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127 A2 / Gestion de la relation avec les fournisseurs 1 ORGANISATION DE LA PROS

127 A2 / Gestion de la relation avec les fournisseurs 1 ORGANISATION DE LA PROSPECTION CLIENTÈLE L’identiﬁ cation de la clientèle Recherche et choix des fournisseurs 1 2 3 chapitre Gestion de la relation fournisseurs A2 PARTIE 1 / Recherche et choix des fournisseurs Étude des demandes d’achat Chapitre 1 : Les demandes d’achat ................................................................................ 129 Recherche de fournisseurs pour référencement Chapitre 2 : L’identifi cation des fournisseurs .................................................................. 137 Chapitre 3 : L’information sur les fournisseurs ............................................................... 145 Comparaison des offres Chapitre 4 : L’appel d’offres fournisseurs ....................................................................... 153 Chapitre 5 : La sélection des fournisseurs ...................................................................... 161 Chapitre 6 : La gestion de la relation fournisseur ............................................................ 169 PARTIE 2 / Achat de biens et prestations de service Préparation de la négociation des contrats Chapitre 7 : Les bases de la négociation d’achat ............................................................ 179 Contrat d’achat Chapitre 8 : La passation et le suivi des commandes ..................................................... 187 PARTIE 3 / Suivi des achats Suivi des achats et des règlements Chapitre 9 : Le contrôle des achats et des règlements ................................................... 197 Évaluation des fournisseurs Chapitre 10 : Le partenariat avec les fournisseurs .......................................................... 205 Chapitre 11 : L’information du chef d’entreprise ............................................................. 213 129 A2 / Gestion de la relation avec les fournisseurs 1 Recherche et choix des fournisseurs 1 2 3 chapitre ÉTUDE DES DEMANDES D’ACHAT Les demandes d’achat La gestion des achats et approvisionnements est un point clé de l’organisation de l’entreprise. Une gestion cohérente et suivie permet d’éviter les phénomènes de surstock et de rupture. Il est donc important de bien défi nir et d’évaluer les demandes d’achat. CONCEPTS CLÉS FONCTION ACHAT Commandes Réception des marchandises Livraisons Demandes d’achat FOURNISSEURS SERVICES DE L’ENTREPRISE DÉFINITIONS Achat Réponse à un besoin exprimé au sein de l’entreprise par la recherche et la sélection de fournisseurs et la négociation des conditions d’achat (prix, délais…). Approvisionnement Détermination des quantités nécessaires d’un produit et des périodes auxquelles il convient de les acquérir, notamment par le biais d’une gestion des stocks, de la passation des commandes et de leur suivi. Demande d’achat Document transmis par un service d’une entreprise au responsable des achats, recensant l’ensemble des renseignements nécessaires à l’évaluation du besoin exprimé et permettant de mettre en place le processus d’achat. PLAN DU CHAPITRE 1 Les achats a) Défi nition b) Distinction achat/approvisionnement c) Typologie des achats 2 Les demandes d’achat a) Défi nition et formes b) Évaluation des demandes d’achat 130 cuets Chap. 1 / Les demandes d’achat Les achats de services généraux peuvent faire l’objet de réductions de coûts très signiﬁ ca- tives lorsqu’ils sont gérés par des acheteurs spécialisés. Pour avoir occupé des fonctions aussi bien achats que commerciales, notamment dans le secteur de l’informatique, François Ladret possède une vision globale des métiers de la négociation. Spécialisé dans les achats depuis environ six ans après une formation commerciale (école de commerce bac + 4), il occupe un poste d’acheteur services généraux au sein de Facéo, une entreprise de 1 500 salariés spécialisée dans le facility mana- gement, c’est-à-dire l’externalisation des services généraux et immobiliers. « Le facility management est un domaine à la fois très concurrentiel et encore peu développé. Nous proposons de gérer complètement les services généraux pour nos clients tant sur leur site tertiaire que de production. La présence d’un responsable de site Facéo chez nos clients permet la gestion opérationnelle du site. Il s’appuie alors sur l’expertise de mutualisation et de “Make or Buy”, prestations développées par Facéo ainsi que sur les outils de pilotage. Facéo réalise une grande partie des prestations qui lui sont conﬁ ées avec son propre personnel et applique une politique d’accords- cadres pour les prestations sous-traitées. » Le positionnement de François Ladret est, quant à lui, beaucoup plus central. Situé au siège de Facéo à Montrouge, il travaille au sein de la Direction des Achats qui centralise les besoins exprimés par les quelque 150 sites actuels. Il occupe la fonction d’acheteur « segments », c’est-à-dire qu’il gère les portefeuilles liés aux services « aux occupants » des sites (fournitures de bureau, restauration d’entreprise, intérim…), la gestion documentaire, les moyens de communication, les fournitures et la logistique pour un montant global de 30 M€. En lien constant avec les responsables de sites, François Ladret analyse les besoins et défi nit très précisément les cahiers des charges portant sur les actions achats à entreprendre. « Nos méthodologies sont ensuite très structurées autour des activités de sourcing, d’appels d’offres, d’enchères et de négociation. Nous sommes spécialisés dans le secteur des services généraux et essayons en permanence d’optimiser nos performances achats, qui constituent notre valeur ajoutée auprès de nos clients. » Parmi les chantiers en cours, la réduction du panel fournisseurs est une priorité : « Nous travaillons aujourd’hui avec près de 5 000 fournisseurs, ce qui est trop à nos yeux. » L’analyse de la performance achats fait également partie des enjeux forts : « Lorsque nous prenons en charge la gestion d’un site, nous analysons précisément les besoins en matière de prestations et rationalisons au maximum les achats. Nous devons démontrer le bénéﬁ ce ﬁ nancier, mais aussi qualitatif réalisé par l’entre- prise. […] L’une des problématiques est l’évaluation qualitative. Dans le cadre d’achats de prestations, nous devons déﬁ nir des critères qualité objectifs et mesurables pour évaluer chaque prestataire. » En charge de tous les achats centraux, ce sont ensuite les responsables de site qui vont avoir la responsabilité des éléments de bilan et de reporting en matière d’achats : satisfaction des utilisateurs du site, respect de l’enveloppe budgétaire prévue… Les achats de services généraux ne sont pas encore systématiquement gérés par le département achats de l’entreprise. « Cette catégorie d’achats n’est pas considérée comme stratégique pour l’entreprise. Il n’en reste pas moins que les achats de services généraux peuvent faire l’objet d’une réduction signiﬁ cative des coûts lorsqu’ils sont gérés par des prestataires spécialistes ou lorsque l’entreprise leur accorde l’attention nécessaire. » « Externalisés ou non, les achats de services géné- raux doivent automatiquement se faire en lien fort avec l’entreprise et les directions utilisatrices. Les achats, et surtout cette typologie d’achats, est et reste à mes yeux une fonction support au service de l’entreprise. » François Ladret, Acheteur services généraux, Facéo, APEC, février 2006 Doc 1 Achats ? Questions 1 Expliquez pourquoi « les achats de services généraux ne sont pas encore systématiquement gérés par le département achats de l’entreprise » ? 2 Comment réduire les coûts de ce type d’achats ? curs 131 Recherche et choix des fournisseurs 1 2 3 1 / LES ACHATS Parce qu’ils représentent un pourcentage important des charges de l’entreprise (souvent près de 50 %), les achats doivent être considérés avec la plus grande attention. Des achats mal négociés, de mauvaise qualité ou mal planifi és peuvent occasionner des pertes fi nancières ou des problèmes de qualité. (document 1) a / Déﬁ nition On défi nit l’achat par l’acquisition d’un bien ou d’un service en échange du paiement de son prix. Toute entreprise, qu’elle soit commerciale ou non, se trouve donc nécessairement en position d’acheteur. Certaines d’entre elles, lorsque le volume des achats réalisés est important, recrutent des salariés spécialisés dans la fonction achat : les acheteurs. L’ensemble des principes orientant la fonction achat dans une entreprise est appelé politique d’achat. Objectifs de la fonction achat Le bon produit Au bon moment Au bon endroit Dans la bonne quantité De la bonne qualité L’acheteur se caractérise comme possédant une vision globale des objectifs de l’entreprise et doit pouvoir répondre aux attentes spécifi ques de ses différents départements : vente, marketing, développement, production, logistique. Il doit maîtriser l’ensemble des démarches relatives aux achats : gestion du suivi des commandes, des stocks, des budgets. La notion de coût est essentielle dans la fonction achat. L’acheteur doit connaître au mieux les caractéristiques des fournisseurs et des produits. Il doit avoir une mission de veille permanente. b / Distinction achat/approvisionnement Achat et approvisionnement sont deux notions souvent confondues. Elles sont pourtant différentes. L’approvisionnement est la transcription concrète du processus d’achat : la défi nition des quantités nécessaires et la planifi cation concrète des commandes. ACHATS Réponse à un besoin exprimé au sein de l’entreprise par : – La recherche et la sélection de fournisseurs – La négociation des conditions d’achat (prix, délais…) APPROVISIONNEMENTS Fonction de l’entreprise ayant la charge de : – Évaluer quantitativement et qualitativement les besoins internes à l’entreprise – Planifier, passer et suivre les commandes – Gérer les stocks 132 cuets Chap. 1 / Les demandes d’achat Nos achats sont segmentés selon le découpage suivant : Achats de production • Consommables de laboratoire et de production −Réactifs, tubes, pipettes, plastique et verrerie… −Produits de désinfection, vêtements, linges et accessoires, équipements de protection individuels, dispositifs essuyage… • Fournitures de production −Filtration, nano-fi ltration, conditionnement secon- daire, alcools, poches −Gels, conditionnement primaire, matières premières, excipients, dispositifs médicaux, eau PPI, placebos −Tubes versilic, sachets… • Logistique −Transports de biens, transitaires, emballages (palettes…), carboglace, plate-forme logistique, assistance en logistique… • Sous-traitances d’analyse de laboratoire • Sous-traitances uploads/Management/ cours-grc-relation-d-achat-et-choix-du-fournisseur.pdf