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MENESR GESTION DE PROJET 2017 Module n°4 15 ; 16 et 17 mai 2017 GESTION DE PROJ

MENESR GESTION DE PROJET 2017 Module n°4 15 ; 16 et 17 mai 2017 GESTION DE PROJET 1 MENESR GESTION DE PROJET 2017 SOMMAIRE 2 ■La notion de projet ■Les étapes d’un projet ■Lettre de mission / note de cadrage ■L’organigramme technique de projet ■L’équipe projet / Les missions du chef de projet ■Les modèles d’organisation de gestion de projet ■Estimation de la charge du projet ■Planning du projet ■Identifier et anticiper les risques du projet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 60 min 45 min 30 min 15 min 45 min 30 min 15 min 30 min 15 min MENESR GESTION DE PROJET 2017 - Mise en pratique - Quelques notions théoriques Gestion de projet – quelques notions fondamentales 3 1 MENESR GESTION DE PROJET 2017 QU’EST-CE QU’UN PROJET ? 4 ■Les organisations produisent du travail ■Opérations et projets : ■Réalisés par des acteurs ■Contraints par des ressources limitées ■Planifiés, exécutés et contrôlés ■Opérations : continues et répétitives ■Projets : temporaires et uniques MENESR GESTION DE PROJET 2017 PROJET VS OPÉRATIONS 5 CARACTÉRISTIQUE OPÉRATION PROJET Originalité Courante Particulière Fréquence Répétitive Unique Décisions associées Réversibles Irréversibles Variables influentes Rares et endogènes Nombreuses et exogènes Perturbations Identifiables et rectifiables Difficiles à déceler et coûteuses à corriger Impacts futurs Effets prévisibles et mesurables Effets estimés a priori et mesurés a posteriori Marge de liberté Faible Standardisation élevée Élevée en phases initiales Créativité nécessaire MENESR GESTION DE PROJET 2017 LES ENJEUX D’UN PROJET 6 ■Un projet est un ensemble de tâches dépendantes destinées à la réalisation d'un objectif unique et mesurable avec : ■Des spécification et des contraintes, ■Des moyens humains, financiers et matériels, ■Des délais, ■Des risques. ■Caractéristiques d’un projet : ■Implique le changement, ■Possède un début et une fin, ■Requiert des activités, ■Implique des individus, ■Fait dans un but précis. Périmètre Risques Moyens Délais Gérer un projet… …C'est gérer le changement MENESR GESTION DE PROJET 2017 Activité 1 7 « Bridging the gap » 30 min MENESR GESTION DE PROJET 2017 Quelques notions 8 Apports théoriques MENESR GESTION DE PROJET 2017 UN PROJET EST TEMPORAIRE 9 ■Début et fin définis ■Fin : objectifs atteints ou abandon ■Durées variables ■Le caractère temporaire ne s’applique pas à « l’ouvrage » ■Le caractère temporaire est parfois imposé : ■Par la disponibilité des ressources MENESR GESTION DE PROJET 2017 UN PROJET EST UNIQUE ■Un projet nécessite obligatoirement de faire quelque chose n’ayant jamais été fait avant ■Même si la catégorie de l’ouvrage est connue ■Élaboration progressive (par étapes ou itérations) des caractéristiques de l’ouvrage 10 MENESR GESTION DE PROJET 2017 11 PROJET VS PROCESSUS ■Processus : ■Suite d’activités coordonnées en vue de transformer un produit ou une information en lui ajoutant de la valeur ■Les différences : –Répétable / Unique –Structure permanente / structure temporaire –Date de début et date de fin MENESR GESTION DE PROJET 2017 QU’EST-CE QUE LA GESTION DE PROJET ? ■Application de connaissances, compétences, techniques et outils aux activités d’un projet ■Satisfaire ou dépasser les besoins et attentes des donneurs d’ordres : ■Périmètre, temps, coût et qualité ■Différences de besoins et d’attentes entre donneurs d’ordres ■Spécifications identifiées (besoins) ou non (attentes) de l’ouvrage 12 MENESR GESTION DE PROJET 2017 DÉFINITION D’UN PROJET ■Un projet est un ensemble unique d’actions coordonnées avec des dates définies de début et de fin, entreprises par un individu ou une entité pour atteindre des objectifs spécifiés en respectant des paramètres de coûts, délais et performances ■Un projet est un ensemble d’actions à réaliser pour satisfaire un objectif défini, dans le cadre d’une mission précise et pour la réalisation desquelles on identifie non seulement un début, mais aussi une fin (AFNOR) 13 MENESR GESTION DE PROJET 2017 DÉFINITION DE LA GESTION DE PROJET ■Le management de projet consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d'un projet, de façon à atteindre les objectifs en respectant les coûts, les délais et les spécifications prédéfinis ■Selon PMI : application de connaissances, compétences, outils et techniques dans des activités de projet en vue d'atteindre ou de dépasser les attentes des parties impliquées dans le projet ■Selon IPMA : le management de projet consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d’un projet, ainsi que la motivation de tous ceux qui sont impliqués dans le projet, de façon à atteindre les objectifs de façon sûre et dans les critères définis de coûts, délais et performances. Cela inclut les tâches de direction nécessaires aux performances du projet. 14 MENESR GESTION DE PROJET 2017 LE PROJET, UN ENSEMBLE UNIFORME ? ■Programme / projet / sous-projet ■Programme : ■Série de projets coordonnés dans un but commun ■Bénéfices supérieurs qu’à ne faire qu’un seul projet ■Inclut des opérations et parfois des cycles ■Projets « autonomes » et potentiellement non indispensables à la réalisation du programme ■Sous-projet : ■Découpage du projet en sous-parties plus faciles à gérer (client / fournisseur) ■Géré comme un projet ■Indispensable à la réalisation du projet ■Sous-projet « non autonome » et indispensable à la réalisation du projet 15 MENESR GESTION DE PROJET 2017 LES CONDITIONS DE RÉUSSITE D’UN PROJET ■Le sponsoring à haut niveau ■La bonne compréhension des processus métiers ■Une définition claire du périmètre et des besoins ■Un contrôle permanent des résultats attendus et une vision globale du «comment le projet est réalisé» ■Une bonne anticipation et gestion des risques ■Une gestion rigoureuse des changements ■Une structure clairement définie : gestion, décisions, communications ■Une relation client-fournisseur formellement établie 16 MENESR GESTION DE PROJET 2017 QUELQUES PRINCIPES DIRECTEURS 17 Le périmètre est défini, réaliste et activement contrôlé Les livrables et le processus d’approbation sont définis et clairs Les standards qualité sont définis et maitrisés (internes et externes) Le travail est planifié et prévisible L’équipe est compétente, motivée et exemplaire Toutes les parties prenantes sont impliquées Les coûts sont maitrisés et les gains escomptés mesurés Les risques sont anticipés et atténués à temps 1 2 3 4 5 6 7 8 MENESR GESTION DE PROJET 2017 Activité 2 18 Identifier les projets de votre structure 30 min MENESR GESTION DE PROJET 2017 Les phases et étapes du projet - Identification collective des étapes - Synthèse 19 2 MENESR GESTION DE PROJET 2017 Activité 3 20 Échanges – identification collective des étapes 30 min MENESR GESTION DE PROJET 2017 Quelques notions sur les phases d’un projet 21 Synthèse MENESR GESTION DE PROJET 2017 LES DIFFÉRENTES PHASES D’UN PROJET 22 Pré-projet Analyse Conception Post déploiement Déploiement Développement REPORTING / COMMUNICATION • Validité du projet • Validité des scénarios • Cadrage et pilotage • Validité des scénarios • Cadrage et pilotage • Validité des solutions • Accompagnement du changement • Validité des solutions • Pilotage du projet • Validité du projet • Cadrage • Viabilité du changement ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT Démarrage Clôture MENESR GESTION DE PROJET 2017 LES DIFFÉRENTES PHASES D’UN PROJET 23 REPORTING / COMMUNICATION ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT Démarrage Clôture Analyse Conception Déploiement Développement • Identifier puis répondre à des besoins • Être en conformité avec des normes contraignantes • Objectifs attendus ? • Identification des opportunités et des menaces ? • Utilité du projet / Faisabilité / Urgence N • Clarifier la cible du projet de changement avec le chef de projet mais également les sponsors et autres commanditaires • Décliner la vision stratégique en résultats opérationnels et spécifiques aux différentes populations d'acteurs impactés par le changement • Etude de faisabilité • Cinq pourquoi • « Mind map » • Priorisation des objectifs • Tableau de bord prospectif (balance scorecard) • Note de cadrage / lettre de mission • SWOT Points clés Outils principaux MENESR GESTION DE PROJET 2017 « QCOQQC » ■Analyse de la faisabilité 24 QUOI ? COMMENT ? COMBIEN ? OU ? QUAND ? QUI ? • La cible et ce qui en découle • L’approche et la démarche • Les acteurs • Coûts / bilan économique MENESR GESTION DE PROJET 2017 CONTENU TYPE D’UNE ÉTUDE DE FAISABILITÉ 25 Demande exprimée par l’usager / tutelle Description du contexte Description des scénarios • Description de la cible • Le périmètre pris en compte • L’approche méthodologique • Les conditions de succès • L’analyse de risque • Un macro-planning • Estimation de la charge Des éléments à reprendre dans la note de cadrage MENESR GESTION DE PROJET 2017 LES QUESTIONS À SE POSER 26 Bénéfices du projet Inconvénients du projet Pourquoi ce projet est-il lancé ? Ce qui ne doit pas changer Que risque-t-il de se passer si le projet échoue ? Ce que les managers et les collaborateurs doivent faire pour que le projet fonctionne Les objectifs minimaux du projet tels que demandés par le sponsor du projet Les réactions probables des managers et des collaborateurs que le projet doit anticiper Les indicateurs permettant de dire que le projet sera un succès La gouvernance du projet • Sponsor / Chef de projet / Equipe projet MENESR GESTION DE PROJET 2017 ORGANISER UN KICK-OFF ■Objectifs ■Mobiliser l’équipe de projet et créer l’acte de naissance du projet ■Partager les objectifs, les contraintes et les enjeux du uploads/Ingenierie_Lourd/ gestion-de-projet-module-n04.pdf