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République Islamique de Mauritanie Honneur - Fraternité – Justice O0O Ministère

République Islamique de Mauritanie Honneur - Fraternité – Justice O0O Ministère de l’Emploi et de la Formation Professionnelle O0O Projet d’Employabilité des Jeunes Vulnérables en Mauritanie (PEJ) O0O TERMES DE REFERENCES CONSULTATION POUR LA CONCEPTION ET LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION DU PROJET I. CONTEXTE Dans le cadre de la Stratégie Nationale de l’Emploi (SNE), la République Islamique de Mauritanie prévoit de mettre en place, avec l’aide de la Banque Mondiale, un projet d’appui à l’employabilité des jeunes vulnérables dont la tutelle est assurée par le Ministère de l’Emploi et de la Formation Professionnelle/ La tutelle de ce projet est assurée par le Ministère de l’Emploi, de la Jeunesse et des Sports. L’objectif du projet est de promouvoir l’employabilité des jeunes vulnérables dans certaines régions (NOUAKCHOTT, HODH GHARBI, HODH ECHARGUI, ASSABA, TRARZA et GUIDIMAGHA). Le projet comprendra cinq volets : (i) une composante d’appui à l’orientation, à l’élaboration du projet professionnel et à la formation en compétences de vie ; (ii) une composante d’appui à la formation technique et l’apprentissage ; (iii) une composante axée sur la promotion du micro- entrepreneuriat pour les activités génératrices de revenus ; (iv) une composante d’intervention d’urgence ; et (v) une composante de gestion, de suivi et d’évaluation du projet. Pour favoriser la mise en œuvre de ces différentes composantes, le Projet d’appui à l’Employabilité des Jeunes (PEJ) se fonde sur un système d’information de Gestion (SIG), qui assure la gestion fluide de l’information relative à son exécution et le suivi de la génération d’impact attendus et l’implication des parties prenantes. Afin de mettre en place ce Système d’Information de Gestion, le PEJ souhaite recruter un consultant (cabinet ou entreprise)pour sa mise en place dans ces différentes phases. II. OBJECTIF GLOBAL L’objectif de la mission est de soutenir les actions prévues dans le cadre du projet d’appui à l’employabilité des jeunes vulnérables en Mauritanie. Or un tel soutient ne peut se faire qu’en présence d’un système informatique puissant permettant d’automatiser les tâches les plus courantes et offrir, aux différents intervenants, une vision en temps réel de l’état d’avancement de ce projet. Page 1 de 10 Pour arriver aux rfésultats attendus des différents modules du SIG, il est nécessaire d’élaborer des documents des ateliers fonctionnels confirmant lecahier des charges élaboré par l’équipe du PEJ détaillant les spécifications fonctionnelles et techniques du SIG à mettre en place. Ce SIG aidera les décideurs dans leurs prises de décision et dans la supervision du projet. III. OBJECTIFS SPECIFIQUES Le développement du SIG passe par les ateliers fonctionnels suivant le cahier de charges qui définit les principales fonctionnalités et opérations que l’outil doit contenir. L’outil à mettre en place doit permettre d’intégrer dans le SIG les rubriques et modules suivants dont la liste est indicative : 1. Module 1 : Gestion des relations avec les entités bénéficiaires Dans ce module, les documents des ateliers fonctionnels suivant le cahier des charges élaboré par le PEJ et il doit mettre en exergue les éléments suivants : - La spécification d’un sous-module public : accessible à toutes les entités bénéficiaires ; et un sous-module dédiéqui est spécifique à chaque entité où une authentification sera exigée avec une traçabilité complète et précise. - La définitionde la passerelle inter-systèmes : il s’agit d’un interfaçage sécurisé et une synchronisation automatique entre les deux systèmes(futur SIG et le SIG spécifique à chaque entité bénéficiaire tels que : TECHGHIL, INAP-FTP, etc.). - Les deux parties qui composent le SI sont : o La Partie front office chargée de la présentation des différents modules du SIG. o La Partie backoffice qui consiste à la collecte et traitement de données.  Le futur SIG doit être : o Multi-devices : c.à.d. qu’il est compatible avec les terminaux les plus utilisés à nos jours (ordinateur, tablette, smartphone, …) o Multilingue (Arabe, Français, Anglais, …)  Le système doit être ergonome et convivial, en termes d’utilisation de ces interfaces : facilité d’utilisation, esthétique, graphisme, résolutions d’écran … 2. Module 2 : Gestion des Bénéficiaires finaux Concevoir les rubriques suivantes : - La base de données qui sauvegarde toutes les données sur les bénéficiaires finaux et les différents intervenants. - Gestion des bénéficiaires : ajout, mise à jour et suppression d’un ou plusieurs bénéficiaires. - Gestion dynamique et synchronisée des données des bénéficiaires. - Gestion des alertes sur les bénéficiaires. - Faciliter les recherches dans la base de données. Cette fonction de recherche permet de retrouver des informations à l’aide de mots‐clés. - Gestion de l’authenfication du SIG. - Possibilité d’avoir de l’aide dans l’onglet « Help ». - Sécurisation du SIG. Page 2 de 10 - Possibilité d’échanger des messages entre les différents utilisateurs en fonctions de leurs profils. - Permettre aux gestionnaires de pouvoir suivre l’évolution des bénéficiaires finaux dans leurs projets professionnels. - Gestion du calendrier des utilisateurs. - Autres composantes ou des protocoles et programmes que le consultant estime plus performant que ceux décrits ci‐dessus. 3. Module 3 : Tableau de bord avec les indicateurs de performances Le SIG doit contenir une rubrique qui traite le tableau de bord. Dans ce cadre il faut : - Définir des indicateurs pertinents sur les bénéficiaires et les acteurs qui sont impliqués dans l’exécution du projet. - Que le tableau de bord contienneles données clés relatives à la situation, en temps réel, du projet. - Élaborer une synthèse rapide des actions, visibles en différents modes, qui sont en cours de réalisation. - Identifier les facteurs clés de succès pour les mettre en place et garantir un meilleur suivi. - Mettre en place un système de suivi de la performance du projet, en termes d’intégration d’un volet environnemental et social. - Mesurer les niveaux d’efficacité managériale, de productivité, et de compétitivité des activités financées par le projet. 4. Module 4 : L’analyse statistique des données Le SIG doit permettre de : - Développer un dispositif, qui sera implémenté dans le futur SIG, qui collecte les informations sur les bénéficiaires selon le genre, les zones géographiques, les montants alloués et l’impact mesuré avec des méthodes statistiques. - Analyserles profils des bénéficiaires finaux durant l’exécution du projet. - Mettre en œuvre des traitements de données quantitatives. - Visualiser des résultats à l’aide des combinaisons de plusieurs paramètres, déjà définis, en utilisant des données historiques. - Consulter des statistiques sur les bénéficiaires, les intervenants, … 5. Module 5 : Modélisation et Optimisation Dans un souci d’optimisation et pour une meilleure performance opérationnelle, le SIG doit contenir : - Une fonctionnalité qui permet de générer des scenarios en se basant sur un modèle linéaire. Ces scénarios devront être la meilleure réponse, ou distribution, possible selon le contexte envisagé. - Une fonctionnalité qui permet aux décideurs de prévoir des résultats à l’aide des proxys. - Une rubrique pour gérer et administrer les deux fonctionnalités citées ci-dessus. Page 3 de 10 6. Module 6 : Administration et Maintenance Le SIG doit contenir : - Une rubrique dédiée à l’administration du futur système d’information de Gestion : les fonctionnalités, les interfaces, … - Un plan de formation pour garantir une autonomie interne pour la maintenance et la mise à jour périodique simple de la plateforme. - La documentation à fournir avec le SIG. 7. Module 7 : Composante 1 – TECHGHIL Le SIG doit permettre un interfaçage avec le système d’information de TECHGHIL pour la récupération des données sur les bénéficiaires et un accès à leurs états d’avancement dans le processus / workflow de la composante d’une part et d’autre part permettre, à travers le SIG, la saisie des données sur les bénéficiaires de la première composante et la mise à jours de leurs états d’avancements pour une gestion efficace des bénéficiaires. Comme détaillé dans le cahier des charges du SIG, TECHGHIL et l’équipe du PEJ, à travers leurs accès sur ce module, doivent pouvoir accéder aux informations des bénéficiaires, leurs états d’avancement dans la première composante par groupe de bénéficiaires, générer des rapports personnalisés sur les bénéficiaires, et leurs plaintes pourleurs permettre un suivi opérationnel efficace. Dans le cadre de la gestion des bénéficiaires et leurs suivis opérationnels, toutes les informations liées aux bénéficiaires de la première composante du projet (formulaires d’inscription, évaluation pour classement, formule de notation, orientation suite à la formation de compétence de vie, etc.) doivent être sauvegardée et accessible sur ce module pour traitement et génération des rapports et statistiques. 8. Module 8 : Composante 2 – INAP-FTP Le SIG doit permettre à l’INAP-FTP, à travers le SIG, la récupération des données de TECHGHIL sur les bénéficiaires et la saisie de leurs informations d’orientation et un suivi à travers les modalités prévues pour la deuxième composante du projet ainsi que la mise à jour de leurs états d’avancements dans le processus et workflow de la deuxième composante pour une gestion efficace des bénéficiaires. Comme détaillé dans le cahier des charges du SIG, l’INAP-FTP et l’équipe du PEJ, à travers leurs accès sur ce module, doivent pouvoir accéder aux informations des bénéficiaires, leurs états d’avancement dans la composante par groupe de uploads/Management/ 281.pdf