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KIT DU RAPPORT D’AUDIT septembre 2015 2 OBJECTIFS DU KIT septembre 2015 Pourquo

KIT DU RAPPORT D’AUDIT septembre 2015 2 OBJECTIFS DU KIT septembre 2015 Pourquoi un kit ? • Identifier les points clefs d’un rapport d’audit pour faciliter la prise de décision Cibler les règles de rédaction du rapport d’audit qui ne sont pas systématiquement respectées au vu des échantillons examinés par le CSA Quels types de rapport concernés ? • Certification de systèmes de management • Tous les rapports d’audit construits sur la trame du Rapport d’Audit International QSE CERTI F 0442 L’objectif de ce document n’est pas d’être exhaustif. Pour aller plus loin, se reporter au Guide de l’audit CERTI I 0419 Kit du rapport d'audit 3 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT septembre 2015 Utiliser la dernière version en vigueur de la trame de rapport Sauf en audit de Surveillance pour : • le tableau des constats d’audit • la Synthèses des situations Env./ SST / Energie garder la version utilisée au début du cycle, pour en suivre l’évolution Trame de rapport d’audit Permet à tous, dont le décisionnaire : - de bénéficier des dernières améliorations apportées au rapport d’audit, - de faciliter la recherche des informations dans une trame homogène entre les rapports. Kit du rapport d'audit Dernière version 4 Noter toute extension de site ou d’activité à examiner dans les parties suivantes : • Revue préparatoire & plan d’audit : Objectifs de l’audit Libellé (extension d’activité) ou Sites concernés par le périmètre de la certification (extension de sites) Programme d’échantillonnage (mis à jour) Plan d’audit (pour les nouveaux sites échantillonnés, en cas d’extension de sites) • Eléments techniques de l’audit : Présentation de l’organisme audité (évolutions) Noter toute évolution découverte en cours d’audit, sur les sites et activités, dans : • Eléments techniques de l’audit : Evènements remarquables depuis le dernier audit Commentaire sur l’utilisation de la marque de l’OC • PV de clôture : Pour les activités : corriger le libellé pré-rempli, prévu avec le client Pour le périmètre (changement d’adresses, de raison sociale, de répartition des activités par site…) : • cocher « avec modifications » • préciser l’extension de périmètre préconisée et les adresses des sites concernés POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT septembre 2015 Périmètre et activités audités Permet au décisionnaire d’identifier et distinguer rapidement les extensions planifiées ou non pour vérifier la cohérence avec le certificat Kit du rapport d'audit 5 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT septembre 2015 Préciser les § des normes auditées dans le plan d’audit Actualiser le plan d’audit après l’audit : • Supprimer les points non audités • Noter les personnes rencontrées • Compléter le cartouche en fin de plan d’audit Dans le tableau des constats de l’audit, enregistrer a minima un constat par, au choix : • processus de l’organisme dont l’audit est prévu au plan • § examiné des normes concernées • rendez-vous prévu au plan d’audit (service, direction…) § des normes examinés et conformité Permet au décisionnaire : - de visualiser rapidement que tous les § requis ont été audités , - d’avoir une vision suffisante du niveau de conformité du système de management pour prendre une décision en toute sérénité Kit du rapport d'audit 5 5.1 5.5 5.5.1 5.5.2 5.6 6 6 Les reporter, en indiquant leur numéro, dans la Revue préparatoire dans : • Points spécifiques à auditer issus du dernier audit • Plan d’audit Pour les NC non soldées à l’audit précédent : • Dans les Conclusions générales de l’audit, noter le nombre de celles : qui ont pu être soldées lors du nouvel audit qui subsistent à l’issue de cet audit. • Mettre à jour les fiches de NC émises à l’audit précédent (écart levé ou reconduit) et les joindre en annexe • Rédiger une nouvelle fiche de NC pour les NC reconduites en y notant le n° de l’ancienne (en actualisant éventuellement le classement) Pour les PS issus du précédent audit : • Noter leur devenir dans l’onglet de l’audit en cours du tableau des constats d’audit (et non celui de l’audit précédent) Par un nouveau constat (NC, PS, note, PF ou PP) qui cite le numéro du PS précédent Dans le cas de maintien d’un PS (pas audité ou pas d’évolution), noter son année d’origine (ex : suite PS2/2013) POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT septembre 2015 NC et PS non soldés à l’audit précédent Permet au décisionnaire de vérifier rapidement le devenir des écarts avérés et potentiels de l’audit précédent Kit du rapport d'audit 2014 2016 2015 7 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT septembre 2015 Les rédiger en : • tenant compte des informations transmises par le client avant l’audit Sélectionner les informations pertinentes des documents clients Ne pas copier in extenso un document du client de 30 pages ! • précisant l’évolution par rapport à l’année précédente en fin de document (sauf audit initial) • commentant les données chiffrées après l’audit Noter l’analyse de ces situations faite en audit : • sous forme de constats (PF, PP, PS, NC, note) dans le tableau des constats de l’audit et non pas dans la synthèse Synthèses des situations Environnement / SST / Energie Permet au décisionnaire de visualiser rapidement le contexte Env/SST/ Energie de l’organisme et l’évolution de sa situation pour mieux comprendre les problématiques de l’audit et évaluer les risques Kit du rapport d'audit 8 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT septembre 2015 Veiller à la complétude des fiches de NC • Rapporter clairement les faits constatés sur lesquels repose l’écart texte du constat identique sur la fiche de NC et le tableau des constats d’audit • Libeller précisément l’écart en relation directe avec l’exigence du § de la norme sans sous entendu, non interprétable, sans jargon ni sigle spécifique à l’organisme que le décisionnaire pourrait ne pas comprendre • Décrire systématiquement le risque, permettant de comprendre le classement en NC majeure ou mineure • Noter systématiquement les § des normes non respectés avec le numéro de § et l’extrait de l’exigence Libellé et classement des écarts Permet au décisionnaire (et au COFRAC) de : - comprendre le constat et son classement (mineur/majeur) sans ambiguïté - prendre ainsi une décision rapidement et en toute confiance, sans avoir à contacter l’auditeur pour vérifier la bonne interprétation Kit du rapport d'audit 9 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT septembre 2015 Veiller à la rédaction des PS • Expliciter le classement en point sensible en précisant le risque que cela devienne non conforme en utilisant une forme négative et non sous la forme d’une recommandation Veiller à la rédaction d’un PF • Expliciter l’amélioration significative, la très bonne pratique ou la performance au dessus de la moyenne ou de l’exigence A distinguer par conséquent d’une note, qui relate la conformité à une exigence Veiller à la rédaction d’une PP • Présenter l’axe d’amélioration à envisager par l’organisme Ne pas détailler le « comment » pour éviter toute forme de conseil Libellé des autres types de constat Permet au décisionnaire (et au COFRAC) : - de comprendre les PS et pourquoi ils ne sont effectivement pas des NC - d’avoir une bonne vision du niveau de conformité du SM - et ainsi prendre une décision rapidement et en toute confiance Kit du rapport d'audit 10 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT septembre 2015 Veiller à préciser en quoi les causes identifiées et les actions correctives proposées en réponse à une NC sont pertinentes • Le décisionnaire n’a pas la même connaissance du contexte que l’auditeur • Il ne dispose pas des documents et preuves examinés par l’auditeur pour juger la pertinence de la réponse du client Veiller à préciser pourquoi une NC est levée en indiquant : • comment l’efficacité des actions a été constatée • les résultats observés (chiffres, faits…) Suivi des NC Permet au décisionnaire de : - comprendre rapidement en quoi la réponse du client est pertinente - mesurer la confiance de l’auditeur dans la performance du SM observé - prendre ainsi une décision en toute sérénité Permet au décisionnaire de : - valider rapidement la levée d’un écart - prendre ainsi une décision en toute sérénité Kit du rapport d'audit 11 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT septembre 2015 Respecter les principes suivants pour proposer une décision et, le cas échéant, une action sur le certificat : : Pour une extension de périmètre ou d’activité, indiquer une recommandation spécifique • Extension de périmètre ou d’activité recommandée, en totalité ou partiellement • Justifier la proposition de décision en s’appuyant sur l’échantillon observé en cas d’extension de sites Proposition du RA en conclusion du rapport d’audit Permet au décisionnaire d’avoir confiance sans ambiguïté en la décision proposée et de ne pas être contraint de prendre une décision différente Décision Action complémentaire Actions sur le certificat en cours de validité Favorable Aucune certificat maintenu ou renouvelé Favorable avec action complémentaire Suivi documentaire par AFNOR Certification certificat maintenu ou renouvelé Audit de surveillance anticipé Défavorable Vérification documentaire par le RA - Maintien du certificat pour 3 mois* - Suspension du certificat* - Retrait du certificat Audit complémentaire Audit complet Retrait du certificat * dans la limite de validité du uploads/Ingenierie_Lourd/ kit-du-rapport-daudit-qse-nov-2015.pdf