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ENFA - Bulletin n°18 du groupe PY-MATH - Juin 2009 21 Contact : Conf PY-MATH@ed

ENFA - Bulletin n°18 du groupe PY-MATH - Juin 2009 21 Contact : Conf PY-MATH@educagri.fr TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES AVEC EXCEL ET OPENOFFICE Tableau croisé dynamique ? outil souvent méconnu… malheureusement ! Un tableau croisé dynamique (TCD) permet de générer une synthèse d'une table de données brutes, d’en effectuer une analyse interactive et de proposer une représentation synthétique des résultats. Tout cela en quelques clics de souris ! Comme son nom l’indique le tableau créé est « dynamique », il est donc possible à tout moment d’ajouter et (ou) de retirer des données, et de modifier sa présentation. Cet article se veut dans une première partie une initiation à la réalisation de TCD avec Excel et ne développe donc pas toutes les fonctionnalités de l’outil. Dans la seconde partie de l’article, nous présentons la réalisation des TCD avec OpenOffice mais sous la dénomination différente de Pilote de données. Les deux interfaces des logiciels étant proches l’une de l’autre, il vous sera facile à l’issue de la lecture de cet article de passer de l’un vers l’autre, en gardant à l’esprit que dès l'année scolaire 2009-2010, l’utilisation d’OpenOffice est obligatoire dans l’enseignement de l’informatique. Partie 1 : Les tableaux croisés dynamiques avec EXCEL Avant de créer un tableau sous Excel, certains termes sont à connaître afin de comprendre ce que sont les données sources. Un champ est une caractéristique d'un individu statistique (personne, chose ou événement...). Un enregistrement est l'ensemble des champs qui décrivent un individu statistique. La création d’un TCD se fait à partir de données présentées dans une base de données dans laquelle chaque colonne représente un champ. Le nom du champ doit être sur la première ligne (appelée ligne de titre), chacune des lignes suivantes représente un enregistrement. Attention ! pour que le dépouillement des données se fasse correctement, il est important de ne laisser aucune ligne vide. Pour illustrer cet article, nous nous servirons de deux exemples dont les données figurent dans les fichiers 18-7-tcd.xls et 18-7-tcd.ods mis en ligne sur le site http://www.enfa.fr/r2math ou en annexe en fin de cet article. Les fichiers comportent deux feuilles : exemple 1 (avortement) : Les données portent sur les causes d’avortement dans des élevages de bovins. Les variables (donc les champs) sont n° vache, zone (montagne, plaine, coteaux), âge (génisse, primipare, vache adulte), nombres d’avortements (pour chaque animal durant l’année 2008), type de production (laitière, allaitante ou mixte). exemple 2 (taurillons) : Les données ont été recueillies pour les besoins d’une expérimentation relative à l’alimentation de taurillons. Les variables sont alimentation (Soja70, Colza, Soja100, Drèche), loge expé (1, 2, 3, 4), n° de l’animal, origine (A, B) et, à deux moments différents, les variables Date Pesée, Poids et GMQ (Gain Moyen Quotidien). Pour les besoins de cet article et pour ne pas ajouter des difficultés liées au contenu technique, les bases de données ont été simplifiées. 22 ENFA - Bulletin n°18 du groupe PY-MATH - Juin 2009 Contact : Conf PY-MATH@educagri.fr Création du TCD : Ouvrir le fichier 18-7-tcd.xls. À partir de l’exemple 1, nous allons créer le premier TCD suivant : Étape 0 : La réalisation d'un TCD est facilitée si on sélectionne au préalable une cellule de la base de données. Sélectionnez une cellule de la feuille exemple 1 (avortement). Menu Données, commande Rapport de tableau croisé dynamique. L’assistant démarre et va vous guider pour la suite. Étape 1 : Indiquez où se trouvent les données à analyser : choisissez Liste ou base de données Microsoft Excel, puis précisez quel type de rapport vous souhaitez obtenir (TCD seul ou associé à un graphique). Choisissez Tableau croisé dynamique. Étape 2 : Sélectionnez la plage des données à analyser. (Si vous avez sélectionné une cellule de données au préalable, l’assistant indique automatiquement la plage de la base de données.) ENFA - Bulletin n°18 du groupe PY-MATH - Juin 2009 23 Contact : Conf PY-MATH@educagri.fr Étape 3 : Cliquez sur Disposition (attention de ne pas cliquer sur Terminer tout de suite). Vous allez maintenant choisir les champs à analyser et indiquer la façon dont le TCD doit traiter les données. Le bouton Disposition n’existe qu’à partir de la version 2000 d'Excel ; pour les versions antérieures, cliquez sur le bouton Suivant. Vous obtenez une fenêtre commune à toutes les versions d’Excel dans laquelle est représenté ce que nous appellerons un TCD brut. Cette fenêtre permet de concevoir le tableau croisé dynamique. Faites glisser avec le pointeur, les boutons (étiquettes de champ) situés à droite de la fenêtre vers les quatre zones PAGE, LIGNE, COLONNE et DONNÉES pour préciser les étiquettes de page, de colonnes, de lignes et les données à traiter. Bien sûr, suivant les glissés/déposés choisis alors, le TCD obtenu donnera des résultats différents. LIGNE et COLONNE : reçoivent les noms des champs dépouillés en ligne ou en colonne dans le tableau. DONNÉES : Cette zone recevra les résultats du dépouillement des données traitées pour un champ ou un croisement de champs. Par défaut, le tableau affiche la somme des valeurs si celles-ci sont numériques... ce qui donne parfois un type de traitement qui ne parle pas ! Si les données dépouillées sont textuelles, le TCD affiche le nombre d’enregistrements qui répondent au critère. D’autres fonctions sont disponibles tels que moyenne, max, min, etc. (nous verrons cela plus loin) qui permettent d’obtenir des TCD exploitables en termes de synthèse. PAGE : permet de filtrer les valeurs du tableau et donc de sélectionner des sous- ensembles de données (cette opération est facultative). Faites glisser avec la souris, la variable zone sur LIGNE et la variable nombre d’avortements sur DONNÉES. 24 ENFA - Bulletin n°18 du groupe PY-MATH - Juin 2009 Contact : Conf PY-MATH@educagri.fr Astuce : Si vous n’avez pas déposé le bon bouton dans une zone, pas de panique, il vous suffit de cliquer sur ce bouton et de le sortir du tableau toujours par la méthode du glissé/déposé ! Cliquez sur OK puis indiquez si vous désirez afficher le tableau sur une nouvelle feuille (recommandé) ou sur une feuille existante, il faudra alors indiquer la position du TCD dans la feuille par la référence de la cellule de son coin supérieur gauche, puis cliquez sur Terminer. On obtient le tableau suivant : Un double-clic dans une des cellules de bilan du TCD donne le détails des données qui ont contribué au résultat. Par exemple, en double cliquant sur la cellule B5, on obtient le détail suivant dans une nouvelle feuille : Comment déplacer des champs et modifier l’affichage On peut à tout moment déplacer ou modifier un champ de ligne ou de colonne en se servant de la barre d’outils du tableau croisé dynamique. Sélectionnez une cellule du TCD précédent et croisons le champ zone avec âge. Pour cela cliquez dans le menu Affichage sur la commande Barres outils puis sur l'option Tableau croisé dynamique et faites glisser le champ âge vers la zone de COLONNE. ENFA - Bulletin n°18 du groupe PY-MATH - Juin 2009 25 Contact : Conf PY-MATH@educagri.fr On obtient le tableau suivant : Là encore un double-clic sur une des cellules de synthèse donne le détail deu résultat dans une nouvelle feuille. Par exemple le résultat de la cellule C6 est obtenu à partir des données suivantes : Personnalisation du tableau croisé dynamique Par un clic droit sur le TCD, vous verrez apparaître un menu contextuel, choisissez Options du tableau. Vous allez personnaliser votre tableau, avec la boîte de dialogue Options du tableau croisé dynamique. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez notamment décider d’afficher ou non les totaux de lignes et colonnes. Si vous désirez que le tableau soit automatiquement mis à jour à l’ouverture du classeur, cochez l'option Actualiser lors de l’ouverture. 26 ENFA - Bulletin n°18 du groupe PY-MATH - Juin 2009 Contact : Conf PY-MATH@educagri.fr Description des icônes de la barre d'outils Tableau croisé dynamique Remarque : Si vous disposez d’une version d'Excel différente de celle de 2000, la barre d’outils peut-être légèrement différente. Comment créer un filtre Sélectionnez une cellule du TCD et faites apparaître la barre d'outils Tableau croisé dynamique. Faites glisser la variable type de production vers la zone PAGE. Vous créez ainsi un filtre : Vous pouvez dérouler le champ type de production et choisir le filtre de votre choix : Vous obtenez alors le tableau filtré suivant : Mise en forme du TCD Assistant de construction d'un tableau croisé dynamique Actualisation des données traitées dans le TCD après modification de la base de données Modifie les paramètres du champ sélectionné Boutons permettant d’ajouter ou de déplacer un champ ENFA - Bulletin n°18 du groupe PY-MATH - Juin 2009 27 Contact : Conf PY-MATH@educagri.fr Comment modifier les formules avec la commande champ À partir des données de la feuille exemple 2 (taurillons), créez un TCD en plaçant la variable alimentation en COLONNE, la variable origine en LIGNE et les variables GMQ(1) et GMQ(2) en DONNÉES. Grâce au menu Options du tableau croisé dynamique, supprimez les totaux de lignes et de colonnes. Placez-vous dans uploads/Litterature/ tableau-croise-dynamique.pdf