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SOCIÉTÉ D’HABITATION DU QUÉBEC RÉALISATION DES TRAVAUX ET SUIVI DES PROJETS GUI

SOCIÉTÉ D’HABITATION DU QUÉBEC RÉALISATION DES TRAVAUX ET SUIVI DES PROJETS GUIDE DES IMMEUBLES – SECTION 3 À L’INTENTION DES OFFICES D’HABITATION Réalisation des travaux et suivi des projets 1 Le Guide des immeubles s’adresse aux centres de services ainsi qu’aux gestionnaires, aux administrateurs et aux employés d’organismes d’habitation dont la responsabilité est de veiller à l’entretien et à l’amélioration du parc québécois de logements sociaux et communautaires. Il est constitué des sections suivantes : Section 1 – Bilan de santé des immeubles (BSI) Section 2 – Plan pluriannuel d’intervention (PPI) –Demande de budget RAM Section 3 – Réalisation des travaux et suivi des projets Section 4 – Cadre normatif de rénovation Section 5 – Guide pour l’entretien préventif Section 6 – Guide d’utilisation des équipements de votre logement Complément – Protocole de suivi des interventions pour le maintien et l’amélioration du parc de HLM La troisième section du Guide des immeubles permet de connaître et d’appliquer les différentes procédures et directives qu’il faut suivre, de l’élaboration d’un projet jusqu’à la fin des travaux. Coordination et rédaction Direction de l’expertise technique Révision linguistique Direction des communications Publié par la Société d’habitation du Québec Édifice Marie-Guyart Aile Jacques Parizeau, 3e étage 1054, rue Louis-Alexandre-Taschereau Québec (Québec) G1R 5E7 Téléphone : 418 643-4035 Sans frais au Québec : 1 800 463-4315 Ce document peut être téléchargé à partir de l’Espace partenaires de la Société d’habitation du Québec. Vous avez des propositions à nous faire pour améliorer le Guide des immeubles? Écrivez-nous à l’adresse courriel expertise.technique@shq.gouv.qc.ca. 5e édition, 2019 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION ____________________________________________________ 4 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES ACTEURS D’UN PROJET __________________________ 5 Maître d’ouvrage ......................................................................................................................................... 5 Chargé de projet (centre de services) ............................................................................................................ 5 Professionnel concepteur ............................................................................................................................. 6 Maître d’œuvre ............................................................................................................................................ 6 PLANIFICATION DU PROJET ____________________________________________ 9 Expertises .................................................................................................................................................... 9 Travaux nécessitant le recours à des professionnels....................................................................................... 9 PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES ET D’OCTROI DE CONTRAT _______________________ 11 Contexte législatif ...................................................................................................................................... 11 Intégrité et probité ..................................................................................................................................... 11 Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics .......................................................................... 11 Autorisation de contracter délivrée par l’Autorité des marchés publics ............................................................ 12 Attestation relative à la probité du soumissionnaire .......................................................................................... 12 Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès de l’organisme ......................................... 12 Autre attestation du soumissionnaire ................................................................................................................. 12 Attestation de Revenu Québec ............................................................................................................................ 12 Règles de passation des contrats ................................................................................................................. 13 Modes de sollicitation .......................................................................................................................................... 13 Modes d’adjudication .......................................................................................................................................... 13 Règlement de gestion contractuelle .................................................................................................................... 14 Contrat de gré à gré .................................................................................................................................... 14 Appel d’offres sur invitation ....................................................................................................................... 14 Appel d’offres public .................................................................................................................................. 15 Accords de libéralisation des marchés publics .................................................................................................... 15 Publication des appels d’offres et vente de documents ..................................................................................... 15 Non-divulgation du nombre et de l’identité des requérants............................................................................... 15 Spécificités techniques et équivalents ................................................................................................................. 15 Modification de l’appel d’offres (addenda) ......................................................................................................... 16 Transmission par voie électronique ..................................................................................................................... 16 Évaluation de rendement .................................................................................................................................... 16 Ouverture des soumissions .................................................................................................................................. 16 Analyse des offres ................................................................................................................................................ 17 Rejet de l’ensemble des soumissions et retour en appel d’offres ...................................................................... 17 Une seule soumission conforme .......................................................................................................................... 17 Appel d’offres public volontaire .......................................................................................................................... 17 RÉALISATION DES TRAVAUX ___________________________________________ 18 Documents à fournir par l’entrepreneur avant le début des travaux ............................................................. 18 Tâches du chargé de projet ......................................................................................................................... 18 Suivi des travaux par le chargé de projet du CS ................................................................................................... 18 Tâches des professionnels .......................................................................................................................... 19 Surveillance professionnelle ................................................................................................................................ 19 Réunion de mise en chantier ....................................................................................................................... 19 Modification du contrat .............................................................................................................................. 20 Demande de paiement ............................................................................................................................... 20 Réception des travaux ................................................................................................................................ 20 Dénonciation de contrat, quittance et hypothèque légale ............................................................................ 21 Paiement final ............................................................................................................................................ 21 Gestion de l’année de garantie ................................................................................................................... 21 Figure 1 − Étapes et intervenants dans la réalisation de travaux sur des immeubles .................................................. 7 Réalisation des travaux et suivi des projets 4 INTRODUCTION Cette troisième section du Guide des immeubles est conçue pour aider les offices d’habitation (OH) et les centres de services (CS) à appliquer les différentes procédures relatives à la planification, à la réalisation et au suivi des travaux sur les immeubles. Ce document s’adresse à toutes les personnes qui participent à la réalisation de travaux pour lesquels un budget de remplacement, d’amélioration et de modernisation (RAM) a été accordé. Il est rédigé à l’intention des OH, visés par les dispositions d’adjudication des contrats prévues dans la Loi sur les cités et villes (LCV) (RLRQ, chapitre C-19). Les OH sont également assujettis à la Loi sur l’Autorité des marchés publics (LAMP) (RLRQ, chapitre A 33.2.1). Nonobstant leur autorité décisionnelle, les OH doivent obligatoirement avoir recours à leur CS respectif pour la gestion des projets de rénovation issus de l’enveloppe RAM. La section « Réalisation des travaux et suivi des projets » décrit les étapes à suivre pour la réalisation de travaux majeurs. La figure 1 (page 7) illustre ces étapes en tenant compte des rôles et des responsabilités des différents acteurs d’un projet. Ce pictogramme désigne une saine pratique de gestion contractuelle qui n’est pas explicitement édictée dans les lois et règlements, mais qui est généralement appliquée par les organismes publics. Réalisation des travaux et suivi des projets 5 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES ACTEURS D’UN PROJET Plusieurs personnes, physiques ou morales, participent au processus de réalisation de travaux sur des immeubles, de leur planification jusqu’au suivi des garanties. Les rôles et responsabilités des différents acteurs d’un projet sont présentés ci-après. MAÎTRE D’OUVRAGE L’OH assume le rôle et les responsabilités du maître d’ouvrage. De concert avec son CS, il prépare et dépose pour approbation un plan pluriannuel d’intervention (PPI). Il administre le budget autorisé par la SHQ pour la réalisation des travaux RAM. Le maître d’ouvrage doit recourir au CS pour la gestion des projets spéciaux ainsi que pour tous les travaux1 : • qui touchent : − l’enveloppe d’un bâtiment (murs extérieurs et ouvertures); − l’aménagement intérieur, si la sécurité des occupants est touchée (ex. : issues et accès aux issues), et l’intégrité du bâtiment (ex. : murs porteurs); − les séparations coupe-feu; − la structure; − les fondations; − les systèmes mécaniques et électriques (excluant les interventions mineures tel le remplacement d’éléments terminaux (interrupteurs, luminaires, prises…); • qui visent à résoudre des problèmes complexes et particuliers ou qui concernent la santé ou la sécurité des occupants; • qui concernent la construction ou la mise aux normes de systèmes d’alimentation en eau potable et de systèmes d’assainissement des eaux usées (dans les résidences isolées non raccordées à un réseau municipal); • qui concernent la modification, la mise à niveau ou la mise aux normes du système d’alarme-incendie. Le maître d’ouvrage doit recourir au service d’un CS pour les travaux de construction comprenant le creusage et le coulage des fondations, l’érection, la rénovation, la modification ou la démolition d’un bâtiment, en incluant les matériaux, les installations et les équipements de ce bâtiment. Il doit également recourir au CS lorsque les travaux impliquent la coordination de plus d’un entrepreneur ou de plus d’un sous-traitant (c.-à-d. plus d’un corps de métier) sur un même chantier de construction2, ainsi que pour les expertises complémentaires. Les OH n’ont pas besoin de recourir au CS pour l’octroi de contrats techniques visant l’inspection des ascenseurs ou de l’alarme-incendie, par exemple. Il en va de même pour les contrats d’entretien tels les contrats de déneigement ou de tonte de gazon. Enfin, ils n’ont pas à recourir aux services de leur CS pour les travaux mineurs lors du départ des locataires (peinture, revêtement de plancher…), pourvu que ces travaux respectent les règles énoncées précédemment. Les OH se doivent de respecter la législation en vigueur3 lorsque des travaux sont exécutés par leurs employés. CHARGÉ DE PROJET (CENTRE DE SERVICES) Les CS ont les connaissances et l’expertise nécessaires pour assurer la charge des projets. Comme mentionné en introduction, les CS assurent la gestion de tous les projets de rénovation issus des budgets de l’enveloppe RAM. Le chargé de projet coordonne l’ensemble des étapes de la réalisation d’un projet. En constante collaboration avec le professionnel concepteur et l’entrepreneur général, il prend part à toutes les étapes du processus. 1 Excluant les travaux d’entretien et de réparation, tels que définis par la RBQ (https://www.rbq.gouv.qc.ca/lexique). 2 Il se peut que le maître d’ouvrage qui confie l’exécution d’une partie des travaux à ses employés doive assumer les responsabilités du maître d’œuvre. 3 Comme stipulé dans la fiche technique de la SHQ Obligations régissant les travaux effectués par les employés des organismes. Réalisation des travaux et suivi des projets 6 Ses principales tâches sont les suivantes : • élaborer la planification du projet, laquelle précise le type d’expertise nécessaire ou de travaux prévus, le budget disponible, la nature des services attendus (solutions techniques, scénarios d’intervention, plans et devis) ainsi que l’échéancier établi; • collaborer à la préparation des documents d’appels d’offres pour les services professionnels et les travaux de construction (en collaboration avec le professionnel concepteur pour les contrats de construction, le cas échéant); • collaborer à l’analyse des soumissions ou offres de services et formuler des recommandations à l’OH; • faire le suivi du dossier de préparation des plans et devis ou d’expertise, le cas échéant; • vérifier la conformité uploads/Ingenierie_Lourd/ guide-immeubles-section3-oh.pdf