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Organisation et gestion de l’anonymat APOGÉE Auteur : Laurent AJENJO Date de cr

Organisation et gestion de l’anonymat APOGÉE Auteur : Laurent AJENJO Date de création : 12 June 2003 Version 3.1 Dernière modification : 12 juin 2003 Nombre de pages : 42 SUJET : Guide de l'organisation et de la gestion de l’anonymat 122014962.DOC AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITÉS ET ETABLISSEMENTS PAGE 2/42 Organisation et gestion de l’anonymat LISTE DES MODIFICATIONS Modification Versio n Emetteur Validé par Date Création du document. 1.00 Laurent AJENJO Patrice LEMOINE 12-juin-2003 Maquette d’anonymat sans année + intégration remarques AMUE 2.00 Jf HEROUARD Bernard GEORGES 25-mars-03 Diverses mises à jour 3.00 Amue Amue 07-avril-03 Prise en compte des remarques VSR 3.10 Amue Amue 19-avril-03 Prise en compte évolutions suite VSR 3.20 Amue Amue 11-juin-03 APOGÉE 122014962.DOC MODIFIÉ LE 12 JUIN 2003 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITÉS ET ETABLISSEMENTS PAGE 3/42 Organisation et gestion de l’anonymat TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION .............................................................................................................................................. 4 2. OBJECTIFS DE L'ORGANISATION ET DE LA GESTION DE L'ANONYMAT .................................... 5 3. PRINCIPAUX CONCEPTS .............................................................................................................................. 9 4. ORGANISATION DE L’ANONYMAT ......................................................................................................... 13 5. GESTION DES RÉSULTATS SOUS ANONYMAT ..................................................................................... 21 6. GESTION ANNUELLE DE L'ANONYMAT ................................................................................................ 29 7. IMPLANTATION DE L'ANONYMAT ........................................................................................................ 31 8. ANNEXES ......................................................................................................................................................... 33 APOGÉE 122014962.DOC MODIFIÉ LE 12 JUIN 2003 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITÉS ET ETABLISSEMENTS PAGE 4/42 Organisation et gestion de l’anonymat 1.INTRODUCTION L'objectif du présent document est d'aider les sites à la mise en place et l'exploitation de l'Anonymat sous Apogée. Organisation de l'anonymat Gestion de l'anonymat Attribution des numéros anonymes Choix organisationnels Paramétrage de l'anonymat Pose et contrôle de l’anonymat (avant validation) N° 2000147 Etiquettes d'anonymat Correction anonyme N° 20 00 14 7 Saisie anonyme des notes et résultats* Délibération anonyme* * optionnel Le passage de l’organisation de l’anonymat à la gestion des résultats sous anonymat s’effectue lorsque des numéros anonymes sont attribués aux étudiants (après une validation du gestionnaire). Les étapes d'organisation de l'Anonymat sont présentées dans : • le chapitre 4 – "Organisation de l’anonymat" Les étapes d'exploitation et de gestion de l'Anonymat sont quant à elles présentées dans : • le chapitre 5 – "Gestion des résultats sous anonymat", • le chapitre 6 – "Gestion annuelle de l'anonymat". APOGÉE 122014962.DOC MODIFIÉ LE 12 JUIN 2003 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITÉS ET ETABLISSEMENTS PAGE 5/42 Organisation et gestion de l’anonymat 2.OBJECTIFS DE L'ORGANISATION ET DE LA GESTION DE L'ANONYMAT 2.1. CONTEXTE La gestion des résultats comporte de nombreuses étapes allant de la définition des modalités de contrôle des connaissances à la diffusion des résultats et fait appel à de multiples acteurs : enseignants, service de scolarité, secrétariat pédagogique, … Avant la mise en place de l'Anonymat sous Apogée, la collecte, la gestion et la diffusion des résultats des étudiants s'effectuaient obligatoirement de manière nominative à partir du numéro et/ou du nom et du prénom de l'étudiant. Ainsi, Apogée ne permettait pas d'assurer l'anonymat des étudiants au cours des différentes phases d'organisation des examens ou concours, de collecte des résultats jusqu'à la délibération. Schématiquement, on peut identifier trois niveaux d'anonymat : o l'anonymat de copie d'examen (appelé aussi anonymat de correction) dont l'objectif est de garantir l'anonymat de l'étudiant qui a composé un examen écrit ou un concours pour la correction des copies par l'enseignant. o l'anonymat de collecte des résultats dont l'objectif est de garantir l'anonymat de l'étudiant pendant les opérations de correction des copies et de saisie des résultats. o l'anonymat de délibération dont l'objectif est de garantir l'anonymat des étudiants depuis la correction des copies jusqu'à la délibération officielle des résultats. Etiquettes anonymes Copies anonymes Correction anonyme Saisie notes & résultats anonyme Délibération anonyme Anonymat de correction Anonymat de correction et de collecte Anonymat de correction, de collecte et de délibération La gestion de l'anonymat de copie d'examen et de l'anonymat de collecte des résultats répond à un besoin des services de scolarité ou secrétariats pédagogiques de l'ensemble des établissements, toutes filières confondues, qui organisent des examens écrits. La gestion de l'anonymat de délibération répond également à une attente forte des services de scolarité des filières qui organisent des concours. Par ailleurs, cette extension du périmètre fonctionnel d'Apogée répond aussi à une attente forte des étudiants qui demandent à l'établissement d'apporter la preuve d'une gestion anonyme des résultats. La réglementation en vigueur stipule : APOGÉE 122014962.DOC MODIFIÉ LE 12 JUIN 2003 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITÉS ET ETABLISSEMENTS PAGE 6/42 Organisation et gestion de l’anonymat • à l'article 18 de l'arrêté du 9 avril 1997 relatif au DEUG, à la licence et à la maîtrise que " Les modalités des examens garantissent l'anonymat des épreuves écrites ", • à l'article 5 de l'arrêté du 18 mars 1992 relatif à l'organisation du premier cycle et de la première année du deuxième cycle des études médicales, modifié par arrêtés du 21 avril 1994, du 2 mai 1995, du 30 septembre 1997 que " les épreuves sont organisées uniquement sous forme d'épreuves terminales et anonymes ". Seul l'anonymat de copie d'examen est réglementairement obligatoire. Cependant, de nombreux établissements ont souhaité dépasser cette simple réglementation et offrir aux étudiants une meilleure garantie de l’anonymat dans le processus de gestion des résultats. 2.2. OBJECTIFS Les fonctionnalités mises en place répondent aux attentes et contraintes énoncées ci- dessous : • assurer une aide pratique et sécurisée à l'organisation et la gestion de l'anonymat, • garantir l'anonymat dans le traitement des résultats (en particulier pour les concours), • répondre aux problématiques propres à chaque établissement (paramétrage), • offrir une gestion différenciée de l'anonymat au sein d'un même établissement, • permettre une mise en place progressive de l'anonymat au sein d'un établissement, • ne comporter aucune nouvelle contrainte ou régression pour un site ne souhaitant pas l'exploiter. 2.3. PÉRIMÈTRE DE L’ANONYMAT Les opérations « d’ Organisation et Gestion de l'Anonymat » constituent une nouvelle étape dans le processus global de gestion des notes et résultats au sein d'Apogée. Il faut comprendre par gestion de l'anonymat, au sens large, les fonctionnalités permettant à l'établissement de collecter et éventuellement gérer les résultats jusqu'à la délibération du jury sans connaître l'identité des étudiants traités. Les fonctionnalités relatives « à l’Organisation et Gestion de l'Anonymat » s'articulent autour des domaines de l'application qui manipulent les résultats des étudiants et dans une moindre mesure l'organisation des examens. Ces traitements sont essentiellement présents dans le domaine Résultats, domaine permettant de gérer l'ensemble du processus de gestion des résultats, mais aussi dans : • le référentiel, • le domaine Modalités de contrôle des connaissances, • le domaine Organisation des épreuves qui fournit une aide à l'élaboration des calendriers d'épreuves, APOGÉE 122014962.DOC MODIFIÉ LE 12 JUIN 2003 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITÉS ET ETABLISSEMENTS PAGE 7/42 Organisation et gestion de l’anonymat • le domaine Dossier étudiant, • le domaine Pilotage La solution retenue pour gérer l’anonymat dans Apogée repose sur l’attribution de numéros anonymes et sur un ensemble de nouvelles fonctionnalités : • la définition de gestionnaires d’anonymat, • la définition de périodes d’anonymat, • la définition de modalités de gestion de l’anonymat, • l’organisation de l’anonymat pour des ensembles d’objets par la constitution de maquettes d’anonymat (par le gestionnaire d’anonymat), • la préparation de l’anonymat des copies d’examen (extraction ou édition de listes d’étudiants), • la collecte sous anonymat des résultats, • la préparation du jury de délibération (édition de PV avec anonymat), • la gestion complète et sous anonymat d’un jury de délibération (PV anonyme, mises à jour en jury anonymes). Pour simplifier la lecture du document, les termes ci-dessous ont les significations suivantes : • un « objet » caractérise tout type d'objet de la structure d'enseignement (épreuve, élément pédagogique, version d'étape et version de diplôme). • un « résultat » recouvre les deux concepts de note (mesure quantitative) et de résultat (mesure qualitative) au sens Apogée. Un "résultat" signifie une note et/ou un résultat attendu (ou obtenu) à un objet pour une session, une admission (ou admissibilité) et une année données. • un « objet anonyme » est un objet (comme défini ci-dessus) dont les examens ont lieu sous couvert d’anonymat. L’anonymat se faisant au niveau d’un objet pour une session et une admission / admissibilité données, l’utilisation du terme « objet anonyme » inclut ces subdivisions. A la différence des résultats, un objet anonyme n’est pas dépendant d’une année. • un « résultat anonyme » est un résultat (comme défini ci-dessus) géré sous anonymat, c’est-à-dire pour lequel l’identité de l’étudiant concerné n’est pas visible. 2.4. LIMITES Les fonctionnalités ci-dessous ne sont pas couvertes par l'anonymat Apogée : • l'attribution automatique de numéros anonymes dès les phases d'inscription (administrative ou pédagogique) de l'étudiant. • la possibilité d'attribuer des numéros anonymes sans passer par une règle de numérotation définie dans l'application (l’exploitation de numéros générés par un système externe n’est pas possible). APOGÉE 122014962.DOC MODIFIÉ LE 12 JUIN 2003 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITÉS ET ETABLISSEMENTS PAGE 8/42 Organisation et gestion de l’anonymat • la possibilité de réserver, pour un objet sous anonymat, des numéros anonymes pour d'éventuels étudiants non encore inscrits pédagogiquement (ces cas devront être pris en charge par l'établissement par la mise uploads/Management/ anonymat.pdf