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MODULE N °12 : ORGANISATION ADMINISTRATIVE SECTEUR : TERTIAIRE SPECIALITE : COM

MODULE N °12 : ORGANISATION ADMINISTRATIVE SECTEUR : TERTIAIRE SPECIALITE : COMPTABILITE D’ENTREPRISE NIVEAU : TECHNICIEN RESUME THEORIQUE RESUME THEORIQUE & GUIDE DE TRAVAUX GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES PRATIQUES Résumé de la théorie et Guide de travaux pratique Module : 12 Organisation Administrative Document élaboré par : Nom et prénom EFP DR Affaghrou Wafa ITA Guelmim Province du sud Révision linguistique : - - - - Validation : - - - - OFPPT/DRIF 2 Résumé de la théorie et Guide de travaux pratique Module : 12 Organisation Administrative SOMMAIRE PRESENTATION DU MODULE……………………………………... RESUME DE LA THEORIE…………………………………………... INTRODUCTION…………………………………………………………………... CHAPITRE 1 : GENERALITES SUR LE CLASSEMENT…………... Section 1 : Facteurs du choix d’un classement………………… Section 2 : But du classement………………………………….. Section 3 : Qualités d’un bon classement………………………. CHAPITRE 2 : LES DIFFERENTS ORDRES DU CLASSEMENT….. Section 1 : Les ordres fondamentaux…………………………... A - classement alphabétique……………………………... B - classement numérique……………………………….. C - classement thématique………………………………. Section 2 : Les ordres dérivés………………………………….. A - classement décimal………………………………….. B - classement chronologique…………………………… C - classement géographique……………………………. D - classement alphanumérique…………………………. CHAPITRE 3 : LES PROCEDES DU CLASSEMENT……………….. Section 1 : Les dossiers : indexage et signalisation……………. Section 2 : Les différents procédés du classement……………... A - classement horizontal………………………………... B - classement debout…………………………………… C - classement vertical ordinaire………………………… D - classement vertical suspendu………………………... D-1/ classement suspendu à visibilité supérieur ……….. D-2/ classement suspendu à visibilité latérale………….. 10 11 12 13 13 14 14 15 15 15 20 22 24 24 25 26 27 29 29 31 31 34 36 37 38 39 43 43 OFPPT/DRIF 3 Résumé de la théorie et Guide de travaux pratique Module : 12 Organisation Administrative CHAPITRE 4 : LES PLANNINGS……………………………………. Section 1 : Généralités sur les plannings……………………….. Section 2 : Les principaux modèles de plannings……………… A - planning à fiche T…………………………………... B - planning à gouttière ou à gorge……………………... C - planning à fil ou à ruban…………………………….. D - planning magnétique………………………………... CHAPITRE 5 : LE CLASSEMENT ELECTRONIQUE ET L’ARCHIVAGE………………………………………………………... Section 1 : Le classement électronique………………………… A - supports utilisés…………………………………….. B - avantages du classement électronique………………. Section 2 : L’archivage………………………………………… A - définition……………………………………………. B - les objectifs de l’archivage………………………….. C - lieu, meuble et support……………………………… D - décentralisation des archives………………………... CONCLUSION………………………………………………………… GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES………………………………… TP : 1. Classement alphabétique…………………………………. 2. Classement numérique…………………………………… 3. Classement idéologique………………………………….. 4. Classement alphanumérique……………………………… 5. Classement alphanumérique……………………………… 6. Classement alphanumérique……………………………… 7. Classement chronologique……………………………….. 8. Classement décimal………………………………………. 9. Ordres de classement……………………………………... 10. Classement des documents dans des dossiers…………… 11. Indexage et signalisation………………………………… 12. Les modes de classement………………………………... 13. Les ordres et les modes de classement………………….. Evaluation de fin de module…………………………………. LISTES DE REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES………………… ANNEXES :……………………………………………………………. 44 44 45 46 46 48 48 48 49 49 49 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 64 65 67 68 69 72 73 74 75 OFPPT/DRIF 4 Résumé de la théorie et Guide de travaux pratique Module : 12 Organisation Administrative Annexe 1 : les règles du classement alphabétique suivant la norme AFNOR………………………………………………………………… Annexe 2 : l’archivage électronique………………………………… MODULE : Organisation Administrative Durée : 50 H Théorie : 34 H Pratique : 16 H OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU DE COMPORTEMENT COMPORTEMENT ATTENDU : - pour démontrer sa compétence la stagiaire doit exploiter efficacement les techniques d’organisation de l’information selon les conditions, les critères et les conditions qui suivent : CONDITIONS D’ÉVALUATION : travail consistant à : - classer et classifier les documents et les dossiers selon les normes - utiliser les fournitures, le mobilier et le matériel appropriés - respecter les ordres et les procédés de classement CRITÈRES GÉNÉRAUX DE PERFORMANCE : - rapidité et fiabilité de l’information - respect des règles de classement - choix de l’ordre et du procédé de classement en fonction de la nature des dossiers - élaboration d’un plan de classement en fonction de la fréquence de consultation - souci de la qualité OFPPT/DRIF 5 Résumé de la théorie et Guide de travaux pratique Module : 12 Organisation Administrative PRÉCISIONS SUR LE COMPORTEMENT ATTENDU CRITÈRES PARTICULIERS DE PERFORMANCE 1- Organiser son travail 2 – Connaître la norme AFNOR Détermination d’un plan de classement approprié à la nature des dossiers, leur caractéristique et à leurs fréquences de consultation Hiérarchisation des tâches en fonction des critères d’urgence et d’importance Choix judicieux de la fourniture, du mobilier et du matériel du bureau Identification de la rubrique Définition du mot directeur Choix du mot directeur en respectant les règles préconisées par l’AFNOR 3- appliquer l’ordre alphabétique Respect des lettres de l’alphabet 4- appliquer l’ordre numérique Respect de la succession des entiers naturels 5 – appliquer l’ordre idéologique (thématique) Elaboration d’un plan de classement par thème 6 – appliquer l’ordre chronologique Respect des dates 7 – appliquer l’ordre alphanumérique Elaboration des guides classés alphabétiquement et classement numérique des dénominations relevant de chaque guide OFPPT/DRIF 6 Résumé de la théorie et Guide de travaux pratique Module : 12 Organisation Administrative 8 – Appliquer l’ordre géographique Répartition des dénominations selon leur lieu géographique Classement des secteurs (lieux géographiques) alphabétiquement 9 – Appliquer l’ordre décimal Répartition des thèmes par classe Attribution d’un numéro à chaque classe Subdivision continue de chaque classe en 10 autres classes 10 – Connaître les procédés de classement A – le procédé horizontal B – le procédé vertical ordinaire C – le procédé vertical suspendu • à visibilité suspendue • à visibilité latérale Choix du procédé en fonction : - du nombre de dossiers - de la fréquence de consultation - de la durée de conservation - des fournitures du mobilier et des meubles disponibles 11 – Concevoir et utiliser les plannings Répartition efficace des tâches dans le temps. Conception et utilisation des plannings adéquats pour la visualisation 12 – Vers un classement électronique Elaboration et exploitation des bases de données sous EXCEL et ACCESS 13 – Appliquer les techniques d’archivage • moyens manuels • moyens magnétiques • moyens optiques Connaissance des règles d’archivage Aménagement d’un lieu de conservation approprié. Conservation bonne et durable des informations de l’entreprise. Elaboration d’un plan d’archivage OFPPT/DRIF 7 Résumé de la théorie et Guide de travaux pratique Module : 12 Organisation Administrative OBJECTIF OPERATIONNEL DE SECOND NIVEAU DE COMPORTEMENT Le stagiaire doit maîtriser les savoirs, savoir-faire ,savoir percevoir ou savoir être jugé préalables aux apprentissages directement requis pour l’atteinte de l’objectif de premier niveau, tels que : Avant d’apprendre à organiser son travail, le stagiaire doit (1) : 1. identifier les différents ordres de classement (les ordres fondamentaux et dérivés) 2. identifier les différents modes de classement (fournitures, mobilier et matériel à utiliser) Avant d’apprendre à connaître la norme AFNOR, le stagiaire doit (2) : 3. identifier la rubrique 4. définir le mot directeur 5. savoir indexer une rubrique Avant d’apprendre à appliquer l’ordre alphabétique, le stagiaire doit (3) : 6. maîtriser les règles de la norme AFNOR 7. savoir repérer le mot directeur d’une rubrique 8. maîtriser l’ordre des lettres de l’alphabet Avant d’apprendre à appliquer l’ordre numérique, le stagiaire doit (4) : 9. connaître la suite naturelle des nombres. 10. maîtriser l’ordre alphabétique Avant d’apprendre à appliquer l’ordre idéologique, le stagiaire doit (5) : 11. savoir établir des plans de classement par thème c-à-d, diviser les dossiers à classer en sujet et sous sujets… 12. maîtriser l’ordre alphabétique 13. maîtriser l’ordre numérique Avant d’apprendre à appliquer l’ordre chronologique, le stagiaire doit (6) : 14. connaître la suite naturelle des dates OFPPT/DRIF 8 Résumé de la théorie et Guide de travaux pratique Module : 12 Organisation Administrative Avant d’apprendre à appliquer l’ordre alphanumérique, le stagiaire doit (7) : 15. savoir appliquer le classement alphabétique 16. savoir appliquer le classement numérique Avant d’apprendre à appliquer l’ordre géographique, le stagiaire doit (8) : 17. savoir répartir les rubriques selon leur lieu géographique 18. savoir appliquer le classement alphabétique Avant d’apprendre à appliquer l’ordre décimal, le stagiaire doit (9) : 19. savoir répartir les sujets par classes et pouvoir les subdiviser en 10 classes. Avant d’apprendre à connaître les procédés de classement, le stagiaire doit (10) : 20. connaître l’ordre du classement adopté 21. connaître le nombre de dossiers, la fréquence d’utilisation et la durée de conservation des documents. 22. repérer les fournitures, meubles et mobiliers disponibles. Avant d’apprendre à concevoir et utiliser les plannings, le stagiaire doit (11) : 23. faire des prévisions par rapport aux travaux à effectuer 24. organiser les tâches par rapport au temps disponible Avant d’apprendre à utiliser le classement électronique et à appliquer les techniques d’archivages, le stagiaire doit (12) (13) : 25. identifier l’utilité du classement électronique 26. connaître les objectifs de l’archivage OFPPT/DRIF 9 Résumé de la théorie et Guide de travaux pratique Module : 12 Organisation Administrative PRESENTATION DU MODULE Le document organisation administrative fait partie du module n°12 spécialité : « Comptabilité d’Entreprise », niveau technicien. Ce module fournit des renseignements qui permettent : - de classer et classifier les documents et les dossiers selon les normes - d’utiliser les fournitures, le mobilier et le matériel appropriés - de respecter les ordres et les procédés de classement - de uploads/Ingenierie_Lourd/ organisation-administrative.pdf