Fiches Principes Fiches Méthodes Fiches Métiers Fiches Outils Fiches Exemples R
Fiches Principes Fiches Méthodes Fiches Métiers Fiches Outils Fiches Exemples Ressources Fiche 1 Élaborer le plan stratégique du service Fiche 2 Définir les objectifs et indicateurs du programme Fiche 3 Préparer la déclinaison des objectifs et indicateurs du programme Fiche 4 Décliner les objectifs et indicateurs au niveau des BOP Fiche 5 Définir et documenter les indicateurs Fiche 6 Mettre en place une démarche de contrôle de gestion Fiche 10 Préparer le dialogue de gestion programme / BOP Fiche 11 Préparer le dialogue de gestion BOP / UO Fiche 7 Élaborer un tableau de bord de pilotage Fiche 12 Articuler le dialogue de gestion autour du DCR Fiche 8 Utiliser le tableau de bord de pilotage dans l’animation du service Fiche 9 Structurer un tableau de bord de pilotage Fiches générales sur la démarche du pilotage de la performance Fiches spécifiques aux services de niveau Programme Fiches spécifiques aux services de niveau BOP Fiches spécifiques aux services de niveau UO Fiches Principes Fiches Méthodes Fiches Métiers Fiches Outils Fiches Exemples Ressources v.03.07 Fiche Méthode - Élaborer le plan stratégique du service - 1 Niveaux concernés > Programme > BOP > UO Élaborer le plan stratégique du service Les objectifs Les prérequis • Volonté managériale : c’est une réflexion impulsée et menée par le directeur. • Le plan stratégique est le premier maillon de la mise en place du contrôle de gestion. Expliciter les différentes étapes de l’élaboration d’un plan stratégique 1 Faire un état des lieux et analyser les enjeux Exprimer les ambitions et définir les objectifs stratégiques Identifier les activités contribuant aux objectifs stratégiques Déterminer et prioriser les objectifs opérationnels Déterminer les indicateurs pertinents Analyser globalement les enjeux du service La démarche Que veulent les donneurs d’ordres (ministre, responsable de programme, préfet, chef de service, …) en fonction du contexte ? Analyser les enjeux du service à partir : • des politiques publiques exprimées par les projets annuels de performance (PAP) des programmes auxquels le service contribue ou leur traduction dans les budgets opérationnels de programme (BOP) ; • des politiques territoriales définies dans les plans d’actions stratégiques de l’État en région ou département (PASER, PASED) ou autres documents stratégiques ; • du contexte et de l’environnement du service, interne (départs en retraite importants, mobilités, organisation, etc.), et externe au service (contexte local, prise en compte des risques, etc.). On pourra utiliser des outils tels que la carte stratégique et l’analyse des forces et faiblesses des territoires,… 1 Mise en situation Le responsable de service, en charge du pilotage de la performance, doit mobiliser son équipe autour d’objectifs partagés. Tenant compte du contexte, des enjeux locaux et des objectifs qui lui sont assi- gnés, il doit faire émerger dans la concertation, une adhésion autour d’un plan stratégique explicitant les missions et les orientations pluriannuelles du service. Quelles sont les étapes pour définir la stratégie d’un service ? Quels sont les éléments struc- turants de l’environnement à prendre en compte ? Comment se traduit concrètement la stratégie du service ? Fiches Méthodes 1 Élaborer le plan stratégique du service La démarche (suite) Quels sont les résultats que l’on cherche à obtenir pour concrétiser ces ambitions ? Les ambitions sont une vision, une orientation générale du service. Les objectifs stratégiques explicitent les ambitions et donnent des voies pour y parvenir. Exprimer des ambitions pour le service et traduire ces ambitions en objectifs stratégiques EXEMPLE Sur la base des principes fondamentaux de son action et des enjeux majeurs des années à venir, la DGAC a formulé plusieurs ambitions et déterminé des objectifs stratégiques correspondants. AMBITION 1 « Devenir une référence européenne » Objectifs stratégiques associés : • formuler et proposer une vision prospective et stratégique de la DGAC • être moteur de la mise en œuvre du ciel unique européen • faire partager les positions françaises au niveau international Décliner les objectifs stratégiques retenus sur les activités du service Déterminer et prioriser en concertation les objectifs opérationnels à atteindre AMBITION 1 Activité A Activité B Activité C ... Obj.Strat.1 2 Objectifs opé. 1 objectif opé. Obj. Strat 2 NA 3 objectifs opé. Déterminer les indicateurs associés aux objectifs et définir les leviers d’action correspondant 2 3 4 5 EXEMPLE Au ministère, des plans stratégiques de services sont établis à différents niveaux et prennent des appellations différentes : - au niveau des administrations centrales (plan stratégique de la DGMT, projet de service du SG, plan d’action de la DGPA…) ; - le document de coordination régional (DCR) synthétise et met en cohérence les priorités stratégiques issues des programmes et les priorités locales et les traduit en objectifs opérationnels. C’est le plan stratégique de la DRE. Il remplace les anciens OSER ; - le projet de service des DDE constituera à terme leur projet stratégique. Un indicateur doit être choisi afin de mesurer de manière objective les résultats concrètement atteints. La cible associée traduit l’objectif de manière chiffrée en fixant le niveau de performance à atteindre. En fonction de ce niveau de performance requis, le service va devoir identifier les leviers d’action à mettre en œuvre pour atteindre les résultats souhaités. Comment piloter le changement et orienter l’action vers les résultats attendus ? Pour chaque activité du service, il s’agit de définir comment cette activité peut contribuer aux objectifs stratégiques retenus dans le plan stratégique du service. Les responsables d’activités doivent être associés et impliqués dans la définition de ces objectifs. Ex : réunion d’équipes, séminaires cadres. Compte tenu des ressources à disposition (humaines, technologiques, financières…), il faut préciser quels sont les priorités et les objectifs majeurs autour desquels mobiliser les collaborateurs et organiser le dialogue (hiérarchie / commanditaires / partenaires/agents). Sur quels processus essentiels ou activités agir ? Les objectifs stratégiques doivent être analysés en fonction des activités du service afin de les concrétiser. Ils peuvent : • générer une nouvelle activité et faire émerger des évolutions de structures dans le service ; • amener à renforcer une activité du service ; • amener à diminuer ou abandonner une activité qui présente moins d’enjeux. Cet exercice de déclinaison doit s’accompagner d’une réflexion sur l’organisation des ressources : • y a-t-il de nouvelles compétences à développer ? Des compétences à consolider ? • quels moyens consacrer aux différentes activités, aux différents objectifs ? Le projet stratégique peut se limiter aux orientations stratégiques telles que définies précédemment. Pour lui donner une traduction concrète et faciliter son appropriation par le plus grand nombre, il est souhaitable de poursuivre l’exercice en déterminant les objectifs opérationnels qui en découlent. Fiches Principes Fiches Méthodes Fiches Métiers Fiches Outils Fiches Exemples Ressources v.03.07 Fiches Méthodes - Définir les objectifs et indicateurs du programme - 2 Niveaux concernés > Programme Définir les objectifs et indicateurs du programme Les objectifs 2 • Les objectifs des programmes traduisent les politiques publiques portées par le ministère. • Ces objectifs doivent s’alimenter des informations remontant du niveau régional et local, notamment par les éléments fournis dans les documents de coordination régionale (DCR). • La fixation chaque année des objectifs s’alimente des exercices passés. Le bilan de l’exercice précédent a été formalisé dans le RAP . Il faut capitaliser l’expérience et identifier les bonnes pratiques et les indicateurs pertinents à généraliser. • Les objectifs et indicateurs nationaux respectent des caractéristiques générales. > voir fiche Principes “Objectifs” et “Indicateurs” Les objectifs sont fixés au niveau national, et s’alimentent du contexte local La démarche Mise en situation Sous l’autorité du ministre, le responsable de programme traduit les éléments de stratégie des politiques publiques qu’il porte en objectifs qui pourront être déclinés dans les services pour leur mise en œuvre. Le responsable de programme s’engage devant le Parlement sur une performance déclinée en objectifs dans les projets annuels de performance (PAP). Il rend compte de leur atteinte au moyen d’indicateurs pertinents et documentés dans les rapports annuels de performance (RAP). Pour ses besoins propres de pilotage, il doit compléter les objectifs du PAP . Quels sont les éléments clés pour définir des objectifs et indicateurs clairs dans les programmes, reflets des orientations stratégiques prises par le ministère ? 1 • Le choix d’objectifs est représentatif des aspects essentiels du programme : - ils concernent les actions les plus consommatrices de crédits et / ou d’effectifs ou bien celles qui présentent les enjeux de politique publique jugés les plus importants - ils correspondent aux leviers d’action placés sous la responsabilité du programme • Le choix d’objectifs doit traduire de manière équilibrée les trois dimensions de la performance : objectifs d’efficacité socioéconomique, de qualité de service et d’efficience de gestion, correspondant respectivement aux attentes des citoyens, des usagers et des contribuables. • Le suivi annuel des objectifs du PAP impose une certaine stabilité du volet perfor- mance. • Cinq objectifs par programme et deux indicateurs par objectif est une moyenne souhaitable. • Les indicateurs du PAP doivent être au minimum disponibles annuellement pour être en mesure de rendre compte de l’atteinte des objectifs dans uploads/Management/ 3guide-performance-min-transport-equipement-tourisme-mer-methodes-pdf.pdf
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- Publié le Mar 31, 2022
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