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13 RAPPORT DE SUPERVISION Période : du 02 au 11 septembre 2013 Financement : Pr

13 RAPPORT DE SUPERVISION Période : du 02 au 11 septembre 2013 Financement : Programme d’appui d’Appui au secteur Secteur de la santé Santé aux Comores(PASCO) Superviseurs : Direction de l’Information et des Statistiques Sanitaires Mr Msaidie Mohamed directeur de l’information et des statistiques sanitaire Mr Abdouroihamane M’madi Boina Stagiaire Direction régionale Régionale de la santé Santé de Ngazidja Mme Amina Ahmed (Gisel) Mme Hadidja Ali Ahmed Stagiaire Intitulé de la supervision : supervision Supervision à l’utilisation du logiciel de traitement de l’information sanitaire GESIS dans les HP et CSD de l’île de Ngazidja 1. Contexte et justification Dans le cadre de la mise en œuvre du PNDSIS, et plus particulièrement de son 3ème axe (Définition et harmonisation d’indicateurs sanitaires répondant aux besoins de suivi et évaluation et aux critères techniques requis), plusieurs actions ont déjà été entreprises. Il s’agit notamment du processus de révision du cadre normatif du SIS. Celle ci a consisté jusqu’à présent en un atelier de révision des indicateurs et des données à collecter en routine (SIS de routine). A l’issue de cet atelier, un groupe restreint a poursuivi le toilettage de la définition des indicateurs, a réfléchi sur le circuit du SIS de routine, sur les canevas de transmission des données et sur les outils de collecte. Des réunions de concertation dans les iles ont permis de recueillir des informations complémentaires pour la codification des structures et des entités sanitaires et de proposer des amendements au catalogue des indicateurs et aux outils de collecte et de transmission. Une phase pilote a eu lieu dans les Districts de Ouzioini et Domoni et a été évaluée par la DISS. Après toutes ces étapes, le nouveau cadre normatif a été validé en atelier national. La mise en œuvre de ce cadre normatif à l’ensemble du pays se poursuit par une série de formations en cascade. Ce qui a permis de constituer un pool des formateurs au niveau de chaque DRS. Ce pool de formateurs a procédé avec l’appui de la DISS à la formation de prestataires de l’ensemble des dix sept Districts Sanitaires du pays. La mise en place des outils de collecte dans les structures sanitaires de l’ensemble du pays est effective depuis le mois de février 2013. 13 Les travaux d’informatisation du nouveau cadre normatif du Système d’Information Sanitaire ont débuté avec une première phase qui consistait à la formation d’un pool de personne ressource à l’utilisation du logiciel GESIS. Cette équipe a été formée aux notions de base du logiciel notamment l’installation, le paramétrage des entités et structures, la familiarisation des différents masques de saisie, l’importation et exportation des données une fois saisies et la sortie des tableaux de retro information. Une deuxième mission était organisée pour la poursuite de la formation de l'équipe de la DISS sur la poursuite du paramétrage du GESIS et la création de tableaux de rétro information. La formation des responsables de collecte des données de routine au niveau des trois DRS à l’utilisation du logiciel GESIS a eu lieu. L’installation du logiciel dans les CSD, HP et Directions Régionales des îles est effective. La saisie et l’exportation des données étaient faites et transmises pour certains CSD à la DRS de Ndzouani. Pour rendre effectif le transfert des données des CSD aux DRS, la DISS doit effectuer des missions de supervision dans les Districts Sanitaires de l’ensemble des trois îles. 2. Objectif général de la supervision L’objectif général est de renforcer les capacités techniques des responsables des statistiques au niveau des formations sanitaires et des DRS à travers une supervision formative afin de produire des données de qualité 2.1 Objectifs Spécifiques Les objectifs spécifiques sont : Superviser les responsables des statistiques dans la mise en œuvre des fonctions du GESIS suivant les instructions telles que : o Saisie des données o Qualité des données o Retro information et exportation des données à transmettre aux DRS o Importations vers les CSD et HP Procéder aux corrections des éventuelles erreurs Identifier avec les DRS un point focal SIS en mesure d’appuyer effectivement les DS dans l’ensemble des fonctions du SIS 3. Résultats attendus Les principaux résultats attendus de cette supervision sont : Remplissage des outils  Les outils issus du nouveau cadre normatif sont remplis selon les instructions ;  Les connaissances des responsables SIS des DS en matière de remplissage des outils du SIS de routine ; 13  Les canevas de transmissions sont remplis et disponibles GESIS Les connaissances des responsables SIS des DS en matière de GESIS sont renforcées. Ils sont en particulier capables de : o Encoder les données des canevas mensuels dans le logiciel GESIS dans les Centres de Santé de District ; o Analyser la cohérence des données o Procéder à l’exportation des données o Procéder à l’édition de tableaux de rétro information pré formatés 4. Méthodologie de travail 4.1 Remplissage des registres La supervision était organisée sous forme de réunion en présence de personnes en charge du remplissage du registre au cours de la quelle les outils sont passés en revue : a) Une appréciation globale de la collecte était faite en vérifiant la disponibilité, la conformité, la date de la dernière mise à jour, la lisibilité ainsi que le respect des instructions. b) Une appréciation détaillée sur le remplissage du registre était faite. Pour chaque registre, on procédait une vérification exhaustive sur le respect des instructions de remplissage de toutes les colonnes pour une vingtaine d’enregistrements. c) Les erreurs commises sont relevées dans la fiche de supervision d) Les corrections sont apportés en faisant lisant les instructions correspondantes contenues dans le en guise de rappel. e) Une vérification de la conformité était faite sur les totaux de bas de page de chaque page remplie du registre. 4.2 Outil de travail Outil de collecte Une fiche de supervision est conçue pour la supervision. Elle permet de recueillir les informations pour faire une première analyse sur l’utilisation du nouveau cadre normatif du SIS. Ces informations concernaient : L’identification de la structure, les ressources humaines, la collecte de données sur les registres, la vérification des totaux de bas de page, l’existence d’autres registres, le suivi des activités par le DS et/ou la DRS, l’appréciation général par la structure (tableau d’évaluation soumis aux supervisés pour recueillir leurs appréciations sur : 13 La facilité de l’utilisation des fiches, des registres, la charge du travail, l’intérêt du service, la compréhension des instructions et la cohérence des instructions. 5. Déroulement 5 .1 Collecte de données appréciation globale Rappels des instructions de l’appréciation globale de la collecte des données Disponibilité : Les registres sont disponibles au niveau du CSD en quantité suffisante au moins un mois de besoin Utilisation : Les registres sont visibles au CSD au cours de la visite Conforme : Les registres retrouvés au CSD sont conformes au cadre normatif du SIS de routine Date de mise à jour : Date du dernier enregistrement sur le registre correspond à la période du passage [Date du dernier enregistrement dans le registre] Lisibilité : les données renseignées dans le registre sont elles lisibles ou non [appréciation : remplissage des colonnes 1 à 5] Respect des instructions de remplissage : les données renseignées dans le registre sont elles conformes aux instructions données au cours de la formation (Utilisation des sigles, lettres….), appréciation : remplissage des colonnes 1 à 5], vérification systématique des tableaux de synthèse de bas de page 5.1.1 Au CSD de Mbéni Après avoir été reçu par le médecin chef, l’équipe de superviseurs a fait une réunion de rappels aux objectifs de la supervision et ce qu’on devrait faire durant la supervision en attendant l’arrivée du major car il n’était pas informé d’après lui. Nous avions organisé des réunions dans les différents services, l’appréciation globale sur l’ensemble des registres était faite sur le tableau N°1 ci-dessous Tableau 1 : Appréciation globale sur la collecte de données dans le CSD de Mbéni CSD Hamaham et Mboinnko u Période de supervision Disponibilité Utilisation Conformité Note d’appréciation Lisibilité Respecte des instructions avril 2013 65% 61% 65% 3,92 4,67 Septembre 2013 95% 71% 100% 4 2,6 5 .1.1.1 Disponibilité : L’ensemble des registres proposés du nouveau cadre normatif, 95% sont disponibles au CSD de Mbeni. 13 5.1.1.2 Utilisation : Sur l’ensemble des outils disponibles au CSD de Mbéni71% des registres ont été utilisés. Il s’agit des registres des consultations, de la consultation prénatale, d’accouchement dans le CSD, d’Accouchement à Domicile, du planning familial, d’Hospitalisation, du mouvement hospitalier, du PEV, du Laboratoire, d’Echographie, du suivi recettes médicaments. Nous avons remarqué une augmentation du taux d’utilisation des registres par rapport à la première supervision. 5.1.1.3 Conforme et date de mise à jour La totalité des registres sont conformes au cadre normatif du système d’information sanitaire de routine et que pour les dates du dernier enregistrement seul le registre de suivi de recette de médicaments qui ne correspondait pas à la période de supervision. 5.1 .1.4 Lisibilité : Concernant la lisibilité, la note moyenne d’appréciation est évalué à 4 ce qui montre que les données renseignées dans uploads/Management/ 29-09-2013-rapport-supervision-a-ngazidja.pdf