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La valeur ajoutée de votre information Open Bee™ Éditeur Français Spécialiste

La valeur ajoutée de votre information Open Bee™ Éditeur Français Spécialiste de la GED depuis 2004 50 Personnes 4 millions d’euros de chiffre d’affaires 25 000 utilisateurs Siège : Annecy (France) Infrastructures Datacenter: Paris, Genève, Singapour, New-York Vidéo institutionnelle Infrastructures Datacenter •New-York •Paris •Genève •Singapour Positionnement 1 Dématérialisation des documents papier pour des gains de temps et d’espace ! 2 Classement De toute l’information d’entreprise, de manière centralisée et structurée quelle que soit leur origine (bureautique, issus d’applications métiers…) pour une vision 360° de l’activité ! 3 Validation des documents grâce à des circuits de Workflow pour des gains de temps et de productivité ! 4 Partage des documents avec l’ensemble de l’écosystème de l’entreprise (collaborateurs, partenaires, clients…) pour une meilleure qualité de service ! 5 Accès à tous les documents en mobilité pour une plus grande agilité des collaborateurs nomades ! Les 5 piliers fondamentaux de l’offre Open Bee™ Un écosystème de partenaires Plus de 25 000 utilisateurs satisfaits des solutions Open Bee™ Associations (Fédération Française de Golf, de Basketball) Assurances (C2A Assurances) Automobile (Honda, Carrosserie Pressoir) BTP (Vinci Construction, Remaud) Commerce (Cora) Education : lycées, collèges, universités (Ecoris) Expert-comptable (Safirec) Finance (Quilvest) Immobilier : agences immobilières, syndicats de copropriété (Vilogia, Century 21) Industrie et Service (Machines Pagès, Central Sat, Syrinxpan) Juridique (Arcane Juris) Santé : cliniques privées, maisons de retraite, CAT, cabinets de radiologie (HCL, Hôpital Grace de Monaco, etc.) Secteur public : Mairies, Com. Com. (Versailles, Police nationale de Nice…) Transport (Safe) E-Commerce (Deezer) Pourquoi Open BeeTM ? La simplification des processus métiers La manipulation et la gestion de documents au format papier diminuent la productivité des collaborateurs et alourdissent les processus de traitement l’information. Fluidifier les processus métiers en réduisant les échanges de documents papier, en éliminant la saisie d’informations et en diminuant les temps de validation et de traitement de documents. La fin des silos documentaires Les dossiers clients, fournisseurs, RH, ou autres, sont composés de plusieurs types de documents produits et reçus par différentes personnes sous différents formats (progiciel, papier, PDF, Word, Excel, Outlook, etc.). Centraliser le stockage de l’ensemble des documents échangés pour assurer une conservation dans le temps (capital de l’entreprise), permettre des prises de décision efficientes, améliorer le service aux tiers (clients, fournisseurs, collaborateurs, partenaires, etc.). La mobilité favorisée Les collaborateurs itinérants souffrent au quotidien d’un manque d’accès simplifié et centralisé à l’information de l’entreprise. Favoriser la « mobilité documentaire » des populations nomades via un intranet documentaire sécurisé, accessible en tout lieu et à tout moment, depuis tout périphérique mobile. Solutions logicielles Une solution globale Capture et indexation des documents Open Bee™ Portal : classement dans une arborescence structurée Open Bee™ Workflow Manager : circuits de validation. Notifications, rappels d’échéances et alertes automatiques. Partage par lien sécurisé ou via intranet / extranet. Open Bee™ Mobile : remontée de l’information en temps reel, consultation, recherche et indexation des documents en mobilité. Signature tactile. Open Bee™eSafe : archivage à vocation probatoire dans un Espace Sécurisé de Conservation.  Devis  Bons de commande  Bons de Livraison  Factures  Réclamations  Contrat  Courrier / Email  Bulletins de paie Société Clients Fournisseurs Salariés Documents entrants (papier, pdf, logiciel métier, Microsoft Office : Word, Excel, Powerpoint, Outlook) Recherche instantanée de documents. Manuelle : - Open Bee™ Scan - Open Bee™ DOM Automatique : - Open Bee™ Scan - Open Bee™ Sync - Open Bee™ ERP Manager - Open Bee™ e-Fact Pro Gestion de l’information Open Bee™ Scan : libérez-vous des contraintes liées au papier Numérisation Indexation Renommage Conversion Classement O.C.R. Open Bee™ e-Fact Pro : fluidifiez la gestion de vos factures fournisseurs Numérisation Reconnaissance et capture Archivage Intégration comptable Règlement Circuit de Validation Open Bee™ Doc Office Manager : archivez facilement vos documents MS Office Intégration Indexation Renommage Classement O.C.R. Open Bee™ Doc ERP Manager : archivez vos documents issus de votre logiciel métier Impression Indexation Renommage Classement O.C.R. Open Bee™ Sync : synchronisez vos documents ! Synchronisation Sécurisation Classement en masse Upload Open Bee™ Portal : centralisez et diffusez toute votre information ! Classement O.C.R. Consultation Sécurisation Recherche Archivage Open Bee™ Portal : centralisez et diffusez toute votre information ! Open Bee™ Portal : archivez vos documents à vocation probatoire La solution Open Bee™ Portal vous permet de conserver vos documents dans le temps, en conformité avec les normes et la législation française et européenne en vigueur. Open Bee™ Portal : optimisez le travail collaboratif au sein de votre organisation Notification Validation Complétion Espace Invités Fil de discussion Partage Open Bee™ Mobile : accédez à vos documents en mobilité Recherche Consultation Capture Classement Validation Signature tactile Nos solutions par service Commercial Donner un accès sécurisé, pour chaque commercial, à l’ensemble des documents reçus, échangés par/avec ses clients (tant au bureau qu’en mobilité) Achat Garder une visibilité et un contrôle sur les engagements pris par les différents services Comptabilité Réduire les couts et pertes de productivité liés à la gestion manuelle des factures fournisseurs Direction Renforcer la productivité des différents services tout en réduisant les couts opérationnels Technique Gagner en productivité et en qualité de service Ressources Humaines Conserver et retrouver rapidement l’ensemble des documents produits pour chaque collaborateur / Optimiser les processus. Nos solutions par service Diffusez, au format électronique, les courriers entrants vers les services destinataires et/ou collaborateurs concernés. Répondez rapidement à tous vos courriers grâce à des modèles et circuits de validation pré-paramétrés. Retrouvez en quelques secondes tous vos courriers entrants et sortants. Publiez, via un extranet sécurisé, l’ensemble de vos courriers dématérialisés à destination de vos tiers : clients, fournisseurs, partenaires, etc. Secrétariat Réduisez le temps de traitement de vos courriers ! Eliminez la saisie manuelle des factures fournisseurs au sein votre progiciel comptable. Réduisez le temps de traitement de vos factures via des circuits de validation pré-paramétrés par fournisseur. Centralisez vos documents financiers et partagez-les simplement avec l’ensemble de vos collaborateurs ou intervenants externes : experts comptables, commissaires aux comptes, etc. Comptabilité Fluidifiez vos processus financiers ! Comptabilité : focus sur la dématérialisation des factures fournisseurs Centralisez l’ensemble des documents échangés avec vos clients, consultez-les et partagez-les depuis votre smartphone ou tablette : contrats, devis, courriers, factures, email, etc. Bénéficiez d’un point unique de publication et d'accès à l'information commerciale de l’entreprise. Recevez des notifications à chaque mise à jour ou modification de documents. Optimisez le traitement des demandes clients (réclamations, litiges) et améliorez leur satisfaction. Commercial Accédez à vos dossiers clients en tout lieu et tout moment ! Créez un circuit de validation électronique de vos demandes d’achats et contrôlez vos engagement en temps réel : en attente de traitement, validés ou refusés. Classez simplement et rapidement tous les documents échangés avec chaque fournisseur : devis, bons de commande, bons de livraison, factures, email, etc. Rapprochez toute facture fournisseur avec son bon de commande et accélérez ainsi le processus de « bon à payer ». Achats Gardez une visibilité sur vos demandes d’engagement ! Centralisez, au format électronique, les documents de l’ensemble de vos salariés : bulletins de paie, contrats, courriers, certificats, etc. Retrouvez tous vos documents en quelques secondes. Simplifiez le processus de validation des congés payés et notes de frais. Offrez un point unique de publication et d'accès à l'information de l’entreprise, sans aucune contrainte géographique : livret d’accueil, procédures, formulaires. Recevez de notifications à chaque mise à jour ou modification de documents. Ressources Humaines Optimisez vos processus RH ! RH : focus sur le processus de gestion du Bulletin de Paie Électronique (BPE) Offrez à vos équipes techniques mobiles un accès à l’information depuis le terrain : manuels, guides de réparation, formulaires, PV de recette, etc. Grâce aux applications mobiles, capturez facilement les informations prises sur le terrain et simplifiez leur transmission au siège. Centralisez l’ensemble des documents échangés avec vos clients et partagez-les via un extranet sécurisé : devis, courriers, plans, e-mails, etc. Technique Améliorez votre productivité sur le terrain ! Cas clients Cas client : gestion des factures fournisseurs Fournisseur de musique en ligne, en France et à l’international (220 pays). Société créée en 2007 et basée à Paris, elle compte 250 salariés (200 à Paris). Cas client : portail de la relation clients Société de prestation de services et de maintenance pour les Système A Teinter (S.A.T.). Interventions en France, Belgique, Luxembourg et Suisse. Basée à Antibes (06). Cas client : intranet commercial PME spécialisée dans la fabrication de mélanges minéraux destinés aux animaux d’élevages. Implantée en Vendée (50 salariés), avec un réseau de revendeurs en France et à l’international. Cas client : portail de la relation clients PME spécialisée dans la fabrication de mélanges minéraux destinés aux animaux d’élevages. Implantée en Vendée (50 salariés), avec un réseau de revendeurs en France et à l’international. Cas client : archivage électronique Carrosserie familiale depuis 1995, basée à Toulouse (31), 7 salariés. Appartient au réseau national AD. Cas client : gestion du courrier & portail documentaire Communauté de 10 Communes, située dans le Loiret (45). 11 000 habitants, 26 conseillers communautaires et 7 agents. Cas client : dématérialisation PES v2 Commune uploads/Ingenierie_Lourd/ open-bee-presentation-generale 4 .pdf