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ARCHIVISTE D'AUJOURD'HUI GUIDE PRATIQUE 2e ÉDITION COMITÉ DES COMMUNICATIONS Re

ARCHIVISTE D'AUJOURD'HUI GUIDE PRATIQUE 2e ÉDITION COMITÉ DES COMMUNICATIONS Responsables Mylène Bélanger Catherine Dugas CORRECTEURS EXTERNES David Bureau Morgane de Bellefeuille Danielle Piché CONCEPTION ET MISE EN PAGE Mariève Chouinard | info@marievechouinard.com Les textes expriment l’opinion de leurs auteurs et non pas nécessairement celle de l’Association ou du Comité. © 2017, Association des archivistes du Québec C.P. 9768, succ. Sainte-Foy Québec (Québec) G1V 4C3 418 652-2357 infoaaq@archivistes.qc.ca Tous droits réservés ISBN-13 978-2-921857-34-5 Dépôt légal – Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2017. Dépôt légal – Bibliothèque et Archives Canada, 2017. PRÉFACE PRÉFACE Avec l’arrivée du 50e anniversaire de l’AAQ, le Comité des communications a cogité sur les projets innovants qu’il pourrait présenter dans le cadre de cette année charnière. Après réflexion, nous nous sommes demandés, pourquoi ten- ter d’innover quand nos projets passés ont si bien fonctionné ! L’idée du livrel a germé lors de la présidence d’André Gareau. Charles Cormier, le responsable du comité à ce moment, a songé aux différents projets possibles pour l’année. Le livrel s’est révélé un bon choix afin de répondre à l’objectif de la présidence soit la promotion du métier. On ne peut également passer sous silence le travail important accompli par Sophie Roy à la coordination de la première édition. Ces bénévoles et les auteurs qui ont offert généreusement leur réflexion sont tous des acteurs centraux du succès du premier livrel. De même, nos lecteurs font partie intégrante de cette réussite. Nous tenons également à remercier tous ceux qui ont pris le temps de nous montrer les textes imprimés et annotés. Cela nous a permis de sentir que tout ce travail a valu la peine. Nous avions déjà en tête de bonifier le livrel au cours des ans, mais sans la réponse positive que nous avons reçue de tous, le projet ne se serait peut-être pas concrétisé ! Le livrel se veut un outil de transmission et de partage d’information simple, efficace et pertinent. L’écrit même dans sa forme dématérialisée reste un des moyens les plus efficaces pour échanger et partager nos questionnements, nos histoires, nos réponses et nos désirs. Et ce n’est que grâce à cet échange que nous grandirons en tant qu’individus et en tant qu’association. Alors, lisez, questionnez, commentez et partagez ! Mylène Bélanger Catherine Dugas Responsables du Comité des communications Association des archivistes du Québec TABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION............................................................................................. 1 LA GOUVERNANCE DE L'INFORMATION Par Sophie Roy.................................................................................................... 3 GÉRER ET CRÉER UN PROJET Par Mattia Scarpulla. ........................................................................................... 13 S’INTÉRESSER À SA CLIENTÈLE Par Sylvie Larouche. ............................................................................................ 21 RÉUSSIR UN PROJET DE GID Par Jeanne Darche.............................................................................................. 24 5 CONSEILS POUR MENER UNE ENTREVUE D'EMBAUCHE AVEC SUCCÈS Par Cynthia Martin. .............................................................................................. 34 DÉNICHEZ LA PERLE RARE EN 5 ÉTAPES ! Par VIACONSEIL................................................................................................... 38 QUELQUES ASTUCES POUR NÉGOCIER LE SALAIRE D’UN NOUVEL EMPLOYÉ Par Cynthia Martin. .............................................................................................. 42 DÉVELOPPER SES HABILETÉS POLITIQUES Par Mario Robert. ................................................................................................. 46 COLLABORER AUTOUR D’UN DOSSIER Par Mattia Scarpulla. ........................................................................................... 49 TÉMOIGNAGE SUR LA COLLABORATION Par Sylvain Senécal. ............................................................................................ 58 SYSTÈMES D’INFORMATION COLLABORATIFS Par Océane Chotard et Marie-Noëlle Therrien.................................................. 60 MARKETING : CONCEVOIR ET VENDRE UN PRODUIT OU UN SERVICE Par Charles Cormier............................................................................................ 68 INDICATEURS DE PERFORMANCE Par Nicole Fournier et Hugues St-Louis. ............................................................ 80 ARCHIVES, NUMÉRIQUE ET DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL : UN COCKTAIL EXPLOSIF ? Par Bruno Ricard................................................................................................. 90 ARCHIVISTE ET MÉDIATION Par Juliette Delrieu.............................................................................................. 98 RÉFLEXION : 5 COMPÉTENCES CLÉS POUR FAVORISER LA GESTION DU CHANGEMENT Par Catherine Fournier........................................................................................ 108 FORMATION CONTINUE : POURQUOI ? COMMENT ? Par Chantal Ménard. ............................................................................................ 118 PROFESSION : ARCHIVISTE EN GRANDES ENTREPRISES Par Chantal Ménard. ............................................................................................ 124 PROFESSION ARCHIVISTE-ENTREPRENEUR Propos recueillis par Florence Savard............................................................... 129 RÉFLEXION SUR L’ENGAGEMENT Par Catherine Dugas et Sophie Roy................................................................... 149 DE LA FORCE DES ASSOCIATIONS Par Didier Grange................................................................................................ 156 CONCLUSION. .................................................................................................. 171 BIOGRAPHIES DES AUTEURS................................................................. 174 INTRODUCTION 2 Introduction INTRODUCTION Encore associée aux recherches longues et ardues dans les documents historiques et à la préservation de vieux documents, la profession d’archiviste a cependant beaucoup évolué depuis. La seconde édition de ce livrel démontre bien le profil de compétences exigé chez les membres de notre profession. Spécialiste de l’information organique, l’archiviste est au cœur de l’implanta- tion de systèmes complexes visant à gérer, sécuriser, partager, documenter et diffuser les documents numériques ou analogiques témoignant des activités de l’organisation ou de la personne. Tout cela exige des archivistes actuels une maîtrise de compétences, encore hier ignorées de nos pairs. L’archiviste moderne doit avoir assez de connais- sances en gestion de projets, en gestion du changement, en analyse de proces- sus d’affaires, pour pouvoir alimenter les autres spécialistes des technologies de l’information et les gestionnaires et décideurs de leur organisation. Convaincre, initier le changement, être innovateur, diffuser, converser avec les spécialistes, comme avec le public néophyte ou les chercheurs, utiliser les médias sociaux, ne sont que quelques-unes des facettes de l’archivistique moderne. Cette nouvelle édition augmentée du livrel vous fera découvrir, par les archivistes eux-mêmes, plusieurs aspects de leur profession et ses exigences. Mais elle vous fera aussi découvrir l’enthousiasme de ces professionnels face à ces importants défis, leur richesse et leur offre de service innovatrice. Elle aidera également les jeunes recrues à bien incorporer le marché du travail, soit comme employé ou comme entrepreneur, à y définir son rôle et à mieux comprendre les enjeux actuels. Bonne lecture ! Carole Saulnier Présidente Association des archivistes du Québec LA GOUVERNANCE DE L'INFORMATION Par Sophie Roy 4 La gouvernance de l'information GOUVERNANCE DE L’INFORMATION Un mot à la mode ? Oui, mais… Oui, la gouvernance est un mot à la mode, ce qui signifie que dans 10 ou 30 ans un nouveau concept lui volera la vedette. Mais bon, telle est la vie, un cycle infini de renouvellement, de réinvention, tel le samsara bouddhique : un cycle infini de renouvellement et de réinvention. Dans l’état actuel de nos sociétés, je suis convaincue que la gouvernance est un concept salutaire pour les archivistes. Ce texte veut vous en convaincre ! Un peu d’étymologie : gubernare signifie en latin « diriger un navire ». Ce mot a donné naissance à l’anglais governance, gouvernement en français. (ADBS 2013) Pour faire une métaphore, l’organisation d’une flotte de navires est composée d’un vaisseau amiral en tête et d’une multitude de navires avec chacun un gouverneur à bord. La gouvernance de l’information vient guider l’amiral ou un ou plusieurs gouverneurs. Elle vient « donner un sens à un océan d’informations, sans vouloir tout contrôler, mais offrir la possibilité aux marins d’atteindre leurs cibles ». (ADBS 2013, p.30) Cependant, cette gouvernance doit être élaborée par des architectes compétents. Ces architectes, c’est nous, archivistes spécialistes de l’information. Le concept de gouvernance est apparu en science de la gestion, dans une optique de revaloriser la responsabilisation et une gestion équilibrée et consen- suelle. Dans ce contexte de haute gestion, la gouvernance désigne un organe décentralisé de prise de décisions et renvoie à la notion de partenariat. (Hugonie 2011, p.14) Un des premiers domaines à s’approprier ce concept est celui des technologies de l’information. La littérature abonde d’exemples et de meilleures pratiques de gouvernance en TI, alors que cette notion fait son entrée timidement en gestion de l’information. La gouvernance est un concept holistique, c’est-à-dire qui cherche à prendre une activité dans son ensemble, ramifications comprises. L’organisation est un tout, l’information aussi, et les deux sont intimement liées. Le plan de gouver- nance de l’information vient établir « la stratégie et l’organisation définies afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation ». (ADBS 2013, 60) 5 La gouvernance de l'information De plus, la gouvernance de l’information touche à tous les domaines de la ges- tion de l’information : la classification, la qualité de l’information, l’élaboration de différentes politiques, la gestion du cycle de l’information, la gestion du risque et de la conformité, et de la valorisation de l’information. (ADBS 2013, p.37) Valoriser l’information comme richesse de l’organisation. Le plan de gouvernance décortiqué Prendre note que ce plan n’est qu’un exemple parmi d’autres ; il peut prendre autant de formes qu’il existe d’organisations différentes. • Définitions, acronymes et abréviations • Sommaire exécutif • Chapitre 1 : Principes généraux de gouvernance – – Vision – – Objectifs – – Public visé – – Portée – – Rôles et responsabilités – – Principes généraux • Chapitre 2 : Bases légales et politiques – – Lois – – Politiques et directives • Chapitre 3 : Gestion du contenu – – Cycle de vie d’un document – – Processus de circulation d’un document Gestion des documents électroniques – – Métadonnées – – Nommage de fichiers – – Formats – – Numérisation – – Destruction ou transfert à BAnQ • Chapitre 4 : Plan de classification et calendrier de conservation • Chapitre 5 : Recherche • Chapitre 6 : Risques et sécurité • Chapitre 7 : Mise en œuvre • Conclusion • Annexes 6 La gouvernance de l'information GOUVERNANCE DE L’INFORMATION, GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE ? Sémantique rejoignant la définition que uploads/Litterature/ archivisteaujourdhui-edition2.pdf