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Outils de suivi et évaluation des projets / Programmes 1 QUELQUES OUTILS DE SUI

Outils de suivi et évaluation des projets / Programmes 1 QUELQUES OUTILS DE SUIVI ET EVALUATION DES PROJETS / PROGRAMMES 1. Acteurs / Parties prenantes et rôles dans un processus d'évaluation Acteurs Etapes Bailleurs de fonds Equipe projet Evaluateur Partenaires Bénéficiaires Décision d'évaluer X (X) Elaboration des critères X X X Choix des moments / Dates X X X X X Choix du type d'évaluation : Externe, auto-évaluation, participative X X X Choix des évaluateurs X (X) Recueil des informations X X X X Exploitation des données (X) X (X) (X) Elaboration du premier diagnostic (X) X (X) (X) Animation des restitutions X Participation aux restitutions X X X X X Recommandations X Prises de décisions X X 2. Le graphe des responsabilités Acteurs / Parties prenantes Actions Activités Acteur 1 Acteur 2 … Acteur N Action 1 Act 1 Act 2 Act 3 Action 2 Act 1 Act 2 Action 3 Act1 Act 2 Act 3 Action 4 Act 1 … … Action N Act1 En fonction des activités à réaliser, on devra définir les responsabilités de chaque acteur Outils de suivi et évaluation des projets / Programmes 2 Exemple : Projet de construction d'une maison Actions Activités Chef chantier Manœuvre Ferrailleur Superviseur de chantier Faire la : Fondation Dimensionnement du terrain Exécuter superviser Fouille Coordonner Exécuter Tissage des semelles et du fer Coordonner Appuyer Exécuter Préparation du béton et des briques Coordonner Exécuter Pose de la fondation Exécuter Appuyer Valider Elévation des murs Charpente … Outils de suivi et évaluation des projets / Programmes 3 3. Matrice de suivi des résultats Résultat escomptés Indicateurs Données de base / Point de référence Cibles Méthodes de la collecte de données Fréquence Responsabilité Résultats ultimes (à long terme) Résultats intermédiaires (A moyens termes Résultats immédiats (à court terme) Extrants1 (ou livrables) à très court terme 4. Matrice de suivi de la performance Hiérarchie des Résultats Libellé de l'indicateur Suivi de des indicateurs Commentaires Recommandation Période de réalisation : Du XXXXX au XXXXX Situation de départ Prévu Réalisé Taux de réalisation Cumul des réalisations Objectif Global Objectif Spécifiques Résultats 1 Pour des projets d'envergure et programmes Outils de suivi et évaluation des projets / Programmes 4 5. Utilisation des feux de signalisation pour le suivi des indicateurs Indicateurs Cibles Réel % de la cible Explication des écarts (Variances) discutée dans le rapport de gestion du projet / Programme Indicateur 1 Indicateur 2 Indicateur 3 NB: L’approche des « feux de signalisation » est un moyen de mettre en évidence les données clés, qui sont indiquées soit : 1) en vert, quand on est sur la bonne voie pour atteindre l’objectif ; 2) en orange, lorsque l’on n’est pas dans les clous, mais susceptible d’atteindre l’objectif ; et 3) en rouge, lorsque l’on est hors-cible et ne pourra probablement pas atteindre l’objectif. Comme indiqué ci-dessous, les informations peuvent être mises en évidence dans le tableau de suivi des indicateurs de sorte qu’elles puissent être facilement identifiées et expliquées dans le rapport de gestion du projet/programme. Cette méthode peut être utile pour le compte rendu et elle a été adoptée par certains donateurs internationaux (p. ex., le Département britannique du développement international – DFID). Exemple Indicateurs Cibles Réel % de la cible Explication des écarts (Variances) discutée dans le rapport de gestion du projet / Programme Nombre de bénéficiaires du projet / Programme 3000 3300 + 10% Nombre de moustiquaires distribuées 100 0 -100% La livraison des moustiquaires a été entravée à cause de l’état des routes durant la saison des pluies. Leçon apprise : distribution avant la saison des pluies Nombre de personnes formées pour entretenir les moustiquaires 800 600 -25% Absence de certains stagiaires à cause de la saison des récoltes Leçon apprise : Faire la formation plus tôt dans l'année Outils de suivi et évaluation des projets / Programmes 5 6. Tableau de planification des activités su suivi et de l'évaluation Activités / Evènements de suivi et d'évaluation Calendrier / Fréquence Responsabilités Budget estimé Enquêtes initiale Enquête finale Suivi du projet Suivi du contexte Suivi des bénéficiaires Rapport de gestion du projet / Programme Rapport annuels Rapports des donateurs Formation au suivi et à l'évaluation Etc. Outils de suivi et évaluation des projets / Programmes 6 7. Suivi de l'avancement des activités du projet / Programmes N° Résultats (Court termes) Activités Date début planifiée Date fin planifiée Date du suivi Statut d'avancement Responsable du suivi 01 R1 Act1 Act2 02 R2 Act1 Act2 03 R3 Act1 8. Suivi des coûts N° Résultats (Court termes) Activités Date du suivi Coût planifiée Coût réel Coût estimé (à la date du suivi) Taux d'utilisation du budget Responsable du suivi 01 R1 Act1 Act2 02 R2 Act1 Act2 03 R3 Act1 9. Suivi de la qualité N° Résultats (Court termes) Livrables (Extrants) Date du suivi Cible (Niveau de qualité attendu) Niveau réel Ecart Observation Recommandations 01 R1 Livrable 1 Livrable 2 02 R2 Livrable 1 Livrable 2 03 R3 Livrable 1 Outils de suivi et évaluation des projets / Programmes 7 10. Tableau de suivi des réclamations Projet / Programme : Lieu du projet / Programme : N° Nom du demandeur Date Type de réclamation (Voir liste des catégories de réclamations) Détails de la réclamation Personne (s) notifiée (s) Mesures prises (passage au niveau supérieur, règlement, etc.) Niveau de sensibilité* Date d’achèvement 01 02 03 04 05 … 11. Matrice de suivi de la performance du personnel Nom du personnel : Projet / Programme : Responsable du Projet / Programme : Lieu projet / Programme : Secteur du Projet / Programme : 0bjectifs Etat d'avancement (indiquer la date) Résultats / Questions clés Prochaines étapes Date d'échéance Outils de suivi et évaluation des projets / Programmes 8 12. Matrice de suivi du temps de travail de l'équipe projet Projet / Programme : Responsable du projet/programme : Lieu du projet / Programme : Secteur du projet/programme : Activités Membre de l'équipe projet Total (Jours) TAMO MBASSI BOFAYA ALI BAMA … Collecte de données … Total en jours Outils de suivi et évaluation des projets / Programmes 9 13. Comparaison des principales caractéristiques du suivi/de l’examen, de l’évaluation et de l’audit* Suivi et examen Evaluation Audit Pourquoi Évaluer les progrès, éclairer la prise de décisions et de mesures correctives, actualiser les plans liés au projet, faciliter le compte rendu Évaluer les progrès et leur qualité, tirer des enseignements et des recommandations pour la planification à plus long terme et l’apprentissage organisationnel et rendre compte Assurer le respect des règles, donner des garanties et rendre compte Quand ? Continu durant le projet Périodique et après le projet Selon les exigences (des donateurs) Qui ? Interne, mené par les personnes chargées de l’exécution du projet Peut être menée par des personnes appartenant ou non à l’organisation Généralement mené par des personnes extérieures au projet, appartenant ou non à l’organisation Lien avec l'échelle du mécanisme de suivi Centré sur les apports, les activités, les produits et les réalisations à court terme Centrée sur les réalisations et la finalité générale Centré sur les apports, les activités et les réalisations Outils de suivi et évaluation des projets / Programmes 10 CONDITIONS DE REUSSITE D'UNE MISSION D'EVALUATION Intégrer l’évaluation finale dans et dès la conception du projet La concevoir comme un exercice participatif visant au développement des compétences individuelles et institutionnelles (capitalisation-éviter de reproduire les erreurs; identifier, modéliser et reproduire les réussites). Ne pas la réaliser dans un moment de crise ou de conflits Doter le projet d’un bon dispositif de suivi alimenté régulièrement Choisir un évaluateur critique mais constructif et pédagogue : Un animateur Se donner le temps des restitutions afin d’impliquer l’ensemble des acteurs du projet Débattre en interne des conclusions de l’évaluation et mettre en oeuvre les recommandations. uploads/Ingenierie_Lourd/ les-outils-de-suivi-et-evaluation.pdf