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REPUBLIQUE CENTRAFRICAINE MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEURE ET DE LA RECHE

REPUBLIQUE CENTRAFRICAINE MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEURE ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE ECOLE SUPERIEURE DE GESTION D’INFORMATIQUE ET DES SCIENCES Etude d’urbanisation du système d’information ETUDE D’URBANISATION DU SYSTÈME D’INFORMATION DE L’UNIVERSITÉ Sommaire Introduction........................................................................................................................................... i. I-Présentation du projet 4 1. Le schéma directeur 4 2.Etude d’urbanisation du Système d’Information................................................................................................................................. 3.Le périmètre de notre projet.......................................................................................... II- Présentation de notre démarche........................................................................................ III-Difficultés rencontrées.......................................................................................................... IV-Modélisation du SI actuel...................................................................................................... 1. Guide de lecture des cartographies 7 Introduction Etudiants en Master 2, notre projet de fin d’année est ciblé sur l’urbanisation et la cartographie des systèmes d’informations. Aujourd’hui, il n’existe pas vraiment de systèmes d’information formalisés au sein de l’université. Des systèmes informatiques ont été construits progressivement par rapport à des besoins locaux. Ces systèmes informatiques répondent à des besoins ponctuels et non des besoins identifiés et stratégiques. Cela pose un problème de cohérence globale même si une cohérence locale est présente. Il n’existe pas de politique globale permettant d’homogénéiser l’architecture des SI tout en s’adaptant aux différences de chaque entité. L’objectif de ce rapport est donc de présenter la cartographie actuelle du Système d’Information de l’université mais aussi d’identifier les problématiques et de proposer des améliorations afin d’homogénéiser et de rendre plus agile le système d’information. Il permettra également la reprise et la continuité du projet par de nouvelles personnes. Dans une première partie nous présenterons le projet, son origine, ses acteurs ainsi que la démarche suivie. Puis nous présenterons le système d’information, tel que nous avons réussi à le percevoir au travers d’entretiens grâce à la cartographie. Ensuite nous présenterons les problématiques identifiées et leurs conséquences. Enfin nous tenterons d’en 1 Pratique de mise en forme ETUDE D’URBANISATION DU SYSTÈME D’INFORMATION DE L’UNIVERSITÉ tirer quelques recommandations dans l’optique d’homogénéiser le SI. i. I-Présentation du projet Notre projet intervient dans le cadre de la mise en place d’un schéma directeur pour le système d’information. 1. Le schéma directeur Le schéma directeur a pour but de donner les orientations stratégiques afin de définir grossièrement l'articulation de la réalisation des principaux objectifs dans le temps. Il permet ainsi de définir des priorités en termes de réalisation des objectifs et de donner une visibilité sur les ambitions de l'organisation. Le schéma directeur a pour objectif d’assurer la cohérence entre les finalités, les stratégies, les objectifs de l’établissement et sa politique de mobilisation des ressources organisationnelles, technologiques, humaines et financières. In fine, il permettra l’amélioration et la simplification du système d’information, afin de proposer une offre plus optimisée, une utilisation facilitée et une maintenance moins lourde. Concrètement, cela passera par exemple par la mise en place d’un environnement numérique de travail (ENT) global à l’université, intégrant les différents outils existants de manière harmonieuse (accès aux ressources pédagogiques pour les étudiants, accès aux dossiers administratifs du personnel, …). Le schéma directeur est une réalisation qui peut s’étaler sur plusieurs années. L’objectif est de constituer une étude préalable du terrain. Ainsi, afin de partager un langage commun et de faciliter les échanges, il faut formaliser ce schéma directeur à travers des représentations graphiques du type cartographie 2.Etude d’urbanisation du Système d’Information 3.Le périmètre de notre projet L’université est composée du cœur de métier et des domaines supports : Formation Recherche Etudiant,notes,UE,enseignants,inse rtions professionnelles,EDT Unité de recherche publication, brevet… Documentation Comptabilité Finance Gestion des personnels Santé Communication Patrimoine Moyens généraux Reprographie Sécurité Domaine des cœurs de métier Domaines support 2 Pratique de mise en forme ETUDE D’URBANISATION DU SYSTÈME D’INFORMATION DE L’UNIVERSITÉ Les cœurs de métiers sont l’enseignement et la recherche. Les autres domaines viennent les compléter. Les délais consacrés à notre projet ne nous permettaient pas de traiter la globalité du périmètre de l’université. Nous nous sommes donc concentrés sur le domaine « formation » qui est l’un des piliers de l’université. De plus, il nous était plus aisé de traiter ce domaine que nous connaissions particulièrement en tant qu’étudiants. L’enseignement regroupe des missions spécifiques comme la gestion de l’inscription et des étudiants, leur suivi, la gestion des notes, de l’emploi du temps, l’offre de formation, la gestion des sessions, des diplômes. La politique de l’université et du ministère de l’enseignement jouent également un rôle important dans ce domaine d’un point de vue stratégique (comme par exemple les réformes LMD, LMD2). II- Présentation de notre démarche Pour mieux appréhender le contexte de l’université, nous avons rencontré les services intervenant dans le domaine formation. Cela nous a permis de détecter les interactions entre différents services et les divergences existantes au sein des composantes. Nous avons aussi rencontré des acteurs qui n’étaient pas en lien direct avec le domaine formation, tel que le pilotage de gestion. Ces acteurs étaient concernés par beaucoup de problématiques et de domaines. Nous nous sommes appuyés également sur des études déjà menées sur l’urbanisation des SI de l’université mais également sur la documentation présentant les structures globales définies par le service informatique de l’Université. III-Difficultés rencontrées Les principales difficultés que nous avons rencontrées se concentrent autour de la récupération des informations à l’université. En effet, il nous était difficile d’organiser des entretiens avec tous nos interlocuteurs en raison de notre emploi du temps fractionné. De plus nous avons ressenti un manque d’intérêt de la part de certains interlocuteurs pour ce projet, ils ne percevaient pas ce qu’ils pouvaient apporter et ce que le projet pouvait leur apporter. Il était difficile de conduire les entretiens et de les cibler pour avoir des réponses sur le domaine formation principalement. De nombreux interlocuteurs abordaient des sujets en dehors du périmètre de notre projet. En raison de ces difficultés rencontrées, les comptes rendus permettant de récapituler les idées essentielles de réunions menées nous ont demandé des efforts et du temps non négligeables. Lors de la validation de ces derniers par les interlocuteurs entraînaient quelques fois des nécessités de modification et/ou de clarification. Afin de maximiser les informations, nous avons choisi de nous séparer en 2 groupes ce qui nous a permis d’assurer un nombre plus important d’entretiens. Cependant, cela a demandé un travail considérable de coordination entre nous. En plus des entretiens, des comptes rendus, nous devions faire des synthèses régulières afin d’informer tout le groupe. La plus grande difficulté que nous avons rencontrée a été les délais extrêmement courts pour un projet de cette envergure. Nous n’avons notamment pas eu le temps de valider nos résultats auprès de chacun des interlocuteurs rencontrés ni auprès de nos pilotes (malgré des réunions de pilotage régulières). 3 Pratique de mise en forme ETUDE D’URBANISATION DU SYSTÈME D’INFORMATION DE L’UNIVERSITÉ IV-Modélisation du SI actuel Nous présenterons ici dans un premier temps, la cartographie du Système d’Information global puis pour plus de lisibilité nous présenterons des cartographies « zoom » sur certains processus. De plus, nous avons pu remarquer que chaque UFR avait sa propre cartographie c’est pourquoi nous vous présenterons les cartographies des UFR rencontrées. 1. Guide de lecture des cartographies Dans un souci de compréhension pour tous, nous avons décidé d’appliquer une unique charte graphique à l’ensemble des cartographies. Afin de présenter cette charte, nous nous appuierons sur la cartographie ci-dessous :  De manière générale : L’université est représentée par un carré bleu. Chaque composante de l’université est schématisée par un carré mauve. Chaque acteur intervenant dans un processus est modélisé par un carré blanc. Enfin chaque application informatique est représentée par un losange vert. Les flèches représentent les communications qu’il peut y avoir entre les acteurs, les composantes et les applications.  Pour cet exemple : L’étudiant dépose son dossier de bourse. Une notification de bourse est alors enregistrée dans l’application AGLAE. Lors de l’inscription administrative de l’étudiant, la scolarité se met en rapport avec le logiciel AGLAE pour savoir si l’étudiant à une notification de bourse enregistrer. Si telle est le cas, la notification de bourse devient alors une décision de bourse. Il est à préciser que ces cartographies n’ont pas pour objectif de modéliser le processus (des modélisations Objecteering ont été conçues pour cela). Les cartographies ne représentent que les échanges d’informations qu’il peut exister entre les acteurs, les composantes et les applications. Etudiant Décision de bourse Bourse Notification de bourse AGLA E Scolarité Demande si notification de bourse Dépôt du dossier Université 4 Pratique de mise en forme uploads/Litterature/ exo-word 1 .pdf