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Ateliers du GT-RAVI _ Villeurbanne, novembre 2017 Livrable n°1 de l’atelier 2 :

Ateliers du GT-RAVI _ Villeurbanne, novembre 2017 Livrable n°1 de l’atelier 2 : Mise en œuvre des Ad’AP ERP des collectivités Facteurs de réussite et indicateurs pour la mise en œuvre des AD’AP I. L'organisation mise en place dans les collectivités I.1. Des instances transversales de pilotage et de mise en œuvre opérationnelle Afin d'impliquer et de coordonner l'ensemble des services concernés, des instances transversales ont été mises en place par les collectivités présentes.  Une instance de pilotage politique de l'Ad'AP - COPIL Souvent dénommée COPIL, cette instance est en générale composée d’élus (parfois du Maire), du Directeur général des services, des services pilotes de l'Ad'AP (service "bâtiments" et/ou mission "accessibilité"), des directeurs généraux adjoints. Elle permet : - de rendre compte de l'avancée de l'Ad'AP, - d'évoquer les difficultés rencontrées (moyens financiers, organisationnels) et de prendre les décisions en conséquence, - d'acter les ajustements budgétaires et de programmation, - de valider les points de situation à transmettre en Préfecture Elle est administrée par les services pilotes de l'Ad'AP (service bâtiments et/ou mission accessibilité). Certaines collectivités présentes n'ont pas de COPIL et gèrent ces aspects par des échanges plus informels avec la Direction générale et les élus.  Une instance de mise en œuvre opérationnelle/technique de l'Ad'AP - COTECH Souvent dénommée COTECH, elle est principalement composée des services fonctionnels qui gèrent les ERP, des services qui étudient et réalisent les travaux et des services pilotes de l'Ad'AP (service "bâtiments" et/ou mission "accessibilité"), et parfois du Directeur général des services dans les petites collectivités. Elle permet : - de préciser les actions de mise en accessibilité à mettre en œuvre au cours de l'année, - de valider et préciser les actions de mise en accessibilité à mettre en œuvre pour les années à venir, - d'évoquer les difficultés rencontrées : difficultés techniques pour réaliser les travaux, difficulté à tenir les budgets ou les délais prévus (plan de charge), - d'envisager les solutions d'usage qui seraient plus pertinentes à mettre en œuvre que celles prévues dans la programmation initiale, - d'actualiser la programmation initiale de l'Ad'AP en fonction des difficultés rencontrées, des nouvelles opportunités d'aménagements ou encore de l'évolution du patrimoine (acquisition ou vente de bâtiment) Elle est administrée par les services pilotes de l'Ad'AP (service "bâtiments" et/ou mission "accessibilité", ou parfois le service "bâtiment" seul). I.2. Une démarche qualité Afin d'améliorer la qualité des aménagements, certaines collectivités organisent un retour d'expérience sur les travaux effectués et formalisent des référentiels.  Le retour d'expérience sur les travaux effectués Des collectivités organisent des tests de matériels (Ville de Rouen) ou des visites après aménagements, parfois en présence d’élus (Ville d'Angers) afin d'évaluer leur qualité et définir les améliorations à apporter pour les aménagements à venir, voire même pour modifier les aménagements existants. Cette démarche s'opère souvent dans le cadre de la Commission communale pour l'accessibilité.  La définition de référentiels Des collectivités formalisent des référentiels, fiches réflexes, ou mémentos à destination des services techniques afin qu'ils puissent s'en servir à la fois dans la rédaction des cahiers des charges (Métropole de Lyon, Ville de Lyon) et dans la mise en œuvre des aménagements et équipements. Ces documents sont réalisés sur la base des données règlementaires, des recommandations d'usage, des retours des usagers mais aussi des services techniques et gestionnaires (au regard des critères de mise en œuvre et d'entretien). I.3. Un Ad'AP au service de la gestion du Patrimoine Afin de valider la pertinence des actions de mise en accessibilité et de la programmation de l'Ad'AP initiale, certaines collectivités engagent une réflexion sur l'usage de leur bâtiment. La Ville de Rouen par exemple réétudie l’usage à moyen terme d’un bâtiment avant que les travaux soient étudiés et programmés. Cette anticipation permet : - de préciser les travaux à réaliser en fonction de l'usage à venir de l'établissement, - de mettre en cohérence les programmations de travaux (accessibilité et autres), - d'optimiser les investissements II. Les outils et indicateurs II.1. Les outils Aucune des collectivités présentes n’utilise un logiciel métier (de type GIMA) pour piloter l'Ad'AP. Souvent deux fichiers Excel coexistent : - l'un pour assurer le suivi administratif, reprenant la liste des ERP de l'Ad'AP - l'autre pour effectuer le suivi opérationnel, reprenant la liste des obstacles et actions de mise en accessibilité à effectuer La Ville de Lyon a créé une base de données Access qui permet d'assurer à la fois le suivi administratif et opérationnel de l'Ad'AP. Ces outils sont souvent partagés entre le service bâtiments et la mission accessibilité. A noter que les outils de certaines collectivités dépassent le périmètre de l’Ad’AP et incluent l’ensemble du patrimoine de la collectivité (ERP et IOP) dans une logique de suivi global de l’accessibilité en intégrant également les nouveaux bâtiments entrants par exemple ou ceux qui étaient déjà accessibles. II.2. Les indicateurs  De planification et réalisation Les indicateurs de planification (projection de date de mise en accessibilité de l’établissement) sont référencés systématiquement par rapport aux périodes définies dans le cadre de l’Ad’AP qui sert de planification initiale. La Ville de Villeurbanne a notamment à travers son tableau de suivi un indicateur d’avancement par grande phase d’intervention sur chaque bâtiment (programme, conception, travaux, attestation), ce qui permet de dépasser le seul indicateur d’attestation de mise en accessibilité. Il a été mentionné qu'entre la fin des travaux programmés et l’attestation il peut s’écouler une année complète.  Du coût de la mise en accessibilité Le montant des travaux réalisés constitue un des indicateurs principaux du pilotage de l’Ad’AP. Il permet d’avoir une indication de l’intensité de l’activité de mise en accessibilité et permet de suivre le respect des engagements pris au moment du dépôt de l’Ad’AP. Cependant cet indicateur traduit incorrectement le niveau d’avancement de mise en accessibilité car il n’intègre pas, par exemple, les travaux en régie et les modifications du programme d’intervention qui sont, à l’échelle d’un parc, inévitables.  Du niveau de mise en accessibilité du bâtiment Une attestation par bâtiment est ainsi réclamée par les villes de Villeurbanne, Angers… Cependant cette attestation intervient à la fin de l’ensemble des interventions sur le bâtiment et la durée entre le début des interventions et la fin peut être de plusieurs années. Certaines collectivités (Besançon, Villeurbanne…) suivent également des attestations de travaux partiels dans l’attente d’une attestation finale. Plusieurs collectivités ont mis en place un dispositif d’attestation par bâtiment afin de ne pas attendre la fin de l’Ad’AP pour obtenir une attestation d’achèvement comme prévu par les textes actuels. Cette attestation dépasse le simple constat de l’achèvement des travaux. Certaines suivent le nombre d’obstacles à l’accessibilité (ces derniers correspondent souvent aux travaux à réaliser) et ainsi le pourcentage d’obstacles levés à l’échelle de l’Ad’AP ou à l’échelle du bâtiment. Le suivi de chaque obstacle relève du niveau de suivi opérationnel, le pourcentage d’avancement relève du niveau pilotage et permet d’apporter un avancement intermédiaire par rapport à l’obtention ou non de l’attestation d’accessibilité.  Des démarches administratives à effectuer Le suivi des déclarations ou décisions administratives comme le dépôt des autorisations de travaux constitue également un indicateur pertinent pour signifier le début des interventionssur les bâtiments. Plusieurs collectivités ont mis en place un suivi des demandes de dérogations avec une analyse des refus le cas échéant. Ces décisions peuvent avoir des conséquences majeures sur les prévisions de travaux et le déroulement de l’Ad’AP. Illustration 1: Extrait tableau de suivi - Ville de Villeurbanne  De répartition géographique et secteur d'activité La Métropole de Lyon a réalisé son Ad’AP avec une approche territorialisée et par secteur d’activité et suit ces indicateurs. La Ville de Rueil Malmaison a initié en complément une géolocalisation de ces établissements. La Ville de Lyon a défini une notion de bassin de vie avec des limites différentes des limites administratives.  D'interaction au niveau de la chaine du déplacement Les villes de Rouen, Besançon et Lyon documentent cet aspect afin d’apporter une information complète sur le niveau d’accessibilité en dépassant la partie immobilière.  De qualité d'usage La Ville de Rueil Malmaison dans le cadre de sa charte et la Ville de Besançon dans le cadre du dispositif Marianne avec un groupe d’expert d’usages membres de la commission Intercommunale d’Accessibilité ont mis en place des dispositifs de retour par l’usager en dépassant le niveau d’accessibilité réglementaire. Dans cette approche tournée vers l’usager final, la Ville de Lyon a mis également en place un suivi de l’accessibilité des bâtiments par type de handicap. Ce suivi détaillé a nécessité la mise en place d’un outil au format base de données afin d’obtenir plus de facilité pour l’exploitation des informations. Chaque obstacle est documenté avec photographie. ----------------------------------------------------- Ainsi les membres de l’atelier ont pu échanger et identifier des indicateurs de niveau pilotage, des indicateurs de suivi opérationnel et des indicateurs d’usage. La mise en œuvre de ces indicateurs et leur pérennité sont fortement dépendantes de l’organisation de la conduite du projet « Ad’AP » et de son intégration dans la gestion patrimoniale de la collectivité. Selon les tailles de collectivités et ressources mobilisables, uploads/Ingenierie_Lourd/ atelier2-gt-ravi-2017-livrable1-indicateurs-facteurs-reussite-vpub2.pdf