Meilleure image de l’entreprise, diminution des montants des indemnités de retard, meilleure ambiance de travail. Indicateur: Nbre de livraison dans les délais / Nbre total de livraison Fréquence: Mensuel Source : Service logistique Risques: Disponibilité des agents de maitrise (planifier les réunion sur le trimestre ) suite Action Qui Quand Moyens Valider le processus mettre en œuvre DG - TKF Oct Oct-Août 60 jours hommes 5 000 £ Trouver de nouveaux fournisseurs OP Nov - Avr 10 jours-homme Diminuer le taux de panne de la ligne X Lambert Déc-Juin 12 jours-homme 5000 £ OUTIL N° 7: Le Plan d’action Qualité 4-Comment être plus efficace? d-Exemple N°2 : fiche d’action d’une PME (fin). 20 Axe politique: Amélioration des délais Objectif: Passer d’un taux de respect des délais de 76 % à 87 % Action globale: Travailler sur le processus «livrer» Pilote : TKF Délai: Fin octobre 2021 Avantages directs et indirects: Meilleure image de l’entreprise, diminution des montants des indemnités de retard, meilleure ambiance de travail. Indicateur: Nbre de livraison dans les délais / Nbre total de livraison Fréquence: Mensuel Source : Service logistique Risques: Disponibilité des agents de maitrise (planifier les réunion sur le trimestre ) Fin Action Qui Quand uploads/Ingenierie_Lourd/ 10-outil-7-paq.pdf