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Guide pratique de l’achat de prestations intellectuelles Les achats de prestati

Guide pratique de l’achat de prestations intellectuelles Les achats de prestations intellectuelles sont une catégorie stratégique pour de nombreuses entreprises. Utilisées par beaucoup de départements en interne (Direction Générale, RH, Marketing, Communication, Finance, DSI, Production, Qualité, etc.), ces prestations sont extrêmement variées (consulting, formation, coaching, audit, avocats, juristes, agences, prestations informatiques, certification, veille, etc.) Mais si ces achats font partie de la grande famille des achats de services, ils possèdent leurs spécificités propres. Dans la mesure où ces prestations sont réalisées par des Hommes pour des Hommes, l’acte d’achat demeure un exercice complexe car basé sur un fort ressenti propre à chacun. La relation intuitu personae que les clients internes entretiennent avec leurs fournisseurs peut être effectivement très forte. Par nature spécifique et nécessitant de la part des acheteurs une très bonne connaissance des différents enjeux métiers de l’entreprise, cette famille d’achats leur échappe encore, les prescripteurs souhaitant garder la main et leurs habitudes avec leurs fournisseurs. Difficile donc pour les services Achats d’avoir une vision globale à la fois du panel fournisseurs et de l’enveloppe de dépenses. Parce qu’elle représente environ 20 % de la masse totale des achats, cette famille mérite pourtant une attention particulière notamment pour optimiser le processus achat (cahier des charges fonctionnelles, sourcing, référencement, outils de suivi, indicateurs, etc.) et faire de l’achat de prestations intellectuelles, un achat (presque) comme les autres ! 2 Guide pratique de l’achat de prestations intellectuelles [Édito] Prestation intellectuelle : un achat comme un autre ? [Sommaire] Propriété intellectuelle, délit de marchandage et prêt de main d’œuvre illicite Clients internes en pôle position L’acheteur, business partner plus que cost killer 5 8 Une famille d’achats très vaste, des prescripteurs très nombreux 3 1 2 3 4 10 u sein de la plupart des grandes entreprises, toutes les fonctions prescriptrices engagent des dépenses en prestations intellectuelles (PI). La Direction Générale pour des besoins en conseil ou coaching, les Ressources Humaines (conseil, recrutement, formation…), la Finance (auditeurs, avocats/ juristes, huissiers…), la Communication & le Marketing (conseil, agences…), la DSI (conseil, prestations informatiques…), la Production (conseil), la Qualité (conseil, certifications, audits…) ou encore le Bureau d’étude (conseil, études, diagnostics, design to cost, veille technologique…). Des besoins en ressources humaines externes qui représentent environ 20 % de la masse totale des achats des entreprises. A 3 Une famille d’achats très vaste, des prescripteurs très nombreux S’il n’existe pas de définition précise, on considère néanmoins qu’une prestation est « intellectuelle » dès lors que la part de réflexion est supérieure à la part de service. Elle est également caractérisée par l’immatérialité et fait appel à l’imagination et à la créativité. Le prestataire ne vend pas de marchandise mais va mettre à disposition de son client son savoir-faire dans un domaine précis. Une prestation qui sera matérialisée (ou non) par la remise d’un livrable. … Guide pratique de l’achat de prestations intellectuelles 1 Selon vous, les entreprises connaissent-elles bien cette famille d’achats ? Si elles savent qu’il s’agit d’achats particuliers car les prestations sont réalisées par des Hommes, que la sous-traitance de prestations intellectuelles est régie par certaines règles (délit de marchandage, prêt de main-d’œuvre illicite), la mise en œuvre reste très difficile car ces achats sont très décentralisés, la diffusion de l’information demeure donc difficile. Quid du suivi ? Cette famille d’achats est très vaste donc difficile à structurer et à suivre. C’est pourquoi assez peu d’entreprises ont paramétré leur logiciel de type ERP pour la piloter. Il est donc encore très difficile d’avoir une vision globale parfaite de cette famille d’achats, à la fois en termes de dépenses et de fournisseurs référencés. CYRIL TROUILLER, DG délégué de Freelance.com 4 Variés et spécifiques, les achats de prestation intellectuelle représentent un réel défi pour l’acheteur – dès lors que celui-ci les pilote – car les contraintes sont nombreuses. En effet, de par leur caractère immatériel, il est par exemple difficile de mettre en place des leviers de contrôle sur une PI car l’achat est directement lié aux ressources humaines en charge de la prestation et donc doit répondre à toutes les contraintes, notamment juridiques, qui en découlent. Autres difficultés majeures : fixer les obligations de résultats et savoir les mesurer. D’où l’importance de mettre en place un cahier des charges fonctionnelles, réalisé idéalement par le binôme « acheteur- prescripteur », d’organiser des rendez-vous pendant la mission afin de suivre l’évolution des travaux et d’effectuer des validations intermédiaires. Une famille d’achats très vaste, des prescripteurs très nombreux … Guide pratique de l’achat de prestations intellectuelles « CES ACHATS SONT TRÈS DÉCENTRALISÉS » 2 QUESTIONS À… ne entreprise qui collabore régulièrement avec des développeurs informatiques ou des créatifs par exemple, doit s’assurer en amont que ces derniers ont accepté contractuellement de céder leurs droits de propriété intellectuelle. Le contrat devra également mentionner les notions d’exclusivité, de temps et de périmètre géographique. C’est également à l’acheteur, aidé si besoin par le service juridique, qu’incombe la tâche de vérifier que le fournisseur a bien veillé à protéger les droits de PI avec ses propres prestataires. Autres risques inhérents à cette catégorie d’achats : le délit de marchandage et le prêt de main-d’œuvre illicite. Des situations malheureusement encore très courantes dans le cas de missions longues qui s’expliquent par une méconnaissance ou mauvaise prise en compte des risques juridiques par l’entreprise. Si faire appel à un freelance dans le cadre d’une U Propriété intellectuelle, délit de marchandage et prêt de main- d’œuvre illicite : comment éviter les risques ! Les spécificités de cette famille d’achats sont liées au fait que les prestations sont réalisées par des individus. La dimension humaine est donc très forte et requiert de la vigilance côté entreprise. Au cœur des préoccupations : la protection des droits de propriété intellectuelle, le risque de délit de marchandage et de prêt de main-d’œuvre illicite. … Guide pratique de l’achat de prestations intellectuelles 5 2 6 mission ponctuelle ne pose pas trop de problème, cela se complique quand celui-ci pose ses valises, apparaît sur l’organigramme de l’entreprise, est présenté de manière formelle au reste de l’équipe, participe aux réunions de service, se fait valider son planning et ses congés, possède un badge d’accès, une carte de visite au nom de l’entreprise, une adresse mail pro et un PC ! Une situation qui cumule deux infractions reconnues par le Code du travail : le délit de marchandage et le prêt de main-d’œuvre illicite (article L. 8241-1 du Code du travail). Pour les éviter, l’entreprise doit s’assurer que les conditions de travail d’un salarié ne soient pas appliquées aux ressources externes. Dernière spécificité à clarifier dès le départ avec le prestataire : l’obligation de moyens ou l’obligation de résultat afin de le formaliser contractuellement. Un « panachage » moyens/ résultats est également possible. Une liberté contractuelle qui permet par exemple de prévoir une « obligation générale de moyens renforcée » ou une « obligation de résultat diminuée » ou « atténuée » à la charge du prestataire. Propriété intellectuelle, délit de marchandage et prêt de main- d’œuvre illicite : comment éviter les risques ! … Guide pratique de l’achat de prestations intellectuelles UNE ENTREPRISE QUI COLLABORE AVEC DES DÉVELOPPEURS INFORMATIQUES OU DES CRÉATIFS PAR EXEMPLE, DOIT S’ASSURER EN AMONT QUE CES DERNIERS ONT ACCEPTÉ CONTRACTUELLEMENT DE CÉDER LEURS DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE. Quels sont les principaux risques associés aux achats de prestations intellectuelles ? L ’un des risques majeurs est le risque « Urssaf » lié à la solidarité financière existant entre les cocontractants. Si, lors d’un contrôle Urssaf, il s’avère que le prestataire de services n’est pas en règle vis-à-vis des organismes sociaux (Urssaf, RSI etc.), tant au niveau de la couverture sociale du dirigeant que de celle de ses salariés (dissimulation ou minoration de la masse salariale par exemple), le client peut être tenu solidairement à régler les cotisations sociales et les pénalités du prestataire (pénalités pouvant aller jusqu’à 40 % du montant des cotisations dues), au prorata du chiffre d’affaires réalisé. Tel est le cas, par exemple, lorsque l’Urssaf constate que le client n’a pas obtenu l’attestation de vigilance (prévue par l’article L243-15 du Code de la Sécurité sociale) ou n’a pas vérifié son authenticité, ou encore lorsque l’Urssaf considère que, compte tenu de la mission confiée au prestataire, le client ne pouvait pas ignorer que le prestataire commettait un acte de travail dissimulé. Un autre risque existe quant à la requalification du prestataire personne physique en salarié, si l’Urssaf est en mesure de prouver (par faisceau d’indices) que le contractant est, en réalité, placé sous la subordination juridique du client. L’Urssaf peut également tenter de démontrer que le prestataire est dépendant économiquement de son client. Comment éviter le pire ? Les montants en jeu peuvent être très importants. Il convient de mettre en interne un process strict d’obtention et d’authentification des attestations de vigilance des cocontractants et d’« auditer » et avoir une bonne connaissance de ses partenaires contractuels. Attention à la rédaction des contrats commerciaux qu’il convient d’adapter pour prendre en compte ce risque (obtention impérative des attestations uploads/Management/ 2018-02-guide-pratique-de-lacheteur-de-prestations-intellectuelles.pdf